Cos'è un CMMS?

Un computerized maintenance management system, o CMMS, è un software che centralizza le informazioni di manutenzione e facilita i processi delle operazioni di manutenzione. Aiuta a ottimizzare l'utilizzo e la disponibilità di attrezzature fisiche come veicoli, macchinari, comunicazioni, infrastrutture di stabilimenti e altri asset. Indicati anche come CMMIS o computerized maintenance management information system, i sistemi CMMS sono impiegati nei settori di produzione manifatturiera, produzione di petrolio e gas, produzione di energia, costruzioni, trasporti e in altre industrie in cui l'infrastruttura fisica è di importanza critica.

L'elemento centrale di un CMMS è il suo database. Dispone di un modello di dati che organizza le informazioni relative agli asset che un'organizzazione di manutenzione è incaricata di manutenere, così come le attrezzature, i materiali e le altre risorse per farlo.

Le informazioni contenute in un database CMMS supportano varie funzioni del sistema, che consentono le seguenti funzionalità:

Gestione di risorse e lavoro: tieni traccia dei dipendenti e delle certificazioni delle attrezzature disponibili. Assegna attività specifiche e riunisci il personale. Organizza i turni e gestisci le retribuzioni.

Registro degli asset: archivia, accedi e condividi le informazioni sugli asset, quali:

• Produttore, modello, numero di serie e classe, e tipo di attrezzatura
• Costi e codici associati
• Ubicazione e posizione
• Statistiche di prestazioni e tempo di inattività
• Documentazione, video e immagini associati quali manuali di riparazione, procedure di sicurezza e garanzie
• Disponibilità di contatori, sensori e strumentazione IoT (Internet of Things)

Gestione degli ordini di lavoro: solitamente vista come la funzione principale di CMMS, la gestione degli ordini di lavoro include informazioni quali:

• Numero dell'ordine di lavoro
• Descrizione e priorità
• Tipo di ordine (riparazione, sostituzione, pianificato)
• Causa e codici rimedio
• Personale assegnato e materiali utilizzati

La gestione degli ordini di lavoro include anche le funzionalità per:

• Automatizzare la generazione degli ordini di lavoro
• Riservare materiali e attrezzature
• Pianificare e assegnare dipendenti, squadre e turni
• Riesaminare lo stato e tenere traccia del tempo di inattività
• Registrare i costi pianificati ed effettivi
• Allegare la documentazione e i supporti di riparazione e sicurezza associati

Manutenzione preventiva: Automatizza l'avvio di un ordine di lavoro in base al tempo, all'utilizzo o agli eventi attivati. Utilizza la manutenzione preventiva per organizzare e associare asset su più ordini. Metti in sequenza e pianifica gli ordini di lavoro preventivi.

Gestione di materiali e inventario: Crea l'inventario, distribuisci e recupera attrezzature e materiali per le operazioni di manutenzione e riparazione (MRO, maintenance and repair operations) nelle aree di stoccaggio, nei centri di distribuzione e negli impianti. Gestisci i fornitori, tieni traccia dei costi d'inventario e automatizza il riapprovvigionamento.

Produzione di report, analisi e verifica: genera report in tutte le categorie di manutenzione come, ad esempio, la disponibilità degli asset, l'utilizzo dei materiali, i costi di lavoro e i materiali e le valutazioni dei fornitori. Analizza le informazioni per comprendere la disponibilità degli asset, le tendenze delle prestazioni, l'ottimizzazione dell'inventario MRO e altre informazioni per supportare le decisioni aziendali e raccogliere e organizzare le informazioni per le verifiche.¹

Prima di CMMS, ottenere una visibilità dinamica e centralizzata e una gestione automatizzata era irrealizzabile perché le informazioni di manutenzione erano sepolte in fascicoli cartacei e, successivamente, sparsi in vari fogli di calcolo.

Le prime versioni di CMMS sono apparse negli anni '60 del secolo scorso ed erano di solito utilizzate dalle grandi imprese. I tecnici utilizzavano le schede perforate e i mainframe IBM per passare le informazioni ai registri informatizzati e tenere traccia delle attività di manutenzione. Negli anni '70, le schede perforate sono state sostituite da checklist immesse nei sistemi CMMS dai tecnici alla fine dei loro turni.

Negli anni '80 e '90, CMMS si diffuse maggiormente nelle aziende più piccole e in quelle di medie dimensioni man mano che i computer diventavano più piccoli, convenienti, distribuiti e connessi. Negli anni '90, CMMS cominciò a condividere informazioni nelle LAN (local area network).

Gli anni 2000 hanno visto l'emergere di intranet e connettività basata sul web che hanno ampliato le funzionalità di CMMS a una gamma di dispositivi mobili, applicazioni sul campo e siti operativi.

L'ultima generazione di CMMS è basata sul cloud e altamente mobile. Offre maggiore funzionalità con un'implementazione più veloce, una manutenzione più facile e una maggiore sicurezza dei dati.²

Il termine CMMS è spesso confuso o utilizzato in modo intercambiabile con EAM (enterprise asset management). I due condividono funzioni e obiettivi molto simili ma sono essenzialmente diversi. Per distinguere le differenze principali tra CMMS ed EAM, è utile dare un breve sguardo alla storia del CMMS e alla relazione tra CMMS, EAM e APM.

Man mano che si è evoluto, CMMS ha stabilito un fondamento per EAM. In sostanza, EAM contiene la funzionalità di CMMS³ e le loro funzioni possono sovrapporsi. Ciò che EAM porta a CMMS - grazie in parte a una maggiore connettività e condivisione delle informazioni - è la possibilità di estendersi a più siti, promuovere la collaborazione tra i reparti e fornire una più profonda integrazione con altri sistemi come ERP (enterprise resource planning).⁴

Queste funzionalità conferiscono alle soluzioni EAM un contesto aziendale più ampio che tiene conto del ciclo di vita complessivo degli asset e del suo impatto su, tra l'altro, analisi finanziaria, approvvigionamento, gestione dei processi, rischio e conformità e smaltimento degli asset. Le soluzioni CMMS tendono a concentrarsi su disponibilità e tempo di attività degli asset fissi automatizzando gli ordini di lavoro e i flussi di lavoro, pianificando il lavoro, gestendo i materiali e fornendo report e verifiche su tali attività.

CMMS ed EAM sono essenziali perché rendono più facile e più efficiente per i responsabili e i reparti di manutenzione realizzare il loro obiettivo primario: un tempo di attività affidabile.

Più a lungo gli asset e le attrezzature fisiche sono tenuti in funzione e maggiore è il valore che forniscono. Nel suo post, "The complete guide to the benefits of CMMS", la blogger di IBM Sarah Dudley sottolinea che più a lungo si riesce a tenere in esecuzione un'attrezzatura senza grosse riparazioni e maggiore è il risparmio a lungo termine.

Fornire in modo affidabile tempo di attività significa che le aziende possono accettare ed evadere ordini, soddisfare le richieste dei clienti, dare forma alle loro esperienze e prendere con fiducia una serie di decisioni che dipendono dagli asset. IBM riferisce che il 75% dei gestori di asset coinvolti in un sondaggio a essi rivolto ha indicato l'affidabilità di sistema come motivo principale per investire in EAM.

I vantaggi di CMMS includono:

Visibilità degli asset: le informazioni centralizzate nel database CMMS consentono ai responsabili e ai team di manutenzione di effettuare il richiamo quasi istantaneamente, tra le altre cose, quando è stato acquistato un asset, quando è stata eseguita la manutenzione, la frequenza dei guasti, le parti utilizzate e le classificazioni dell'efficienza.

Visibilità dei flussi di lavoro: i dashboard e le visualizzazioni possono essere regolati sui ruoli dei tecnici e di altro tipo per valutare lo stato e l'avanzamento virtualmente in tempo reale. I team di manutenzione possono scoprire rapidamente dove si trova un asset, di cosa ha bisogno, chi dovrebbe lavorare su di esso e quando.

Automazione: l'automazione di attività manuali come ordinare le parti, reintegrare l'inventario MRO, pianificare i turni, compilare le informazioni per le verifiche e altri compiti amministrativi, aiuta a risparmiare tempo, ridurre gli errori, migliorare la produttività e concentrare i team sulle attività di manutenzione e non su quelle amministrative.

Processi semplificati: gli ordini di lavoro possono essere visualizzati e tracciati da tutte le parti coinvolte. I dettagli possono essere condivisi sui dispositivi mobili per coordinare il lavoro sul campo con i centri operativi. La distribuzione e l'utilizzo dei materiali e delle risorse possono essere prioritizzati e ottimizzati.

Gestione della forza lavoro sul campo: la gestione della forza lavoro sul campo interna ed esterna può essere complessa e costosa. Le funzionalità CMMS e EAM possono unificare e mettere in campo in modo conveniente team interni e partnership esterne. Le ultime soluzioni EAM offrono progressi per quanto riguarda connettività, mobilità, realtà aumentata e blockchain per trasformare le operazioni sul campo.

Manutenzione preventiva: i dati CMMS consentono alle operazioni di manutenzione di passare da un approccio reattivo a uno proattivo, consentendo così di sviluppare una strategia di manutenzione degli asset avanzata. I dati derivati dalle attività quotidiane nonché i sensori, i contatori e le altre strumentazioni IoT possono fornire insight di processi e asset, informare misure preventive e attivare avvisi prima che si verifichi un guasto degli asset o che le loro prestazioni si deteriorino.

Congruenza e trasferimento di conoscenza: la documentazione, i manuali di riparazione e i supporti che acquisiscono le procedure di manutenzione possono essere archiviati in CMMS e associati agli asset corrispondenti. Acquisire e mantenere questa conoscenza crea procedure e lavorazioni congruenti. Preserva inoltre tale conoscenza da trasferire ai nuovi tecnici, evitando così che vada perduta insieme al personale in uscita.

Gestione della conformità: le verifiche di conformità possono, nel complesso, perturbare le operazioni di manutenzione e le attività di business a uso intensivo di asset. I dati CMMS rendono una verifica esponenzialmente più semplice generando risposte e report su misura per i requisiti di una verifica.

Salute, sicurezza e ambiente: in linea con la gestione della conformità, CMMS e EAM offrono una reportistica centrale per le preoccupazioni in materia di sicurezza, salute e ambiente. Gli obiettivi sono quelli di ridurre il rischio e mantenere un ambiente operativo sicuro. CMMS e EAM possono fornire indagini per analizzare gli incidenti o i difetti ricorrenti, la tracciabilità degli incidenti e delle azioni correttive e la gestione dei cambiamenti di processo.

Selezionare e implementare un CMMS efficace richiede una considerazione di fattori funzionali e tecnologici. I fornitori e gli utenti possono utilizzare i termini CMMS e EAM in modo intercambiabile in questo contesto e ciò è accettabile tenendo conto della sovrapposizione delle loro funzionalità.

Una delle considerazioni funzionali centrali, secondo l'analista IT IDC, è la gestione di quantità crescenti di dati; poiché il numero di fonti di dati a disposizione dei responsabili degli asset continua a crescere (sensori, dati spaziali, dati visivi ecc.), la gestione, l'unione e l'analisi di questi pool di dati in tempi rapidi sarà una sfida enorme per i professionisti EAM nei prossimi cinque anni.

IDC sottolinea inoltre che allineare le risorse di personale e sviluppo con la gestione degli asset può essere fondamentale, osservando che le risorse assegnate alla funzione sono spesso insufficienti in termini di personale, formazione e sviluppo. Questa assegnazione insufficiente di risorse erode la motivazione e crea una cultura controproducente tra il personale.

Infine, IDC afferma che modernizzare le funzioni CMMS e EAM è importante e che alcune organizzazioni devono ancora lasciarsi alle spalle i sistemi e i fogli di calcolo di un tempo per delle funzioni EAM critiche come la gestione degli ordini di riparazione, la pianificazione dei lavori e le decisioni di sostituzione/riparazione.

Le soluzioni CMMS e EAM gestiscono le sfide funzionali in diversi modi ma uno degli approcci tecnologici chiave è quello di implementare soluzioni CMMS ed EAM ospitate sul cloud come SaaS (Software as a service).

Secondo IBM, quando scelgono il software di gestione degli asset, le organizzazioni si orientano sempre di più verso SaaS (Software as a service), un modello di fornitura basato sul cloud in cui il software è ospitato centralmente da un provider ed è disponibile on demand.

SaaS, come approccio tecnologico, affronta alcuni fattori funzionali fondamentali:

• Ospitato nel cloud, il CMMS SaaS offre la flessibilità di espansione e contrazione insieme alle richieste di dati. Il vantaggio per gli utenti è che pagano solo per le risorse di dati di cui hanno bisogno invece di impegnare grossi investimenti iniziali per garantire la disponibilità di capacità per gestire il crescente influsso di dati dalla strumentazione IoT, eliminando virtualmente i costi hardware.
• SaaS può aiutare a superare le sfide relative al personale e alle risorse poiché richiede molto meno intervento e supporto da parte del reparto IT rispetto alle implementazioni in ambienti on-premises. I tecnici di CMMS, gli amministratori di CMMS e i team tecnici sul campo possono gestire il sistema perlopiù autonomamente. Di conseguenza, le spese in conto capitale relative all'IT possono essere convertite in spese e risorse operative.
• I sistemi legacy, la modernizzazione e l'utilizzo delle più recenti tecnologie per tenere il passo con le pressioni di manutenzione e operative sono anch'esse aree in cui SaaS può essere di aiuto. Gli upgrade sono effettuati dai provider di servizi nel cloud, quindi sono sempre applicate le versioni e la funzionalità più recenti. Inoltre, SaaS integra anche le nuove tecnologie più velocemente e con meno rischi. Secondo IBM, consente alle organizzazioni di testare nuovi approcci e nuove offerte per le loro attività di business a uso intensivo di asset e trovare nuovi insight e modelli operativi per un vantaggio competitivo.