Guía de implementación de CMMS

Las organizaciones están adoptando y confiando cada vez más en nuevas tecnologías para agilizar las operaciones de mantenimiento y mejorar la eficiencia. Un CMMS moderno utiliza la inteligencia artificial (IA), el machine learning (ML) y el Internet de las cosas (IoT) para optimizar los flujos de trabajo, reducir el tiempo de inactividad de los activos y mejorar la toma de decisiones basada en datos. 

La implantación del CMMS no consiste solo en instalar software. Es un proceso altamente estructurado que integra el CMMS en los sistemas de mantenimiento existentes, optimizando los flujos de trabajo y mejorando los resultados. Una implementación sólida del CMMS se basa en la recopilación y el análisis avanzados de datos para ofrecer a los stakeholders una visión en tiempo real del rendimiento de sus activos más valiosos y de cómo deben mantenerse.

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) es una solución de software integral que utiliza nuevas tecnologías para ayudar a las organizaciones a automatizar aspectos de su programa de mantenimiento. Las soluciones modernas de CMMS ayudan a las organizaciones a reducir el tiempo de inactividad de los activos, mejorar la recopilación y el análisis de datos y tomar decisiones más estratégicas. 

Un CMMS está estrechamente relacionado con un sistema de gestión de activos empresariales (EAM), otra plataforma de software empresarial que ayuda a los equipos de mantenimiento a mejorar aspectos del rendimiento y la confiabilidad de los activos. Pero cuando un CMMS se centra en el mantenimiento de activos, las plataformas de EAM son más amplias y ayudan a medir y mejorar el rendimiento de los activos de maneras que no están relacionadas con el mantenimiento.

A continuación, presentamos siete pasos críticos que las empresas pueden seguir para elegir e implementar su CMMS de manera que brinde beneficio a su organización.

Durante la fase de consideración, las organizaciones evalúan sus prácticas de mantenimiento e intentan crear una imagen precisa de lo que necesitarán de un proveedor de CMMS.

Las áreas de mantenimiento que es probable que un CMMS mejore incluyen el tiempo de inactividad de los activos, la automatización de la gestión de órdenes de trabajo y la duración de los ciclos de vida de los activos.

Tras la fase de consideración, las organizaciones deberían cambiar su enfoque de qué plataforma de CMMS se adapte mejor a cómo medirán el éxito.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) y otros indicadores (por ejemplo, el tiempo medio de reparación (MTTR) y el tiempo medio entre fallos (MTBF) desempeñan un papel importante en esta etapa. Establecer objetivos y medir el progreso ayuda a los stakeholders a evaluar el valor de su inversión en una solución de CMMS.

La migración de datos es una parte crítica del proceso de implementación. Antes de que se pueda iniciar y probar un CMMS, una organización debe integrar con éxito datos como el historial de activos y mantenimiento.

Algunos ejemplos de datos precisos integrados durante esta fase son las listas de activos, los inventarios de piezas de repuesto y las hojas de cálculo Excel que contienen convenciones de nomenclatura.

La migración de datos de mantenimiento es esencial para la funcionalidad del CMMS y sustenta características importantes como la automatización de órdenes de trabajo, la entrega de insights y la medición del rendimiento de los activos en tiempo real.

La etapa de configuración implica ajustar un CMMS para satisfacer las necesidades de una organización específica.

Las organizaciones de diferentes industrias tienen diferentes procesos y métodos para mantener sus activos. Una vez que el software de gestión de mantenimiento ha procesado los datos de una organización, puede generar plantillas y listas de verificación, e incluso automatizar notificaciones para optimizar los horarios de mantenimiento de los activos.

La adopción por parte de los usuarios, es decir, la capacidad de los empleados para aprender a utilizar un CMMS e integrar sus funciones en sus tareas de mantenimiento, es fundamental para el éxito de un CMMS.

Las herramientas avanzadas de CMMS se consideran altamente escalables, lo que significa que son tan eficaces con muchos usuarios como con un número menor. Sin embargo, sin una adopción exitosa por parte de los usuarios mediante prácticas y capacitación rigurosas, las organizaciones nunca podrían darse cuenta del valor total de su inversión en un CMMS.

La fase de implementación, también conocida como fase de lanzamiento, permite a una organización ver finalmente su CMMS en acción.

A menudo, las fases de implementación se escalonan: un CMMS se prueba en una parte de una organización antes de expandirse a otra. La fase de implementación ayuda a los equipos de mantenimiento a adaptarse a los nuevos procesos y flujos de trabajo e identificar áreas de optimización según el feedback de los usuarios.

La fase de optimización de la implementación de CMMS está en curso. Las herramientas modernas de CMMS permiten evaluar constantemente las operaciones de mantenimiento a través del análisis de los datos de IoT recopilados de los activos críticos.

Dado que un CMMS a menudo se despliega junto con otros sistemas, como la planificación de recursos empresariales (ERP) y la gestión de activos empresariales (EAM), la fase de optimización permite que estos sistemas se integren sin redundancias.

Tener un plan estratégico y bien ejecutado para la implementación de CMMS es crucial para obtener todo el valor de su inversión.

Las organizaciones que siguen cada paso cuidadosamente y continúan monitoreando los KPI que han establecido pueden esperar muchos beneficios, entre ellos:

El CMMS adecuado puede ser un facilitador clave de los esfuerzos de transformación digital de muchas organizaciones. Sin embargo, por muy completas que sean las plataformas modernas de CMMS, su rendimiento depende de lo bien que estén integradas con los procesos existentes.

Con la aceptación de toda la empresa, la implementación de CMMS puede ayudar a las organizaciones a alcanzar muchos de sus objetivos de transformación digital, como flujos de trabajo optimizados, rendimiento mejorado de los activos y eliminación de tareas manuales.

La implementación sólida de CMMS mejora las capacidades de toma de decisiones de los stakeholders al proporcionar datos precisos en tiempo real sobre sus activos más valiosos.

Un enfoque sólido para la implementación de CMMS ayuda a capacitar a los equipos y gerentes en potentes paneles de analytics que pueden ayudarles a reducir los costos de mantenimiento y mejorar las estrategias de mantenimiento.

La reducción del tiempo de inactividad, también medida como aumento del tiempo de actividad, es una métrica clave para la mayoría de las organizaciones, ya que mide directamente la cantidad de tiempo que un activo está disponible para realizar operaciones de actividad principal.

Elegir el CMMS correcto y tener un enfoque sólido para la implementación asegura que las organizaciones tengan un enfoque estratégico basado en datos para mantener sus activos más valiosos. Además, se hace de una manera que optimiza la funcionalidad y extiende los ciclos de vida de los activos.

La implementación de CMMS ayuda a los equipos de mantenimiento a pasar del mantenimiento reactivo (reparar los activos solo cuando fallan) a procesos de mantenimiento preventivo e incluso mantenimiento predictivo.

Las plataformas de CMMS modernas permiten a los equipos realizar un seguimiento del rendimiento de los activos en tiempo real a través de la recopilación y el análisis de datos del IoT. Este enfoque permite reparar activos y reemplazar partes críticas antes de que ocurran averías costosas e incluso realizar mantenimiento en momentos en que un activo no está funcionando.

Las plataformas de CMMS que se integran con éxito con los procedimientos de mantenimiento existentes pueden optimizar drásticamente la gestión de órdenes de trabajo.

Los flujos de trabajo automatizados (una característica de la mayoría de las plataformas modernas de CMMS) digitalizan los historiales de mantenimiento, haciéndolos más precisos y fáciles de buscar y reduciendo la probabilidad de error humano. Muchas herramientas de CMMS tienen plantillas que se pueden usar para reparaciones estandarizadas y a las que los técnicos de campo pueden acceder fácilmente.

Los equipos que han implementado con éxito una plataforma sólida y moderna de CMMS pueden gestionar activos físicos complejos y, a menudo, muy dispersos desde una única ubicación.

Por ejemplo, los equipos de gestión de las instalaciones pueden automatizar aspectos de sus trabajos que tradicionalmente se realizaban de forma manual, como el control climático y las reservas de salas. Según un informe reciente, el 72 % de los gerentes de mantenimiento dijeron que confiaban en un CMMS para organizar sus actividades y datos de mantenimiento en un solo lugar.¹

Tener un plan estratégico para la implementación de un CMMS ayuda a las organizaciones a lograr ahorros de costos en varias áreas.

La automatización de un CMMS agiliza la gestión del inventario y garantiza que las piezas de repuesto estén siempre disponibles cuando se necesiten. Además de la gestión del inventario, el cambio de una programación de mantenimiento reactiva a una preventiva ayuda a prolongar el ciclo de vida de los activos y a evitar costosas averías.

Las plataformas de CMMS son herramientas de gestión de mantenimiento que son populares en una amplia gama de industrias. A continuación, se muestra cómo algunas de las industrias que más dependen de un CMMS han implementado con éxito una solución para cumplir sus propósitos:

• Fabricación: la industria manufacturera depende en gran medida de las herramientas de CMMS para automatizar los procesos manuales y evitar el tiempo de inactividad no planificado que puede interrumpir las líneas de producción. Al implementar un CMMS en la industria manufacturera, las organizaciones priorizan la integración con las prácticas existentes y el monitoreo en tiempo real de las máquinas y la seguridad de los trabajadores. 

• Atención médica: en la industria de la atención médica, el éxito de la implementación de un CMMS suele depender de la transformación de procedimientos de mantenimiento reactivos obsoletos e ineficaces en procedimientos automatizados, altamente digitalizados y de vanguardia. La implementación sólida de un CMMS en la industria de la atención médica puede mejorar una amplia gama de resultados, desde la comodidad del paciente y una mayor precisión diagnóstica hasta el cumplimiento de las regulaciones.

• Transporte: muchas grandes empresas de la industria del transporte confían en la implementación de un CMMS para mejorar y optimizar sus flujos de trabajo principales. Un CMMS ayuda a rastrear vehículos con historiales de mantenimiento detallados, seguimiento de activos en tiempo real y gestión automatizada de órdenes de trabajo para aumentar el tiempo de actividad de la flota. Un CMMS ajustado a los requisitos de la industria del transporte puede ayudar a reducir el número de averías que paralizan las flotas y afectan la productividad.

• Energía: las empresas de la industria energética confían en la implementación de un CMMS para apoyar el mantenimiento predictivo de una amplia gama de activos complejos, como turbinas eólicas, presas hidroeléctricas y ductos. Un desafío que enfrentan con frecuencia las empresas de energía y servicios públicos es cómo mantener los activos dispersos geográficamente. Además de la entrega automatizada de información sobre el rendimiento de los activos basada en datos en tiempo real, un CMMS puede aumentar la visibilidad de la condición de los activos al brindar a los técnicos acceso móvil a paneles en tiempo real en el campo.  

• Sector público: las instalaciones gubernamentales y escuelas públicas son instalaciones grandes con necesidades de mantenimiento complejas que a menudo deben satisfacerse con un presupuesto limitado. Las soluciones de CMMS ayudan a los gerentes de mantenimiento del sector público a monitorear de cerca su uso de recursos con datos en tiempo real para que puedan tomar decisiones estratégicas más informadas. En el sector público, un CMMS ayuda a agilizar los flujos de trabajo, mejorar la toma de decisiones basada en datos y reducir la dependencia de procesos ineficientes basados en papel.

De cara al futuro, es probable que la implementación del software de CMMS siga estando fuertemente influenciada por los desarrollos en IA, ML e IoT, tres tecnologías que la han transformado en los últimos años. A medida que aumentan las capacidades de automatización, es probable que la próxima generación de plataformas de CMMS sea más intuitiva, autónoma, móvil y adaptable. Aquí hay tres áreas a tener en cuenta.

Según un informe reciente del IBM Institute for Business Value, el 71 % de los ejecutivos afirma que la IA generativa ya ha cambiado fundamentalmente la forma en que gestionan los activos.

Para la implementación del CMMS, esto significa que se utilizarán más herramientas de IA genérica durante todo el proceso de instalación para tareas como la capacitación integral, la integración de datos y la medición de los KPI.

Espere sistemas de IA generativa (agentes de IA) totalmente autónomos para recopilar y analizar datos, hacer recomendaciones y automatizar aún más procesos manuales necesarios para configurar el CMMS.

La capacitación de los empleados para usar un CMMS es una parte crítica de una implementación exitosa y probablemente se verá mejorada pronto por las herramientas de realidad aumentada (RA). Las herramientas de RA integran la información digital perfectamente en el entorno de un usuario.

Al confiar en la tecnología de RA, los técnicos podrán probar las capacidades del CMMS y aprender a usarlas de una manera que aumente la aceptación y reduzca la dependencia de programas de capacitación manual costosos e ineficientes.

Las tecnologías basadas en la nube y orientadas a dispositivos móviles permiten a los técnicos acceder a las características y capacidades del CMMS desde cualquier lugar.

Para fines de implementación, esto significa que la implementación y la capacitación pueden ser más prácticas y menos costosas. En lugar de reunirse en el sitio para una implementación integral, los trabajadores pueden obtener soporte continuo mientras se capacitan en un nuevo CMMS en el campo.