Was ist ein intelligentes Büro?

Zu den wichtigsten Technologien für intelligente Büros gehören Automatisierung, das Internet der Dinge und integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme. Intelligente Beleuchtung, intelligente Thermostate, intelligente Konferenzräume und Smart Desks sind ebenfalls häufig in intelligenten Büros zu finden.

Es gibt zwei wichtige Trends, die Führungskräfte in Unternehmen motivieren, intelligente Bürotechnologien einzuführen:

Der Aufstieg intelligenter Technologien: Intelligente Technologien sind das Ergebnis mehrerer technologischer Fortschritte: der Kommerzialisierung des Internets in den 1990er Jahren, dem Aufkommen „intelligenter“ Gegenstände wie Smart TVs, die mit dem Internet verbunden werden können, in den 2000er Jahren, dem Ausbau der mobilen Netzabdeckung und der Entwicklung der Datenanalyse.¹ Heutzutage werden intelligente Technologien, die mit Datenerfassungsfunktionen und Konnektivität ausgestattet sind, zunehmend eingesetzt, um die Nachhaltigkeit und die Nutzererfahrung in einer Vielzahl von Umgebungen wie Städten, Bauernhöfen und Haushalten zu verbessern. Büroumgebungen bilden hierbei keine Ausnahme. Der globale Markt für intelligente Büros wird Prognosen zufolge bis 2032 ein Volumen von 122,6 Milliarden US-Dollar erreichen.²

Zunahme von Remote- und Hybrid-Arbeit: Der sprunghafte Anstieg der Remote-Arbeit während der COVID-19-Pandemie (und die damit verbundene Zunahme von hybriden Arbeitsplätzen) hat dazu geführt, dass die Belegschaften stärker als je zuvor auf verschiedene Standorte verteilt sind. Dadurch steigt die Nachfrage nach intelligenten Bürotechnologien, um die Zusammenarbeit zwischen Remote-Mitarbeitern und ihren Teamkollegen im Büro zu erleichtern.

Unternehmen, die intelligente Bürolösungen einsetzen, profitieren davon in mehrfacher Hinsicht.

Auch wenn die Zukunft der Arbeit von Innovationen geprägt ist, sind intelligente Büros heute oft mit den folgenden Technologien ausgestattet:

Das Internet der Dinge ist ein Netzwerk aus physischen Geräten, Fahrzeugen, Vorrichtungen und anderen Objekten, die mit Sensoren, Software und Netzwerkkonnektivität ausgestattet sind. Dank dieser integrierten Funktionen können die Objekte Daten erfassen. Im Fall von intelligenten Büros erfassen Sensoren Echtzeitdaten über die Auslastung, das Nutzungsverhalten im Büro, den Besucherverkehr, die Temperatur, die Lichtverhältnisse und vieles mehr, um Entscheidungen über den optimalen Einsatz von Ressourcen im Büro zu treffen.

Integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme (Integrated Workplace Management Systems, IWMS) helfen Geschäftsführern und Facility Managern, Unternehmensimmobilien und Arbeitsbereiche zu optimieren. Bei hochmodernen IWMS werden die von IOT-Sensoren und intelligenten Geräten erfassten Daten durch künstliche Intelligenz (KI) analysiert, um Erkenntnisse über das strategische Raummanagement zu gewinnen. IWMS können auch den Mitarbeitern helfen, wenn sie zur Entwicklung maßgeschneiderter mobiler Apps eingesetzt werden. Mitarbeiter können diese Apps nutzen, um z. B. Schreibtische zu reservieren (auch bekannt als „Desk Booking“) oder Wartungsanfragen mit ein paar Gesten auf ihren Smartphones zu stellen, anstatt Zeit mit Telefonanrufen zu verbringen.

Intelligente Konferenzräume und intelligente Besprechungsräume sind oft mit Funktionen wie Videokonferenzsystemen und interaktiven Whiteboards ausgestattet. Diese Funktionen lassen physische und virtuelle Arbeitsumgebungen miteinander verschmelzen und fördern die intelligente Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern im Büro und Remote-Mitarbeitern.

Intelligente Beleuchtungssysteme können die Tageslichtstärke in einem Büro berechnen und die Bürobeleuchtung während des Arbeitstages nach Bedarf anpassen. Dadurch wird das richtige Gleichgewicht zwischen Tages- und künstlichem Licht geschaffen, sodass die Mitarbeiter stets die für ihre Arbeit erforderlichen Lichtverhältnisse haben. Intelligente Beleuchtungssysteme können das Licht zudem automatisch ein- und ausschalten, je nachdem, ob ein Raum oder ein Bereich in Benutzung ist. Dadurch lässt sich der Stromverbrauch reduzieren.

Intelligente Thermostate und intelligente Klimaregelungssysteme können den Luftstrom, die Heizung und Kühlung sowie den Kohlendioxidgehalt und die Luftfeuchtigkeit automatisch an die Belegung des gesamten Büros und die von IoT-Sensoren erfassten Innenraumbedingungen anpassen. Solche dynamischen Anpassungen in Echtzeit eignen sich, um den Arbeitskomfort zu verbessern und den Energieverbrauch zu senken.

Unter Automatisierung versteht man den Einsatz von Technologie, um Aufgaben mit minimalem Personalaufwand auszuführen. In intelligenten Büros übernimmt die Automatisierung die sofortige Anpassung durch intelligente Beleuchtungssysteme und intelligente Thermostate.

Schreibtische, die mit Reservierungssystemen verbunden sind, werden manchmal auch als Smart Desks bezeichnet. Der Begriff bezieht sich ebenfalls auf motorisierte Schreibtische, die sich leicht – je nach Größe – an die bevorzugte Höhe eines Mitarbeiters anpassen lassen, was sie zu einer nützlichen Ergänzung für Büros mit gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen macht.

Bei intelligenten Zugriffskontrollsystemen werden Technologien wie Biometrie – vom Fingerabdruck-Scan bis zur Gesichtserkennung – und Multi-Faktor-Authentifizierung für das Besuchermanagement und zur Verhinderung des unbefugten Zugriffs auf Daten eingesetzt. Solche Systeme können auch verdächtige Aktivitäten erkennen, z. B. wenn eine unbefugte Person versucht, ein Büro zu betreten.⁴

Intelligente Bürotechnologien kommen auf der ganzen Welt sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor zum Einsatz.

• Teradyne, ein Fertigungsunternehmen für Test-Equipment im US-Bundesstaat Massachusetts, nutzte IWMS, um die Büroauslastung zu messen, seinen Immobilienbestand entsprechend zu verkleinern und neue Arbeitsplatzmanagementstrategien zu implementieren.
  
  
• Im australischen Bundesstaat Victoria nutzten die Facility Manager des Royal Melbourne Hospital eine digitale Plattform für das Aufgabenmanagement. Der Zugriff auf die Plattform war über ihre Mobilgeräte möglich, womit sie auf 600 verschiedene Arten von Service-Anfragen reagieren konnten. Dank der IWMS-gestützten Plattform konnten die Reaktionszeiten verkürzt und die mit den älteren, papierbasierten Prozessen verbundenen Abfallmengen reduziert werden.
  
  
• Durch die Installation intelligenter Technologien in ihren Gebäuden konnte die US General Services Administration ihre jährlichen betriebsbedingten Treibhausgasemissionen seit 2008 um 51 % senken.⁵
  
  
• Während der COVID-19 Pandemie nutzte IBM Global Real Estate eine IWMS-Lösung, um die Raumnutzung zu analysieren und Mitarbeitern an 370 Standorten ein sichereres Arbeitsumfeld zu bieten.