¿Qué es el mantenimiento diferido?

Las empresas utilizan el mantenimiento diferido para gestionar sus recursos de forma estratégica y priorizar las necesidades de mantenimiento.

Además del mantenimiento diferido, las organizaciones suelen recurrir a otros tipos de mantenimiento, como el mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo y el mantenimiento programado, como parte de un plan de mantenimiento general.

Aunque estos tres tipos de mantenimiento básicos son efectivos, las limitaciones de recursos pueden hacer necesario posponer algunas reparaciones hasta más adelante, y ahí es donde entra el mantenimiento diferido. En un programa eficaz de mantenimiento diferido, los responsables de instalación y equipos de mantenimiento evalúan sus prioridades operativas y deciden qué cuestiones de mantenimiento deben recibir atención inmediata y cuáles pueden retrasar.

Aunque el mantenimiento diferido puede ayudar a los equipos a mantener el rendimiento de los activos críticos, posponer las reparaciones durante demasiado tiempo puede provocar un retraso en el mantenimiento diferido. Además, puede provocar eventuales fallos del sistema, acortar la vida útil de los activos y poner en peligro la seguridad. Según un estudio reciente, los gobiernos estatales y locales de Estados Unidos se enfrentaron el año pasado a un déficit de 105 mil millones de dólares en costes de mantenimiento diferido para reparaciones necesarias en carreteras y puentes.¹

Las organizaciones suelen practicar el mantenimiento diferido como parte de un enfoque más amplio de gestión del mantenimiento que suele estar basado en un sistema informatizado de gestión de mantenimiento (CMMS). Las plataformas CMMS son soluciones de software que automatizan las órdenes de trabajo, supervisan el rendimiento de los activos y realizan un seguimiento de las reparaciones pendientes en tiempo real.

Cuando se practica estratégicamente, el mantenimiento diferido complementa otros tipos de trabajo de mantenimiento y puede ayudar a las empresas a gestionar eficazmente los recursos limitados. A continuación, presentamos cuatro buenas prácticas que son fundamentales para implementar con éxito el mantenimiento diferido.

El mantenimiento diferido comienza con una fuerte priorización de activos, donde los equipos de mantenimiento evalúan las tareas de mantenimiento entrantes y deciden cuáles pueden priorizar y cuáles pueden diferir. Durante este paso, los técnicos de mantenimiento analizan detenidamente varios aspectos de una reparación solicitada, incluido su impacto operativo, las piezas y la mano de obra necesarias y los recursos disponibles.

Las tareas de mantenimiento que suponen una amenaza inmediata, como los fallos del sistema eléctrico, las averías del sistema de climatización y otros posibles riesgos para la seguridad, se priorizan rápidamente. Otras tareas, como las actualizaciones del sistema y las mejoras estéticas, pueden aplazarse. 

La base de una práctica sólida de mantenimiento diferido es una cartera de mantenimiento diferido de fácil seguimiento, que idealmente se gestione a través de un CMMS. Las herramientas modernas de CMMS pueden ayudar a los equipos de mantenimiento a rastrear el estado de los trabajos aplazados en tiempo real y alertar a los técnicos cuando las tareas de mantenimiento están atrasadas.

Las tareas de mantenimiento diferido también pueden convertirse en una métrica clave para los stakeholders que intentan evaluar la eficacia de su estrategia global de gestión de activos empresariales (EAM). Las plataformas CMMS permiten una asignación de recursos estratégica (en lugar de reactiva), lo que permite a los directores de mantenimiento posponer las tareas no críticas para cumplir con los requisitos presupuestarios.

El mantenimiento diferido suele estar estrechamente relacionado con el mantenimiento preventivo, un enfoque de mantenimiento en el que los técnicos utilizan registros de mantenimiento para reparar de forma proactiva los activos antes de que se averíen. Cuando se practica correctamente, el mantenimiento preventivo reduce la probabilidad general de averías y tiempos de inactividad y prolonga la vida útil de los activos.

Sin embargo, cuando los equipos de mantenimiento posponen las tareas de mantenimiento preventivo debido a limitaciones de recursos o presupuesto, aumenta el riesgo de tiempos de inactividad no planificados. Aplazar tareas rutinarias de mantenimiento como la lubricación, las inspecciones y la sustitución de componentes puede afectar a la funcionalidad de los activos y acelerar el desgaste de determinados tipos de activos.

Quizá la métrica más reveladora al medir el éxito de un programa de mantenimiento diferido es cuántas reparaciones de emergencia deben realizar los equipos de mantenimiento como resultado de sus prácticas de mantenimiento. Cuando se practica junto con el mantenimiento preventivo y planificado, los atrasos de mantenimiento diferido no se acumulan hasta el punto de que las averías y los fallos del sistema requieran reparaciones de emergencia.

Los flujos de trabajo de mantenimiento diferidos que resultan en reparaciones de emergencia frecuentes son señales de que algo va mal en el núcleo del programa y que debe ser reevaluado.

Aunque a menudo se habla de ello en un contexto negativo porque puede provocar fallos y averías de equipos, el mantenimiento diferido ofrece a las organizaciones varias ventajas distintas frente a otros tipos de mantenimiento. En el contexto adecuado, aplazar el mantenimiento es una decisión estratégica de negocio que apoya objetivos organizativos más amplios como aumentar la flexibilidad operativa o gestionar las limitaciones presupuestarias de mantenimiento.

A continuación, se presentan algunos de los principales beneficios del mantenimiento diferido a nivel empresarial:

• Menos interrupciones: en sectores donde el tiempo de actividad de activos es crítico y hasta unos pocos minutos de tiempo de inactividad pueden suponer mayores costes, las organizaciones dependen del mantenimiento diferido. Dependen de él para asegurarse de que las actividades de mantenimiento no interrumpan la actividad principal. En los sectores de la automoción, la industria aeroespacial y la industria alimentaria, por ejemplo, las paradas suelen resultar más costosas que las reparaciones, lo que lleva a los responsables de mantenimiento a aplazar el mantenimiento de determinados activos para mantener en funcionamiento las líneas de producción.

• Reducción de costes de mantenimiento: aunque posponer las reparaciones demasiado tiempo puede provocar fallos inesperados de activos y costosos tiempos de inactividad, posponer las actividades de mantenimiento en algunos activos no críticos también ayuda a reducir los costes de mantenimiento. No todos los activos requieren el mismo mantenimiento a lo largo de su ciclo de vida. A veces, es más efectivo posponer el mantenimiento de estos activos cuando se acercan al fin de su vida útil o a su reemplazo.

• Perspectivas más profundas: confiar en un CMMS para crear y controlar un atraso en mantenimiento diferido puede ayudar a las organizaciones a descubrir perspectivas valiosas sobre cómo sus actividades de mantenimiento aportan valor. El seguimiento del mantenimiento diferido a lo largo del tiempo ayuda a los equipos a identificar las necesidades de mantenimiento y responder a las brechas de recursos. Estas perspectivas ayudan a los stakeholders a planificar mejor los presupuestos de mantenimiento futuros y a priorizar las inversiones y la planificación del capital de forma más eficaz.

• Mejoras más eficientes: el mantenimiento diferido también ayuda a los equipos a identificar oportunidades para agrupar las actualizaciones, una práctica en la que los técnicos posponen actualizaciones individuales y personalizadas que no afectan al rendimiento del activo hasta que se puedan realizar varias a la vez a la vez. La combinación de mejoras ayuda a reducir los costes generales de mantenimiento y mejora el estado del sistema para muchos activos en comparación con las actualizaciones individuales.

A pesar de sus beneficios, el mantenimiento diferido sigue planteando retos críticos a las organizaciones que, si no se gestionan adecuadamente, pueden afectar a los procesos de actividades principales.

Estos son algunos de los más comunes:

• Mayor TCO: el coste total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) es una métrica que refleja el costo total de poseer un activo durante su ciclo de vida, incluidos los gastos de identificación, instalación, mantenimiento, tiempo de inactividad y fin de vida útil. Aunque aplazar estratégicamente ciertas actividades de mantenimiento puede aportar beneficios a corto plazo, cuando las reparaciones se acumulan y provocan averías inesperadas, pueden aumentar significativamente el TCO.

• Averías y fallos del sistema: cuando los equipos de mantenimiento aplazan las tareas de mantenimiento rutinario y preventivo para reducir los costes a corto plazo, aumentan la probabilidad de que se produzcan averías inesperadas. Las fallas repentinas de activos causadas por reparaciones o actualizaciones descuidadas suelen provocar tiempo de inactividad que, dependiendo de la criticidad del activo, pueden tener consecuencias financieras y reputacionales significativas.

• Riesgos para la seguridad: los riesgos para la seguridad son un problema persistente en las actividades de mantenimiento diferido. Posponer las reparaciones necesarias durante demasiado tiempo hace que los sistemas y equipos no sean fiables, lo que crea condiciones peligrosas para los trabajadores. Los problemas del sistema eléctrico, los problemas estructurales con las instalaciones y el mal funcionamiento de los equipos son algunos ejemplos comunes de los riesgos de seguridad que puede causar el mantenimiento diferido.

• Aumento de las ineficiencias: todas las organizaciones se enfrentan a las ineficiencias en sus programas de mantenimiento, pero el mantenimiento diferido puede agravarlas. Cuando no se hace un seguimiento con un CMMS moderno, los atrasos de mantenimiento pueden aumentar hasta el punto de que los equipos pierden la noción de las tareas de mantenimiento que tienen que realizar. Los equipos de mantenimiento deben operar en modo reactivo, realizando regularmente reparaciones de emergencia para evitar que los activos funcionen mal en lugar de practicar un mantenimiento proactivo más estratégico.

Aunque no es tan popular como otros tipos de mantenimiento más relacionados con las nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial (IA) y el Internet de las cosas (IoT), el mantenimiento diferido sigue siendo importante y esencial para muchos sectores que dependen de activos grandes y costosos.

A continuación, analizaremos cinco de los casos de uso más habituales del mantenimiento diferido por sectores.

Los gestores de instalaciones que supervisan grandes edificios comerciales, campus universitarios e infraestructuras públicas se enfrentan a numerosas necesidades de mantenimiento contrapuestas y a presupuestos limitados.

Las tareas de mantenimiento no críticas, como mejoras estéticas y correcciones estructurales menores, a menudo pueden posponerse para que los equipos de mantenimiento puedan centrarse en reparaciones que resuelvan riesgos significativos de seguridad y posibles fallos del sistema.

El aplazamiento de las tareas de mantenimiento en el sector sanitario debe reservarse para dispositivos que no comprometan ni amenacen la salud del paciente.

Los responsables de mantenimiento en las instalaciones sanitarias priorizan los sistemas de alto riesgo para que reciban atención inmediata y posponen las tareas de mantenimiento no críticas en los activos menos importantes para más adelante, lo que ayuda a reducir costes y a asignar los recursos limitados de forma más estratégica.

Los operadores de mantenimiento de la fabricación industrial confían en el mantenimiento diferido para mantener las líneas de producción en marcha y los activos críticos en funcionamiento en un sector en el que el tiempo de inactividad suele ser más caro que la degradación del equipo.

En una gran planta industrial, por ejemplo, los equipos de mantenimiento suelen posponer las tareas de mantenimiento que no cumplen alguna de las tres condiciones siguientes:

• El activo sigue funcionando dentro de los parámetros planificados.
• El modo de fallo del activo se desarrolla lentamente y no se ve afectado por la reparación propuesta.
• No existe ningún riesgo inmediato de seguridad para los trabajadores ni de calidad para el producto.

El sector de los servicios públicos recurre estratégicamente al mantenimiento diferido para reducir costes y aumentar la eficiencia en activos grandes y complejos, como centrales eléctricas, líneas eléctricas, presas hidroeléctricas y flotas de vehículos.

Los equipos de mantenimiento de las empresas de servicios públicos aplazan las tareas de mantenimiento únicamente cuando pueden hacerlo de forma segura y garantizar que las reparaciones aplazadas no interrumpirán el flujo de producción de energía ni aumentarán el riesgo para los trabajadores.

En el sector del petróleo y el gas, el mantenimiento diferido es una táctica rigurosamente estructurada y sujeta a una gestión de riesgos que los equipos utilizan para mantener en funcionamiento las bombas y los pozos, así como el flujo de los oleoductos, al tiempo que controlan los costes de mantenimiento.

Las instalaciones de petróleo y gas son activos que requieren una gran inversión de capital y que deben funcionar de forma ininterrumpida para satisfacer las necesidades de la empresa. Los operadores y los equipos de mantenimiento de estas instalaciones suelen integrar estratégicamente el mantenimiento diferido en sus procesos para maximizar la producción y reducir el tiempo de inactividad.