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Was ist ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem?
Was ist ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem?
Ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (Integrated Workplace Management System, IWMS) ist eine Softwareplattform, die die Verwaltung aller Bereiche der Immobilien und das Facilities Management auf einer einzigen, dynamischen und skalierbaren Plattform bündelt und dadurch optimiert.
Ein IWMS verwendet eine zentrale Datenbank, um Prozesse zu vereinfachen und zu kombinieren. Daher benötigen Unternehmen zur Verwaltung ihres Geschäfts nicht mehr mehrere, unterschiedliche Softwaresysteme und -lösungen – wie etwa Facility-Management-Software, Personalverwaltungstools und Enterprise-Resource-Planning-Software.
Gartner definierte den Begriff erstmals 2004 und betrachtet IWMS als Plattformen, die folgenden Funktionsbereiche integrieren:
- Immobilien- und Immobilienmanagement (z. B. Leasingbuchhaltung und Leasingmanagement)
- Investitionsprojektmanagement (z. B. Kapitalplanung und Kosten- und Ressourcenmanagement)
- Facilities Management (z. B. Flächenmanagement, Umzugsmanagement und Flächennutzung)
- Betriebs- und Wartungsmanagement (z. B. Asset Management und Lieferantenmanagement)
- Nachhaltigkeit und Energiemanagement (z. B. Erfassung der CO2-Emissionen und Energie-Benchmarking)
Erfahren Sie mehr über die Prozesse, die zur Verwaltung von Leistungsdaten zum Umweltschutz verwendet werden, und die Schritte, die für die Bilanzierung von Treibhausgasemissionen (THG) erforderlich sind.
Eine umfassende IWMS-Lösung erfasst und generiert Daten und Metriken zu verschiedenen Aspekten des Immobilien- und Anlagenportfoliomanagements wie Betriebskosten, Energieverbrauch, Wartungsmanagement, Grundrisse und mehr. Anschließend konsolidiert sie die Daten, um einen ganzheitlichen Überblick über Ihr gesamtes Immobilien- und Anlagenportfolio zu erhalten. Die Nutzung dieser Daten kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, Kosten zu senken, schnell auf veränderte Anforderungen der Nutzer zu reagieren, fundiertere Entscheidungen über Arbeitsplätze zu treffen und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.
IWMS basieren auf den Funktionen von Technologien wie Computer-Aided Facility Management-(CAFM-)Software und Computerized Maintenance Management System-(CMMS-)Software. CAFM-Software wurde entwickelt, um alle Aspekte physischer Infrastrukturen zu verwalten und zu warten, einschließlich Reservierungssystemen und Energiemanagement. In ähnlicher Weise nutzt CMMS Daten, um alle Funktionen des Asset-Managements und der Anlagenwartung zu optimieren, einschließlich Ausrüstung, Infrastruktur und anderer harter Anlagen. Unternehmen können zwar mehrere CAFM- und CMMS-Lösungen zur Verwaltung von Abläufen verwenden, diese sind jedoch nicht miteinander verbunden und können keine Informationen austauschen, was zu Datenlücken und Ineffizienzen in den verschiedenen Systemen führen kann.
Eine IWMS-Plattform kombiniert CAFM- und CMMS-Technologie in einem. Sie bietet einen konsolidierten Überblick über die Assets aus dem gesamten Immobilienportfolio und zeigt, wie diese interagieren und sich gegenseitig beeinflussen.
IWMS-Systeme organisieren Daten in einer zentralen Datenbank, was die Entscheidungsfindung verbessert und Kosteneinsparungen ermöglicht. Tatsächlich zeigen Untersuchungen, dass eine IWMS-Lösung die Effizienz der Gebäudenutzung um 39,3 % verbessern und gleichzeitig die Wartungskosten um 15,2 % senken kann.1
Mit integrierten Dashboards, mobilen Apps und robusten und reaktionsschnellen Benutzeroberflächen bieten IWMS auch einen klaren Überblick über das Immobilienportfolio des Unternehmens. Sie ermöglichen eine verbesserte betriebliche Ausfallsicherheit und Effizienz sowie verbesserte Geschäftsprozesse, indem sie Fragen wie die Frage: Verteilen wir den Platz richtig? Steht die Heizungs- und Kühlanlage zur Wartung? Welche Mietverträge stehen zur Verlängerung an?
Außerdem fügt IWMS eine Automatisierungsebene zwischen Funktionen hinzu, die mit mehreren Lösungen nicht möglich ist. Die Automatisierung trägt dazu bei, manuelle Eingriffe, redundante Prozesse und ungenaue Daten zu reduzieren. IWMS-Lösungen automatisieren beispielsweise die Nachverfolgung und Bewertung der Wartung von Gebäuden und Assets und erteilen bei Bedarf automatisch Arbeitsaufträge. Diese Funktionen tragen zur Kostensenkung bei, indem sie die Zeit von der Bewertung und Entdeckung bis zur Problemlösung minimieren. Die rasche Behebung von Problemen im Zusammenhang mit Einrichtungen und Arbeitsplätzen trägt dazu bei, das allgemeine Wohlbefinden dieser Einrichtungen, ihrer Mitarbeiter, Bewohner und des Arbeitsumfelds zu verbessern.
Durch die Optimierung des Immobilien- und Facilities Managements durch die IWMS-Software können Sie:
IWMS unterstützen Unternehmen bei der Überwachung und Verwaltung aller Assets des Portfolios über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Auf diese Weise können Unternehmen ihrem Wartungs- und Servicemanagement einen Schritt voraus sein. IWMS-Plattformen automatisieren Wartungs- und Reparaturpläne und rationalisieren Arbeitsabläufe, um Ausfallzeiten von Geräten besser vorhersagen und zu verhindern, den Energieverbrauch zu verwalten und zu überwachen, erforderliche Wartungsarbeiten zu planen und durchzuführen oder neue Nachhaltigkeitsinitiativen umzusetzen. Zum Beispiel nutzt die präventive Wartung Daten und prädiktive Analysen, um Probleme zu erkennen und zu bewerten, bevor sie zu größeren Problemen werden, wodurch Ausfallzeiten reduziert und Risiken minimiert werden. So wird ein optimaler Betrieb der Assets gewährleistet, was die Effizienz steigert und die Betriebskosten senkt.
IWMS-Software hilft Ihnen, den Bedarf besser zu ermitteln, die Raumaufteilung zu planen und Ihre Arbeitsbereiche zu verwalten, indem sie genaue Belegungsraten verwendet. Digitale Tools automatisieren Aufgaben und nutzen Ihre Daten, um Grundrisse zu optimieren, den Platz zu maximieren und sicherzustellen, dass die richtigen Räume bei Bedarf verfügbar sind.
Laut einer IDC-Studie erhöht die Qualität der Mitarbeitererfahrungen die Mitarbeiterbindung um 87 %.2 Die richtige IWMS-Lösung hilft dabei, Raumplanungsmodule in Echtzeit zu optimieren und sicherzustellen, dass die richtigen Büroflächen und Besprechungsräume bei Bedarf verfügbar sind. Digitale Tools helfen den Mitarbeitern, besser in dem Raum zu arbeiten, in dem sie sich befinden, indem sie eine Echtzeitansicht der verfügbaren Räume bieten, den richtigen Raum einfach reservieren und Wartungsarbeiten oder andere Dienstleistungen anfordern können. Mit IWMS können Sie außerdem Temperaturen regulieren, die Beleuchtung optimieren und leicht zugängliche Hygienebereiche einrichten.
Mitarbeiter und Bewohner fordern umweltfreundlichere Praktiken und IWMS ermöglicht den Facility Managern, Möglichkeiten zur Reduzierung von Energieverbrauch und Emissionen zu finden. Das Energiemanagement integriert automatische Temperaturregelungen, eine auf Ihre tatsächliche Belegung zugeschnittene Beleuchtungszuweisung und physische Raumpläne und trägt so dazu bei, den gesamten CO2-Fußabdruck Ihrer Einrichtungen zu reduzieren. Eine IWMS-Softwarelösung kann dazu beitragen, Ihren Energieverbrauch um 11,5 % zu senken.1
Die IWMS-Software konsolidiert die Verwaltung, das Management und die Buchhaltung von Leasingverträgen auf einer einzigen Plattform. Außerdem kann es automatisch Mietverlängerungen über mehrere Standorte hinweg verfolgen und Mietverträge, Zahlungen sowie Vertrags- und Compliance-Anforderungen vereinfachen.
Das Raummanagement gewinnt für viele Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Manchmal wird die Arbeit bzw. der Arbeitsbereich mehr zu einem Erlebnis als zu einem physischen Ort. Auch wenn sich nicht-traditionelle Arbeitsumgebungen wie hybride Arbeitsformen, digitale Arbeitsplätze und Telearbeit immer mehr durchsetzen, ist die Einrichtung sicherer, komfortabler Büroräume mit sauberer Luft und sauberen Oberflächen sowie strengen Sicherheitsmaßnahmen nach wie vor unerlässlich.
Die Umsetzung dieser Veränderungen erfordert jedoch Spitzentechnologie, die sich ständig weiterentwickelt und in vielen Fällen eine umfassende Nachrüstung erfordert. Trotz der Herausforderungen wie alternde Infrastruktur, Kosten und veränderte Anforderungen stellte IDC fest, dass „88 % der Unternehmen Investitionen getätigt haben oder dies planen, um physische Räume modernisieren und für flexible Arbeitsmodelle geeigneter zu machen.“ Und dass „bis 2025 bei 90 % neuen gewerblichen Bauten oder Renovierungen intelligente Gebäudetechnologien zum Einsatz kommen werden, die flexible Arbeitsplätze unterstützen und das Erlebnis für die Nutzer und die Betriebsleistung nachhaltig verbessern“.3
Mit dem technologischen Fortschritt und der Integration von immer mehr Geräten für das Internet der Dinge (IoT) in IWMS-Lösungen ist möglicherweise eine zusätzliche Automatisierung möglich. Durch die Integration automatischer Nachfragereaktionstechnologie können Gebäude weiter automatisiert werden, um den Energieverbrauch während der Spitzenbedarfszeiten zu optimieren und so den Energieverbrauch und die Kosten weiter zu senken. In Kombination mit Echtzeit-Belegungsraten können Strategien zur Lastreduzierung sogar an spezifische Bedürfnisse angepasst und an sich ändernde Bedingungen angepasst werden.
Der globale IWMS-Markt expandiert und mit ihm kommen von Jahr zu Jahr neue Baumethoden, Facility-Management-Praktiken und die wachsende Anforderungen der Bewohner an Nachhaltigkeit hinzu. Durch die Nutzung der erweiterten KI-integrierten Funktionen und der Einbindung der IoT-Branche in IWMS-Plattformen können Unternehmen auch in Zukunft intelligentere Automatisierungs- und Vorhersagepraktiken ermöglichen.
Weiterführende Lösungen
Ein IWMS, das die betriebliche, finanzielle und ökologische Leistung von Anlagen und Immobilien steigern kann.
Liefern Sie Lösungen, die Daten, Analysen und KI nutzen, um Kunden zu helfen, ihre Einrichtungen besser zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Intelligentes Asset-Management, Überwachung, vorausschauende Wartung und Zuverlässigkeit auf einer zentralen Plattform.
Ressourcen
Erfahren Sie, wie IWMS funktioniert und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Finden Sie heraus, wie Unternehmen ihre Daten optimal nutzen können, um jede Facette der Immobilienleistung zu verbessern und anzugehen.
Erfahren Sie, wie IBM Global Real Estate dazu beigetragen hat, die Rückkehr ins Büro zu erleichtern.
Der Fokus liegt auf Gesundheit, Wohlbefinden und einem Arbeitsumfeld, das so gestaltet ist, dass jeder seine Arbeit bestmöglich erledigen kann, um die Arbeitsumgebung zu schaffen, die wir brauchen.
Erfahren Sie, wie Unternehmen durch den Einsatz von Intelligenz, Automatisierung, Innovation und Resilienz am Arbeitsplatz erfolgreich sind.
Erkunden Sie Innovation, Flexibilität, Funktionalität und Branchenexpertise und erfahren Sie, warum das Marktforschungsunternehmen IDC TRIRIGA für seine Funktionen hervorhebt.
Fußnoten
1 Integrated Workplace Management System Market Outlook and Forecasts 2021 – 2028 (Link befindet sich außerhalb von ibm.com), Mind Commerce, 13. Oktober 2021
2 Is a New Era Upon Us for Space Management? (Link befindet sich außerhalb von ibm.com), IDC, 20. Dezember 2022
3 Top 10 Workplace Management Trends (Link befindet sich außerhalb ibm.com), IDC, Januar 2022
