¿Qué es una lista de comprobación de mantenimiento de edificios?

Una empresa organizará el mantenimiento del edificio por temporada, frecuencia y sistema. Los equipos de gestión de instalaciones, administración de propiedades y de inmuebles, según el sector, supervisan la lista de verificación. Cuidar y mantener un edificio seguro, limpio y operativo es fundamental para las operaciones empresariales.

Una lista de verificación es la base de un programa de mantenimiento preventivo e impulsa la eficiencia general de las operaciones empresariales. La operaciones modernas están combinando las listas de verificación con sistemas de gestión de mantenimiento (CMMS) y herramientas con IA para automatizar la programación y hacer un seguimiento de la finalización.

El mantenimiento de edificios es fundamental para una empresa porque puede garantizar la salud y la seguridad de los ocupantes, proteger el valor de la propiedad y prolongar la longevidad de los activos. El mantenimiento rutinario de los edificios, como reemplazar las alarmas de incendio o limpiar las canaletas, puede prolongar la vida útil de los costosos equipos y limitar la exposición a la responsabilidad civil.

Por otra parte, el mantenimiento de los edificios, respaldado por listas de control de mantenimiento preventivo, puede ayudar a reducir los costes y reducir la necesidad de reparaciones de emergencia o de una revisión total del sistema. Un enfoque de gestión del mantenimiento proactivo y programado puede preservar las estructuras, aumentar la eficiencia energética y realizar el mantenimiento preventivo de los edificios antes de que se produzcan daños.

Cuando los sistemas de un edificio, ya sea una oficina, una escuela o una fábrica, funcionan de manera óptima, pueden aumentar la eficiencia utilizando menos energía. Las instalaciones bien mantenidas también suelen ser mucho más seguras, evitando riesgos de seguridad como daños por agua, detectores de humo obsoletos y bombillas defectuosas.

El mantenimiento de edificios es la columna vertebral de las operaciones empresariales. Los edificios mal mantenidos señalan una debilidad que puede alejar a los inversores o compradores potenciales y arruinar la experiencia de los ocupantes actuales.

Existen varios tipos de mantenimiento de edificios que una organización puede llevar a cabo. El mantenimiento se clasifica en estrategias específicas según cuándo y por qué se realiza el trabajo:

• Mantenimiento preventivo: el mantenimiento preventivo incluye tareas e inspecciones que se realizan periódicamente para prolongar la vida útil de los activos y prevenir fallos en los equipos, como la limpieza de los filtros de los sistemas de climatización cada tres meses para mejorar la calidad del aire. Una lista de control de mantenimiento preventivo puede ser muy beneficiosa si se combina con una solución de mantenimiento con IA.
• Mantenimiento correctivo: las tareas de mantenimiento correctivo se realizan en respuesta a un mal funcionamiento o avería del activo, como una tubería obstruida o una ventana rota.
• Mantenimiento predictivo: el mantenimiento predictivo utiliza tecnología avanzada para recopilar datos de los activos en tiempo real y determinar con precisión cuándo se necesita mantenimiento, como por ejemplo, reemplazar un panel eléctrico. El enfoque difiere del mantenimiento preventivo, que no tiene las capacidades avanzadas para predecir el estado futuro de un activo.
• Mantenimiento rutinario: el mantenimiento rutinario incluye las tareas que se realizan de forma continua para mantener un edificio limpio y funcional, como vaciar los cubos de basura o reemplazar las bombillas.
• Mantenimiento diferido: el mantenimiento diferido se refiere a las tareas que se retrasan intencionalmente debido a la falta de fondos, piezas o mano de obra. Estas reparaciones se incluyen en una lista de tareas pendientes para cuando haya recursos disponibles.

Los gestores de instalaciones suelen clasificar una lista de comprobación de mantenimiento de edificios por frecuencia o sistema de instalaciones. La estacionalidad también entra en juego y puede dictar listas de comprobación de mantenimiento.

En función de la lista de comprobación, una organización puede utilizar una combinación de tipos de mantenimiento de edificios. Por ejemplo, la lista de comprobación de mantenimiento de un edificio comercial diferirá de la lista de comprobación de un edificio de inquilinos debido a la naturaleza de la instalación.

Los responsables de instalaciones suelen organizar una lista de verificación por frecuencia, con tareas diarias, semanales, mensuales, trimestrales y anuales.

• Inspeccionar la entrada y las áreas comunes
• Asegurarse de que las puertas y cerraduras funcionen correctamente
• Revisar la iluminación y asegurarse de que todas las bombillas funcionen correctamente
• Confirmar que los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) están operativos
• Comprobar las operaciones y la limpieza del ascensor
• Inspeccionar los baños para detectar saneamiento, suministros y señales de necesidades de control de plagas
• Verificar que las salidas de emergencia estén despejadas
• Comprobar el sistema de seguridad

• Revisar los herrajes de las puertas, las bisagras y los pasamanos
• Hacer un barrido minucioso de los terrenos exteriores
• Comprobar las alarmas contra incendios y los sistemas de rociadores
• Inspeccionar las tuberías en busca de fugas
• Inspeccionar las rejillas de ventilación y los filtros de HVAC para ver si hay obstrucciones
• Evaluar la iluminación exterior
• Sacar brillo a muebles y accesorios
• Podar árboles, arbustos y cortar el césped

• Revisar las paredes y los techos para detectar posibles reparaciones o daños en los paneles de yeso
• Reemplazar los filtros HVAC
• Revisar los extintores
• Inspeccionar canalones, desagües del tejado y bajantes para detectar obstrucciones o problemas de drenaje
• Probar sistemas automáticos (grifos de baño o descargadores)
• Lavar alfombras y tapetes con champú
• Limpiar las lámparas y sustituir las bombillas
• Desinfectar los botes de basura y las papeleras de reciclaje

• Realizar una prueba en todos los sistemas eléctricos, incluidos enchufes y dispositivos
• Verificar las características de emergencia del ascensor e inspeccionar todos los cables para identificar daños o corrosión.
• Limpiar el sistema de ventilación de los aseos
• Revisar y sustituir los filtros de aire del sistema de climatización
• Verificar que la señalización del estacionamiento sea visible
• Probar todas las alarmas de incendio, sistemas de protección contra incendios y sistemas de supresión de incendios
• Inspeccionar el calentador de agua y la caldera
• Revisar el sellado exterior, los selladores y los burletes

• Realizar un servicio e inspección completos del sistema HVAC
• Inspeccionar la estructura, la envolvente del edificio y el tejado
• Sellar, recubrir y volver a pintar las líneas del estacionamiento
• Realizar un recorrido detallado del edificio
• Comprobar los sistemas de alimentación de emergencia y los generadores
• Comprobar el estado de las plantas y el suelo en todas las zonas ajardinadas
• Limpiar y dar servicio a todos los electrodomésticos
• Inspeccionar todas las cerraduras y sistemas de entrada y realizar las actualizaciones necesarias

Algunas operaciones comerciales pueden asignar el trabajo por oficio o sistema de construcción específico, incluidas las siguientes categorías:

• Climatización
• Fontanería
• Electricidad e iluminación
• Tejado y exteriores
• Incendios y seguridad
• Ascensores y transporte vertical
• Paisajismo y terreno

• Cambiar los filtros de aire
• Inspeccionar los conductos en busca de fugas o acumulaciones
• Comprobar la calibración del termostato
• Bobinas de refrigeración de servicio
• Inspeccionar los extractores de aire
• Comprobar los niveles de refrigerante anualmente

• Inspeccionar todos los accesorios y sistemas de fontanería en busca de fugas
• Probar la presión del agua
• Comprobar el funcionamiento de la bomba de sumidero
• Inspeccionar el calentador de agua para detectar corrosión
• Enjuagar los desagües de las puertas
• Probar los dispositivos de prevención de reflujo

• Probar todas las salidas del interruptor de circuito por falla a tierra (GFCI)
• Inspeccionar los paneles eléctricos en busca de signos de calor o corrosión
• Sustituir las bombillas interiores y exteriores quemadas
• Probar la iluminación de emergencia y la iluminación de salida
• Inspeccionar el cableado en las salas de máquinas

• Inspeccionar la membrana del techo y los remates
• Limpiar desagües y canaletas
• Comprobar si hay presas de hielo en los meses de invierno
• Inspeccionar las paredes exteriores en busca de grietas o intrusiones de agua
• Revisar las juntas de sellado alrededor de las ventanas y puertas

• Probar las alarmas de incendio una vez al mes
• Inspeccionar los extintores
• Probar los cabezales de los aspersores
• Verificar que las señales de salida de emergencia están encendidas y que la señalización no está obstruida
• Revisar la fecha de certificación del sistema de extinción de incendios

• Inspeccionar diariamente la limpieza de la cabina, las escaleras y la iluminación
• Probar el sistema de llamadas de emergencia
• Revisar la moneda del certificado de inspección
• Programar un servicio anual integral

• Cortar el césped y recortar los bordes según el calendario previsto
• Inspeccionar el sistema de riego
• Limpiar los escombros de las pasarelas y zonas de aparcamiento
• Recortar los árboles y arbustos que estén cerca del edificio
• Inspeccionar el pavimento en busca de grietas o riesgos de tropiezo

Los cambios de estación pueden dictar las tareas de mantenimiento de los edificios y las empresas podrían considerar mantener una lista de verificación separada para primavera, verano, otoño e invierno. Preparar los sistemas antes de las condiciones meteorológicas extremas ayuda a proteger los edificios de daños a largo plazo y garantiza la integridad estructural.

• Cambie el sistema HVAC del modo de calefacción al modo de refrigeración
• Inicia y prueba el sistema de riego
• Inspeccione el techo después del invierno
• Lavado a presión del exterior del edificio y las pasarelas
• Unidades de aire acondicionado (AC) de servicio y bobinas limpias
• Inspeccionar la iluminación exterior para detectar daños invernales
• Limpiar los desagües pluviales

• Monitorizar los daños en el techo durante las lluvias intensas
• Inspeccionar la superficie y las franjas del aparcamiento
• Confirmar el rendimiento del sistema de refrigeración en horas de mayor actividad
• Verificar si hay problemas de erosión o escorrentía en el terreno
• Inspeccionar los materiales estructurales exteriores para ver si están podridos u oxidados

• Revisar el horno y la caldera antes de la temporada de calefacción
• Preparar las líneas de riego para el invierno
• Limpiar los canalones de hojas caídas
• Inspeccionar el aislamiento de las tuberías
• Marcar la entrada para el quitanieves
• Confirmar el plan de emergencia para el invierno y de retirada de nieve
• Sellar las grietas del estacionamiento antes de que las temperaturas bajen de cero

• Inspeccionar el techo y las canaletas para detectar la formación de hielo
• Vigilar el interior para detectar signos de congelación de las tuberías
• Probar todos los enchufes GFCI y el funcionamiento del sistema de calefacción
• Inspeccionar el techo y los suelos para detectar daños por agua
• Confirmar que los servicios de retirada de nieve y hielo están activos

El primer paso es determinar cómo la empresa quiere abordar sus listas de verificación. Los próximos pasos son elaborar la lista de verificación, que requiere la aceptación organizacional, la colaboración interfuncional y un sistema de seguimiento de todas las tareas en un solo lugar.

1. Evalúe las necesidades del sistema de edificios: cada edificio es diferente. Una empresa necesita evaluar el edificio y los activos para determinar los requisitos únicos y cómo abordar el mantenimiento en general. Tome nota del tamaño del edificio, la antigüedad, los límites de ocupación y los requisitos reglamentarios que pueden aplicarse a ciertos tipos de edificios, como instalaciones educativas o edificios de parques públicos.
2. Clasifique las tareas: las empresas tendrán que organizar sus tareas de mantenimiento según el sistema, la frecuencia y la temporada. Según el edificio y los activos, puede que se haga más hincapié en un enfoque que en el otro. Organizar las tareas de mantenimiento por los tres tipos puede garantizar una cobertura integral, agilizar las órdenes de trabajo e impulsar la toma de decisiones estratégicas.
3. Describa cada tarea con claridad: cada tarea de la lista de verificación debe estar definida con claridad. Proporcione detalles e instrucciones específicas, advertencias de seguridad y materiales requeridos para que todo el personal actual y nuevo de mantenimiento del edificio pueda intervenir. La ambigüedad puede ralentizar los programas de mantenimiento y la eficiencia general del equipo.
4. Asignar responsabilidades: los responsables de mantenimiento del edificio deben delegar la lista de verificación a individuos o equipos. Decida si son necesarios equipos de mantenimiento estacionales específicos y aclare quién es responsable de cada tarea. Este paso es clave para establecer la responsabilidad en todo el equipo.
5. Utilice una plantilla para crear listas de verificación: el proceso de creación de listas de verificación es tedioso. Benefíciese de una plantilla prediseñada para cada lista de verificación, que incluye una hoja de registro y las aprobaciones. Documentar estos detalles ayuda a agilizar las operaciones de mantenimiento y puede garantizar la coherencia.
6. Consideremos soluciones con IA: las operaciones empresariales que trabajan en entornos complejos deberían considerar encontrar una solución de mantenimiento predictivo con IA. Cargue los datos de la lista de comprobación en tiempo real y obtenga una visión clara del historial, las prioridades y el rendimiento de los activos. Un CMMS es una herramienta que hace que las listas de control de mantenimiento sean escalables utilizando los datos de finalización para refinar el programa con el tiempo.