¿Qué es el coste total de propiedad (TCO)?

En entornos híbridos y orientados a la nube, comprender el TCO es esencial para alinear las inversiones en tecnología con los resultados empresariales. Permite a las organizaciones ir más allá de los precios superficiales y descubrir el verdadero impacto financiero de las decisiones de TI.

Por ejemplo, supongamos que una organización desea ampliar su capacidad de almacenamiento de datos y está valorando si optar por una solución on premises, ampliar el almacenamiento en la nube o una combinación de ambas opciones.

La compra de servidores internos adicionales requiere una mayor inversión inicial en hardware, infraestructura de red y espacio en el centro de datos. También puede haber un aumento en los costes de personal, mantenimiento, modernización y electricidad asociados a la operación in situ. Sin embargo, esta opción puede proporcionar mayor seguridad y control, cualidades con valor propio.

Los planes de suscripción de almacenamiento en la nube requieren una inversión inicial significativamente menor y también exigen menos gastos generales: el proveedor se encarga del mantenimiento del hardware, la seguridad, las operaciones del centro de datos y mucho más. Esta solución también es más escalable, una característica que puede resultar muy valiosa para una empresa que necesite esa flexibilidad.

Aunque el coste inicial es menor, a menudo hay gastos adicionales asociados al almacenamiento en la nube, como gastos mensuales basados en el consumo de recursos o tarifas por la salida de datos, o bien paquetes de internet mejorados para facilitar la transferencia de datos entre los sistemas locales y la nube. En ambos casos, puede haber costes asociados a la migración de datos (como el tiempo dedicado a la migración o las tarifas de migración en el caso del almacenamiento en la nube) o el tiempo dedicado por los empleados a familiarizarse con los nuevos sistemas.

El TCO es un cálculo vital que las organizaciones deben tener en cuenta al evaluar los productos y servicios de TI. El cloud computing, el software como servicio (SaaS), la infraestructura como servicio (IaaS) y otras tecnologías presentan ventajas y desventajas financieras distintas a las de sus predecesoras on premises.

El TCO puede ayudar a las empresas a determinar si un determinado producto o servicio ofrece suficiente valor empresarial como para justificar su adopción. Al proporcionar una imagen financiera más precisa del coste total de un producto, el TCO también puede ayudar a mejorar la asignación de recursos, la gestión presupuestaria, la evaluación de proveedores y mucho más.

Los factores que se incluyen en el TCO varían en función del tipo específico de producto o servicio, el modelo de pago y otros factores. Entre los costes habituales que se tienen en cuenta en el TCO se incluyen:

El coste de adquisición inicial de un activo de TI puede variar drásticamente en función del tipo de producto o servicio y del tipo de sistema de pago. No obstante, podemos clasificar estas inversiones, a grandes rasgos, en dos categorías: on premises y off premises. Analicemos nuestro ejemplo de almacenamiento de datos paso a paso.

Una adquisición on premises incluirá la compra de hardware, como discos duros y servidores de almacenamiento adjunto de red, así como el cableado y las estanterías (almacenamiento para el almacenamiento, por así decirlo). En este ejemplo, sería necesaria la instalación tanto de hardware como de software. Esto representa una inversión inicial significativa.

Una versión off premises de esta adquisición de almacenamiento podría consistir en una solución de almacenamiento en la nube. Esto no requiere instalación, ya que el almacenamiento propiamente dicho se aloja en otro lugar, pero sí requeriría un análisis inicial más exhaustivo. ¿Qué tipo de almacenamiento se utiliza actualmente? El almacenamiento en caliente, al que se accede con frecuencia, suele ser más costoso que el almacenamiento en frío, destinado a archivos a los que se accede con poca frecuencia.

El almacenamiento en la nube se ofrece generalmente a través de un modelo de suscripción en lugar de una compra única de hardware, lo que significa que el coste inicial puede ser bajo, pero no representativo del coste real. El TCO ayuda a las organizaciones a cuantificar esos costes a medio y largo plazo.

Tras la inversión inicial, una organización puede disponer de una serie de discos duros y almacenamiento en red, o bien de una suscripción nueva a un servicio de almacenamiento en la nube. ¿Y ahora qué?

Es fácil pasar por alto los costes en tiempo, mano de obra y ajustes que conlleva la puesta en marcha inicial, ya que no todos estos factores se traducen directamente en cifras monetarias. Por ejemplo, lleva tiempo, tanto para los empleados internos como para un consultor externo, diseñar y crear un sistema de archivos, transferir archivos al nuevo sistema y formar al personal existente sobre cómo acceder a ellos.

En el caso de los consultores externos, se trata de un nuevo coste, que puede tenerse en cuenta con bastante facilidad. Pero si los empleados internos son los que se encargan de la configuración, los cálculos del TCO deberán tener en cuenta cuántas horas se dedicarán a este proyecto en lugar de a otro trabajo y cuantificar ese coste.

En ocasiones, este análisis puede presentarse en forma de coste horario total: un cálculo exhaustivo de la tarifa por hora del empleado, las prestaciones, los impuestos, los gastos generales (como el equipo de TI y el espacio de oficina), la formación del empleado e incluso los costes de contratación.

Una vez que el nuevo sistema está en funcionamiento, los costes no desaparecen. Siguen existiendo muchos costes relacionados con el funcionamiento continuo. En el caso de nuestro sistema de almacenamiento local, estos costes podrían incluir gastos más indirectos, como el aumento de las facturas de electricidad, las compensaciones por sostenibilidad, el espacio adicional de oficinas necesario para albergar los servidores, el coste del personal recién contratado para el mantenimiento del nuevo sistema, las suscripciones de seguridad y el incremento de las tarifas de infraestructura de red.

Los costes operativos son diferentes para nuestro modelo de almacenamiento en la nube. La cuota de suscripción nunca termina, por lo que, aunque el coste inicial puede ser menor, ese coste se asume repetidamente. El almacenamiento en la nube también conlleva a veces tarifas de salida, un cargo impuesto por los proveedores de almacenamiento en la nube por la eliminación de datos de su nube. Esto puede incluir descargar datos, conectarlos a otras aplicaciones o usar esos datos para responder a llamadas de API .

También merece la pena medir la productividad. ¿Les resulta más fácil o más difícil a los empleados utilizar el nuevo sistema? ¿Han cambiado las solicitudes de asistencia de TI? ¿Se han perdido datos? Las encuestas detalladas a los empleados y a TI pueden arrojar luz sobre la pérdida de productividad, lo que puede mejorar los cálculos.

Para una solución de almacenamiento on premises, los costes de mantenimiento pueden incluir actualizaciones de hardware, compras adicionales de almacenamiento, reparaciones y licencias de software para funcionalidades adicionales. Las soluciones de almacenamiento en la nube requieren poco mantenimiento, pero si es necesario realizar algún cambio en el acuerdo de almacenamiento inicial, los cálculos de costes pueden cambiar drásticamente.

Por lo general, es fácil añadir más almacenamiento a una solución en la nube, pero ese cambio suele ir acompañado de un aumento en el coste de la suscripción que se paga cada mes.

En algunos casos, la automatización puede utilizarse para gestionar y optimizar los costes de almacenamiento en la nube. Por ejemplo, las estrategias de gestión del ciclo de vida de los datos (DLM) pueden trasladar automáticamente los datos menos utilizados a un almacenamiento de baja frecuencia; sin embargo, esto también requiere una configuración adicional y, probablemente, conlleva costes asociados al software de DLM.

En caso de caídas del sistema o pérdida de datos, la interrupción puede causar daños económicos significativos. Es importante calcular todos los posibles daños causados por una interrupción de este tipo. Estos pueden incluir:

• Pérdida de productividad: los trabajadores no podrán realizar su trabajo, o no podrán hacerlo con la misma eficacia.
  
  
• Pérdida de clientes: los clientes pueden sentirse preocupados por las interrupciones del servicio y optar por acudir a otra empresa.
  
  
• Recuperación: ¿cómo puede una organización recuperar los datos perdidos, así como una reputación dañada?

El TCO mide el valor a lo largo de todo el ciclo de vida de una compra, lo que ayuda a analizar el retorno de la inversión (ROI). Eso incluye comprender lo que sucede al final de la vida útil de un producto.

La visibilidad del ciclo de vida es crítica para la planificación a largo plazo, especialmente en entornos dinámicos en los que los servicios evolucionan rápidamente y el vendor lock-in o los costes de cambio pueden afectar a la flexibilidad futura. En el caso de nuestro sistema de almacenamiento, una solución de almacenamiento on premises puede revenderse o reutilizarse para recuperar parte de la inversión inicial, aunque con una depreciación.

Para el almacenamiento en la nube, la cuestión se complica. El almacenamiento en la nube no se compra, se alquila. Al final del ciclo de vida del almacenamiento de datos, es posible que una organización tenga que pagar por la salida de datos y no disponga de ningún hardware que pueda revenderse. También existe la posibilidad de tener que cambiar de servicio en algún momento. Los costes del almacenamiento en la nube pueden cambiar, o un proveedor puede dejar de ofrecer un servicio, dos escenarios que podrían obligar a una organización a iniciar de nuevo el análisis del almacenamiento.

Los dos tipos principales de costes que pueden surgir al calcular el coste total de propiedad son los costes directos e indirectos. Ambos son esenciales para comprender el coste real de un proyecto, inversión o activo en particular.

Un coste directo es un coste fácilmente cuantificable para un activo concreto, ya sea un coste de producto, servicio o mano de obra. En el contexto de las TI, los costes directos pueden incluir los salarios y las prestaciones del personal, los precios de adquisición de hardware o las suscripciones a servicios como el almacenamiento en la nube. Los materiales, la mano de obra y el equipo clasificados como costes directos son fáciles de rastrear, pueden tener un valor variable debido a las fluctuaciones del mercado y están asociados a un elemento concreto de la fabricación del producto.

El seguimiento y análisis de los costes indirectos es un diferenciador para los cálculos del coste total de propiedad. Dicho esto, los costes indirectos pueden ser difíciles de cuantificar.

Un coste indirecto es aquel que no puede vincularse a un activo o servicio específico. En algunos casos, los costes indirectos pueden incluir gastos (como el alquiler, los salarios del personal de apoyo, los servicios y otros costes de infraestructura) que son compartidos tanto por el departamento de TI, en el marco del análisis del TCO, como por otros departamentos.

El tiempo también es un coste indirecto y es particularmente difícil de precisar. Es posible que la transición de un servicio a otro con el mismo precio inicial no tenga ningún coste adicional asociado. Sin embargo, el periodo de adaptación, la formación necesaria y la corrección de los errores propios de la fase inicial son todos ellos costes inherentes a esa transición. A menudo se hace referencia a esto como un coste de oportunidad, que refleja el valor que habría tenido ese tiempo si no se hubiera dedicado a la transición.

Los detalles de cada uno de estos factores variarán según la compra concreta, pero estos factores (coste inicial, instalación, coste operativo, coste de mantenimiento, coste de tiempo de inactividad y valor de fin de vida útil) son consistentes. Dicho esto, no existe una fórmula única para calcular el TCO; hay demasiadas variables.

Una forma de calcular aproximadamente el TCO consiste en sumar los costes (iniciales, operativos, de mantenimiento y por tiempo de inactividad) y restar el valor de fin de vida útil. Básicamente, el coste real se compone de costes directos, costes adicionales (incluidos los costes de funcionamiento) y costes indirectos u ocultos. Este análisis general de costes puede ayudar a tomar futuras decisiones de compra para maximizar la rentabilidad.

Existen diferentes herramientas para calcular el TCO de distintos productos y servicios; en el caso de nuestro ejemplo sobre almacenamiento, la mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen una calculadora de TCO para ayudar a estimar el coste total de dicho producto. Sin embargo, siempre habrá costes intangibles (ya sea la satisfacción de los empleados, la curva de aprendizaje o los efectos sobre la productividad) que pueden resultar difíciles de tener en cuenta. Es importante realizar encuestas periódicas para monitorizar el valor de estas adquisiciones.

El TCO ayuda a los líderes a considerar toda la gama de costes y beneficios potenciales de una compra, y este análisis facilita una evaluación más sólida del valor a largo plazo. Entre los beneficios de utilizar metodologías de TCO se incluyen:

Los costes directos son relativamente fáciles de ver, pero el TCO también incorpora costes indirectos y ocultos. En nuestro ejemplo de almacenamiento, las tarifas de salida se considerarían un coste potencial significativo que no aparecerá necesariamente en un análisis superficial de los costes iniciales. Para las soluciones de almacenamiento internas, el coste de mantenimiento y servicios puede ser un gasto continuo y poco evidente.

Calcular el TCO promueve la transparencia y permite a los equipos ver con mayor claridad el verdadero valor empresarial de un producto o servicio. En TI, el TCO puede impulsar un enfoque orientado a la eficiencia, que se centra en los costes de ciclo de vida completo y en los beneficios de las compras y la gestión eficiente de activos.

Comprender el coste total del ciclo de vida de un producto, incluidos los costes de oportunidad (más difíciles de cuantificar) derivados del cambio y la adopción, permite a los responsables de la toma de decisiones del equipo de compras adoptar decisiones más sólidas, objetivas y basadas en el valor. El atractivo de los bajos costes iniciales puede ser tentador, pero el TCO revela una cifra más precisa: una precisión que es inestimable para una gestión de la tecnología empresarial (TBM) eficaz.

Una comprensión completa del coste del producto ayuda a los equipos a mejorar la gestión del ciclo de vida y a elaborar estrategias en torno al rendimiento financiero a largo plazo. La previsión del TCO puede promover una mejor asignación de recursos, la reducción de residuos y una vida útil más larga de los activos.