EDI et intégration ERP : bonnes pratiques, avantages et défis
L’intégration EDI-ERP est la connexion d’une plateforme d’échange de données informatisé (EDI) avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) afin d’assurer un flux de données automatique, efficace et transparent entre les plateformes EDI et ERP.
L’intégration EDI-ERP permet d’automatiser et d’accélérer le traitement, d’améliorer l’efficacité opérationnelle, d’accélérer les cycles de commande et de paiement, d’améliorer la visibilité des stocks et de la chaîne d’approvisionnement, de réduire les coûts d’exploitation et bien plus encore.
EDI et ERP, en bref
Les solutions EDI permettent la transmission automatique de données et de documents commerciaux électroniques standardisés (souvent appelés messages EDI). L’EDI est principalement utilisé comme une intégration B2B pour l’échange de documents tels que des factures, des bons de commande et des avis d’expédition, mais il est également utilisé entre des systèmes internes disparates, tels que les ERP et les systèmes CRM.
Les systèmes ERP gèrent et optimisent les fonctions, les processus et les workflows d’une entreprise grâce à l’automatisation et à l’intégration. Ils sont utilisés pour gérer divers processus métier, notamment la finance, la fabrication, les achats, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et plus encore.
L’intégration EDI-ERP relie les plateformes EDI aux systèmes ERP internes afin de faciliter le flux d’informations automatique et transparent entre les deux systèmes. Sans l’intégration, les données EDI doivent être saisies manuellement dans l’ERP et dans d’autres systèmes internes (et inversement, depuis les systèmes internes vers le logiciel EDI).
Il existe plusieurs façons d’intégrer les plateformes EDI et les solutions ERP, notamment les intégrations natives au sein des logiciels ERP ou EDI, les intégrations intermédiaires telles que les plateformes iPaaS, l’intégration personnalisée basée sur une API, l’intégration au niveau de la base de données, l’intégration basée sur des fichiers et les services EDI gérés.
Intégration directe
Certaines plateformes EDI proposent des connecteurs natifs ou des modules conçus spécifiquement pour les systèmes ERP populaires. Ces intégrations sont des intégrations prédéfinies, fournies par le fournisseur, conçues pour la structure de données et les workflows spécifiques d’un ERP. Bien que ces intégrations utilisent souvent des interfaces de programmation d’applications (API) pour l’échange d’informations, c’est le fournisseur qui développe et maintient ces API, plutôt que l’entreprise cliente.
Ces intégrations présentent une solution prête à l’emploi qui permet une connexion directe entre les logiciels EDI et ERP ainsi que la traduction automatique des documents EDI. Bien qu’une intégration directe réduise considérablement le travail de codage et d’installation, comme c’est le cas pour la plupart des processus d’intégration, un certain niveau de configuration et de transformation des données peut encore être nécessaire pour tenir compte des différences dans les processus métier et les structures de données entre les partenaires commerciaux.
Par exemple, une entreprise peut toujours avoir besoin de cartographier des champs personnalisés ou des structures de données non standard aux segments EDI, de s’adapter aux partenaires commerciaux qui utilisent des champs facultatifs de différentes manières, de catégoriser les produits différemment ou de créer une logique spécifique à l’entreprise pour diverses structures de tarification, différents codes, différents identifiants et différentes conventions de dénomination.
Parce qu’il n’y a pas d’« intermédiaire », l’intégration directe est souvent une option rapide et de haute performance. Cependant, l’enfermement propriétaire peut être un problème.
Plateformes middleware/iPaaS
Les entreprises utilisent souvent des middlewares d’intégration tels que les plateformes iPaaS pour relier les systèmes EDI et ERP. Les plateformes iPaaS sont des suites d’outils et de solutions en libre-service basés sur le cloud, utilisés pour intégrer des données provenant de plusieurs applications ou plateformes.
Les plateformes iPaaS sont généralement utilisées pour connecter plusieurs systèmes d’entreprise, au-delà de l’intégration EDI et ERP, et sont des options populaires pour les grandes entreprises qui ont besoin d’un échange de données transparent entre de nombreux systèmes internes et externes.
Intégration basée sur les API
L’intégration basée sur l’API peut fournir les mêmes fonctionnalités qu’une intégration directe (tout en offrant une plus grande flexibilité qu’une intégration directe proposée par le fournisseur), mais dans ce scénario, l’entreprise cliente ou un tiers sous contrat (et non le fournisseur du logiciel EDI), renforce l’intégration entre les systèmes. Les systèmes EDI modernes peuvent exposer et consommer des API, souvent REST ou SOAP, qui communiquent avec un système ERP, et les développeurs d’une entreprise construisent la connexion, écrivant du code pour les appels API des deux côtés, cartographiant les champs de données entre les systèmes, créant la logique de transformation et plus encore.
C’est une option flexible qui offre à une entreprise un grand contrôle : les développeurs d’une entreprise peuvent adapter l’intégration à leurs systèmes et à leurs besoins spécifiques. Toutefois, une telle solution nécessite un développement et une maintenance continus, et cette responsabilité incombe aux équipes internes.
Intégration au niveau de la base de données
Dans ce scénario, le logiciel EDI écrit directement dans les tables de préparation d’une base de données ERP, ou les deux systèmes écrivent et lisent dans une base de données partagée. Cela peut être une option rapide, mais elle nécessite une gestion minutieuse pour atténuer les risques liés à l’intégrité des données. Les mises à jour du système peuvent également être compliquées dans ce modèle de base de données partagée.
Intégration basée sur les fichiers
En tant qu’approche traditionnelle, cette intégration consiste à simplement échanger des données « fichiers plats », comme avec des fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules), XML (langage de balisage extensible) ou TXT (texte), souvent via des dossiers partagés ou des serveurs SFTP.
Option simple et fiable, elle est plus lente que les options en temps réel proposées dans cet article et nécessite une surveillance des fichiers et une gestion des erreurs. C’est l’intégration la plus « low-tech » et elle pourrait être satisfaisante pour les petites entreprises ayant des besoins d’échange de données moins intensifs. L’un des inconvénients majeurs de l’intégration basée sur les fichiers est le goulot d’étranglement que représentent le chargement et le téléchargement des fichiers, ce qui signifie qu’il n’y a pas de visibilité en temps réel sur les opérations en cours.
Services EDI gérés
Certains fournisseurs EDI proposent des services d’intégration ERP. Ces services vont des options préconfigurées pour les systèmes ERP populaires (comme les intégrations natives mentionnées précédemment) à des options entièrement gérées incluant la création d’intégrations personnalisées, ainsi que la gestion et la maintenance des intégrations.
Les principaux avantages de l’intégration ERP-EDI incluent :
L’intégration des systèmes EDI et ERP permet la traduction et le transfert automatiques des données entre les systèmes, ce qui élimine le besoin de ressaisir manuellement les données reçues par le biais d’une plateforme EDI et accélère les délais de traitement. Le transfert automatique permet également de réduire les erreurs de saisie et le temps nécessaire pour les corriger.
Les bons de commande, les avis d’expédition et les autres documents se déplacent de façon fluide à l’intérieur et hors des systèmes ERP, ce qui réduit les temps de cycle order-to-cash et procure-to-pay.
Les mouvements de la chaîne d’approvisionnement et les mises à jour des stocks sont automatiquement enregistrés en temps réel dans les systèmes ERP, ce qui permet aux équipes de disposer d’informations plus précises sur l’état des bons de commande, des factures, des expéditions, etc. Cette visibilité peut contribuer à renforcer la prise de décision et les prévisions.
Comme le transfert automatique des données permet d’éliminer les erreurs de saisie, les documents égarés et d’autres problèmes, l’intégration ERP-EDI peut réduire les coûts de correction des erreurs, tels que les rétrofacturations et les pénalités.
Les vitesses de transfert accélérées et la visibilité améliorée offertes par un échange automatisé peuvent également prévenir les fuites de revenus, de l’argent qu’une entreprise gagne mais ne collecte pas en raison d’erreurs, d’inefficacités ou de lacunes dans le workflow, réduisant les pertes financières, opérationnelles et liées aux données.
Lorsqu’une entreprise se développe et ajoute des partenaires commerciaux, un système intégré et automatisé peut traiter le volume accru de transactions plus efficacement et plus rapidement qu’un système de saisie manuelle. Une intégration bien configurée peut permettre à une entreprise d’évoluer sans frais de personnel supplémentaires ni délais de traitement.
La documentation automatique de toutes les transactions peut simplifier les processus d’audit et les examens de conformité, aidant ainsi les entreprises à répondre aux exigences réglementaires.
Les défis les plus courants en matière d’intégration EDI-ERP sont les suivants :
L’EDI utilise des formats standardisés (tels que X12 ou EDIFACT) avec des structures segmentaires spécifiques. L’ERP et d’autres systèmes internes ont leurs propres modèles de données. Pour réussir une intégration, les formats de données doivent être traduits avec précision et les champs cartographiés minutieusement entre les systèmes. Lors de la configuration de la logique de transformation, les problèmes les plus fréquents sont la gestion des champs facultatifs, les champs qui doivent être renseignés dans plusieurs tables et les différents formats de date.
L’EDI repose sur la précision des données de référence (tarification, codes produits, adresses, par exemple). Les incohérences entre les saisies ERP et les données attendues par les partenaires peuvent entraîner des problèmes d’intégration et de transfert. Le maintien de données synchronisées sur plusieurs plateformes et entre plusieurs partenaires commerciaux représente un défi permanent.
Les exigences peuvent varier selon les partenaires commerciaux. Par exemple, les partenaires peuvent utiliser différentes normes EDI et des champs de données personnalisés ou avoir des exigences spécifiques de validation. L’intégration d’un nouveau partenaire et la configuration d’une intégration qui fonctionne avec son système unique peuvent nécessiter des changements de cartographie, plusieurs séries de tests, une coordination et une communication claires, ainsi que du temps.
Bien qu’un système automatisé offre souvent de meilleures performances et une plus grande évolutivité que son homologue manuel, l’augmentation des volumes de transactions, les transformations complexes et les documents EDI volumineux peuvent provoquer des goulots d’étranglement et compliquer les intégrations.
Les entreprises manquent souvent des capacités de surveillance multiplateforme nécessaires pour une visibilité sur les workflows intégrés. Il peut donc être difficile de repérer les transactions qui ont échoué. En l’absence de processus clairs pour identifier les transactions échouées, de mécanismes de relance automatisés ou de protocoles et de méthodes d’examen manuel clairs, les entreprises peuvent avoir du mal à gérer les erreurs.
Les transactions EDI contiennent souvent des informations commerciales sensibles et nécessitent un chiffrement et des pistes d’audit pour rester conformes. De plus, chaque partenaire commercial peut avoir des exigences différentes en matière de conformité et d’autorisation EDI. Répondre aux exigences de conformité et de sécurité des différents partenaires commerciaux peut compliquer considérablement les intégrations.
Les mises à jour logicielles, les modifications d’API et autres ajustements des composants d’intégration nécessitent souvent de nouvelles phases de configuration, de tests et de dépannage. Tout cela prend du temps, sans compter le nombre de partenaires pour lesquels les intégrations doivent être maintenues.
Pour atténuer au mieux les difficultés d’intégration et tirer le meilleur parti des avantages potentiels de l’intégration, les entreprises établissent souvent des priorités :
Une base solide
Choisissez une solution d’intégration adaptée aux besoins de l’entreprise et aux ressources disponibles. Une entreprise qui prévoit d’intégrer plusieurs systèmes internes à une plateforme EDI, qui dispose de ressources de développement limitées ou qui s’attend à ajouter régulièrement de nouveaux partenaires et intégrations peut choisir une plateforme iPaaS qui permet de centraliser les intégrations et fournit des connecteurs préconfigurés et des solutions low-code (plutôt que de créer toutes les intégrations en interne). Quelle que soit l’orientation stratégique, l’essentiel est qu’elle soit mûrement réfléchie et planifiée.
Nettoyez les données avant de créer une intégration, en vérifiant l’exactitude des codes produits, des tableaux de prix et d’autres données dans un ERP. Des structures claires et complètes de gouvernance des données peuvent aider à maintenir un système ordonné.
Fiabilité du système
Établissez un principe fondamental de gestion des erreurs. Les intégrations réussies incluent souvent des relances automatiques pour les échecs transitoires, des journaux générés automatiquement pour toutes les transactions et des étapes claires pour les exceptions qui nécessitent une intervention manuelle.
La fiabilité d’un système repose en grande partie sur la qualité des données, les incohérences et les problèmes de formatage étant des causes courantes d’échec. Ainsi, plusieurs points de validation de données doivent être intégrés au système. Cette précaution permet de garantir la qualité des données lorsqu’elles entrent et sortent d’un système ERP et de valider régulièrement les données au sein même de l’ERP. La détection proactive permet de signaler les erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes plus importants et plus coûteux et contribue à un système globalement plus fiable.
Observabilité
Une entreprise qui peut visualiser l’état de santé de son système en temps réel est mieux équipée pour procéder aux ajustements nécessaires afin d’éviter les erreurs et la dégradation des performances. Les entreprises créent souvent des tableaux de bord qui permettent à diverses parties prenantes, et pas simplement au personnel informatique, de consulter les taux de réussite, l’état des commandes, les problèmes de traitement, les échecs de transfert, etc., en temps réel.
Ces informations aident les équipes à accélérer les processus et à améliorer les relations avec les partenaires. Un système observable facilite également la création automatique de traces d’audit. Ces journaux de transactions détaillés sont d’une valeur inestimable pour résoudre les problèmes d’intégration ou les divergences avec les partenaires commerciaux.
Concilier évolutivité et flexibilité
Il est judicieux de créer les intégrations en tenant compte de la croissance : comment le système peut-il être conçu pour gérer des partenaires commerciaux supplémentaires et des volumes de transactions plus importants ? Et à quoi pourraient ressembler ces charges à mesure que l’entreprise se développe ? Le traitement de ces questions dès le départ, suivi de séries de tests de charge, permet de mettre en évidence les goulots d’étranglement avant qu’ils n’affectent les workflows de l’entreprise.
Cependant, les solutions sur mesure ne constituent pas les systèmes les plus évolutifs. Bien que chaque partenaire puisse nécessiter un certain degré de personnalisation de l’intégration, des modèles standardisés et une logique de transformation doivent être construits et réutilisés dès que possible, tout en pouvant être ajustés selon les spécifications du partenaire.
Par exemple, une approche modulaire de la conception d’intégration qui sépare des fonctions telles que l’extraction, la transformation et la validation permet la réutilisation de certains composants lorsque cela est possible. Cette approche peut également simplifier le dépannage, en permettant la correction ou la personnalisation d’un composant donné sans affecter l’ensemble de l’intégration.
Le contrôle des versions est également un élément important de la flexibilité. Des pratiques de versionnement précises et complètes fournissent un historique détaillé des mises à jour qui simplifie les annulations en cas de problème avec une nouvelle version.
En bref, une approche d’intégration solide permet de gérer la complexité en fonction des besoins et des capacités de l’entreprise et de ses partenaires commerciaux, tout en restant rentable et suffisamment évolutive.
Les relations avec les partenaires
Des processus d’intégration normalisés et documentés permettent de jeter les bases d’un partenariat fructueux. Des modèles pour les configurations communes des partenaires peuvent aider à accélérer le processus d’intégration et les accords de niveau de service (SLA) décrivent clairement ce que l’on attend de toutes les parties.
Sécurité et conformité
Pour protéger l’entreprise et ses partenaires, les intégrations doivent intégrer des mesures de sécurité telles que le chiffrement des données en transit et au repos, ainsi que des protocoles d’authentification sécurisés. Des examens de sécurité réguliers permettent aux entreprises de repérer les faiblesses de leur posture de sécurité et de mettre à jour leurs protocoles afin de contrecarrer les menaces de sécurité nouvelles et évolutives.
Il est important que les intégrations et les pratiques de gestion des données respectent les exigences réglementaires et celles des partenaires. Des pistes d’audit complètes sont utiles pour maintenir et démontrer la conformité en cas d’examen réglementaire ou de désaccord entre les partenaires.
