Was ist Raummanagement?
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Zeichnung einer Hand, die Formen in einer Anordnung anpasst

Veröffentlicht: 21. Dezember 2023
Mitwirkende: Amanda McGrath, Alexandra Jonker

Was ist Raummanagement?

Raummanagement bezieht sich auf die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine physischen Räume strategisch verwaltet, um sie an seinen umfassenderen Zielen für Produktivität, Nachhaltigkeit, Rentabilität und Wohlbefinden auszurichten. Dabei geht es darum, Wege zu finden, den Raum effizienter zu nutzen und ihn an aktuelle und zukünftige Bedürfnisse anzupassen.

Effektives Raummanagement berücksichtigt die Bedürfnisse von Mitarbeitern und Kunden sowie die allgemeinen Geschäftsziele. Das kann bedeuten, dass Büropläne und Möbel so gestaltet werden, dass die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern gefördert wird, dass Verkaufsflächen optimiert werden, um die Customer Experience zu verbessern, oder dass Entscheidungen über Lager-, Produktions- und Fertigungseinrichtungen getroffen werden, die die Aktivitäten rationalisieren und die Energieeffizienz maximieren. Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Quadratmeter Fläche – sei es in Bürogebäuden, Einzelhandelsflächen, Lagerhallen oder Produktionsbereichen – einen Zweck erfüllt.

Warum ist Raummanagement wichtig?

Das Raummanagement wirkt sich direkt auf Produktivität, Rentabilität und Kundenzufriedenheit aus und kann die Unternehmenskultur und die Geschäftsergebnisse beeinflussen. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel seinen Hauptsitz umgestalten, um mehr Räume für Kollaboration einzurichten, was zu mehr Innovation und Teamarbeit führen würde. Ein Einzelhändler könnte sein Ladenlayout neu organisieren, um den Kundenfluss zu verbessern und den Umsatz zu steigern. Und ein Fertigungsunternehmen könnte seine Produktionshalle umgestalten, um den Arbeitsablauf und die Sicherheit zu verbessern, was zu höherer Produktivität und weniger Unfällen führt.

Ein effizientes Raummanagement kann die Kosten für Miete, Nebenkosten und Wartung senken. Und da Remote- und Hybrid-Arbeitsverhältnisse immer häufiger werden, überdenken viele Unternehmen ihre Raumnutzung und wie sie flexible Arbeitsbedingungen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens ermöglichen können.

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Vorteile des Raummanagements

Die Optimierung physischer Räume kann erhebliche Auswirkungen auf viele Unternehmensbereiche haben, von finanziellen Einsparungen bis hin zu Umwelt-, Sozial- und Unternehmenszielen (ESG). Zu den Vorteilen des Raummanagements gehören:

Höhere Kosteneffizienz

Die Ausgaben für Büroflächen und andere Einrichtungen machen einen erheblichen Teil des Budgets vieler Unternehmen aus. Die Optimierung physischer Räume trägt dazu bei, unnötige Immobilien- und Betriebskosten zu senken und führt zu Kosteneinsparungen. Ein strategischer Ansatz für das Raummanagement ermöglicht es Unternehmen beispielsweise, fundierte Entscheidungen über Immobilieninvestitionen, Leasing, Akquisitionen und mehr zu treffen. In einer robusten Konjunktur könnten Unternehmen ihre Immobilien oder Büroflächen erweitern, während sie in einem Abschwung Flächen aus Effizienzgründen konsolidieren oder neu organisieren könnten. Unternehmen können auch Räume, die sie nicht nutzen, für einen geeigneteren Zweck neu zuweisen oder sogar für oder gegen die Notwendigkeit einer Erweiterung argumentieren. Und durch die Implementierung energieeffizienter Raummanagementpraktiken können Unternehmen ihre Stromrechnungen erheblich senken.

Verbesserung der Mitarbeitererfahrung

Ein schlecht gestalteter Arbeitsplatz kann zu einer geringeren Mitarbeiterproduktivität, schlechterer Arbeitsmoral sowie erhöhtem Stress und Gesundheitsproblemen führen. Gut gestaltete Arbeitsräume können jedoch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, die Gesamtleistung steigern und eine positive Unternehmenskultur fördern. Durch die Optimierung der Büroaufteilung, die Gewährleistung gesunder Bedingungen (durch angemessene Beleuchtung, Temperaturkontrolle und Belüftung) und die Bereitstellung der notwendigen Annehmlichkeiten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter alles haben, was sie brauchen, um ihre Aufgaben gut und sicher zu erfüllen.

Darüber hinaus stellt ein effektives Facility Management sicher, dass alle Geräte und Systeme optimal funktionieren, wodurch Ausfallzeiten und Frustration bei den Mitarbeitern reduziert werden. Dies kann die Fehlzeiten erheblich verringern und die Mitarbeiterbindung erhöhen.

Mehr Flexibilität am Arbeitsplatz

Die Umstellung auf hybride und Remote-Arbeitsmodelle nach der Pandemie hat die Bedeutung einer flexiblen Arbeitsplatzverwaltung unterstrichen. Ein strategisches Raummanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Räumlichkeiten an diese neuen Arbeitsformen anzupassen und einen wirklich hybriden Arbeitsplatz zu schaffen. Beispielsweise können Unternehmen traditionelle Büroräume in Gemeinschaftsbereiche oder Ruhezonen umfunktionieren, um unterschiedlichen Arbeitspräferenzen gerecht zu werden. Eine erfolgreiche Raumverwaltung bedeutet, dass die Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Ressourcen und Technologien haben, unabhängig davon, ob sie diese persönlich oder virtuell nutzen. Was die physischen Räumlichkeiten betrifft, so kann strategisches Management Hot Desks oder flexible Arbeitsplätze, stille oder ruhige Räume für intensive Arbeit und kreative Räume umfassen, die Zusammenarbeit, Interaktion und Brainstorming in einem weniger formellen Rahmen fördern.

Unterstützung für Nachhaltigkeitsziele

Raummanagementstrategien können eine Rolle dabei spielen, Unternehmen bei der Verfolgung von Nachhaltigkeitszielen zu unterstützen. Durch die Optimierung der Raumnutzung verbrauchen Unternehmen nur die Ressourcen, die sie wirklich benötigen, wodurch ihr CO2-Fußabdruck minimiert werden kann. Ein besseres Gebäudemanagement kann dazu beitragen, energieeffiziente Praktikeneinzuführen – wie z. B. die Verwendung von LED-Beleuchtung, die Installation energieeffizienter Geräte und den Einsatz neuer Technologien zur besseren Überwachung des Energieverbrauchs –, die die Auswirkungen eines Unternehmens auf die Umwelt verringern können. Das Raummanagement kann auch Überlegungen zur Abfallentsorgung und zu Recyclingpraktiken sowie andere Möglichkeiten zur Förderung nachhaltiger Geschäftspraktiken umfassen.

Schlüsselelemente eines effektiven Raummanagements

Beim Raummanagement geht es nicht nur darum, den verfügbaren physischen Raum optimal zu nutzen. Dabei handelt es sich um einen strategischen Ansatz, der verschiedene Faktoren berücksichtigt. Es hängt ab von:

  • Geschäftsziele verstehen: Um Räume zu gestalten, die dem Unternehmen dienen, ist eine klare Vorstellung von der Mission, den Werten und Zielen des Unternehmens erforderlich. Durch die Festlegung der Raumaufteilung auf der Grundlage der geschäftlichen Prioritäten und der Unternehmenskultur kann sichergestellt werden, dass die Räume möglichst effektiv genutzt werden.
  • Die Bedürfnisse der Mitarbeiter verstehen: Das Wissen, welche Art von Raum die Teammitglieder benötigen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, sollte in das Raummanagement einfließen. Dazu gehört die Schaffung von Arbeitsbereichen mit ausreichender Beleuchtung, ausreichender Belüftung und ergonomischen Möbeln sowie die Gestaltung von Arbeitsplatzoptionen, die unterschiedlichen Arbeitsstilen und Vorlieben gerecht werden.
  • Das Kundenverhalten verstehen: Menschen, die das Unternehmen besuchen oder es unterstützen, haben möglicherweise andere Bedürfnisse als diejenigen, die dort arbeiten. Räume können auch so gestaltet werden, dass eine positive Customer Experience entsteht.
  • Den Raum selbst verstehen: Eine physische Rauminventur und ein umfassender Überblick darüber, welcher Raum verfügbar ist, wie er genutzt wird und wie er erweitert oder verändert werden kann, um das Arbeitsplatzerlebnis zu verbessern, ist für die Entscheidungsfindung im Raummanagement von grundlegender Bedeutung.
Gemeinsame Strategien für das Raummanagement

Zu den wichtigsten Überlegungen bei der Formulierung einer Raummanagementstrategie können gehören:

Flächennutzung

Gut geplante Räume können die Immobilienverbindlichkeiten begrenzen und die Produktivität fördern. Bei der Raummanagementstrategie kann berücksichtigt werden, wie der verfügbare Raum durch den Einsatz multifunktionaler Möbel, die Schaffung von Freiräumen und die Nutzung des vertikalen Raums optimal genutzt werden kann. Dies kann auch bedeuten, dass der Verkehrsfluss, der Lagerbedarf und die Anwesenheitsmuster sowie der Bedarf an gemeinsam genutzten Räumen wie Besprechungszimmern oder Zusammenarbeitsecken berücksichtigt werden müssen.

Gestaltung und Funktion des Arbeitsplatzes

Das Raummanagement stellt sicher, dass den Mitarbeitern die physische Umgebung zur Verfügung steht, die sie zum effektiven Arbeiten benötigen. Praktisches Mobiliar, ergonomische Arbeitsplätze und ein leichter Zugang zu den Werkzeugen können ihnen helfen, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, während eine gut durchdachte Beleuchtung und Akustik dazu beitragen können, Ablenkungen zu vermeiden. Das Ausbalancieren von Funktionalität und Ästhetik kann dazu beitragen, eine einladende Umgebung zu schaffen, die die Unternehmenskultur widerspiegelt.

Auswirkungen auf die Umwelt

Wie bereits erwähnt, kann Raummanagement Unternehmen dabei helfen, ihre allgemeine Nachhaltigkeit zu verbessern. Eine intelligente Raumnutzung kann dazu beitragen, den gesamten CO2-Fußabdruck zu reduzieren, die Energieeffizienz zu verbessern und umweltfreundliche Praktiken wie Recycling und Nutzung alternativer Energien zu unterstützen.

Technologien und Tools für das Raummanagement

Neue Technologien verbessern die Möglichkeiten der Unternehmen, ihre Flächen zu verwalten und Entscheidungen über deren optimale Nutzung zu treffen. Werkzeuge wie integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme (IWMS), Künstliche Intelligenz (KI), Maschinelles Lernen (ML) und Internet der Dinge (IoT) können wichtige Rollen spielen.

Softwarelösungen und integrierte Arbeitsplatzmanagementsysteme (IWMS)

Softwarelösungen spielen eine zentrale Rolle im Raummanagement. Mithilfe von Tools wie computergestützte Facilities Management (CAFM) können Unternehmen, physische Räume und Anlagen digital visualisieren. Die Raumplanungssoftware bietet detaillierte Grundrisse und Grundrisse, sodass Unternehmen Räume effektiv planen und verwalten können. Und Raumverwaltungssoftware kann Funktionen wie die Verfolgung der Belegung, die Verwaltung von Wartungsplänen und die Bereitstellung von Echtzeit-Updates zur Raumnutzung ermöglichen.

Integrated Workplace Management System (IWMS) ist eine Softwareplattform, die alle Bereiche des Immobilien- und Gebäudemanagements auf einer Plattform konsolidiert. Es erfasst und reagiert auf Daten, die für Themen wie Betriebskosten, Energieverbrauch, Wartungsmanagement, Grundrisse und mehr relevant sind. Mit einem IWMS können Facility- und Raummanager Nutzungsberichte erstellen und Szenarien für die künftige Raumzuweisung planen. Diese Daten können Unternehmen dabei helfen, Kosten zu senken, sich an veränderte Anforderungen der Nutzer anzupassen, fundierte Entscheidungen über Arbeitsplätze zu treffen und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

IoT-Sensoren

Sensoren für das Internet der Dinge (IoT) können Echtzeitdaten zur Raumnutzung liefern, indem sie Probleme wie Belegungsgrad, Temperatur und Energieverbrauch überwachen. Diese Daten können Aufschluss darüber geben, wie Räume genutzt werden, und Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Wenn beispielsweise Sensoren darauf hinweisen, dass bestimmte Bereiche durchweg nicht ausgelastet sind, können Unternehmen diese Räume für andere Zwecke wiederverwenden; deuten die Daten auf eine Überbelegung hin, können Bereiche erweitert oder umstrukturiert werden, um mehr Menschen unterzubringen.

Plattformen für Reservierungen

Mit Raumbuchungssystemen können Mitarbeiter Besprechungsräume, Hot Desks oder Arbeitsbereiche digital reservieren und machen so eine manuelle Planung überflüssig. Raumreservierungen ermöglichen eine bessere Organisation der vorhandenen Ressourcen und eine effektive Verwaltung der Büroflächen. Darüber hinaus können Unternehmen die Nutzungsdaten von Buchungsplattformen auswerten, um zukünftige Entscheidungen zur Raumverwaltung zu treffen, z. B. ob mehr Konferenzräume benötigt werden oder ob hybride Mitarbeiter die Buchungsoptionen für Schreibtische nutzen.

Andere Technologielösungen

Neue Technologien wie KI und ML unterstützen auch das Raummanagement. Diese Technologien können große Datenmengen aus verschiedenen Quellen analysieren, um Muster und Trends zu identifizieren. So kann KI beispielsweise den künftigen Raumbedarf auf der Grundlage historischer Daten vorhersagen, sodass Unternehmen vorausplanen und unnötige Ausgaben vermeiden können. In ähnlicher Weise können ML-Algorithmen die Raumgestaltung optimieren, um die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Darüber hinaus können mit Hilfe von Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) virtuelle Modelle von Räumen erstellt werden, so dass Unternehmen mit verschiedenen Layouts experimentieren können, ohne ihre Räume physisch umzugestalten. Diese datengesteuerten Raumverwaltungstools sparen nicht nur Zeit und Aufwand, indem sie es den Mitarbeitern ermöglichen, Aufgaben zu automatisieren, sondern ermöglichen auch eine kreativere und effizientere Raumplanung und ein besseres Asset-Management.

Wer ist für das Raummanagement verantwortlich?

Die Entwicklung von Raummanagementlösungen obliegt in der Regel den Facility Managern oder Betriebsleitern. Ein umfassender Raumverwaltungsplan ist jedoch ein multidisziplinäres Unterfangen, an dem Personal-, IT- und Finanzabteilungen beteiligt sind. Das Sammeln und Auswerten von Raumdaten und -kennzahlen, das Treffen von Entscheidungen über Immobilieninvestitionen und -verwaltung sowie das Schaffen einer sicheren und effizienten Arbeitsumgebung ist eine Aufgabe, die sich über viele Funktionen innerhalb eines Unternehmens erstrecken kann. Und die Förderung eines Wandels in der Gesamtstrategie des Arbeitsplatzes kann den Managementteams und der C-Suite-Führung obliegen.

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