Cos’è un CMMS?
È l’acronimo di Computerized Maintenance Management System, cioè un software che aiuta a gestire le risorse, pianificare la manutenzione e tracciare le commesse.
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due uomini che parlano in un deposito
Cos'è un CMMS (computerized maintenance management system)?

Un computerized maintenance management system o CMMS è un software che centralizza le informazioni sulla manutenzione e facilita i processi delle operazioni di manutenzione. Aiuta a ottimizzare l'utilizzo e la disponibilità di attrezzature fisiche come veicoli, macchinari, comunicazioni, infrastrutture di stabilimenti e altri asset. Indicati anche come CMMIS o computerized maintenance management information system, i sistemi CMMS vengono utilizzati nel settore manifatturiero, nella produzione di olio e gas, nella generazione di energia, nei settori delle costruzioni, dei trasporti e in altri settori in cui l'infrastruttura fisica rappresenta un elemento critico.

L'elemento principale di un CMMS è il suo database. Dispone di un modello di dati che organizza le informazioni relative agli asset che un'organizzazione di manutenzione è incaricata di manutenere, così come le attrezzature, i materiali e le altre risorse per farlo.

Come funziona un CMMS?

Le informazioni contenute in un database CMMS supportano varie funzioni del sistema, che consentono le seguenti funzionalità:

Gestione risorse e manodopera: Tieni traccia dei dipendenti disponibili e delle certificazioni delle attrezzature. Assegna attività specifiche e riunisci il personale. Organizza i turni e gestisci le retribuzioni.

Registro asset: Archivia, accedi e condividi le informazioni sugli asset come:

  • Produttore, modello, numero di serie e classe e tipo di attrezzatura
  • Costi e codici associati
  • Ubicazione e posizione
  • Statistiche di prestazioni e tempi di inattività
  • Documentazione, video e immagini associati quali manuali di riparazione, procedure di sicurezza e garanzie
  • Disponibilità di contatori, sensori e strumentazione IoT (Internet of Things)

Order management (Gestione degli ordini) di lavoro: solitamente vista come la funzione principale di CMMS, l'order management (gestione degli ordini) di lavoro include informazioni quali:

  • Numero dell'ordine di lavoro
  • Descrizione e priorità
  • Tipo di ordine (riparazione, sostituzione, pianificato)
  • Causa e codici rimedio
  • Personale assegnato e materiali utilizzati
L'

order management (gestione degli ordini) di lavoro include anche le funzionalità per:

  • Automatizzare la generazione degli ordini di lavoro
  • Riservare materiali e attrezzature
  • Pianificare e assegnare dipendenti, squadre e turni
  • Riesaminare lo stato e tenere traccia del tempo di inattività
  • Registrare i costi pianificati ed effettivi
  • Allegare la documentazione e i supporti di riparazione e sicurezza associati

Manutenzione preventiva: Automatizza l'avvio degli ordini di lavoro in base al tempo, all'utilizzo o a eventi scatenanti. Utilizza la manutenzione preventiva per organizzare e associare gli asset tra più ordini. Metti in sequenza e pianifica gli ordini di lavoro preventivi.

Gestione dei materiali e dell'inventario: Crea l'inventario, distribuisci e recupera attrezzature e materiali per le operazioni di manutenzione e riparazione (MRO, maintenance and repair operations) nelle aree di stoccaggio, nei centri di distribuzione e negli impianti. Gestisci i fornitori, tieni traccia dei costi d'inventario e automatizza il riapprovvigionamento.

Creazione di report, analisi e verifica: Genera report in tutte le categorie di manutenzione come, ad esempio, la disponibilità degli asset, l'utilizzo dei materiali, i costi di manodopera e materiali, le valutazioni dei fornitori e alto ancora. Analizza le informazioni per comprendere la disponibilità degli asset, le tendenze delle prestazioni, l'ottimizzazione dell'inventario MRO e altre informazioni per supportare le decisioni aziendali e raccogliere e organizzare le informazioni per le verifiche.¹

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La storia di CMMS

Prima di CMMS, ottenere una visibilità dinamica e centralizzata e una gestione automatizzata era irrealizzabile perché le informazioni di manutenzione erano sepolte in fascicoli cartacei e, successivamente, sparse in vari fogli di calcolo.

Le prime versioni di CMMS sono apparse negli anni '60 del secolo scorso ed erano di solito utilizzate dalle grandi imprese. I tecnici utilizzavano le schede perforate e i mainframe IBM per passare le informazioni ai registri informatizzati e tenere traccia delle attività di manutenzione. Negli anni '70, le schede perforate sono state sostituite da checklist immesse nei sistemi CMMS dai tecnici alla fine del proprio turno.

Negli anni '80 e '90, CMMS si diffuse maggiormente nelle aziende più piccole e in quelle di medie dimensioni man mano che i computer diventavano più piccoli, convenienti, distribuiti e connessi. Negli anni '90, CMMS cominciò a condividere informazioni nelle LAN (local area network).

Gli anni 2000 hanno visto l'emergere di intranet e connettività basata sul web che hanno ampliato le funzionalità di CMMS a una gamma di dispositivi mobili, applicazioni sul campo e siti operativi.

L'ultima generazione di CMMS è basata sul cloud ed è altamente mobile. Offre maggiore funzionalità con un'implementazione più veloce, una manutenzione più facile e una maggiore sicurezza dei dati.²

EAM e CMMS: qual è la differenza?

Il termine CMMS è spesso confuso o utilizzato in modo intercambiabile con EAM (enterprise asset management). I due condividono funzioni e obiettivi molto simili ma sono essenzialmente diversi. Per individuare le principali differenze tra CMMS e EAM, è utile dare uno sguardo alla storia di CMMS e alla relazione tra CMMS, EAM e APM.

Man mano che si è evoluto, CMMS ha stabilito un fondamento per EAM. In sostanza, EAM contiene la funzionalità di CMMS,³ e le relative funzioni possono sovrapporsi. Ciò che EAM aggiunge a CMMS - grazie in parte a una maggiore connettività e condivisione delle informazioni - è la possibilità di estendersi su più siti, promuovere la collaborazione tra i reparti e fornire una più profonda integrazione con altri sistemi come ERP (enterprise resource planning).

Queste funzionalità conferiscono alle soluzioni EAM un contesto aziendale più ampio che tiene conto del ciclo di vita complessivo degli asset e del suo impatto su, tra l'altro, analisi finanziaria, approvvigionamento, gestione dei processi, rischio e conformità e smaltimento degli asset e altro ancora. Le soluzioni CMMS tendono a concentrarsi su disponibilità e tempo di attività degli asset fissi automatizzando gli ordini di lavoro e i flussi di lavoro, pianificando il lavoro, gestendo i materiali e fornendo report e verifiche su tali attività.

Leggi: Comprendere l'impatto e il valore di EAM (PDF, 798 KB)

Perché il tempo di attività è così importante?


CMMS ed EAM sono essenziali perché rendono più facile e più efficiente per i responsabili e i reparti di manutenzione realizzare il loro obiettivo primario: un tempo di attività affidabile.

Più a lungo gli asset e le attrezzature fisiche sono tenuti in funzione e maggiore è il valore che forniscono. Nel suo post, "The complete guide to the benefits of CMMS", la blogger di IBM Sarah Dudley sottolinea che più a lungo si riesce a tenere in esecuzione un'attrezzatura senza grosse riparazioni e maggiore è il risparmio a lungo termine.

Fornire in modo affidabile tempo di attività significa che le aziende possono accettare ed evadere ordini, soddisfare le richieste dei clienti, dare forma alle loro esperienze e prendere con fiducia una serie di decisioni che dipendono dagli asset. IBM riferisce che il 75% dei gestori di asset coinvolti in un sondaggio a essi rivolto ha indicato l'affidabilità di sistema come motivo principale per investire in EAM.

 

Quali sono i vantaggi di un CMMS?

vantaggi di CMMS  includono:

Visibilità degli asset:  Le informazioni centralizzate nel database CMMS consentono ai responsabili e ai team di manutenzione di richiamare quasi istantaneamente, tra le altre cose, quando è stato acquistato un asset, quando è stata eseguita la manutenzione, la frequenza dei guasti, le parti utilizzate, le classificazioni dell'efficienza e altro ancora.

Visibilità dei flusso di lavoro:  I dashboard e le visualizzazioni possono essere regolati sui ruoli dei tecnici e di altro tipo per valutare lo stato e l'avanzamento virtualmente in tempo reale. I team di manutenzione possono scoprire rapidamente dove si trova un asset, di cosa ha bisogno, chi dovrebbe lavorare su di esso e quando.

Automazione:  L'automazione di attività manuali come ordinare le parti, reintegrare l'inventario MRO, pianificare i turni, compilare le informazioni per le verifiche e altri compiti amministrativi, aiuta a risparmiare tempo, ridurre gli errori, migliorare la produttività e concentrare i team sulle attività di manutenzione e non su quelle amministrative.

Processi semplificati:  Gli ordini di lavoro possono essere visualizzati e monitorati da tutte le parti coinvolte. I dettagli possono essere condivisi sui dispositivi mobili per coordinare il lavoro sul campo con i centri operativi. La distribuzione e l'utilizzo dei materiali e delle risorse possono essere ordinati in base a priorità e ottimizzati.

Gestione della forza lavoro sul campo:  La gestione del personale interno ed esterno sul campo può essere un'attività complessa e costosa. Le funzionalità CMMS e EAM possono unificare e mettere in campo in modo conveniente team interni e partnership esterne. Le soluzioni EAM più recenti offrono miglioramenti in termini di connettività, mobilità, realtà aumentata e blockchain per trasformare le operazioni sul campo.

Manutenzione preventiva:  I dati CMMS consentono alle operazioni di manutenzione di passare da un approccio reattivo a uno proattivo, in modo da poter sviluppare una  strategia di manutenzione degli asset  avanzata. I dati derivati dalle attività quotidiane nonché i sensori, i contatori e le altre strumentazioni IoT possono fornire insight su processi e asset, fornire informazioni su misure preventive e attivare avvisi prima che si verifichi un guasto degli asset o un peggioramento delle prestazioni.

Coerenza e trasferimento delle competenze:  La documentazione, i manuali di riparazione e i supporti che contengono le procedure di manutenzione possono essere archiviati in CMMS e associati agli asset corrispondenti. Acquisire e mantenere questa conoscenza crea procedure e lavorazioni congruenti. Preserva inoltre tale conoscenza da trasferire ai nuovi tecnici, evitando così che vada perduta insieme al personale in uscita.

Gestione delle conformità:  Le verifiche di conformità possono, nel complesso, perturbare le operazioni di manutenzione e le attività aziendali ad uso intensivo di asset. I dati CMMS rendono una verifica esponenzialmente più semplice generando risposte e report su misura per i requisiti di una verifica.

Salute, sicurezza e ambiente:  In linea con la gestione della conformità, CMMS ed EAM offrono report centralizzati per problemi di sicurezza, integrità e ambiente. Gli obiettivi sono quelli di ridurre il rischio e mantenere un ambiente operativo sicuro. CMMS e EAM possono fornire indagini per analizzare gli incidenti o i difetti ricorrenti, la tracciabilità degli incidenti e delle azioni correttive e la gestione delle modifiche di processo.

Guarda in che modo EAM contribuisce alla gestione dei servizi sul campo
Considerazioni in fase di selezione del software CMMS

La selezione e l'implementazione di un CMMS efficace richiedono la considerazione di fattori funzionali e tecnologici. I fornitori e gli utenti possono utilizzare i termini CMMS e EAM in modo intercambiabile in questo contesto e ciò è accettabile tenendo conto della sovrapposizione delle rispettive funzionalità.

Una delle considerazioni funzionali centrali,  secondo l'analista IT IDC, è la gestione di quantità crescenti di dati; osserva infatti che poiché il numero di fonti di dati a disposizione dei responsabili degli asset continua a crescere (sensori, dati spaziali, dati visivi ecc.), la gestione, l'unione e l'analisi di questi pool di dati in tempi rapidi sarà una sfida enorme per i professionisti EAM nei prossimi cinque anni."

IDC sottolinea inoltre che allineare le risorse di personale e sviluppo con la gestione degli asset può essere fondamentale, osservando che "Le risorse assegnate alla funzione sono spesso insufficienti in termini di personale, formazione e sviluppo. Questa assegnazione insufficiente di risorse erode la motivazione e crea una cultura controproducente tra il personale."

Infine, IDC afferma che modernizzare le funzioni CMMS e EAM è importante e che alcune organizzazioni devono ancora lasciarsi alle spalle i sistemi e i fogli di calcolo di un tempo per delle funzioni EAM critiche come l'order management (gestione degli ordini) di riparazione, la pianificazione dei lavori e le decisioni di sostituzione/riparazione.

Infografica: IBM Maximo aiuta a ottimizzare asset e operazioni (1,7 MB)
La spinta a SaaS

Le soluzioni CMMS e EAM gestiscono le sfide funzionali in diversi modi ma uno dei principali approcci tecnologici è quello di implementare soluzioni CMMS ed EAM ospitate sul cloud come SaaS (Software as a service).

Secondo IBM, "Quando scelgono il software di gestione degli asset, le organizzazioni si orientano sempre di più verso SaaS (Software as a service), un modello di fornitura basato sul cloud in cui il software è ospitato centralmente da un provider ed è disponibile on demand."

SaaS, come approccio tecnologico, affronta alcuni fattori funzionali fondamentali:

  • Ospitato nel cloud, il sistema CMMS SaaS offre la flessibilità di espandersi e contrarsi in base alle richieste di dati. Il vantaggio per gli utenti è che pagano solo per le risorse di dati di cui hanno bisogno invece di impegnare grossi investimenti iniziali per garantire la capacità per gestire il crescente influsso di dati dalla strumentazione IoT, eliminando virtualmente i costi hardware.
  • SaaS può aiutare a superare le sfide relative al personale e alle risorse poiché richiede molto meno intervento e supporto da parte del reparto IT rispetto alle implementazioni in ambienti on-premise. I tecnici di CMMS, gli amministratori di CMMS e i team tecnici sul campo possono gestire il sistema perlopiù autonomamente. Di conseguenza, le spese in conto capitale relative all'IT possono essere convertite in spese e risorse operative.
  • I sistemi legacy, la modernizzazione e l'utilizzo delle più recenti tecnologie per tenere il passo con le pressioni di manutenzione e operative sono anch'esse aree in cui SaaS può essere di aiuto. Gli aggiornamenti sono effettuati dai service provider nel cloud, quindi sono sempre applicate le versioni e la funzionalità più recenti. Inoltre, SaaS integra anche le nuove tecnologie più velocemente e con meno rischi. 
Case study Pacific Northwest National Laboratory

Per garantire il corretto funzionamento delle costose attrezzature da laboratorio, il Pacific Northwest National Laboratory ha adottato Maximo come un approccio automatizzato e integrato alla gestione degli asset, aiutando i team a coordinare le risorse e a gestire gli asset.

Sodexo sta utilizzando la tecnologia per gestire asset e infrastruttura in un'ampia gamma di tipi di impianti. Porta 24.000 edifici e 1,2 milioni di asset al cloud con una soluzione EAM SaaS e riduce il TCO (total cost of ownership) del 20%.

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