Cosa è un CMMS?

Acronimo di computerized maintenance management system, CMMS è un software che aiuta a gestire gli asset, pianificare la manutenzione e tenere traccia degli ordini di lavoro.

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Cosa è un CMMS (computerized maintenance management system)?

Un computerized maintenance management system o CMMS è un software che centralizza le informazioni sulla manutenzione e facilita i processi delle operazioni di manutenzione. Aiuta a ottimizzare l'utilizzo e la disponibilità di attrezzature fisiche come veicoli, macchinari, comunicazioni, infrastrutture di stabilimenti e altri asset. Indicati anche come CMMIS o computerized maintenance management information system, i sistemi CMMS vengono utilizzati nel settore manufatturiero, nella produzione di olio e gas, nella generazione di energia, nei settori delle costruzioni, dei trasporti e in altri settori in cui l'infrastruttura fisica rappresenta un elemento critico.

L'elemento principale di un CMMS è il suo database. Dispone di un modello di dati che organizza le informazioni relative agli asset che un'organizzazione di manutenzione è incaricata di manutenere, così come le attrezzature, i materiali e le altre risorse per farlo.


Come funziona un CMMS?

Le informazioni in un database CMMS supportano varie funzioni del sistema, che abilitano le seguenti funzionalità:

Gestione di risorse e manodopera: Tracciamento dei dipendenti disponibili e certificazioni delle apparecchiature. Assegna attività specifiche e riunisci il personale. Organizza i turni e gestisci le retribuzioni.,

Registro degli asset: Archiviazione, accesso e condivisione delle informazioni sugli asset, come ad esempio:

  • Produttore, modello, numero di serie e classe e tipo di apparecchiatura
  • Costi e codici associati
  • Sede e posizione
  • Statistiche sulle prestazioni e sul tempo di inattività
  • Documentazione associata, video e immagini come manuali di riparazioni, procedure di sicurezza e garanzie
  • Disponibilità di contatori, sensori e strumentazione IoT (Internet of Things)

Gestione degli ordini di lavoro: Generalmente considerata la funzione principale di CMMS, la gestione degli ordini di lavoro include informazioni come:

  • Numero dell'ordine di lavoro
  • Descrizione e priorità
  • Tipo di ordine (riparazione, sostituzione, pianificato)
  • Cause e codici di rimedio
  • Personale assegnato e materiali utilizzati

La gestione degli ordini lavoro include anche le funzionalità per:

  • Automatizzare la generazione di ordini di lavoro
  • Prenotare materiali e apparecchiature
  • Pianificare e assegnare dipendenti, personale e turni
  • Esaminare lo stato e tenere traccia del tempo di inattività
  • Registrare i costi pianificati ed effettivi
  • Allegare la documentazione e i supporti di riparazione e sicurezza associati

Manutenzione preventiva: Automatizzare l'avvio dell'ordine di lavoro in base all'orario, all'utilizzo o agli eventi attivati. Utilizza la manutenzione preventiva per organizzare e associare gli asset tra più ordini. Metti in sequenza e pianifica gli ordini di lavoro preventivi.

Gestione dei materiali e dell'inventario: Crea l'inventario, distribuisci e recupera attrezzature e materiali per le operazioni di manutenzione e riparazione (MRO, maintenance and repair operations) nelle aree di stoccaggio, nei centri di distribuzione e negli impianti. Gestisci i fornitori, tieni traccia dei costi d'inventario e automatizza il riapprovvigionamento.

Creazione di report, analisi e verifica: genera report in tutte le categorie di manutenzione come, ad esempio, la disponibilità degli asset, l'utilizzo dei materiali, i costi di manodopera e materiali, le valutazioni dei fornitori e alto ancora. Analizza le informazioni per comprendere la disponibilità degli asset, le tendenze delle prestazioni, l'ottimizzazione dell'inventario MRO e altre informazioni per supportare le decisioni aziendali e raccogliere e organizzare le informazioni per le verifiche.¹


La storia di CMMS

Prima di CMMS, ottenere una visibilità dinamica e centralizzata e una gestione automatizzata era irrealizzabile perché le informazioni di manutenzione erano sepolte in fascicoli cartacei e, successivamente, sparse in vari fogli di calcolo.

Le prime versioni di CMMS sono apparse negli anni '60 del secolo scorso ed erano di solito utilizzate dalle grandi aziende. I tecnici utilizzavano le schede perforate e i mainframe IBM per passare le informazioni ai registri informatizzati e tenere traccia delle attività di manutenzione. Negli anni '70, le schede perforate sono state sostituite da checklist immesse nei sistemi CMMS dai tecnici alla fine del proprio turno.

Negli anni '80 e '90, CMMS si diffuse maggiormente nelle aziende più piccole e in quelle di medie dimensioni man mano che i computer diventavano più piccoli, convenienti, distribuiti e connessi. Negli anni '90, CMMS cominciò a condividere informazioni nelle LAN (local area network).

Gli anni 2000 hanno visto la nascita di intranet e connettività basata sul web che hanno ampliato le funzionalità di CMMS a una gamma di dispositivi mobili, applicazioni sul campo e siti operativi.

L'ultima generazione di CMMS è basata sul cloud e altamente mobile. Offre maggiore funzionalità con un'implementazione più veloce, una manutenzione più facile e una maggiore sicurezza dei dati.²


EAM e CMMS: qual è la differenza?

Il termine CMMS è spesso confuso o utilizzato in modo intercambiabile con EAM (enterprise asset management). I due condividono funzioni e obiettivi molto simili ma sono essenzialmente diversi. Per individuare le principali differenze tra CMMS e EAM, è utile dare uno sguardo alla storia di CMMS e alla relazione tra CMMS, EAM e APM.

Man mano che si è evoluto, CMMS è diventato una base per EAM. In sostanza, EAM contiene la funzionalità di CMMS,³ e le relative funzioni possono sovrapporsi. Ciò che EAM aggiunge a CMMS - grazie in parte a una maggiore connettività e condivisione delle informazioni - è la possibilità di estendersi su più siti, promuovere la collaborazione tra i reparti e fornire una più profonda integrazione con altri sistemi come ERP (enterprise resource planning).

Queste funzionalità conferiscono alle soluzioni EAM un contesto aziendale più ampio che tiene conto del ciclo di vita complessivo degli asset e del suo impatto su analisi finanziaria, approvvigionamento, gestione dei processi, rischio e conformità, smaltimento degli asset e altro ancora. Le soluzioni CMMS tendono a concentrarsi su disponibilità e tempo di attività degli asset fissi automatizzando gli ordini di lavoro e i flussi di lavoro, pianificando il lavoro, gestendo i materiali e fornendo report e verifiche su tali attività.

PDFLeggi: Comprendere l' impatto e il valore di EAM (2,2 MB)

Perché il tempo di attività è così importante?


CMMS - e EAM - sono essenziali perché rendono consentono ai reparti e ai manager della manutenzione di raggiungere in modo più semplice ed efficace il proprio obiettivo principale: un tempo di attività affidabile.

Maggiore è il tempo in cui gli asset e le attrezzature fisiche sono tenuti in funzione e maggiore è il valore che forniscono. Nella sua pubblicazione, "The complete guide to the benefits of CMMS", la blogger IBM Sarah Dudley sottolinea: "Quanto più a lungo possiamo mantenere in funzione un'apparecchiatura senza grandi riparazione, maggiore è il risparmio nel lungo periodo."

Offrire un tempo di attività affidabile significa che le aziende possono accettare e evadere gli ordini, soddisfare le richieste dei clienti, personalizzare le esperienze dei clienti e prendere con fiducia una serie di decisioni dipendenti dagli asset. IBM riferisce che il 75% dei gestori di asset coinvolti in un sondaggio a essi rivolto ha indicato l'affidabilità di sistema come motivo principale per investire in EAM.

 


Quali sono i vantaggi di un CMMS?

I  vantaggi di CMMS comprendono:

Visibilità degli asset: Le informazioni centralizzate nel database CMMS consentono ai responsabili e ai team di manutenzione di richiamare quasi istantaneamente le informazioni su quando è stato acquistato un asset, quando è stata eseguita la manutenzione, la frequenza dei guasti, le parti utilizzate, le classificazioni di efficienza e altro ancora.

Visibilità dei flusso di lavoro: i dashboard e le visualizzazioni possono essere regolati sui ruoli dei tecnici e di altro tipo per valutare lo stato e l'avanzamento virtualmente in tempo reale. I team di manutenzione possono scoprire rapidamente dove si trova un asset, di cosa ha bisogno, chi dovrebbe lavorare su di esso e quando.

Automazione: l'automazione di attività manuali come ordinare le parti, reintegrare l'inventario MRO, pianificare i turni, compilare le informazioni per le verifiche e altri compiti amministrativi, aiuta a risparmiare tempo, ridurre gli errori, migliorare la produttività e concentrare i team sulle attività di manutenzione e non su quelle amministrative.

Processi semplificati:  Gli ordini di lavoro possono essere visualizzati e monitorati da tutte le parti coinvolte. I dettagli possono essere condivisi sui dispositivi mobili per coordinare il lavoro sul campo con i centri operativi. La distribuzione e l'utilizzo dei materiali e delle risorse possono essere ordinati in base a priorità e ottimizzati.

Gestione della forza lavoro sul campo:  La gestione del personale interno ed esterno sul campo può essere un'attività complessa e costosa. Le funzionalità CMMS e EAM possono unificare e mettere in campo in modo conveniente team interni e partnership esterne. Le soluzioni EAM più recenti offrono miglioramenti in termini di connettività, mobilità, realtà aumentata e blockchain per trasformare le operazioni sul campo.

Manutenzione preventiva: I dati CMMS consentono alle operazioni di manutenzione di passare da un approccio reattivo a uno proattivo, in modo da poter sviluppare una  strategia di manutenzione degli  asset avanzata. I dati derivati dalle attività quotidiane nonché i sensori, i contatori e le altre strumentazioni IoT possono fornire insight su processi e asset, fornire informazioni su misure preventive e attivare avvisi prima che si verifichi un guasto degli asset o un peggioramento delle prestazioni.

Coerenza e trasferimento delle competenze:  La documentazione, i manuali di riparazione e i supporti che contengono le procedure di manutenzione possono essere archiviati in CMMS e associati agli asset corrispondenti. Acquisire e mantenere questa conoscenza crea procedure e lavorazioni congruenti. Preserva inoltre tale conoscenza da trasferire ai nuovi tecnici, evitando così che vada perduta insieme al personale in uscita.

Gestione delle conformità:  le verifiche di conformità possono, nel complesso, perturbare le operazioni di manutenzione e le attività di business a uso intensivo di asset. I dati CMMS rendono una verifica esponenzialmente più semplice generando risposte e report su misura per i requisiti di una verifica.

Salute, sicurezza e ambiente:  In linea con la gestione della conformità, CMMS ed EAM offrono report centralizzati per problemi di sicurezza, salute e ambiente. Gli obiettivi sono quelli di ridurre il rischio e mantenere un ambiente operativo sicuro. CMMS e EAM possono fornire indagini per analizzare gli incidenti o i difetti ricorrenti, la tracciabilità degli incidenti e delle azioni correttive e la gestione delle modifiche di processo.

Considerazioni in fase di selezione del software CMMS

La selezione e l'implementazione di un CMMS efficace richiedono la considerazione di fattori funzionali e tecnologici. I fornitori e gli utenti possono utilizzare i termini CMMS e EAM in modo intercambiabile in questo contesto e ciò è accettabile tenendo conto della sovrapposizione delle rispettive funzionalità.

Una delle considerazioni funzionali centrali,  secondo l'analista IT IDC, è la gestione di quantità crescenti di dati: "Poiché il numero di origini dati disponibili per i manager di asset continua a crescere (sensori, dati spaziali, dati visivi, ecc.) la gestione, l'unione e l'analisi di questi pool di dati in tempi rapidi sarà una sfida enorme per i professionisti EAM nei prossimi cinque anni."

IDC sottolinea inoltre che l'allineamento delle risorse di personale e sviluppo con la gestione degli asset può essere fondamentale: “La funzione è spesso carente in termini di personale, formazione e sviluppo. Questa mancanza di risorse erode la motivazione e crea una cultura controproducente tra il personale.”

Infine, IDC afferma che la modernizzazione delle funzioni CMMS e EAM è importante e che “alcune organizzazioni devono ancora abbandonare i sistemi e i fogli di calcolo esistenti per funzioni EAM critiche come la gestione degli ordini di riparazione, la pianificazione dei lavori e le decisioni di sostituzione/riparazione.”


La spinta a SaaS

Le soluzioni CMMS e EAM gestiscono le sfide funzionali in diversi modi ma uno dei principali approcci tecnologici è quello di implementare soluzioni CMMS ed EAM ospitate sul cloud come SaaS (Software as a service).

Secondo IBM, "Quando scelgono il software di gestione degli asset, le organizzazioni si orientano sempre più verso SaaS (software as a service) - un modello di distribuzione basato su cloud in cui il software è ospitato centralmente da un fornitore e disponibile on demand."

SaaS, come approccio tecnologico, affronta alcuni fattori funzionali fondamentali:

  • Ospitato nel cloud, il CMMS SaaS offre la flessibilità di espansione e contrazione in base alla richiesta di dati. Il vantaggio per gli utenti è che pagano solo per le risorse di dati di cui hanno bisogno invece di impegnare grossi investimenti iniziali per garantire la capacità per gestire il crescente influsso di dati dalla strumentazione IoT, eliminando virtualmente i costi hardware.
  • SaaS può aiutare a superare le sfide relative al personale e alle risorse poiché richiede molto meno intervento e supporto da parte del reparto IT rispetto alle implementazioni in ambienti on-premises. I tecnici di CMMS, gli amministratori di CMMS e i team tecnici sul campo possono gestire il sistema perlopiù autonomamente. Di conseguenza, le spese in conto capitale relative all'IT possono essere convertite in spese e risorse operative.
  • I sistemi legacy, la modernizzazione e l'utilizzo delle più recenti tecnologie per tenere il passo con le pressioni di manutenzione e operative sono anch'esse aree in cui SaaS può essere di aiuto. Gli upgrade sono effettuati dai provider di servizi nel cloud, quindi sono sempre applicate le versioni e la funzionalità più recenti. Inoltre, SaaS integra anche le nuove tecnologie più velocemente e con meno rischi. Secondo IBM, “consente alle organizzazioni di testare nuovi approcci e nuove offerte per le loro attività a uso intensivo di asset e trovare nuovi insight e modelli operativi per un vantaggio competitivo."

Soluzioni IBM

Gestione degli asset

Gestisci ed esegui la manutenzione degli asset di alto livello con IBM Maximo Application Suite, utilizzando AI e analytics per ottimizzare le prestazioni, estendere i cicli di vita degli asset e ridurre i costi e i tempi di inattività operativi.

EAM mobile

Metti a disposizione del tecnico connesso una EAM (enterprise asset management) mobile e intelligente per gestire qualsiasi asset, in qualsiasi momento e ovunque.

Sicurezza dell'ambiente lavorativo

Trasforma i dati in insight utilizzabili per migliorare la sicurezza sul posto di lavoro. Metti la conformità al centro della sicurezza, rendendo più facile identificare ed eliminare i pericoli.


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