Che cos'è un ufficio intelligente?

Le tecnologie principali che alimentano gli uffici intelligenti includono l'automazione, l'Internet of Things e i sistemi integrati di gestione del posto di lavoro. Anche l'illuminazione intelligente, i termostati intelligenti, le sale conferenze intelligenti e le scrivanie intelligenti sono elementi comunemente presenti negli uffici intelligenti.

Due tendenze principali stanno incoraggiando i leader aziendali a iniziare a implementare tecnologie per uffici intelligenti:

L'ascesa delle tecnologie intelligenti: le  tecnologie intelligenti sono nate da diversi progressi tecnologici: la commercializzazione di Internet negli anni '90, l'avvento di oggetti "intelligenti" come i televisori connessi a Internet negli anni 2000, la crescita delle reti mobili e l'evoluzione dell'analytics dei dati.¹ Oggi, le tecnologie intelligenti dotate di funzionalità di raccolta dati e connettività vengono sempre più utilizzate per migliorare la sostenibilità e l'esperienza degli utenti in una varietà di impostazioni, come le città, le aziende agricole e le abitazioni. Anche gli uffici non fanno eccezione: si prevede che il mercato globale degli uffici intelligenti raggiungerà i 122,6 miliardi di dollari entro il 2032.²

Aumento del lavoro da remoto e ibrido: l'aumento del lavoro da remoto durante la pandemia COVID-19 (e l'aumento dei posti di lavoro ibridi da allora) ha portato a una forza lavoro più distribuita che mai. Questo sta spingendo la domanda di tecnologie per l'ufficio intelligenti che facilitino la collaborazione tra i lavoratori da remoto e i membri del loro team in sede.

Le aziende che adottano soluzioni per ufficio intelligente possono ottenere molteplici vantaggi.

Sebbene l’innovazione continui a plasmare il futuro del lavoro, gli uffici intelligenti di oggi spesso utilizzano queste tecnologie:

L' Internet of Things è una rete di dispositivi fisici, veicoli, appliance e altri oggetti incorporati con sensori, software e connettività di rete. Queste funzioni incorporate consentono agli oggetti di raccogliere dati. Nel caso degli uffici intelligenti, i sensori acquisiscono dati in tempo reale relativi a occupazione, modelli di utilizzo dell'ufficio, traffico pedonale, temperatura, condizioni di illuminazione e altro ancora per prendere decisioni informate sull'implementazione ottimale delle risorse all'interno dell’ufficio.

I sistemi integrati di gestione del posto di lavoro aiutano i dirigenti aziendali e i responsabili delle strutture a ottimizzare gli immobili e gli spazi di lavoro dell'azienda. Nei moderni IWMS, i dati acquisiti dai sensori IOT e dai dispositivi intelligenti vengono analizzati dall'intelligenza artificiale (AI) per fornire insight sulla gestione strategica dello spazio. I sistemi IWMS possono anche potenziare i dipendenti quando vengono utilizzati per creare app mobili personalizzate. I dipendenti possono utilizzare queste app per fare cose come prenotare i desk (chiamati anche desk booking) o effettuare richieste di manutenzione con pochi tocchi sul proprio smartphone invece di perdere tempo a fare telefonate.

Le sale conferenze e le sale riunioni intelligenti spesso sono dotate di funzioni quali attrezzature per videoconferenze e lavagne interattive. Queste funzioni combinano ambienti di lavoro fisici e virtuali, aiutando i dipendenti in sede e da remoto a lavorare insieme in modo più intelligente.

I sistemi di illuminazione intelligenti possono calcolare la quantità di luce naturale in un ufficio e regolare l'illuminazione del'’ufficio durante la giornata lavorativa secondo necessità. Questo aiuta a garantire il giusto equilibrio tra illuminazione naturale e illuminazione artificiale, in modo che i dipendenti abbiano la visibilità necessaria per svolgere il proprio lavoro. I sistemi di illuminazione intelligente possono anche accendere e spegnere automaticamente le luci a seconda che una stanza o uno spazio sia occupato, riducendo così il consumo di elettricità.

I termostati intelligenti e i sistemi di controllo del clima possono regolare automaticamente il flusso d'aria, il riscaldamento e il raffreddamento, nonché i livelli di anidride carbonica e di umidità in risposta alla presenza di gente nell'ufficio e alle condizioni interne rilevate dai sensori IOT . Queste regolazioni dinamiche e n tempo reale possono migliorare il comfort dei dipendenti e ridurre il consumo energetico.

L'automazione è l'uso della tecnologia per eseguire attività con un input umano minimo. Negli uffici intelligenti, l'automazione alimenta le regolazioni istantanee effettuate dai sistemi di illuminazione intelligenti e dai termostati intelligenti.

Le scrivanie collegate ai sistemi di prenotazione sono talvolta chiamate smart desk. Il termine è anche utilizzato per riferirsi a scrivanie motorizzate che possono essere facilmente regolate in base all'altezza di un dipendente, rendendole un'utile aggiunta agli uffici con spazi di lavoro condivisi.

Attraverso sistemi intelligenti di controllo degli accessi, tecnologie come la biometria, che vanno dalla scansione delle impronte digitali al riconoscimento facciale, e l'autenticazione a più fattori vengono utilizzate per la gestione dei  visitatori e per prevenire l'accesso non autorizzato ai dati. Tali sistemi possono inoltre individuare attività sospette, ad esempio quando una persona non autorizzata tenta di entrare in un ufficio.⁴

Le tecnologie per uffici intelligenti sono utilizzate in tutto il mondo e sia nel settore pubblico, sia in quello privato.

• Teradyne, un'azienda produttrice di apparecchiature di test in Massachusetts, ha utilizzato IWMS per misurare l'utilizzo degli uffici, ridurre di conseguenza la propria impronta  immobiliare e implementare nuove strategie di gestione dei posti di lavoro.
• A Victoria, in Australia, i responsabili delle strutture del Royal Melbourne Hospital hanno utilizzato una piattaforma di gestione digitale delle attività, accessibile attraverso i loro dispositivi mobili, per rispondere a 600 diversi tipi di richieste di assistenza. La piattaforma basata su IWMS ha contribuito a ridurre i tempi di risposta e gli sprechi associati ai vecchi processi cartacei.
• L'installazione di tecnologie intelligenti nei suoi edifici ha aiutato la U.S. General Services Administration a ridurre le emissioni annuali di gas a effetto serra operative del 51% rispetto ai livelli del 2008.⁵
• Durante la pandemia COVID-19, IBM Global Real Estate ha utilizzato IWMS per analizzare l'utilizzo dello spazio e per offrire ai dipendenti esperienze in posti di lavoro più sicuri in 370 sedi.