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Che cos'è la gestione dello spazio?
Data di pubblicazione: 21 dicembre 2023
Collaboratori: Amanda McGrath, Alexandra Jonker
La gestione dello spazio si riferisce al modo in cui un'azienda gestisce strategicamente i propri spazi fisici per allinearsi agli obiettivi più ampi di produttività, sostenibilità, redditività e benessere. Si tratta di individuare i modi per utilizzare lo spazio in modo più efficiente e adattarlo per soddisfare le esigenze attuali e future.
Una gestione efficace dello spazio tiene conto delle esigenze di dipendenti e clienti, nonché degli obiettivi aziendali generali. Ciò può significare progettare la disposizione degli uffici e dei mobili per favorire la collaborazione tra dipendenti; ottimizzare la pianta dei reparti di vendita per migliorare l'esperienza del cliente oppure prendere decisioni sulle strutture di stoccaggio, produzione e realizzazione che semplificano le attività e massimizzano l'efficienza energetica. L'obiettivo è garantire che ogni singolo metro quadrato di spazio—che si tratti di edifici per uffici, spazi commerciali, magazzini o aree di produzione—serva a uno scopo.
Perché la gestione dello spazio è importante?
La gestione dello spazio ha un impatto diretto sulla produttività, redditività e soddisfazione dei clienti e può plasmare la cultura aziendale e i risultati aziendali. Ad esempio, un'azienda potrebbe riprogettare la propria sede per includere spazi più collaborativi, con conseguente aumento dell'innovazione e del lavoro di squadra. Un rivenditore potrebbe riorganizzare la disposizione del negozio per migliorare il flusso di clienti e aumentare le vendite. E un’azienda manifatturiera potrebbe riorganizzare il proprio reparto di produzione per migliorare il flusso di lavoro e la sicurezza, con conseguente maggiore produttività e meno incidenti.
Un sistema efficiente di gestione dello spazio può ridurre i costi associati all'affitto, alle utenze e alla manutenzione. Con il diffondersi di modalità di lavoro ibride e a distanza, molte aziende stanno riconsiderando l'uso dello spazio e come consentire condizioni di lavoro flessibili sia in sede sia fuori.
L'ottimizzazione dello spazio fisico può avere un impatto significativo su molte aree dell'azienda, consentendo un risparmio economico e il raggiungimento di obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG). I vantaggi della gestione dello spazio includono:
Le spese per uffici e altre strutture costituiscono una parte significativa dei budget di molte aziende. L'ottimizzazione dello spazio fisico aiuta a ridurre le spese immobiliari e delle utenze non necessarie e comporta un risparmio sui costi. Ad esempio, adottare un approccio strategico nella gestione dello spazio consente alle aziende di prendere decisioni informate in materia di investimenti immobiliari, leasing, acquisizioni e altro ancora. In un'economia robusta, le aziende potrebbero espandere i propri immobili o spazi per uffici, mentre in una fase di recessione potrebbero consolidare o riorganizzare gli spazi per renderli più efficienti. Le organizzazioni possono anche riallocare gli spazi che non utilizzano per uno scopo più appropriato o addirittura presentare un'argomentazione a favore o contro la necessità di un'espansione. E implementando pratiche di gestione dello spazio ad alta efficienza energetica, le aziende possono ridurre considerevolmente la fattura delle utenze.
Uno spazio di lavoro mal progettato può portare a una riduzione della produttività dei dipendenti, a una diminuzione dell'entusiasmo e a un aumento dello stress e dei problemi di salute. Spazi di lavoro ben progettati, tuttavia, possono aumentare la soddisfazione dei dipendenti, migliorare le prestazioni complessive e promuovere una cultura aziendale positiva. Ottimizzando la disposizione degli uffici, garantendo condizioni salubri (attraverso un'illuminazione, un controllo della temperatura e una ventilazione adeguati) e fornendo i servizi necessari, le aziende possono garantire ai dipendenti ciò di cui hanno bisogno per svolgere bene e in sicurezza il proprio lavoro.
Inoltre, un'efficace gestione delle strutture garantisce che tutte le attrezzature e i sistemi funzionino in modo ottimale, riducendo i tempi di inattività e la frustrazione dei dipendenti; ciò può ridurre significativamente l'assenteismo e aumentare la fidelizzazione dei dipendenti.
Il passaggio post-pandemia a modelli di lavoro ibridi e da remoto ha messo in risalto l'importanza di una gestione flessibile del posto di lavoro. La gestione strategica dello spazio consente alle aziende di adattare gli spazi fisici per accogliere questi nuovi stili di lavoro e costruire un posto di lavoro veramente ibrido. Ad esempio, le aziende possono riconvertire gli spazi ufficio tradizionali in aree collaborative o zone tranquille per soddisfare le diverse preferenze lavorative. Prendere decisioni di successo sulla gestione dello spazio significa garantire che i dipendenti abbiano accesso alle risorse e alle tecnologie chiave, sia di persona sia virtualmente. In termini di spazi fisici, la gestione strategica può includere hot desk o postazioni di lavoro flessibili, spazi silenziosi o tranquilli dedicati per trovare la massima concentrazione e spazi creativi che incoraggiano la collaborazione, l'interazione e il brainstorming in un ambiente meno formale.
Le strategie di gestione dello spazio possono svolgere un ruolo nell'aiutare le aziende a perseguire obiettivi di sostenibilità. Ottimizzando l'utilizzo dello spazio, le aziende utilizzano solo le risorse di cui hanno veramente bisogno, riducendo al minimo l'impronta di carbonio. Una migliore gestione delle strutture può aiutare a istituire pratiche di efficienza energetica—come l'uso dell'illuminazione a LED, l'installazione di elettrodomestici ad alta efficienza energetica e l'utilizzo di nuove tecnologie per monitorare meglio il consumo di energia—che possono ridurre l'impatto di un'azienda sull'ambiente. La gestione dello spazio può anche includere considerazioni come la gestione dei rifiuti e le pratiche di riciclaggio e altri modi per promuovere pratiche commerciali sostenibili.
Elementi chiave per una gestione efficace dello spazio
La gestione dello spazio non significa solo sfruttare al massimo lo spazio fisico disponibile. Si tratta di un approccio strategico che considera diversi fattori. Dipende da:
- Comprendere gli obiettivi aziendali: è necessaria una visione chiara della missione, dei valori e degli obiettivi dell'azienda per progettare spazi al servizio dell'azienda. Determinare l'allocazione dello spazio in base alle priorità aziendali e alla cultura aziendale può garantire che gli spazi vengano utilizzati in modo più efficace.
- Comprendere l'esperienza dei dipendenti: conoscere il tipo di spazio richiesto dai membri del team per svolgere bene il proprio lavoro può suggerire la gestione dello spazio. Ciò include la creazione di spazi di lavoro con illuminazione e ventilazione adeguate e mobili ergonomici, nonché la progettazione di opzioni di spazio di lavoro che soddisfino diversi stili e preferenze di lavoro.
- Comprendere il comportamento dei clienti: le persone che visitano l'azienda o la frequentano possono avere esigenze diverse da quelle di chi vi lavora. Gli spazi possono anche essere progettati per garantire un'esperienza del cliente positiva.
- Capire lo spazio stesso: un inventario fisico dello spazio e una visione completa dello spazio disponibile, di come viene utilizzato e di come può essere ampliato o modificato per migliorare l'esperienza sul posto di lavoro sono fondamentali per il processo decisionale in materia di gestione dello spazio.
Le considerazioni principali nella formulazione di una strategia di gestione dello spazio possono includere:
Spazi ben pianificati possono contenere le spese immobiliari e sostenere la produttività. La strategia di gestione dello spazio può considerare come sfruttare appieno lo spazio disponibile utilizzando mobili multifunzionali, creando spazi aperti e sfruttando lo spazio verticale. Può anche significare prestare attenzione al flusso di traffico, alle esigenze di archiviazione e ai modelli di partecipazione, nonché alla necessità di spazi condivisi come sale riunioni o angoli di collaborazione.
La gestione dello spazio garantisce ai dipendenti l'ambiente fisico di cui hanno bisogno per lavorare in modo efficace. Mobili pratici, postazioni di lavoro ergonomiche e un facile accesso agli strumenti possono aiutarli a concentrarsi sui propri compiti, mentre un'illuminazione e un'acustica ben progettate possono aiutare a limitare le distrazioni. L'equilibrio tra funzionalità ed estetica può contribuire a creare un ambiente accogliente che riflette la cultura aziendale.
Come accennato, la gestione dello spazio può aiutare le aziende che stanno cercando di migliorare la loro sostenibilità complessiva. L'uso intelligente dello spazio può aiutare a ridurre l'impronta di carbonio complessiva, migliorare l'efficienza energetica e supportare pratiche ecologiche come il riciclaggio e l'uso di energie alternative.
Tecnologie e strumenti per la gestione dello spazio
Le nuove tecnologie stanno migliorando le capacità delle aziende di gestire il proprio spazio e guidare il processo decisionale in merito al miglior utilizzo. Strumenti quali sistemi integrati di gestione del posto di lavoro (IWMS), intelligenza artificiale (AI), apprendimento automatico (ML) e sensori IoT (Internet delle cose) possono svolgere ruoli importanti.
Le soluzioni software svolgono un ruolo fondamentale nella gestione dello spazio. Strumenti come i sistemi CAFM (Computer-Aided Facility Management) consentono alle aziende di visualizzare digitalmente lo spazio fisico e le risorse. Il software di pianificazione dello spazio fornisce planimetrie e disposizioni dettagliati, consentendo alle aziende di pianificare e gestire gli spazi in modo efficace. E il software di gestione dello spazio può consentire funzionalità come il monitoraggio dell'occupazione dello spazio, la gestione dei programmi di manutenzione e la fornitura di aggiornamenti in tempo reale sull'utilizzo dello spazio.
Un sistema integrato di gestione del posto di lavoro (IWMS) è una piattaforma software che consolida tutte le aree della gestione immobiliare e delle strutture in un'unica piattaforma. Acquisisce e risponde ai dati rilevanti per questioni quali costi operativi, consumo energetico, gestione della manutenzione, planimetrie e altro ancora. Come strumento, un IWMS consente ai gestori delle strutture e dello spazio di eseguire report sull'utilizzo e utilizzare la pianificazione degli scenari per la futura allocazione dello spazio. Questi dati possono aiutare le organizzazioni a ridurre le spese, adattarsi alle mutevoli esigenze dell'occupazione, prendere decisioni informate sugli spazi di lavoro e raggiungere gli obiettivi di sostenibilità.
I sensori IoT (Internet delle cose) possono fornire dati in tempo reale sull'utilizzo dello spazio monitorando problemi quali livelli di occupazione, temperatura e uso energetico. Questi dati possono fornire insight su come vengono utilizzati gli spazi e identificare le aree di miglioramento. Ad esempio, se i sensori indicano che alcune aree sono costantemente sottoutilizzate, le aziende possono riutilizzare questi spazi per altri usi; se i dati suggeriscono un sovraffollamento, le aree possono essere aumentate o ristrutturate per accogliere più persone.
I sistemi di prenotazione delle sale consentono ai dipendenti di prenotare digitalmente sale riunioni, hot desk o spazi di lavoro, eliminando la necessità di effettuare la programmazione manualmente. La prenotazione delle stanze consente una migliore organizzazione delle risorse esistenti e una gestione efficace dello spazio ufficio. Inoltre, le organizzazioni possono valutare i dati di utilizzo delle piattaforme di prenotazione per prendere decisioni future sulla gestione dello spazio, ad esempio se sono necessarie più sale conferenze o se i dipendenti ibridi utilizzano opzioni di prenotazione delle postazioni.
Anche tecnologie emergenti come AI e ML aiutano nella gestione dello spazio. Queste tecnologie possono analizzare grandi quantità di dati provenienti da varie fonti per identificare modelli e tendenze. Ad esempio, l'AI può prevedere le future esigenze di spazio sulla base di dati storici, consentendo alle aziende di pianificare in anticipo ed evitare spese inutili. Analogamente, gli algoritmi ML possono ottimizzare la disposizione dello spazio per migliorare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti. Inoltre, è possibile utilizzare la realtà virtuale (VR) e la realtà aumentata (AR) per creare modelli virtuali di spazi, consentendo alle aziende di sperimentare varie disposizioni senza dover riorganizzare fisicamente gli spazi. Questi strumenti di gestione dello spazio basati sui dati non solo consentono di risparmiare tempo e fatica permettendo ai dipendenti di automatizzare le attività, ma consentono anche una pianificazione dello spazio più creativa ed efficiente e una migliore gestione degli asset.
L'ideazione di soluzioni di gestione dello spazio spetta in genere ai responsabili delle strutture o ai responsabili delle operazioni. Tuttavia, un piano completo di gestione dello spazio è uno sforzo multidisciplinare che coinvolge le risorse umane e i dipartimenti IT e finanziario. Raccogliere e valutare i dati e le metriche relativi allo spazio, prendere decisioni sugli investimenti immobiliari e sulla gestione della proprietà e creare un ambiente di lavoro sicuro ed efficiente è uno sforzo che può riguardare molti ruoli all'interno di un'azienda. E incoraggiare il cambiamento nella strategia complessiva del posto di lavoro potrebbe spettare ai team di gestione e alla leadership dei vertici aziendali.
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