Che cos'è la gestione dello spazio?

Una gestione efficace dello spazio tiene conto delle esigenze di dipendenti e clienti, nonché degli obiettivi aziendali generali. Ciò può significare la progettazione di layout degli uffici e disposizioni dei mobili che favoriscano la collaborazione tra i dipendenti. Ottimizzare la pianta dei reparti di vendita per migliorare l'esperienza del cliente; o prendere decisioni sulle strutture di storage, produzione e realizzazione che semplificano le attività e massimizzano l'efficienza energetica. L'obiettivo è garantire che ogni singolo metro quadrato di spazio (che si tratti di edifici per uffici, spazi commerciali, magazzini o aree di produzione) serva a uno scopo.

La gestione dello spazio ha un impatto diretto sulla produttività, redditività e soddisfazione dei clienti e può plasmare la cultura aziendale e i risultati aziendali. Ad esempio, un'azienda potrebbe riprogettare la propria sede per includere spazi più collaborativi, con conseguente aumento dell'innovazione e del lavoro di squadra. Un rivenditore potrebbe riorganizzare la disposizione del negozio per migliorare il flusso di clienti e aumentare le vendite. E un’azienda manifatturiera potrebbe riorganizzare il proprio reparto di produzione per migliorare il workflow e la sicurezza, con conseguente maggiore produttività e meno incidenti.

Un sistema efficiente di gestione dello spazio può ridurre i costi associati all'affitto, alle utenze e alla manutenzione. E con l'aumento della diffusione di modalità di lavoro remote e ibride, molte aziende stanno rivalutando il loro utilizzo degli spazi e come abilitare condizioni di lavoro flessibili sia in loco sia fuori sede.

L'ottimizzazione dello spazio fisico può avere un impatto significativo su molte aree dell'azienda, consentendo un risparmio economico e il raggiungimento di obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG). I benefici della gestione dello spazio includono:

Le spese per uffici e altre strutture costituiscono una parte significativa dei budget di molte aziende. L'ottimizzazione dello spazio fisico aiuta a ridurre le spese immobiliari e delle utenze non necessarie e comporta un risparmio sui costi. Ad esempio, adottare un approccio strategico nella gestione degli spazi consente alle aziende di prendere decisioni informate sugli investimenti immobiliari, il leasing, le acquisizioni e altro ancora. In un'economia robusta, le aziende potrebbero espandere i propri immobili o spazi per uffici, mentre in una fase di recessione potrebbero consolidare o riorganizzare gli spazi per renderli più efficienti.

Le organizzazioni possono anche riallocare gli spazi che non utilizzano per uno scopo più appropriato o persino presentare un argomento a favore o contro la necessità di un'espansione. E implementando pratiche di gestione dello spazio ad alta efficienza energetica, le aziende possono ridurre considerevolmente la fattura delle utenze.

Uno spazio di lavoro mal progettato può portare a una riduzione della produttività dei dipendenti, a una diminuzione dell'entusiasmo e a un aumento dello stress e dei problemi di salute. Tuttavia, gli spazi di lavoro ben progettati possono aumentare la soddisfazione dei dipendenti, migliorare le prestazioni complessive e promuovere una cultura aziendale positiva. Ottimizzando la disposizione degli uffici, garantendo condizioni salubri (attraverso un'illuminazione, un controllo della temperatura e una ventilazione adeguati) e fornendo i servizi necessari, le aziende possono garantire che i dipendenti abbiano ciò di cui hanno bisogno per svolgere bene e in sicurezza il proprio lavoro.

Inoltre, un'efficace gestione delle strutture garantisce che tutte le attrezzature e i sistemi funzionino in modo ottimale, riducendo i tempi di inattività e la frustrazione dei dipendenti; ciò può ridurre significativamente l'assenteismo e aumentare la fidelizzazione dei dipendenti.

Il passaggio post-pandemia a modelli di lavoro ibridi e da remoto ha messo in risalto l'importanza di una gestione flessibile del posto di lavoro. La gestione strategica dello spazio consente alle aziende di adattare gli spazi fisici per accogliere questi nuovi stili di lavoro e costruire un posto di lavoro veramente ibrido. Ad esempio, le aziende possono riconvertire gli spazi ufficio tradizionali in aree collaborative o zone tranquille per soddisfare le diverse preferenze lavorative.

Prendere decisioni di successo sulla gestione dello spazio significa garantire che i dipendenti abbiano accesso alle risorse e alle tecnologie chiave, sia di persona sia virtualmente. In termini di spazi fisici, la gestione strategica può includere hot desk o postazioni di lavoro flessibili, spazi silenziosi o tranquilli dedicati al lavoro profondo e alla creatività che incoraggiano la collaborazione, l'interazione e il brainstorming in un ambiente meno formale.

Le strategie di gestione dello spazio possono svolgere un ruolo nell'aiutare le aziende a perseguire obiettivi di sostenibilità. Ottimizzando l'utilizzo dello spazio, le aziende utilizzano solo le risorse di cui hanno veramente bisogno, riducendo al minimo l'impronta di carbonio. Una migliore gestione delle strutture può aiutare a istituire pratiche di efficienza energetica. Come l'utilizzo dell'illuminazione a LED, l'installazione di elettrodomestici ad alta efficienza energetica e l'uso di nuove tecnologie per monitorare meglio il consumo di energia, che possono ridurre l'impatto di un'azienda sull'ambiente. La gestione dello spazio può anche includere considerazioni come la gestione dei rifiuti e le pratiche di riciclaggio e altri modi per promuovere pratiche commerciali sostenibili.

La gestione dello spazio non significa solo sfruttare al massimo lo spazio fisico disponibile. Si tratta di un approccio strategico che considera diversi fattori. Dipende da:

• Comprendere gli obiettivi aziendali: una visione chiara della missione, dei valori e degli obiettivi dell'azienda è necessaria per progettare spazi al suo servizio. Determinare l'allocazione dello spazio in base alle priorità aziendali e alla cultura aziendale può garantire che gli spazi vengano utilizzati in modo più efficace.
• Comprendere l'esperienza dei dipendenti: conoscere il tipo di spazio richiesto dai membri del team per svolgere bene il proprio lavoro può suggerire la gestione dello spazio. Ciò include la creazione di spazi di lavoro con illuminazione e ventilazione adeguate e mobili ergonomici, nonché la progettazione di opzioni di spazio di lavoro che soddisfino diversi stili e preferenze di lavoro.
• Comprendere il comportamento dei clienti: le persone che visitano l'azienda o la frequentano possono avere esigenze diverse da quelle di chi vi lavora. Gli spazi possono anche essere progettati per garantire un'esperienza del cliente positiva.
• Capire lo spazio stesso: un inventario fisico dello spazio e una visione completa dello spazio disponibile, di come viene utilizzato e di come può essere ampliato o modificato per migliorare l'esperienza sul posto di lavoro sono fondamentali per il processo decisionale in materia di gestione dello spazio.

Le considerazioni principali nella formulazione di una strategia di gestione dello spazio possono includere:

Spazi ben pianificati possono contenere le spese immobiliari e sostenere la produttività. La strategia di gestione dello spazio può considerare come sfruttare appieno lo spazio disponibile utilizzando mobili multifunzionali, creando spazi aperti e sfruttando lo spazio verticale. Può anche significare prestare attenzione al flusso di traffico, alle esigenze di archiviazione e ai modelli di partecipazione, nonché alla necessità di spazi condivisi come sale riunioni o angoli di collaborazione.

La gestione dello spazio garantisce ai dipendenti l'ambiente fisico di cui hanno bisogno per lavorare in modo efficace. Mobili pratici, postazioni di lavoro ergonomiche e un facile accesso agli strumenti possono aiutarli a concentrarsi sui propri compiti, mentre un'illuminazione e un'acustica ben progettate possono aiutare a limitare le distrazioni. L'equilibrio tra funzionalità ed estetica può contribuire a creare un ambiente accogliente che riflette la cultura aziendale.

Come accennato, la gestione dello spazio può aiutare le aziende che stanno cercando di migliorare la loro sostenibilità complessiva. L'uso intelligente dello spazio può aiutare a ridurre l'impronta di carbonio complessiva, migliorare l'efficienza energetica e supportare pratiche ecologiche come il riciclaggio e l'uso di energie alternative.

Le nuove tecnologie stanno migliorando le capacità delle aziende di gestire il proprio spazio e guidare il processo decisionale in merito al miglior utilizzo. Strumenti quali sistemi integrati di gestione del posto di lavoro (IWMS), intelligenza artificiale (AI), apprendimento automatico (ML) e sensori IoT (Internet of Things) possono svolgere ruoli importanti.

L'ideazione di soluzioni di gestione dello spazio spetta in genere ai responsabili delle strutture o ai responsabili delle operazioni. Tuttavia, un piano completo di gestione dello spazio è uno sforzo multidisciplinare che coinvolge le risorse umane, il dipartimento IT e quello finanziario. Raccogliere e valutare dati e metriche sugli spazi, prendere decisioni sugli investimenti immobiliari e sulla gestione delle proprietà e creare un ambiente di lavoro sicuro ed efficiente è uno sforzo che può riguardare molti ruoli all'interno di un'azienda. E incoraggiare il cambiamento nella strategia complessiva del posto di lavoro potrebbe spettare ai team di gestione e alla leadership dei vertici aziendali.