Was ist Facilities Management?

Modernes Facilities Management kombiniert Aspekte der Ingenieurwissenschaften und der Immobilienverwaltung mit neuesten Technologien, um Unternehmen dabei zu helfen, sicherzustellen, dass ihre Arbeitsbereiche sie bei der Erreichung ihres Kerngeschäfts unterstützen.  

Heute deckt FM eine Vielzahl von Funktionen ab, darunter Energiemanagement, Raumplanung, Brandschutz und Wachdienste. Mit dem Aufstieg des Internets, drahtloser Netzwerke und mobiler Arbeitskräfte sind moderne Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), intelligente Gebäude und das Internet der Dinge (IoT) tiefgreifend integriert worden.

Enterprise Asset Management-(EAM-)-Systeme, die mit Automatisierung in Echtzeit ausgestattet sind, helfen Einrichtungs-Managern, die Asset-Leistung zu verfolgen und Wartungs-Strategien in komplexen Arbeitsumgebungen zu optimieren.

Ob es sich um die Verwaltung eines einzelnen Arbeitsbereichs oder eines internationalen Immobilienportfolios handelt, moderne Facilities Management-Systeme tragen mithilfe fortschrittlicher Technologie dazu bei, die betriebliche Effizienz zu steigern, die Leistung zu optimieren und die Lebensdauer der Assets zu verlängern.

Facility Management ist beliebt und wächst rasant; der globale Markt hat derzeit einen Wert von 61,08 Milliarden USD. Es wird erwartet, dass es bis 2030 138,50 Milliarden USD erreicht, was einer zusammengesetzten jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 17,8 % im Prognosezeitraum entspricht.¹

Moderne Ansätze im Facilities Management (FM) können je nach Art der Assets und gebauten Umgebungen, die ein Unternehmen erhalten muss, stark variieren.

FM-Praktiken werden typischerweise in zwei Kategorien unterteilt: Hard FM und Soft FM. Hard FM konzentriert sich auf die Wartung von physischen Assets, während Soft FM für den Gebäudebetrieb gilt.

Hard FM wird in der FM-Branche weithin als Rückgrat des Infrastrukturmanagements angesehen, da es sich mit der Instandhaltung physischer Anlagen befasst, die für die Kernfunktionalität eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.

Hier einige der Systeme und Komponenten, die durch bewährte FM-Praktiken instand gehalten werden:

• Elektro- und Sanitärsysteme: Hard FM trägt dazu bei, einen reibungslosen und ununterbrochenen Fluss von Wasser und Strom durch ein Gebäude sowie die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu gewährleisten.

• Energiesysteme: Energiemanagement ist ein kritischer Aspekt von Hard FM und hilft Facility-Managern, Kosten zu senken und sicherzustellen, dass die physischen Anlagen, für die sie verantwortlich sind, energieeffizient sind.

• Brandschutzsysteme: Hard FM-Praktiken pflegen Brandalarme, Sprinkler und Evakuierungsverfahren, die sicherstellen, dass die Gebäude brandsicher sind und allen geltenden Vorschriften und Bestimmungen entsprechen.

• Modernisierungen und Renovierungen: Die bewährten FM-Praktiken gewährleisten, dass alle Renovierungen und Modernisierungen – wie Dachsanierungen, Aufzugsmodernisierungen und Tür- und Fenstererneuerungen – sicher und effizient durchgeführt werden.

Soft FM, in der FM-Branche auch als die „menschliche“ oder „operative“ Ebene des FM bekannt, befasst sich mit den alltäglichen Abläufen, die erforderlich sind, um die Sicherheit und den Komfort der Einrichtungen zu gewährleisten.

Hier sind einige der gängigsten Soft FM-Praktiken:

• Reinigungsdienste: Die Soft FM-Praktiken regeln die Reinigungslösungen eines Gebäudes, wie z. B. Fensterputzen, Staubsaugen, Schädlingsbekämpfung und Abfallmanagement. So können Sie sicherstellen, dass die Räumlichkeiten einladend und hygienisch sind.

• Sicherheit: Soft FM umfasst alle Sicherheitsmaßnahmen im Gebäude, wie z. B. die Verwaltung von Wachpersonal und die Wartung von Alarmanlagen und Kameras, die zur Sicherheit der Einrichtung beitragen.

• Essenszubereitung: Soft FM deckt alle Aspekte der sicheren und effizienten Lebensmittelzubereitung und -entsorgung ab, einschließlich Verkaufsautomaten, Snackbars, Cafeterias sowie Küchen- und Geschirrspülbereiche.

• Raumplanung: Soft FM-Praktiken helfen Facility-Managern, die Belegung in den Bereichen zu verwalten, für die sie verantwortlich sind, einschließlich Büros und Konferenzräume.

• Nachhaltigkeitsinitiativen: Modernes Soft-FM ist zunehmend für alle Nachhaltigkeitsinitiativen rund um den Gebäudebetrieb verantwortlich, die Unternehmen übernehmen, wie zum Beispiel den Einsatz von KI zur Optimierung des Wasser- und Energieverbrauchs.

Neben den beiden Hauptkategorien des Facilities Management (FM) gibt es sechs Kerntypen des Facilities Management, die speziell auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten sind. Diese Arten von FM haben Eigenschaften, die sowohl Hard als auch Soft FM umfassen und manchmal Praktiken aus beiden kombinieren.

Das Betriebsmanagement ist eine Art von FM, das sich auf die Verwaltung und Instandhaltung physischer Anlagen wie Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HVAC), Elektro-, Wasser- und Sanitäranlagen konzentriert. Diese Systeme sind für das effektive Funktionieren von Einrichtungen unerlässlich. Betriebsleiter verlassen sich in erster Linie auf Hard FM-Praktiken, um die Assets zu warten, für die sie verantwortlich sind.

Gebäudemanager, die für den Betrieb verantwortlich sind, setzen in der Regel Strategien wie prädiktive und reaktive Wartung ein, um sicherzustellen, dass die Assets über einen längeren Zeitraum auf Hochtouren laufen. Betriebszeit und Ausfallzeit sind für die meisten Betriebsleiter wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), die ihnen helfen, den Erfolg ihrer Programme nahezu in Echtzeit zu messen.

Projektmanagement ist eine Art von FM, das die strategische Planung und Durchführung von Modernisierungs-, Renovierungs- und Modernisierungsinitiativen beinhaltet, die sicherstellen, dass Gebäude auch im Alter sicher und konform bleiben.

Ältere Einrichtungen entsprechen oft nicht mehr den Vorschriften, da sich die Bauvorschriften ändern und neuere Materialien und Technologien verfügbar werden. Beispiele für gängige Gebäudesanierungsprojekte, die von einem Projektmanagementteam gesteuert werden, sind die Modernisierung von Heizungs- und Kühlsystemen sowie der Einbau neuer energieeffizienter Fenster und Fußböden. Reparaturen an veralteten Bodenbelägen und Isolierungen werden ebenfalls häufig vorgenommen.

Unternehmen mit einem globalen Immobilienportfolio sind oft für die Verwaltung von Immobilien in mehr als einer Region oder einem Land verantwortlich. Moderne FM-Softwarelösungen helfen Unternehmen dabei, sich an die sich ändernden Vorschriften anzupassen, unabhängig vom Standort der Gebäude, und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie ihre wichtigsten finanziellen und betrieblichen Ziele erreichen.

Einrichtungsmanager, die für die Pflege großer Portfolios verantwortlich sind, verlassen sich auf fortschrittliche FM-Systeme, um Strategien für die Verwaltung von Mietverträgen, Raumreservierungen, Wartungskosten und anderen kritischen Aspekten zu optimieren. Beispielsweise können KI- und IoT-Tools wiederkehrende, datenintensive Aufgaben automatisieren, wodurch die Genauigkeit der Wartungsaufzeichnungen erhöht und die Betriebskosten gesenkt werden.

Das Management von Support Services ist eine Art von FM, das sich auf die Dienstleistungen konzentriert, die dafür sorgen, dass Gebäude sicher und sauber für ihre Bewohner bleiben. Einrichtungsmanager im Bereich Support Services sind sowohl für Hard FM- als auch für Soft FM-Funktionen verantwortlich, wie z. B. Reinigungsdienste, Sicherheit und Catering.

Support-Services sind zwar oft nicht so komplex oder strategisch wie einige der anderen Arten von FM, aber nicht weniger entscheidend. Ein starker Ansatz für Support-Services hilft sicherzustellen, dass die Einrichtungen die Geschäftsziele eines Unternehmens erfüllen. Außerdem können sich die Bewohner an ihren Arbeitsplätzen sicher und produktiv fühlen.

Das Management und die Wartung intelligenter Gebäude sind eine relativ neue Art von FM, die mit der Verbreitung von IoT und „smarten“ Technologien schnell wächst. Intelligente Gebäude sind Strukturen, die auf digitale Technologie setzen, um Aspekte des Gebäudebetriebs zu automatisieren, die traditionell manuell verwaltet wurden.

Laut einem aktuellen Bericht wurde der globale Markt für intelligente Gebäude im Jahr 2024 mit 117,4 Milliarden USD bewertet. Es wird erwartet, dass er in den nächsten 6 Jahren mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 21,2 % wächst und bis 2032 548,5 Milliarden USD erreicht.²

FM für intelligente Gebäude ist die technologisch fortschrittlichste Art von FM und nutzt hochentwickelte Softwaresysteme. Diese Systeme sind stark auf KI, IoT und maschinelles Lernen (ML) angewiesen, um eine breite Palette physischer Assets zu pflegen. Da sich die FM-Praktiken weiterentwickeln, um den Anforderungen der Technologie gerecht zu werden, verändern sich auch die typischerweise mit dieser Praxis verbundenen Rollen.

Integriertes Facility Management (IFM) ist ein FM-Ansatz, bei dem ein einzelner Dienstleister mehrere Facility-Funktionen für eine Einrichtung übernimmt, anstatt mehrere Anbieter zu haben. IFM hilft Unternehmen, die wichtigsten benötigten FM-Services (zum Beispiel Wartung, Sicherheit, Reinigung und mehr) zu erhalten, ohne mehrere Serviceanbieter beauftragen und beaufsichtigen zu müssen.

Moderne IFM-Ansätze setzen auf EAM-Systeme und -Tools wie computergestützte Wartungsmanagementsysteme (CMMS), um die für die Wartung von Einrichtungen erforderlichen Aufgaben und Dienstleistungen zu verwalten. IFM hilft Unternehmen, ihre FM-Bedürfnisse zentraler zu steuern und Workflows zu kombinieren, um die Effizienz zu steigern. IFM führt oft zu erheblichen Kostensenkungen, einer schnelleren digitalen Transformation und niedrigeren Betriebskosten.

Die International Facility Management Association (IFMA) ist der weltweit größte Berufsverband für Fachleute im Bereich Facilities Management (FM) und bietet Bildung, Netzwerke und Zertifizierungen für eine Vielzahl von FM-Funktionen an. Mit dem Aufkommen neuer Technologien und Fortschritte in der intelligenten Gebäudeplanung ändert die IFMA ihre Anforderungen und die Art und Weise, wie sie Auszubildende auf FM-Karrieren vorbereitet.

Hier ein Überblick darüber, wie sich einige Rollen verändern:

• Certified Facility Manager (CFM): Weltweit anerkannte Institutionen, die Facilities-Management-Zertifikate anbieten, passen ihre Programme an, um sicherzustellen, dass die Empfänger in neuen Technologien wie Echtzeitdaten und KI-gestützter Automatisierung geschult werden.

• Facilities Management Professional (FMP): Obwohl FMP typischerweise eine Einstiegszertifizierung ist, verlagern sich die erforderlichen Kernkompetenzen dennoch weg von technischen Fähigkeiten. Sie setzen auf strategischere und datengesteuerte Funktionen, die den Wartungsanforderungen von intelligenten Gebäuden gerecht werden.

• Sustainability Facility Professional (SFP): Da immer mehr Unternehmen auf intelligente Gebäudeplanung setzen, um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, sind SFPs in der Branche sehr gefragt. SFPs konzentrieren sich in der Regel auf Arten von FM und Ansätze für FM-Strategien, mit denen sich der Energieverbrauch und das Abfallaufkommen reduzieren lassen, um Umweltinitiativen voranzutreiben.

Facilities Management (FM) unterstützt Unternehmen aller Größen. Es nutzt die neuesten Technologien, Werkzeuge und strategischen Ansätze für das Management ihrer Einrichtungen. Eine starke FM-Funktion bietet mehrere Vorteile, die in der folgenden Liste aufgeführt sind.

• Niedrigere Betriebskosten: Strong FM hilft Unternehmen dabei, ihre Kosten zu senken, indem es die Energiemanagementpraktiken optimiert und durch die Automatisierung von Aufgaben effizientere Programme zur Anlagenwartung einführt.

• Erhöhte Nachhaltigkeit: FM hilft Unternehmen dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele schneller zu erreichen, indem es energieeffizientere Wartungsprogramme implementiert und umweltschonende Abfallmanagementpraktiken etabliert.

• Bessere Nutzererfahrungen: FM verbessert Aspekte des Gebäudemanagements wie Beleuchtung, Luftqualität und Sauberkeit, sodass sich die Bewohner in ihren Arbeitsräumen willkommener und produktiver fühlen.

• Verbesserte Geschäftskontinuität: Starke FM verbessert die Fähigkeit von Organisationen, ihre Kerngeschäfte auch bei unerwarteten Ereignissen wie Bränden, Stromausfällen und Cyberangriffen aufrechtzuerhalten – eine Funktion, die als Geschäftskontinuität bekannt ist.

• Mehr strategisches Immobilienmanagement: Durch automatisierte Belegungsüberwachung sowie die Sammlung und Analyse von Raumnutzungsdaten helfen moderne FM-Systeme Unternehmen, ihre Räume sicher und kosteneffizient zu optimieren.

Facilities Management (FM) steht vor einer Reihe von Herausforderungen, da es sich fortentwickelt, um den Anforderungen größerer, komplexerer und anspruchsvollerer Gebäude gerecht zu werden. Schnelle technologische Veränderungen, die die Arbeitsweise von Unternehmen und Menschen verändern, verstärken viele der Hürden, die bald überwunden werden müssen.

FM wird in den kommenden Jahren vor drei seiner größten Herausforderungen stehen:

1. Steigende Betriebskosten: Schwankende Energiepreise, Störungen globaler Lieferketten und geopolitische Unruhen führen zu steigenden Betriebskosten für FM, ein Trend, der sich in den kommenden Jahren voraussichtlich fortsetzen wird. Moderne FM-Teams müssen kreative Wege finden, um ihre Budgets im Gleichgewicht zu halten und gleichzeitig die Leistung und Sicherheit der Einrichtung zu gewährleisten.
2. Erhöhter regulatorischer Druck: Viele Unternehmen stehen unter wachsendem Druck, ihr Engagement für den Bau und die Instandhaltung energieeffizienter Infrastruktur sowie die Einhaltung neuer Umweltvorschriften zu demonstrieren. Die Erfüllung dieser Standards kann die Integration neuer Prozesse, Werkzeuge und Technologien in die bestehenden Wartungsprogramme bedeuten, ein Prozess, der sowohl kostspielig als auch zeitaufwändig sein kann.
3. Modernisierung von Altsystemen: Die Modernisierung von Einrichtungen, damit Unternehmen von der intelligenten Gebäudetechnologie profitieren können, erfordert erhebliche Vorabinvestitionen sowie Umschulungen für Wartungsteams. Um bestehende Gebäudesysteme so umzurüsten, dass sie KI, IoT und andere Technologien nutzen können, müssen Unternehmen mit möglicher Ausfallzeit umgehen, während die Einrichtung modernisiert wird.