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Sistema integrato di gestione del posto di lavoro (IWMS)
Un sistema integrato di gestione dell'ambiente di lavoro (IWMS) è una piattaforma software che semplifica tutte le aree della gestione delle strutture e degli immobili su una singola piattaforma dinamica e scalabile.
Un IWMS utilizza un database centralizzato per semplificare e combinare i processi. Pertanto, le organizzazioni non richiedono più sistemi e soluzioni software diversi, come software di gestione delle strutture, strumenti di gestione delle risorse umane e software di pianificazione delle risorse aziendali, per gestire la propria attività.
Gartner ha coniato per la prima volta il termine nel 2004 e considera gli IWMS come piattaforme che integrano le seguenti aree funzionali:
- Proprietà e gestione immobiliare (come la contabilità dei contratti di locazione e la gestione dei leasing)
- Gestione dei progetti di capitale (ad esempio la pianificazione del capitale e la gestione dei costi e delle risorse)
- Gestione delle strutture (come gestione dello spazio, gestione degli spostamenti e utilizzo dello spazio)
- Gestione delle operazioni e della manutenzione (come la gestione degli asset e dei fornitori)
- Sostenibilità e gestione dell'energia (ad es. il monitoraggio delle emissioni di carbonio e il benchmarking energetico)
Scopri i processi utilizzati per gestire i dati delle prestazioni ambientali e i passi necessari per contabilizzare le emissioni di gas serra (GHG).
Una soluzione IWMS completa acquisisce e genera dati e metriche relative a molteplici aspetti della gestione del portfolio immobiliare e delle strutture, come i costi operativi, il consumo energetico, la gestione della manutenzione, le planimetrie e altro ancora. Quindi consolida i dati per fornire una visione olistica dell'intero portfolio immobiliare e delle strutture. L'utilizzo di questi dati può aiutare la tua organizzazione a ridurre le spese, adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze dell'occupazione, prendere decisioni più informate sugli spazi di lavoro e raggiungere gli obiettivi di sostenibilità.
Gli IWMS si basano sulle funzioni di tecnologie come il software di gestione assistita delle strutture (CAFM) e il software per il sistema di gestione computerizzata della manutenzione (CMMS). Il software CAFM è progettato per aiutare a gestire e mantenere tutti gli aspetti delle infrastrutture fisiche, compresi i sistemi di prenotazione e la gestione dell'energia. Allo stesso modo, il CMMS utilizza i dati per ottimizzare tutte le funzioni di gestione degli asset e le operazioni di manutenzione degli impianti, comprese apparecchiature, infrastrutture e altri beni materiali. Sebbene le organizzazioni possano utilizzare più soluzioni CAFM e CMMS per gestire le operazioni, queste soluzioni non sono connesse e non possono condividere informazioni, il che potrebbe creare lacune nei dati e inefficienze tra i sistemi.
Una piattaforma IWMS combina la tecnologia CAFM e CMMS in un'unica piattaforma, fornendo una visione consolidata degli asset di tutto il tuo portfolio immobiliare e rivelando come interagiscono e si influenzano a vicenda.
I sistemi IWMS organizzano i dati in un unico database centralizzato, migliorando il processo decisionale e riducendo i costi. Infatti, la ricerca dimostra che una soluzione IWMS può aumentare l'efficienza nell'utilizzo delle strutture del 39,3% e ridurre i costi di manutenzione delle strutture del 15,2%.1
Grazie alle dashboard integrate, alle app mobili e alle interfacce utente robuste e reattive, IWMS offre anche una visione chiara del portfolio immobiliare aziendale. Rendono possibili una maggiore resilienza ed efficienza operativa e migliori processi aziendali rispondendo facilmente a domande come: stiamo allocando lo spazio in modo corretto? L'impianto di riscaldamento e raffreddamento deve essere sottoposto a manutenzione? Quali sono i contratti di locazione da rinnovare?
Inoltre, IWMS aggiunge un livello di automazione tra le funzioni che non è possibile con più soluzioni. L'automazione aiuta a ridurre l'intervento manuale, i processi ridondanti e i dati imprecisi. Ad esempio, le soluzioni IWMS automatizzano il monitoraggio e la valutazione della manutenzione degli edifici e degli asset e, se necessario, emettono automaticamente gli ordini di lavoro. Queste funzionalità contribuiscono a ridurre i costi riducendo al minimo il tempo che intercorre tra la valutazione e la scoperta del problema e la sua risoluzione. Affrontare rapidamente le questioni relative alle strutture e agli spazi di lavoro aiuta a migliorare il benessere generale di tali strutture, dei loro dipendenti, degli occupanti e dell'ambiente di lavoro.
Attraverso l'ottimizzazione della gestione immobiliare e delle strutture offerta dal software IWMS è possibile:
IWMS aiuta le organizzazioni a monitorare e gestire tutti gli asset del portfolio durante il loro ciclo di vita. Ciò consente alle aziende di rimanere un passo avanti nella manutenzione e gestione dei servizi. Le piattaforme IWMS automatizzano i programmi di manutenzione e riparazione e semplificano i workflow per prevedere e prevenire meglio i tempi di inattività delle attrezzature, gestire e monitorare il consumo energetico, pianificare ed eseguire la manutenzione richiesta o implementare nuove iniziative di sostenibilità. Ad esempio, la manutenzione preventiva utilizza dati e analytics predittive per aiutare a scoprire e valutare i problemi prima che diventino gravi, riducendo i tempi di inattività e minimizzando i rischi. Questo mantiene gli asset attivi e funzionanti in modo ottimale, il che migliora l'efficienza e riduce i costi operativi.
Il software IWMS ti aiuta a identificare meglio le esigenze, pianificare i layout e a gestire gli spazi di lavoro, utilizzando tassi di occupazione accurati. Gli strumenti digitali automatizzano le attività e utilizzano i dati per ottimizzare le planimetrie, massimizzare lo spazio e assicurarsi che gli spazi giusti siano disponibili quando necessario.
Secondo una ricerca IDC, la qualità delle esperienze dei dipendenti ha l'87% in più di probabilità di aumentare la loro fidelizzazione.2 La giusta soluzione IWMS aiuta a ottimizzare i moduli di pianificazione degli spazi in tempo reale, garantendo che gli spazi e le sale riunioni giusti siano disponibili quando necessario. Gli strumenti digitali aiutano i dipendenti a lavorare meglio nello spazio in cui si trovano, fornendo una visione in tempo reale degli spazi disponibili, la possibilità di prenotare facilmente lo spazio giusto e richiedere manutenzione o altri servizi. IWMS consente inoltre di regolare le temperature, ottimizzare l'illuminazione e creare aree sanitarie facilmente accessibili.
Poiché i dipendenti e gli occupanti richiedono pratiche più rispettose dell'ambiente, IWMS consente ai responsabili delle strutture di trovare opportunità per ridurre il consumo energetico e le emissioni. La gestione dell'energia integra i controlli automatici della temperatura, l'allocazione dell'illuminazione su misura in base all'occupazione effettiva e ai piani degli spazi fisici, contribuendo a ridurre l'impronta di carbonio complessiva delle sue strutture. Una soluzione software IWMS può contribuire a migliorare il suo consumo energetico dell'11,5%.1
Il software IWMS consolida le esigenze di amministrazione, gestione e contabilità dei contratti di locazione in un'unica piattaforma. Inoltre, può tracciare automaticamente i rinnovi del leasing in più sedi e semplificare i contratti di leasing, i pagamenti e i requisiti contrattuali e di conformità.
La gestione dello spazio è una priorità sempre più importante per molte organizzazioni. A volte, il lavoro e gli spazi di lavoro stanno diventando più un'esperienza che un luogo fisico. Anche se gli ambienti di lavoro non tradizionali, tra cui soluzioni ibride, postazioni di lavoro digitali e lavoro da remoto, stanno diventando sempre più diffusi, è ancora fondamentale creare uno spazio ufficio sicuro e confortevole, con aria e superfici pulite e misure di sicurezza efficaci.
Tuttavia, l'implementazione di queste modifiche richiede una tecnologia all'avanguardia in continua evoluzione e potrebbe, in molti casi, richiedere importanti retrofit. Nonostante le problematiche, tra cui l'invecchiamento dell'infrastruttura, i costi e l'evoluzione delle esigenze, IDC ha rilevato che "l'88% delle aziende ha effettuato o sta pianificando investimenti per aggiornare gli spazi fisici al fine di renderli più adatti a modelli di lavoro flessibili". Inoltre "entro il 2025, il 90% delle nuove costruzioni o ristrutturazioni commerciali implementerà la tecnologia delle strutture smart per supportare ambienti di lavoro flessibili e per migliorare in modo sostenibile le esperienze degli occupanti e le prestazioni operative".3
Con il progredire della tecnologia e l'integrazione di più dispositivi Internet of Things (IoT) nelle soluzioni IWMS, potrebbe essere possibile un'ulteriore automazione. L'integrazione della tecnologia di risposta automatica alla domanda può automatizzare ulteriormente gli edifici per ottimizzare l'utilizzo dell'energia durante i periodi di picco della domanda, contribuendo ulteriormente a ridurre il consumo energetico e i costi. Se unite a tassi di occupazione in tempo reale, le strategie di riduzione del carico possono anche essere personalizzate in base a esigenze specifiche e adattate al variare delle condizioni.
Il mercato globale degli IWMS è in espansione e con esso crescono ogni anno anche i metodi di costruzione, le pratiche di gestione delle strutture e le richieste di sostenibilità da parte degli occupanti. Sfruttando le crescenti funzionalità integrate dell'AI e l'integrazione del settore IoT nelle piattaforme IWMS, le organizzazioni sono in grado di abilitare un'automazione più intelligente e pratiche predittive nel futuro.
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Note a piè di pagina
1 Integrated Workplace Management System Market Outlook and Forecasts 2021 – 2028 (link esterno a ibm.com), Mind Commerce, 13 ottobre 2021
2 Is a New Era Upon Us for Space Management? (link esterno a ibm.com), IDC, 20 dicembre 2022
3 Top 10 Workplace Management Trends (link esterno a ibm.com), IDC, gennaio 2022