Qu’est-ce que l’échange de données informatisées (EDI) ?

Historiquement, l’échange de documents métier entre partenaires commerciaux nécessitait la livraison manuelle de documents papier. L’EDI rationalise et simplifie le processus en convertissant les documents en formats numériques standardisés et en supprimant les intermédiaires. Aucune intervention humaine n’est nécessaire pour envoyer ou accepter des documents ; ceux-ci circulent automatiquement entre les systèmes.

Dans les transactions EDI, les informations sont transférées directement d’une application informatique d’une organisation à une application informatique d’une autre. Les normes EDI définissent l’emplacement et l’ordre des informations dans chaque document. Les entreprises ont recours à l’EDI pour partager toute une série de documents et de types de données, tels que les demandes de devis, les demandes de prêt, les avis d’expédition anticipés, et bien plus encore.

Récemment, l’ajout d’outils d’intelligence artificielle (IA) aux systèmes EDI a apporté de nouveaux avantages et de nouvelles fonctionnalités, notamment une meilleure évolutivité, une vitesse de traitement accrue et une gestion proactive des erreurs.

Le processus EDI implique la création, la conversion, l’envoi, la récupération et l’intégration de documents métier. Prenons l’exemple d’une facture pour des pièces automobiles. Cette facture doit d’abord être créée.

La création de la facture peut nécessiter la récupération de données provenant de diverses sources : feuilles de calcul, e-mails, fichiers PDF et autres. En EDI, il ne s’agit pas d’un processus de saisie manuelle des données. Un traducteur EDI, généralement une application logicielle tierce, peut automatiquement extraire ces données depuis les systèmes et bases de données internes. Dans notre exemple de facture, le traducteur EDI pourrait parcourir des feuilles de calcul internes afin d’extraire les informations sur les pièces automobiles : numéros de produit, prix, quantités et autres.

Dans de nombreuses entreprises, un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) gère ces données. Le système ERP s’intègre à un traducteur EDI, qui convertit et structure ensuite ces données selon la norme choisie. Des prestataires de services EDI tiers qui gèrent la traduction, tels que Cleo, TrueCommerce et MuleSoft, facilitent ce processus. (La conversion manuelle est techniquement possible, mais elle serait complexe et source d’erreurs.) Dans l’exemple de la facture, ces données relatives aux pièces automobiles sont converties dans un format standard lisible par le destinataire de la facture.

Le document est ensuite envoyé à l’aide de l’un des deux types courants d’échange de documents EDI :

L’EDI direct est une connexion d’ordinateur à ordinateur via Internet, utilisant généralement des protocoles de communication sécurisés. Le SFTP (Secure File Transfer Protocol), par exemple, prend en charge diverses méthodes d’authentification ainsi que le chiffrement.

Dans un réseau à valeur ajoutée, un réseau tiers gère la transmission des données. Les méthodes VAN utilisent souvent ce que l’on appelle une boîte aux lettres, un espace de stockage de fichiers qui stocke temporairement les documents avant que le destinataire ne les récupère. Aujourd’hui, cette boîte aux lettres se situent souvent dans le cloud, dans le cadre de l’offre de services d’un fournisseur VAN. Par ailleurs, ces fournisseurs gèrent souvent la conversion et la validation des documents.

L’EDI permet la transmission de documents via plusieurs protocoles différents. Notamment :

• AS2 (Applicability Statement 2) : protocole HTTP courant qui prend en charge le chiffrement, ainsi que des fonctions telles que la signature numérique et les accusés de réception. Il est conforme à la réglementation HIPAA.  
  
  
• SFTP (Secure File Transfer Protocol) : utilise le chiffrement SSH (Secure Shell) et est simple d’utilisation, mais n’offre pas le même suivi du cycle de vie et la même preuve de réception que l’AS2.
  
  
• FTP (File Transfer Protocol) : simple, basique et non sécurisé. En raison de ses limites en matière de sécurité, il est peu utilisé pour l’EDI.
  
  
• Transfert de fichiers géré (MFT) : sorte d’évolution du FTP, le MFT offre une sécurité, des pistes d’audit et une planification de bout en bout. Il peut également être conforme à des réglementations telles que l’HIPAA.
  
  
• SOAP (Simple Object Access Protocol) : basée sur XML, SOAP est une plateforme de messagerie indépendante des environnements, mais il s’agit d’une technologie plus ancienne, encore très présente dans les systèmes hérités.

Chaque protocole présente des avantages et des inconvénients qui le rendent idéal pour différentes applications et différents secteurs. AS2, par exemple, est conforme à la loi HIPAA. SFTP dispose de fonctionnalités de sécurité et d’authentification importantes, mais celles-ci peuvent être difficiles à maîtriser pour les novices.

L’EDI trouve ses origines dans les années 1960, dans le cadre de projets d’infrastructure, automobiles et militaires de grande envergure. Les entreprises et les institutions cherchaient non seulement à automatiser le processus d’envoi et de réception de documents, mais aussi, et surtout, à le standardiser.

Depuis, les formats standard constituent l’épine dorsale des pratiques EDI. Les systèmes informatiques de l’expéditeur et du destinataire doivent tous deux être capables de lire et comprendre les documents, faute de quoi tout le système s’effondre.

Diverses organisations ont créé des normes EDI largement utilisées. Certaines sont spécifiques à un secteur, d’autres sont générales. Voici les plus courantes :

Une norme d’usage général créée par l’American National Standards Institute, et la plus courante en Amérique du Nord. L’acronyme ASC signifie « Accredited Standards Committee » (ou comité des normes accréditées).

Créée dans le cadre de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) en 1996, cette norme américaine est un sous-ensemble de la norme ANSI ASC X12 axée spécifiquement sur l’échange de données de santé.

Odette est une «plateforme européenne de normalisation, de services et de mise en réseau pour l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement automobile ». Son nom est l’acronyme de « Organisation for Data Exchange through Tele-Transmission in Europe ».

Développé par les Nations unies, EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) est un ensemble de normes internationales destinées à faciliter l’échange de documents commerciaux, quel que soit le secteur d’activité ou la région géographique. Il est couramment utilisé dans le commerce international.

RosettaNet est un ensemble de normes basées sur XML, principalement utilisé dans les industries de haute technologie, notamment dans le secteur mondial des semi-conducteurs.

Les transactions EDI sont la méthode privilégiée pour l’échange de documents métier entre petites et grandes entreprises, des principales plateformes de commerce électronique aux petits commerces familiaux. La technologie EDI offre des avantages commerciaux clés grâce à l’automatisation et à l’intégration interentreprises (B2B) :

L’EDI permet de gagner du temps grâce à l’automatisation d’un workflow qui reposait auparavant sur des processus manuels. L’EDI élimine le travail répétitif et fastidieux associé à l’exploration des feuilles de calcul pour trouver des données, ainsi que la nécessité d’envoyer et de recevoir des e-mails.

Imaginez qu’un fournisseur de composants doive transmettre à un fabricant des informations sur les composants de sa chaîne d’approvisionnement. Au lieu de localiser, compiler et envoyer ces informations manuellement, puis de compter sur la bonne réception de l’e-mail et la capacité du fabricant à intégrer les données à ses propres bases, le fournisseur peut utiliser l’EDI pour automatiser tout ce processus d’échange de données.

Les données de la chaîne d’approvisionnement peuvent être extraites des registres de l’entreprise composante, envoyées de manière sécurisée et automatique au fabricant, puis ajoutées aux tableaux du fabricant, le tout sans intervention humaine.

L’EDI permet de réduire les coûts de main-d’œuvre grâce à l’automatisation, de diminuer la fréquence des erreurs humaines coûteuses et de réduire, voire d’éliminer, le besoin de papier et les dépenses liées à son utilisation. 

Le transfert de données EDI réduit les erreurs grâce à une standardisation rigoureuse, qui permet de s’assurer que les informations sont correctement formatées avant d’être intégrées aux processus ou aux applications métier. La mise en œuvre de l’EDI peut éliminer les erreurs humaines telles que les fautes de frappe, les écritures manuscrites difficilement lisibles, les champs de données oubliés ou les catégories mal interprétées.

L’intégration de l’EDI renforce la traçabilité, l’observabilité et le reporting en permettant l’incorporation de documents électroniques dans divers systèmes informatiques. Cette intégration facilite la collecte, la visibilité et l’analyse des données.

Pour les grandes organisations, l’EDI favorise l’adoption d’une norme cohérente entre les différentes divisions et partenaires commerciaux, partout où elles opèrent. Pour les petites organisations, l’adhésion aux normes EDI permet une meilleure intégration des données avec les grandes entreprises. Pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur structure, l’EDI offre un mode d’échange cohérent : il permet de suivre une transaction sur l’ensemble de son cycle de vie, de mesurer la durée de chaque étape, de créer des pistes d’audit sans erreur et même d’alerter les parties concernées en cas de changements ou de problèmes.

La mise en œuvre de l’EDI peut être complexe. Les réglementations gouvernementales et les normes industrielles varient selon les régions et évoluent avec le temps, et chaque partenaire commercial d’un réseau EDI peut avoir ses propres exigences.

Qu’elles soient internes ou externes, les solutions EDI demandent certaines conditions, capacités et ressources de base pour être efficaces. Ces considérations comprennent :

Les parties prenantes doivent collaborer pour définir les objectifs d’une mise en œuvre EDI. Cela implique de discuter des besoins métier (évolutivité, coûts, sécurité), mais aussi de s’informer sur les structures EDI des partenaires commerciaux afin de garantir la fluidité de la communication.

Ce type de logiciel de transformation convertit des champs tels que les noms, adresses, montants en devises, numéros de pièces et quantités, en les traduisant depuis les formats d’applications commerciales vers des documents standardisés, et inversement. Dans notre exemple de pièces automobiles, ce logiciel surveillerait toutes les ventes, en intégrant les noms et numéros de modèles spécifiques, ainsi que les prix, dates d’achat et autres informations.

Ces capacités prennent en charge les lots de messages EDI volumineux en permettant aux expéditeurs et aux destinataires d’inclure plusieurs transactions EDI dans une seule « enveloppe » pour une transmission plus efficace. Le désenveloppement fait référence à l’extraction de transactions individuelles à partir de ces lots plus importants à la réception.

L’enveloppement par lots permet une transmission plus efficace de gros volumes de données et peut rationaliser le processus EDI. Il réduit les frais généraux et les coûts, ce qui constitue un avantage essentiel pour les entreprises qui traitent un volume élevé de transactions, par exemple dans la vente au détail.  

Une fois le message désenveloppé, des mécanismes de routage trient les messages destinés à différents groupes et les dirigent vers les destinataires. Parfois, une transformation du message est également nécessaire pour garantir que le format est compatible avec la destination.

Par exemple, une enveloppe groupée pour notre facture de pièces automobiles peut inclure des reçus provenant de nombreux services différents (composants de moteur, logiciels de navigation ou améliorations intérieures), tous comprenant des types de documents différents. Le logiciel EDI du destinataire peut alors séparer ces documents en fonction de leur type et de leur cible, et les acheminer vers la bonne destination.

Les accords de partenariat commercial clarifient les termes et conditions (comme les termes de conformité et de responsabilité, la durée du contrat et les informations de contact), établissent des normes pour les documents commerciaux, et définissent les protocoles de communication et d’affaires entre les partenaires commerciaux. Les fournisseurs peuvent avoir des besoins de sécurité spécifiques, des spécifications techniques ou d’autres exigences particulières en matière de transmission des données, et c’est dans ces accords que toutes ces informations sont détaillées.

L’IA offre de nouvelles possibilités dans le domaine des logiciels EDI. Ainsi, elle peut améliorer la détection des fraudes et la prévention des erreurs, apprendre et s’adapter en temps réel en fonction des transactions commerciales passées, et prédire à la fois les tendances et les problèmes potentiels sur la base des précédents historiques.

Dans notre exemple de facture de pièces automobiles, celle-ci peut généralement indiquer des ventes de bougies d’allumage de l’ordre de cent à deux cents par mois. Si ce nombre augmente soudainement à 10 000, l’IA peut détecter cette anomalie et déclencher une alerte automatique au client et au vendeur pour les informer qu’un événement inhabituel se produit. Si ce nombre augmente régulièrement pour atteindre trois cents, un outil d’IA pourrait déterminer que, même si une alerte de sécurité n’est probablement pas nécessaire, une notification devrait être envoyée au vendeur au cas où une augmentation de l’approvisionnement serait nécessaire.

De manière générale, la sophistication croissante des grands modèles de langage et du traitement automatique du langage naturel représente un fort potentiel pour l’analyse des communications humaines et l’extraction de données pertinentes issues, par exemple, de messages et d’e-mails professionnels.

L’IA agentique, une forme d’intelligence artificielle conçue pour fonctionner et prendre des décisions sans intervention humaine, constitue également une avancée prometteuse pour l’EDI. Les systèmes EDI basés sur ce type d’IA peuvent surveiller et réagir à des anomalies dans la chaîne d’approvisionnement susceptibles d’indiquer une fraude ou des erreurs, recouper les factures et résoudre les problèmes détectés de manière autonome. Les agents d’IA peuvent même automatiser certaines fonctions telles que les autorisations de retour.

Les interfaces de programmation d’applications (API) constituent une autre méthode d’échange de données en temps réel entre applications logicielles. Mais il existe des différences essentielles entre l’EDI et les API, ainsi que dans leurs usages respectifs :