ما نظام السجل؟

تساعد SORs على ضمان أن الأنظمة المختلفة داخل المجموعة يمكنها الرجوع إلى أحدث الإصدارات المحققة من عناصر البيانات المهمة. وتشمل أمثلة SORs قواعد بيانات إدارة علاقات العملاء (CRM)، وبرامج إدارة رأس المال البشري (HCM)، وبرامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وأنظمة تنفيذ التصنيع (MES)، وقواعد بيانات إدارة التكوين (CMDB) ومنصات إدارة المشروعات.

يمكن أن يكون لدى SORs أيضًا تطبيقات للأمن السيبراني . على سبيل المثال، قد تستخدم المؤسسات مخزن الأسرار كمصدر لتسجيل بيانات الاعتماد المهمة، أو نظام إدارة الهوية والوصول (IAM) كمصدر لتسجيل مستخدمي الشبكة وأذوناتهم. 

تشكل أنظمة السجلات جزءًا مهمًا من إستراتيجية إدارة البيانات الرئيسية (برنامج إدارة البيانات الرئيسية) للمجموعة. ويشير برنامج إدارة البيانات الرئيسية إلى نهج الأعمال الشامل لإدارة البيانات الحساسة عبر المؤسسة. 

في سياق برنامج إدارة البيانات الرئيسية، يوفر كل نظام سجل مصدرًا موثوقًا لنوع معين من البيانات—مثل بيانات العملاء أو بيانات المنتج. وتدمج أنظمة برنامج إدارة البيانات الرئيسية البيانات من جميع سجلات SOR الخاصة بالمجموعة لإنشاء "سجل ذهبي"، أو أحدث نسخة من بيانات المجموعة وأكثرها حداثة ومصادقة. ويسمح السجل الذهبي للجميع بالعمل من "مصدر واحد للحقيقة" (SSOT) مشترك، ما يساعد على التخلص من الصومعات والتناقضات.  

على سبيل المثال، قد يستخدم مندوب المبيعات نظام CRM للبحث عن آخر مرة شارك فيها العميل في معاملة مالية. CRM هو نظام التسجيل، وسجل معاملات العميل الذي تم التحقق من صحته هو سجل ذهبي.

يمكن أن توفر أنظمة السجلات للأطراف المعنية في جميع أنحاء المجموعة وصولاً موثوقًا وفي الوقت الفعلي إلى مجموعة متسقة وموثوقة من البيانات. في حالة عدم وجود SOR، قد ينتهي الأمر بالفرق والتطبيقات المختلفة إلى العمل بمجموعة بيانات غير متسقة أو غير كاملة أو غير دقيقة، ما يؤدي إلى الأخطاء وانعدام الكفاءة وصناعة القرار دون المستوى الأمثل.   

وفي الوقت نفسه، هناك حاجة إلى استثمارات كبيرة في أدوات إدارة البيانات وعملياتها للحفاظ على جودة البيانات وسلامة البيانات ضمن نظام السجل.

يتطلب نظام السجل قاعدة بيانات لتخزين البيانات، وعملية للتحقق من صحة تلك البيانات ومزامنتها، وطريقة للمستخدمين للوصول إلى تلك البيانات. 

قاعدة البيانات هي مستودع رقمي لتخزين مجموعات منظمة من البيانات وإدارتها وتأمينها.

غالبًا ما تستخدم SORs قواعد البيانات المترابطة، التي تنظم البيانات في صفوف وأعمدة. ويمكن للأطراف المعنية استخدام لغة الاستعلام المنظم (SQL) للعمل مع عناصر البيانات. 

تُعد قواعد البيانات المترابطة مفيدة لبناء نظام تسجيل لأنها تستخدم تنسيق جدول، ما يجعل توحيد البيانات أسهل. التوحيد هو طريقة لتنظيم البيانات في هياكل جداول محددة لتحسين تكامل البيانات، ومنع الشذوذ، وتقليل التكرار وتحسين أداء الاستعلام. 

يجب تحديث نظام السجل بشكل مستمر للمساعدة على ضمان وصول المستخدمين في جميع أنحاء المجموعة إلى بيانات دقيقة وموثقة. 

في نظام إدارة علاقات العملاء، على سبيل المثال، يمكن أن تتغير بيانات العميل في أوقات غير متوقعة بناءً على سلوك العميل، مثل إجراء عملية شراء جديدة أو تحديث ملفه الشخصي على موقع الشركة الإلكتروني. عند حدوث تغييرات، يجب التحقق من صحة البيانات الجديدة، وإلا فقد تؤدي إلى إدخال أخطاء في SOR، ما يقوض سلطته. فكر: تاريخ معاملة يتم إدراجه على أنه يحدث في المستقبل، أو رقم هاتف يحتوي على عدد كبير جدًا أو عدد قليل جدًا من الأرقام.

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم نشر التغييرات التي تطرأ على سجلات العملاء بسرعة إلى CRM، وبرنامج إدارة البيانات الرئيسية أو السجل الذهبي والأنظمة المتعددة التي تعتمد على هذه المعلومات (مثل التطبيق الذي يستخدم معلومات الاتصال من CRM لإرسال العروض). 

تحتوي العديد من SORs على عمليات سير عمل أتمتة مدمجة للتحقق من صحة البيانات. ويمكن أن تكون عمليات سير العمل بسيطة مثل التأكد من تطابق البيانات مع التنسيق المتوقع (على سبيل المثال، كتابة التاريخ على شكل MM/DD/YYYYYY) أو معقدة مثل مقارنة البيانات بمجموعات مرجعية أو تطبيق منطق العمل (على سبيل المثال، لا يمكن إدراج عملية شراء على أنها تحدث في تاريخ مستقبلي). 

تتطلب المزامنة تكاملاً واسع النطاق عبر أنظمة المعلومات وتطبيقات الأعمال. غالبًا ما تتكامل أنظمة SORs مع أدوات وبرامج أخرى من خلال واجهات برمجة التطبيقات (APIs) أو اتصالات أخرى بحيث يمكن للبيانات المدخلة حديثًا أو المحدثة أن تتدفق إلى الأنظمة التي تحتاج إليها. 

يحتاج المستخدمون إلى طريقة ما للوصول إلى البيانات في نظام التسجيل. في حالة تطبيق المؤسسة، مثل أداة CRM أو ERP، يمكن للمستخدمين في كثير من الأحيان الوصول إلى البيانات مباشرةً من خلال التطبيق. 

يمكن للمستخدمين أيضًا الوصول إلى البيانات من خلال تطبيق أو أداة أعمال متصلة، مثل متجر البيانات أو مستودع البيانات، الذي يقوم بتنظيف البيانات وتنظيمها لذكاء الأعمال (BI) وحالات الاستخدام للتحليلات.  

تسمى الأدوات التي تعمل بشكل أساسي على إتاحة الوصول إلى البيانات لاستخدامها في العمليات والقرارات التجارية—مثل تجميع البيانات أو تطبيعها أو إعدادها بطريقة أخرى—أحيانًا "الأنظمة المرجعية".

نظرًا لأن SORs تهدف إلى ضمان سهولة الوصول إلى البيانات عالية الجودة، فإنها تركز على التوافر العالي، والعديد منها مصمم لتحمل الانقطاعات وفترات التعطل والمشكلات المحتملة الأخرى.  

لا ينبغي الخلط بين نظام السجلات ومصدر واحد للحقيقة، وهي عبارة شائعة الاستخدام في مجال الأعمال التجارية لوصف بنية البيانات المركزية.

SOR عبارة عن التطبيق أو النظام أو الشبكة المنفصلة التي تحتوي على معلومات حالية ودقيقة حول الأصول التجارية والكيانات والوظائف. ويُعد SSOT مبدأ أو ممارسة لتصميم أنظمة البيانات، التي تسعى جاهدة لإنشاء مستودع مركزي واحد للبيانات الموثوقة لجميع المستخدمين.  

على سبيل المثال، سيكون MES لمصنع السيارات هو نظام التسجيل للبيانات التي توثق تقدم السيارة على خط التجميع. ومع ذلك، قد يكون مصدر واحد للحقيقة الخاص بالمصنع هو منصة إدارة البيانات الرئيسية التي تستوعب البيانات وتربطها من نظام MES إلى جانب بيانات الموظفين المخزنة في برنامج إدارة HCM وCMDB التي تحكم عمليات تكنولوجيا المعلومات لإنشاء سجل مرجعي واحد لجميع بيانات الشركة. 

تساعد SORs على تلبية احتياجات البيانات لطرف معني من خلال تعزيز سلامة البيانات وجودة البيانات وإمكانية الوصول إليها.

سلامة البيانات هي الاكتمال الشامل والدقة والاتساق لبيانات المجموعة. ويساعد نظام السجلات على الحفاظ على تكامل البيانات من خلال ضمان أن كل جزء من المعلومات لديه نسخة موثوقة ومعتمدة متاحة بسهولة للتطبيقات والمستخدمين الذين يحتاجون إليها. 

من خلال التحقق من صحة البيانات بانتظام ودفع التغييرات إلى بقية أنظمة الشركة، تساعد أنظمة SORs على ضمان وصول التطبيقات والمستخدمين المختلفين إلى بيانات متطابقة ومحدثة، ما يمنع حدوث أي ارتباك حول السجلات المالية أو التجارية المهمة.

تقيس جودة البيانات مدى تلبية مجموعة البيانات لمعايير الدقة والاكتمال والصلاحية والاتساق والتفرد وحُسن التوقيت والملاءمة للغرض. وتساعد SORs على حماية جودة البيانات من خلال جعلها مركزية، ما يجعل من السهل الإبلاغ عن التناقضات وتصحيحها أكثر مما لو كانت في حالة تخزين عبر أنظمة مختلفة. 

يمكن أن تسهّل مركزية البيانات أيضًا على فرق الحوكمة اكتشاف المشكلات في السجلات المهمة، مثل البيانات المكررة أو الردود غير الصالحة أو غير المرغوب فيها أو الإدخالات القديمة. 

تسهل SORs على المستخدمين والتطبيقات العثور على البيانات التي يحتاجونها عندما يحتاجون إليها. ولا يحتاجون إلى البحث من خلال قواعد البيانات المختلفة أو مقارنة مجموعات البيانات المتباينة لتحديد أيهما صحيح. ويمكنهم ببساطة اللجوء إلى SOR كمصدر بيانات موثوق. 

على الرغم من كل الفوائد، يمكن أن تجلب أنظمة السجلات أيضًا تحديات تتعلق بالامتثال التنظيمي وإدارة البيانات وتعقيد النظام.

ونظرًا لأنها تنظم مثل هذا الحجم الكبير من البيانات وتتفاعل معه، غالبًا ما تخضع أنظمة التسجيل للوائح امتثال صارمة حول الحوكمة والخصوصية والأمان.

تتطلب اللوائح مثل معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI DSS) وقانون Sarbanes-Oxley (SOX) سجلات دقيقة ومسارات تدقيق صالحة لبعض الأنشطة المالية. وعلى نحو مماثل، تتضمن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون إخضاع التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة (HIPPA) متطلبات حول أنواع البيانات الشخصية التي يمكن لمجموعة تخزينها، وكيفية تخزينها، ومدة تخزينها.

وبسبب هذه الأنواع من اللوائح، يجب أن تظل فرق حوكمة البيانات المسؤولة عن الإشراف على SORs متيقظة بشأن كيفية وصول المستخدمين إلى النظام ومتى وأين وأي المستخدمين يصلون إليه بالنسبة إلى حساسيته.

يتطلب الاحتفاظ ببيانات دقيقة في نظام SOR طوال عمره الافتراضي استثمارات كبيرة في إدارة البيانات والأدوات والممارسات لضمان جودة البيانات وأمنها وتوافرها.

يتطلب هذا الاستثمار الدعم من جميع أنحاء المجموعة، حيث تتضمن إدارة البيانات الفعالة الدعم من المديرين التنفيذيين ومسؤولي البيانات الرئيسيين (CDOs) ومشرفي البيانات. 

يمكن أن تكون الطبيعة المركزية لـ SOR سلاح ذو حدين: فهو ينظم البيانات ويجمعها معًا لتسهيل عملية الإشراف، ولكن الحفاظ على تحديث المستودع ودقته يتطلب استثمارًا مستمرًا. 

هناك حاجة إلى العديد من عمليات التكامل للتأكد من أن لدى SOR أحدث المعلومات وأكثرها دقة وسهولة نشرها. قد يحتاج نظام تسجيل واحد إلى التفاعل مع أنظمة المصدر التي تغذيه بالبيانات والأنظمة التي تسحب البيانات منه وطبقة برنامج إدارة البيانات الرئيسية—والعديد من المجموعات لديها العديد من أنظمة SOR التي تغطي مجالات متعددة. 

على سبيل المثال، قد لا يتم تهيئة نظام MES لتلقي البيانات من خطوط الإنتاج فحسب، بل قد يتم تهيئته أيضًا للاتصال بأنظمة إدارة سلسلة التوريد ذات الصلة (SCM) لمشاركة المعلومات حول المواد المطلوبة—وقد يحتاج كل هذا إلى تغذية مصدر واحد للحقيقة.