Ein Computerized Maintenance Management System (computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem) – oder kurz CMMS – ist eine Software, die Wartungsinformationen zentralisiert und so die Prozesse im Wartungsbetrieb erleichtert. Sie hilft bei der Optimierung der Nutzung und Verfügbarkeit von physischen Ausrüstung wie z. B. Fahrzeugen, Maschinen, Kommunikationseinrichtungen, Anlageninfrastrukturen und anderen Assets. CMMS-Systeme werden auch als CMMIS (Computerized Maintenance Management Information System) bezeichnet und finden sich in der Fertigung, der Öl- und Gasproduktion, der Energieerzeugung, dem Baugewerbe, dem Transportwesen und anderen Branchen, in denen die physische Infrastruktur eine wichtige Rolle spielt.
Das Herzstück eines CMMS ist die Datenbank. Sie verfügt über ein Datenmodell, das Informationen über die Anlagen, die eine Wartungsorganisation instand halten soll, sowie über die Ausrüstung, das Material und andere Ressourcen, die dafür benötigt werden, organisiert.
Die Informationen in einer CMMS-Datenbank unterstützen verschiedene Funktionen des Systems. Diese beinhalten:
Ressourcen- und Personalmanagement: Verfolgen Sie die verfügbaren Mitarbeiter und Gerätezertifizierungen. Weisen Sie bestimmte Aufgaben zu und stellen Sie Arbeitsteams zusammen. Planen Sie Schichten und verwalten Sie Stundensätze.
Asset-Registrierung: Speichern, gewähren Sie Zugriff und teilen Sie Asset-Informationen, wie z. B.:
- Hersteller, Modell, Seriennummer, Geräteklasse und Typ
- Zugehörige Kosten und Codes
- Standort und Position
- Statistiken zu Leistung und Stillstandzeiten
- Zugehörige Dokumentation, Video- und Bildmaterial, wie z. B. Reparaturanleitungen, Sicherheitsanweisungen und Gewährleistungsdokumente
- Verfügbarkeit von Zählern, Sensoren und IoT-Instrumentierungen (Internet of Things)
Verwaltung von Arbeitsaufträgen: Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen wird in der Regel als die Hauptfunktion eines CMMS angesehen und umfasst Informationen wie z. B.:
- Auftragsnummer
- Beschreibung und Priorität
- Auftragstyp (reparieren, austauschen, geplant)
- Codes für Ursache und Abhilfe
- Zugewiesenes Personal und verwendete Arbeitsmaterialien
Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen umfasst außerdem Funktionen zur:
- Automatisierung der Auftragserstellung
- Reservierung von Material und Ausrüstung
- Planung und Zuweisung von Mitarbeitern, Teams und Schichten
- Statusüberprüfung und Verfolgen von Ausfallzeiten
- Erfassung der geplanten und tatsächlichen Kosten
- Hinzufügen von zugehöriger Dokumentation, Reparatur- und Sicherheitsmedien
Vorbeugende Wartung: Automatisieren Sie die Initiierung von Arbeitsaufträgen auf Grundlage von verstrichener Zeit, Nutzungszeit oder ausgelösten Ereignissen. Nutzen Sie die vorbeugende Wartung, um Assets über mehrere Aufträge hinweg zu organisieren und zuzuordnen. Bestimmen Sie eine Reihenfolge für Aufträge zur vorbeugenden Wartung und nehmen Sie die zeitliche Planung vor.
Material- und Bestandsmanagement: Inventarisieren und verteilen Sie Ausrüstung und Materialien für den Wartungs- und Reparaturbetrieb (MRO) in Lagerbereiche, Verteilungszentren und Einrichtungen und holen Sie diese nach Gebrauch zurück. Verwalten Sie Lieferanten, verfolgen Sie die Bestandskosten und automatisieren Sie die Wiederbeschaffung.
Berichte, Analysen und Audits: Erstellen Sie Berichte über Instandhaltungskategorien wie z. B. Asset-Verfügbarkeit, Materialverbrauch, Arbeits- und Materialkosten, Lieferantenbewertungen und mehr. Analysieren Sie Informationen über Asset-Verfügbarkeit, Leistungstrends, MRO-Bestandsoptimierung usw., um den Prozess der geschäftlichen Entscheidungsfindung zu unterstützen und Informationen für Audits zu sammeln und zu organisieren.¹
Vor der Einführung von CMMS war es nicht möglich, einen zentralen, dynamischen Überblick über Wartungsarbeiten zu erhalten und diese automatisiert zu verwalten, da die Wartungsinformationen erst nur in Papierform und später in Tabellenkalkulationen verstreut vorlagen.
Die ersten Versionen von CMMS kamen in den 1960er Jahren auf den Markt und wurden in der Regel von Großunternehmen eingesetzt. Techniker verwendeten Lochkarten und IBM-Großrechner, um computerisierte Aufzeichnungen zu erstellen und Wartungsaufgaben zu verfolgen. In den 1970er Jahren wurden die Lochkarten durch Checklisten ersetzt, die von den Technikern am Ende ihrer Schicht in CMMS-Systeme eingegeben wurden.
In den 1980er und 90er Jahren hielt CMMS dann auch Einzug in kleineren und mittelständischen Unternehmen, da Computer kleiner und erschwinglicher, verteilter und vernetzter wurden. In den 1990er Jahren begannen CMMS-Systeme damit, Informationen über lokale Netzwerke für den Zweck einer gemeinsamen Nutzung auszutauschen.
In den 2000er Jahren kamen dann Intranets und webbasierte Konnektivität hinzu, die die Ausweitung der CMMS-Funktionen auf eine Vielzahl von Mobilgeräten, Außendienstanwendungen und Standorte ermöglichten.
Die neueste Generation von CMMS ist cloudbasiert und in hohem Maße mobil. Sie bietet mehr Funktionalität bei schnellerer Implementierung, einfacherer Wartung und höherer Datensicherheit.²
CMMS wird häufig mit EAM oder Enterprise Asset Management verwechselt oder synonym verwendet. Beide Systeme verfügen zwar über sehr ähnliche Funktionen und Ziele, unterscheiden sich aber grundlegend. Um die wichtigsten Unterschiede zwischen CMMS und EAM herauszustellen, ist es hilfreich, einen kurzen Blick auf die Geschichte von CMMS und die Beziehung zwischen CMMS, EAM und APM zu werfen.
Mit fortschreitender Entwicklung von CMMS wurde die Grundlage für EAM geschaffen. Im Prinzip enthält EAM die Funktionalität von CMMS,³ und die Funktionen von CMMS und EAM können sich überschneiden. Der Zusatznutzen, den EAM für CMMS mit sich bringt, ist – auch dank der größeren Konnektivität und der Fähigkeit zum Informationsaustausch – die Fähigkeit, standortübergreifend zu arbeiten, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und eine tiefere Integration mit anderen Systemen wie z. B. Enterprise Resource Planning (ERP) zu ermöglichen.⁴
EAM-Lösungen agieren so in einem breiteren geschäftlichen Kontext, der den gesamten Asset-Lebenszyklus und seine Auswirkungen auf Finanzanalyse, Beschaffung, Prozessmanagement, Risiko und Compliance und die Außerbetriebnahme des Assets und mehr berücksichtigt. CMMS-Lösungen konzentrieren sich dagegen in der Regel auf die generelle Verfügbarkeit und speziell auf die verfügbare Betriebszeit von Assets, indem sie Arbeitsaufträge und Arbeitsabläufe automatisieren, Arbeitskräfte einplanen, Materialien verwalten und Berichte und Audits zu diesen Aufgaben erstellen.
Lesen Sie: Auswirkungen und Wertschöpfung von EAM verstehen (PDF, 798 KB)
Warum ist Betriebszeit so wichtig?
CMMS – und auch EAM – sind von entscheidender Bedeutung, weil sie es für Wartungsmanager und -abteilungen einfacher und effizienter machen, ihr vorrangiges Ziel zu erreichen: zuverlässige Betriebszeiten.
Je länger Assets und physische Geräte in Betrieb gehalten werden, desto größer ist natürlich der von ihnen gelieferte Nutzen. In ihrem Beitrag „The complete guide to the benefits of CMMS“ (Der komplette Leitfaden zu den Vorteilen von CMMS) betont die IBM Bloggerin Sarah Dudley: „Je länger wir ein Stück Ausrüstung ohne größere Reparaturen in Betrieb halten können, desto mehr Geld sparen wir auf lange Sicht.“
Betriebszeit, die zuverlässig zur Verfügung steht, bedeutet, dass Unternehmen Aufträge annehmen und erfüllen, auf Kundenwünsche eingehen, Kundenerfahrungen gestalten und eine Reihe von Asset-bezogenen Entscheidungen treffen können. Laut IBM ergab eine Umfrage unter Asset-Managern, dass 75 % von ihnen Systemzuverlässigkeit als Hauptgrund für eine Investition in EAM ansehen.
Die Vorteile von CMMS sind unter anderem:
Asset-Transparenz: Dank in der CMMS-Datenbank zentralisierter Informationen können Wartungsmanager und -teams fast unmittelbar abrufen, wann ein Asset erworben wurde, wann Wartungsarbeiten durchgeführt wurden, wie häufig Ausfälle aufgetreten sind, welche Teile verwendet wurden, wie hoch die Effizienz ist und vieles mehr.
Workflow-Transparenz: Dashboards und Visualisierungen können auf Techniker und andere Rollen abgestimmt werden, um Status und Arbeitsfortschritt praktisch in Echtzeit zu bewerten. Auf diese Weise können Wartungsteams schnell bestimmen, wo sich ein Asset befindet, was für das Asset benötigt wird, wer daran arbeiten soll und wann.
Automatisierung: Die Automatisierung manueller Aufgaben wie z. B. die Bestellung von Teilen, die Auffüllung des MRO-Bestands, die Planung von Schichten, die Zusammenstellung von Informationen für Audits und andere administrative Aufgaben hilft den Wartungsteams dabei, Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren, die Produktivität zu verbessern und ihre Arbeitszeit auf die Instandhaltung – und nicht auf administrative Aufgaben – zu konzentrieren.
Optimierte Prozesse: Arbeitsaufträge können von allen beteiligten Parteien eingesehen und verfolgt werden. Details können über mobile Geräte ausgetauscht werden, um die Arbeit im Feld mit den Einsatzzentralen zu koordinieren. Material- und Ressourcenverteilung/-nutzung können so priorisiert und optimiert werden.
Management des Außendienstes: Das Management interner und externer Außendienstmitarbeiter kann eine komplexe und kostspielige Aufgabe sein. CMMS- und EAM-Funktionen können interne Teams und externe Partner koordinieren und kosteneffizient einsetzen. Die neuesten EAM-Lösungen bieten weitere Fortschritte in den Bereichen Konnektivität, Mobilität, Augmented Reality und Blockchain und haben das Potenzial, den Außendienst grundlegend zu verändern.
Vorbeugende Wartung: CMMS-Daten ermöglichen dem Wartungsbetrieb den Übergang von einem reaktiven zu einem proaktiven Ansatz und somit die Entwicklung einer fortgeschrittenen Wartungsstrategie für die Assets eines Unternehmens. Daten, die aus täglichen Aktivitäten sowie Sensoren, Messgeräten und anderen IoT-Instrumenten gewonnen werden, können Einblicke in Prozesse und Assets liefern, Informationen zu Präventivmaßnahmen bereitstellen und Warnungen auslösen, noch bevor Assets ausfallen oder ihre Leistung beeinträchtigt wird.
Konsistenz und Wissenstransfer: Dokumentationen, Reparaturanleitungen und Medien, die Wartungsprozeduren erfassen, können im CMMS gespeichert und mit den entsprechenden Assets verknüpft werden. Die Erfassung und Pflege dieses Wissens sorgt für konsistente Verfahren und Arbeitsabläufe. Außerdem bleibt dieses Wissen dem Unternehmen erhalten und kann an neue Techniker weitergegeben werden, anstatt mit ausscheidendem Personal unwiderruflich verloren zu gehen.
Compliance-Management: Compliance-Prüfungen können für den Wartungsbetrieb und Asset-intensive Unternehmen insgesamt störend sein. CMMS-Daten erleichtern die Durchführung von solcher Audits ganz erheblich, da sie Antworten und Berichte generieren, die bereits speziell auf die Anforderungen eines Audits zugeschnitten sind.
Gesundheit, Sicherheit und Umwelt: Im Einklang mit dem Compliance-Management bieten CMMS und EAM ein zentrales Berichtswesen für Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltbelange. Ziel ist es dabei, Risiken zu minimieren und eine sichere Arbeitsumgebung zu schaffen. CMMS und EAM bieten Untersuchungen zur Analyse wiederkehrender Vorfälle oder Defekte, Rückverfolgbarkeit von Vorfällen und ergriffener Korrekturmaßnahmen sowie Prozessänderungsmanagement.
Bei der Auswahl und Implementierung eines effektiven CMMS müssen funktionale und technologische Aspekte berücksichtigt werden. Anbieter und Anwender gebrauchen die Begriffe CMMS und EAM in diesem Zusammenhang möglicherweise synonym, was aufgrund der Überschneidungen in ihren Funktionen in diesem Kontext kein Problem darstellt.
Einer der zentralen funktionalen Aspekte ist laut IDC der Umgang mit wachsenden Datenmengen: „Da die Anzahl der Datenquellen, die dem Asset-Manager zur Verfügung stehen, immer weiter zunimmt (Sensoren, räumliche Daten, visuelle Daten usw.), wird die zeiteffiziente Verwaltung, Zusammenführung und Analyse dieser Datenpools in den nächsten fünf Jahren eine enorme Herausforderung für EAM-Experten darstellen.“
IDC weist außerdem darauf hin, dass die Abstimmung von Personal- und Entwicklungsressourcen mit dem Asset-Management entscheidend sein kann: „Die Funktion ist oft nicht ausreichend mit Personal, Training und Entwicklung ausgestattet. Diese unzureichende Ressourcenausstattung untergräbt die Motivation der Mitarbeiter und schafft eine kontraproduktive Kultur.“
Zuletzt stellt IDC fest, dass die Modernisierung von CMMS- und EAM-Funktionen wichtig ist und dass „sich einige Unternehmen noch von Altsystemen und Tabellenkalkulation für kritische EAM-Funktionen wie Reparaturauftragsmanagement, Personaleinsatzplanung und Austausch-/Reparaturentscheidungen lösen müssen.“
CMMS- und EAM-Lösungen bewältigen funktionale Herausforderungen auf verschiedene Weise, aber einer der wichtigsten technologischen Ansätze ist der Einsatz von CMMS- und EAM-Lösungen als in der Cloud gehosteter Software-as-a-Service (SaaS).
Laut IBM „greifen Unternehmen bei der Wahl von Asset-Management-Software zunehmend auf Software as a Service (SaaS) zurück – also ein cloudbasiertes Bereitstellungsmodell, bei dem die Software zentral von einem Anbieter gehostet wird und auf Abruf zur Verfügung steht.“
SaaS als Technologieansatz berücksichtigt einige wichtige funktionale Faktoren:
- Durch das Hosting in der Cloud bietet SaaS CMMS-Implementierungen die Möglichkeit, sich flexibel an Datenvolumen und -anforderungen anzupassen. Nutzer profitieren davon, dass sie nur für die Datenressourcen zahlen, die sie benötigen, anstatt große Anfangsinvestitionen zu tätigen, die sicherstellen sollen, dass ausreichend Kapazität für den wachsenden Datenstrom von IoT-Instrumenten vorhanden ist. Durch SaaS werden Hardwarekosten praktisch eliminiert.
- SaaS kann weiterhin bei Personal- und Ressourcenengpässen helfen, da es weit weniger Eingriffe und Unterstützung durch die IT-Abteilung erfordert als On-Premises-Bereitstellungen. CMMS-Entwickler, CMMS-Administratoren und Techniker im Außendienst können das System weitgehend selbst verwalten. Dadurch werden IT-Kapitalausgaben in Betriebsausgaben und -ressourcen umgewandelt.
- Altsysteme, Modernisierung und die Nutzung neuester Technologien, um mit den steigenden Anforderungen an Wartung und Betrieb Schritt zu halten, sind ebenfalls Bereiche, in denen SaaS helfen kann. Upgrades werden von Service-Providern direkt in der Cloud durchgeführt, sodass immer die neuesten Versionen und Funktionen zum Einsatz kommen. Darüber hinaus lassen sich mit SaaS neue Technologien schneller und mit geringerem Risiko integrieren.
Um sicherzustellen, dass seine teure Laborausrüstung dauerhaft ordnungsgemäß funktioniert, hat das Pacific Northwest National Laboratory Maximo als automatisierten, integrierten Ansatz für das Asset-Management eingeführt, der die Teams bei der Koordination von Ressourcen und der Wartung von Assets unterstützt.
Sodexo verwendet Technologie für das Management von Assets und Infrastruktur in einer Reihe von Gebäudetypen. Das Unternehmen bringt 24.000 Gebäude und 1,2 Millionen Assets mithilfe einer EAM SaaS-Lösung in die Cloud und reduziert so die Gesamtbetriebskosten um 20 %.
Verwalten und warten Sie hochwertige Assets mit der IBM Maximo Application Suite und nutzen Sie KI und Analysen zur Optimierung der Leistung, Verlängerung der Lebenszyklen und Reduzierung betrieblicher Ausfallzeiten und Kosten.
Ermöglichen Sie dem vernetzten Techniker ein intelligentes Mobile Enterprise Asset Management und die Verwaltung von Assets, und dies jederzeit und überall.
Gehen Sie den Schritt von reinen Daten zu verwertbaren Erkenntnissen und verbessern Sie die Sicherheit am Arbeitsplatz. Stellen Sie die Compliance in den Mittelpunkt Ihrer Sicherheitsaktivitäten und erleichtern Sie so Gefahrenerkennung und -beseitigung.
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Sieben Fragen, die Sie beachten sollten, damit Sie die richtige Lösung auswählen.
Quellen
1. The Role of CMMS (PDF, 151 KB) (Link führt zu Seite außerhalb von ibm.com)
2. Was ist CMMS? Absolut alles, was Sie wissen müssen
3. Der wahre Unterschied zwischen CMMS und EAM (Link führt zu Seite außerhalb von ibm.com)
4. Rationalisierung und Optimierung des MRO-Bestands (Link führt zu Seite außerhalb von ibm.com)