Cos’è un CMMS?

Un CMMS aiuta a ottimizzare l'utilizzo e la disponibilità di attrezzature fisiche come veicoli, macchinari, comunicazioni, infrastrutture degli impianti e altri asset. I sistemi CMMS, noti anche come CMMIS o sistemi informativi computerizzati per la gestione della manutenzione, svolgono un ruolo cruciale in vari settori. Questi settori includono l'industria manifatturiera, la produzione di petrolio e gas, il settore energetico, l'edilizia, i trasporti e altri settori in cui l'infrastruttura fisica è critica.

Il cuore di un CMMS è il suo database. Il sistema dispone di un modello di dati che organizza le informazioni sugli asset che un'organizzazione addetta alla manutenzione deve mantenere, comprese le attrezzature, i materiali e altre risorse.

Le informazioni presenti in un database CMMS supportano varie funzioni del sistema, che consentono di ottenere diverse funzionalità:

Tieni traccia dei dipendenti disponibili e delle certificazioni delle attrezzature. Assegna compiti specifici e crea i team. Organizza i turni e gestisci i salari.

Memorizza, consulta e condividi le informazioni sugli asset, tra cui:

• Produttore, modello, numero di serie, classe di attrezzatura e tipologia
• Costi e codici associati
• Posizione e localizzazione
• Statistiche di prestazioni e tempi di inattività
• Documentazione associata, video e immagini come manuali di riparazione, procedure di sicurezza e garanzie
• Disponibilità di contatori, sensori e strumenti Internet delle cose (IoT)

Solitamente considerata la funzione principale del CMMS, la gestione degli ordini di lavoro include informazioni come:

• Numeri dell'ordine dei lavori
• Descrizione e priorità
• Tipo di ordine (riparazione, sostituzione, programmato)
• Cause e codici di correzione
• Personale assegnato e materiali utilizzati

La gestione degli ordini di lavoro include anche funzionalità che permettono di:

• Automatizzare la generazione degli ordini di lavoro
• Riservare materiali e attrezzatura
• Programmare e assegnare dipendenti, squadre e turni
• Controllare lo stato e monitorare i tempi di inattività
• Registrare i costi pianificati e quelli reali
• Allegare contenuti multimediali associati per documentazione, riparazione e sicurezza

Automatizza l'avvio degli ordini di lavoro in base al tempo, all'utilizzo o agli eventi generati. Utilizza la manutenzione preventiva per organizzare e associare gli asset su più ordini. Sequenzia e pianifica gli ordini di manutenzione preventiva.

Gestisci l'inventario, la distribuzione e il recupero di attrezzature e materiali per le operazioni di manutenzione e riparazione (MRO) in diverse aree di stoccaggio e distribuzione, così come in altre strutture. Gestisci i fornitori, monitora i costi dell'inventario e automatizza il riassortimento.

Genera report in diverse categorie di manutenzione, come disponibilità degli asset, utilizzo dei materiali, costi di manodopera e materiali, valutazione dei fornitori e molto altro. Analizza le informazioni per comprendere la disponibilità degli asset, i trend delle prestazioni, l'ottimizzazione dell'inventario MRP e altre informazioni per supportare le decisioni aziendali e raccogli e organizza le informazioni per gli audit.¹

Prima dei CMMS, era impensabile ottenere una visibilità dinamica e centralizzata, così come una gestione automatizzata, poiché i fascicoli cartacei nascondevano le informazioni sulla manutenzione e, successivamente, i fogli di calcolo le distribuivano.

Le grandi aziende hanno iniziato a utilizzare le prime versioni dei CMMS negli anni '60. I tecnici utilizzavano schede perforate e mainframe IBM per informare i record computerizzati e registrare le attività di manutenzione. Nel 1970, le schede perforate hanno lasciato il posto alle liste di controllo che venivano inserite nei sistemi CMMS dai tecnici a fine turno.

I CMMS hanno acquisito una maggiore diffusione tra le piccole e medie imprese negli anni '80 e '90, poiché i computer sono diventati più piccoli, più economici, più distribuiti e più connessi. Negli anni '90, il CMMS ha iniziato a condividere le informazioni attraverso le reti locali.

Gli anni 2000 videro emergere le intranet e la connettività basata su web, che espansero le funzionalità di CMMS a diversi dispositivi mobili, a diverse applicazioni sul campo e siti operativi.

L'ultima generazione di CMMS è basata sul cloud ed è altamente mobile. Offre funzionalità più ampie grazie all'implementazione più rapida, alla manutenzione più semplice e alla maggiore sicurezza dei dati.²

Il termine CMMS viene spesso confuso o utilizzato come sinonimo di gestione aziendale degli asset (EAM). I due sistemi condividono funzionalità e obiettivi simili, ma sono essenzialmente diversi. Per distinguere le differenze chiave tra CMMS ed EAM, è utile prendere brevemente in considerazione la storia del CMMS e il rapporto tra CMMS, EAM e asset performance management.

Nella sua evoluzione, il CMMS ha gettato le basi per l'EAM. Di fatto, l'EAM contiene le funzionalità di CMMS,³ e le loro funzioni possono sovrapporsi. Ciò che l'EAM apporta al CMMS, in parte grazie alla maggiore connettività e alla condivisione delle informazioni, è la capacità di spaziare tra i siti, di favorire la collaborazione tra i reparti e di fornire un'integrazione più profonda con altri sistemi, come la pianificazione delle risorse aziendali.

Queste funzionalità danno ai sistemi EAM un contesto di business più ampio, che prende in considerazione il ciclo di vita globale degli asset e il suo impatto su analisi finanziaria, approvvigionamenti, gestione dei processi, rischi, conformità, smaltimento degli asset e molto altro. I sistemi CMMS tendono a concentrarsi sulla disponibilità degli asset fissi e sul tempo di attività automatizzando gli ordini di lavoro e i workflow, pianificando la manodopera, gestendo i materiali e fornendo report e audit su queste attività.

Il CMMS e l'EAM sono essenziali perché semplificano e rendono più efficiente per i reparti e i responsabili della manutenzione raggiungere il proprio obiettivo primario, ovvero un tempo di attività affidabile.

Quanto più a lungo le aziende mantengono e gestiscono asset e attrezzature fisiche, tanto maggiore sarà il valore che produrranno. La blogger IBM Sarah Dudley fa notare che "più riusciamo a tenere in funzione un'attrezzatura senza dover effettuare grandi riparazioni, più si risparmia nel lungo periodo."²

Fornire un tempo di attività affidabile significa che le aziende possono accettare ed evadere gli ordini, soddisfare le richieste dei clienti, plasmare le esperienze del cliente e prendere varie decisioni dipendenti dagli asset. IBM rileva che, in base a un sondaggio svolto tra i manager degli asset, il 75% di essi indica l'affidabilità dei sistemi quale motivo principale per investire nell'EAM.

I benefici del CMMS includono:

Le informazioni centralizzate nel database CMMS consentono ai responsabili e ai team di manutenzione di accedere quasi istantaneamente ai dati sugli asset. Questi dati includono dettagli come le date di acquisto degli asset, i registri di manutenzione, la frequenza dei guasti, le parti utilizzate, i punteggi di efficienza e molto altro.

I tecnici e gli altri ruoli possono personalizzare dashboard e visualizzazioni per valutare lo stato e i progressi pressoché in tempo reale. I team di manutenzione possono scoprire rapidamente dove si trova un asset, di cosa necessita e chi debba lavorarci e quando.

Automatizzando compiti come l'ordine di pezzi di ricambio, il rifornimento dell'inventario MRO, la programmazione dei turni, la compilazione di informazioni per gli audit e altre attività amministrative, è possibile risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare la produttività. Questo approccio consente ai team di concentrarsi sulle attività di manutenzione anziché su quelle di amministrazione.

Tutte le parti coinvolte possono visualizzare e tenere traccia degli ordini di lavoro. I team possono condividere le informazioni tramite dispositivi mobili al fine di coordinare il lavoro sul campo con i centri operativi. La distribuzione e l'utilizzo di materiali e risorse possono essere ottimizzati e organizzati in base alle priorità.

Gestire la forza lavoro interna e quella esterna operante sul campo può essere complesso e costoso. Le funzionalità CMMS ed EAM permettono di unificare e distribuire in modo efficace i team interni e le collaborazioni esterne. Le recenti soluzioni EAM offrono miglioramenti in termini di connettività, mobilità, realtà aumentata e blockchain per trasformare le operazioni sul campo.

I dati CMMS permettono alle operazioni di manutenzione di passare da un approccio reattivo a uno proattivo, consentendo lo sviluppo di una strategia di manutenzione degli asset avanzata. I dati derivati dalle attività quotidiane, così come da sensori, contatori e altri strumenti IoT possono fornire insight su processi e asset, informare su misure preventive e attivare avvisi prima che gli asset si guastino o riducano le proprie prestazioni.

Il CMMS può memorizzare documentazione, manuali per le riparazioni e supporti multimediali che catturano le procedure di manutenzione e le collegano agli asset pertinenti. Questa memorizzazione e gestione delle informazioni conduce a procedure e lavorazioni coerenti, oltre a garantire la conservazione e il trasferimento di queste conoscenze ai nuovi tecnici, invece di perderle quando i dipendenti se ne vanno.

Gli audit di conformità possono interrompere le operazioni di manutenzione e le attività con elevato utilizzo di asset nel loro complesso. I dati CMMS semplificano enormemente gli audit generando risposte e report su misura per le richieste specifiche degli audit stessi.

In linea con la gestione della conformità, CMMS ed EAM offrono una reportistica centralizzata per questioni relative a sicurezza, salute e ambiente. Gli obiettivi sono la riduzione dei rischi e il mantenimento di un ambiente operativo sicuro. CMMS ed EAM possono fornire indagini per analizzare incidenti o difetti ricorrenti, tracciabilità degli incidenti e delle azioni correttive e gestione delle modifiche ai processi.

La scelta e l'implementazione di un CMMS implicano la valutazione di alcuni fattori funzionali e tecnologici. I fornitori e gli utilizzatori potrebbero usare i termini CMMS ed EAM come sinonimi in questo contesto; questo è accettabile a causa della sovrapposizione delle loro funzionalità.

Una delle considerazioni più importanti dal punto di vista funzionale secondo l'analista IT IDC, è la gestione di una quantità sempre più grande di dati: "Con l'aumentare delle origini dei dati a disposizione degli asset manager (come sensori, dati spaziali e dati visivi), nei prossimi cinque anni gestire, riunire e analizzare rapidamente questi pool di dati sarà una sfida enorme per i professionisti EAM".

IDC indica anche che l'allineamento delle risorse umane e di sviluppo con la gestione degli asset sarà fondamentale: "La funzione è spesso carente di personale, formazione e sviluppo. Questa mancanza erode la motivazione e crea una cultura controproducente fra i dipendenti".

Infine, IDC afferma che modernizzare le funzioni CMMS e EAM è fondamentale, poiché "alcune organizzazioni non sono ancora passate dai sistemi legacy e dai fogli di calcolo a funzioni EAM critiche come la gestione degli ordini di riparazione, la pianificazione del lavoro e le decisioni sulle sostituzioni o le riparazioni".

Le piattaforme CMMS ed EAM gestiscono le problematiche funzionali in diversi modi. Uno degli approcci tecnologici chiave consiste nell'implementare le soluzioni CMMS ed EAM in hosting su cloud come Software-as-a-Service (SaaS).

Secondo IBM, "nella scelta del software di gestione degli asset, le organizzazioni gravitano sempre più verso SaaS, un modello di distribuzione basato su cloud in cui il software è in hosting centralmente presso un fornitore ed è disponibile su richiesta".

Come approccio tecnologico, il SaaS si rivolge ad alcuni fattori funzionali primari:

• In hosting su cloud, il CMMS SaaS offre la flessibilità di espandersi e contrarsi a seconda delle esigenze a livello di dati. Gli utenti traggono beneficio dal fatto di pagare solo per le risorse dati di cui necessitano, anziché effettuare grandi investimenti iniziali. Questo approccio garantisce la capacità di gestire il crescente afflusso di dati dalla strumentazione IoT, eliminando virtualmente i costi hardware.
• Il SaaS aiuta a risolvere le problematiche di carenza di personale e risorse, poiché richiede una quantità notevolmente inferiore di interventi e assistenza da parte dell'IT rispetto alle implementazioni on-premise. Gli ingegneri e gli amministratori CMMS, così come i team tecnici sul campo, possono gestire il sistema in gran parte da soli. Questo approccio consente di convertire le spese in conto capitale per l'IT in risorse e spese operative.
• I sistemi legacy, la modernizzazione e l'utilizzo delle tecnologie più recenti per restare al passo con la manutenzione e le pressioni operative sono altre aree in cui il SaaS può aiutare. I fornitori di servizi effettuano aggiornamenti nel cloud e applicano costantemente le versioni e le funzionalità più recenti. Inoltre, il SaaS integra anche le nuove tecnologie più velocemente e con meno rischi.