Was ist ein CMMS?
CMMS, kurz für Computerized Maintenance Management System (computergestütztes Wartungsmanagementsystem), ist eine Software, die die Verwaltung von Assets, die Planung von Wartungsarbeiten und die Verfolgung von Arbeitsaufträgen erleichtert.
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Illustration, die ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) zur Verwaltung von Wartungsaufgaben zeigt
Was ist ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS)?

Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem, als CMMS abgekürzt, ist eine Software, die Wartungsinformationen zentralisiert und die Prozesse des Wartungsbetriebs erleichtert. Es trägt dazu bei, die Nutzung und Verfügbarkeit von physischem Equipment, darunter Fahrzeuge, Maschinen, Kommunikation, Anlageninfrastruktur und andere Assets, zu optimieren. CMMS-Systeme werden auch als CMMIS oder computergestützte Wartungsmanagement-Informationssysteme bezeichnet und finden sich in der Fertigung, der Öl- und Gasproduktion, der Energieerzeugung, dem Baugewerbe, dem Transportwesen und anderen Branchen, in denen die physische Infrastruktur von entscheidender Bedeutung ist.

Der Kern eines CMMS ist seine Datenbank. Sie verfügt über ein Datenmodell, das Informationen über die Assets organisiert, mit deren Wartung ein Wartungsunternehmen beauftragt ist, sowie über das dafür erforderliche Equipment, Materialien und andere Ressourcen.

Wie funktioniert ein CMMS?

Die Informationen in einer CMMS-Datenbank unterstützen verschiedene Funktionen des Systems, die die folgenden Leistungsmerkmale ermöglichen:

Ressourcen- und Arbeitsmanagement:Verfolgen Sie verfügbare Mitarbeitende und Equipmentzertfizierungen. Weisen Sie spezifische Aufgaben zu und stellen Sie Teams zusammen. Organisieren Sie Schichten und verwalten Sie die Lohnsätze.

Asset-Registrierung: Speichern, Zugreifen und Teilen von Asset-Informationen, darunter:

  • Hersteller, Modell, Seriennummer sowie Equipmentklasse und -typ
  • Zugehörige Kosten und Codes
  • Standort und Position
  • Leistungs- und Ausfallzeitstatistiken
  • Zugehörige Dokumentation, Videos und Bilder wie Reparaturanleitungen, Sicherheitsvorkehrungen und Garantien
  • Verfügbarkeit von Messgeräten, Sensoren und Instrumenten für das Internet der Dinge (IoT)

Verwaltung von Arbeitsaufträgen: Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen wird normalerweise als die Hauptfunktion von CMMS angesehen und umfasst Informationen wie:

  • Nummer der Arbeitsaufträge
  • Beschreibung und Priorität
  • Auftragstyp (Reparatur, Austausch, geplante Wartung)
  • Ursachen- und Abhilfecodes
  • Zugeteiltes Personal und verwendete Materialien

Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen umfasst außerdem folgende Funktionen:

  • Automatisierung der Generierung von Arbeitsaufträgen
  • Reservierung von Materialien und Equipment
  • Planung und Zuweisung von Mitarbeitenden, Teams und Schichten
  • Überprüfung und Protokollierung von Status und Ausfallzeiten
  • Die Aufzeichnung von geplanten und tatsächlichen Kosten
  • Hinzufügen von zugehörigen Dokumenten sowie Reparatur- und Sicherheitsmedien

Vorbeugende Wartung: Automatisieren Sie den Beginn von Arbeitsaufträgen basierend auf Zeit, Nutzung oder ausgelösten Ereignissen. Nutzen Sie die vorbeugende Wartung, um Assets über mehrere Aufträge hinweg zu organisieren und zuzuordnen. Sequenzieren und planen Sie vorbeugende Arbeitsaufträge.

Material- und Bestandsverwaltung: Erfassen Sie den Bestand, die Verteilung und Rückgewinnung von den bei Wartungs- und Reparaturarbeiten (MRO) verwendetem Equipment und Materialien in Lagerbereichen, Vertriebszentren und Einrichtungen. Verwalten Sie Lieferanten, verfolgen Sie Bestandskosten und automatisieren Sie die Nachlieferung.

Berichterstattung, Analyse und Prüfung: Erstellen Sie Berichte über Wartungskategorien hinweg, z. B. die Verfügbarkeit von Assets, Materialverbrauch, Arbeits- und Materialkosten, Lieferantenbewertung und mehr. Analysieren Sie Informationen, um die Verfügbarkeit von Assets, Leistungstrends, MRO-Bestandsoptimierung und andere Informationen zu verstehen. So werden Ihre Geschäftsentscheidungen unterstützt und Informationen für Audits gesammelt und organisiert.¹

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Die Geschichte des CMMS

Vor CMMS war eine zentralisierte, dynamische Sichtbarkeit und automatisierte Verwaltung unpraktisch, da Wartungsinformationen früher in Papierdateien aufbewahrt und später über mehrere Tabellen hinweg verteilt waren.

Die frühesten Versionen von CMMS kamen in den 1960er Jahren auf und wurden typischerweise von großen Unternehmen verwendet. Technisches Personal nutzte Lochkarten und IBM-Mainframes, um computergestützte Aufzeichnungen zu erstellen und Wartungsaufgaben zu verfolgen. In den 1970er Jahren wurden Lochkarten durch Checklisten ersetzt, die von den Angestellten am Ende ihrer Schicht in CMMS-Systeme eingegeben wurden.

CMMS gewannen in den 1980er und 1990er Jahren bei kleineren und mittleren Unternehmen an Bedeutung, da Computer kleiner, erschwinglicher, verteilter und vernetzter wurden. In den 1990er Jahren begannen CMMS, Informationen über lokale Netzwerke oder LANs zu teilen.

In den 2000er Jahren konnten die CMMS-Funktionen mithilfe von Intranets und webbasierter Konnektivität auf eine Reihe mobiler Geräte, Feldanwendungen und Betriebsstandorte ausgeweitet werden.

Die neueste Generation von CMMS ist cloudbasiert und hochmobil. Diese Systeme bieten mehr Funktionalität und eine schnelle Implementierung, einfache Wartung und größere Datensicherheit.²

EAM vs. CMMS: Welche Unterschiede gibt es?

Der Begriff CMMS wird häufig mit EAM oder Enterprise-Asset-Management verwechselt oder synonym verwendet. Obwohl beide sehr ähnliche Funktionen und Ziele haben, sind sie grundverschieden. Um die wichtigsten Unterschiede zwischen CMMS und EAM zu erkennen, ist es hilfreich, einen kurzen Blick auf die Geschichte von CMMS und die Beziehung zwischen CMMS, EAM und APM zu werfen.

Mit der Weiterentwicklung von CMMS wurde die Grundlage für EAM geschaffen. Im Wesentlichen enthält EAM die Funktionalität von CMMS,³ wobei sich ihre Funktionen überschneiden können. Was EAM dem CMMS bringt (auch dank der größeren Konnektivität und des Informationsaustauschs), ist die Fähigkeit, Standorte zu verbinden, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu fördern und eine tiefere Integration mit anderen Systemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) zu ermöglichen.

Diese Funktionen verleihen EAM-Lösungen einen breiteren Geschäftskontext, der den gesamten Asset-Lebenszyklus und seine Auswirkungen auf Finanzanalyse, Beschaffung, Prozessmanagement, Risiko und Compliance, Asset-Entsorgung und mehr berücksichtigt. CMMS-Lösungen konzentrieren sich in der Regel auf die Verfügbarkeit von Assets und Betriebszeit, indem sie Arbeitsaufträge und Workflows automatisieren, Arbeitseinsätze planen, Materialien verwalten sowie Berichte und Audits zu diesen Aufgaben bereitstellen.

Jetzt lesen: Die Auswirkungen und den Wert von EAM verstehen 

Warum ist Betriebszeit so wichtig?


CMMS und EAM sind unerlässlich, da mit ihnen Wartungsabteilungen einfacher und effizienter ihr Hauptziel erreichen können: eine zuverlässige Betriebszeit.

Je länger Assets und physisches Equipment betrieben werden können, desto größer ist der von ihnen geleistete Wert. In ihrem Beitrag „The Complete Guide to the benefits of CMMS“ weist IBM-Bloggerin Sarah Dudley auf Folgendes hin: „Je länger wir Equipment ohne größere Reparaturen am Laufen halten können, desto mehr Geld sparen wir auf lange Sicht.“

Die zuverlässige Bereitstellung von Betriebszeit bedeutet, dass Unternehmen Aufträge annehmen und ausführen, die Kundenanforderungen erfüllen, die Customer Experience gestalten und fundierte Entscheidungen in Bezug auf Assets treffen können. Eine Befragung von Asset-Managern durch IBM ergab, dass 75 % die Systemzuverlässigkeit als Hauptgrund für die Investition in EAM nennen.

 

Welche Vorteile hat ein CMMS?

Zu den Vorteilen eines CMMS gehören:

Asset-Sichtbarkeit: Zentralisierte Informationen in der CMMS-Datenbank ermöglichen es Wartungsmanagement-Teams, nahezu sofort abzurufen, wann eine Asset gekauft wurde, wann Wartungsarbeiten durchgeführt wurden, wie oft es zu Ausfällen kam, welche Teile verwendet wurden, welche Effizienzbewertungen es gab und vieles mehr.

Workflow-Sichtbarkeit: Dashboards und Visualisierungen können auf Technikfachkräfte und andere Rollen abgestimmt werden, um Status und Fortschritt praktisch in Echtzeit zu bewerten. Wartungsteams können schnell herausfinden, wo sich ein Asset befindet, was es benötigt und wer wann daran arbeiten sollte.

Automatisierung: Die Automatisierung manueller Aufgaben wie das Bestellen von Teilen, das Auffüllen des MRO-Bestands, das Planen von Schichten, das Zusammenstellen von Informationen für Audits und andere Verwaltungsaufgaben spart Zeit, reduziert Fehler, verbessert die Produktivität und ermöglicht es Teams, sich auf die Wartung, anstatt auf die Verwaltung zu konzentrieren.

Optimierte Prozesse: Arbeitsaufträge können von allen Beteiligten eingesehen und nachverfolgt werden. Details können über Mobilgeräte ausgetauscht werden, um die Arbeit vor Ort mit den Einsatzzentren zu koordinieren. Die Verteilung und Nutzung von Material und Ressourcen kann priorisiert und optimiert werden.

Steuerung von Arbeitskräften: Die Steuerung interner und externer Belegschaften kann komplex und kostspielig sein. CMMS- und EAM-Funktionen können interne Teams und externe Partnerschaften vereinheitlichen und kosteneffizient einsetzen. Die neuesten EAM-Lösungen bieten Fortschritte in den Bereichen Konnektivität, Mobilität, Augmented Reality und Blockchain, um den Betrieb vor Ort zu transformieren.

Vorbeugende Wartung: CMMS-Daten ermöglichen die Umstellung von Wartungsvorgängen von einem reaktiven auf einen proaktiven Ansatz, sodass eine fortschrittliche Asset-Management-Strategie entwickelt werden kann. Daten aus täglichen Aktivitäten sowie Sensoren, Messgeräten und anderen IoT-Instrumenten können Einblicke in Prozesse und Assets liefern, präventive Maßnahmen informieren und Warnungen auslösen, bevor Assets ausfallen oder eine unzureichende Leistung erbringen.

Einheitlichkeit und Wissenstransfer: Dokumentation, Reparaturhandbücher und Medien, die Wartungsverfahren veranschaulichen, können im CMMS gespeichert und mit den entsprechenden Assets verknüpft werden. Die Erfassung und Pflege dieses Wissens sorgt für einheitliche Verfahren und Arbeitsabläufe. Zusätzlich bleibt dieses Wissen erhalten, sodass es an neue Technikkräfte weitergegeben werden kann und nicht durch das Ausscheiden von Personal verlorengeht.

Compliance-Management: Compliance-Audits können den Wartungsbetrieb und asset-intensive Unternehmen im Allgemeinen beeinträchtigen. CMMS-Daten erleichtern eine Prüfung exponentiell, indem sie Antworten und Berichte generieren, die auf die Anforderungen einer Prüfung zugeschnitten sind.

Gesundheit, Sicherheit und Umwelt: Im Einklang mit dem Compliance-Management bieten CMMS und EAM ein zentrales Reporting für Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltbelange. Das Ziel dabei ist, Risiken zu reduzieren und eine sichere Betriebsumgebung aufrechtzuerhalten. CMMS und EAM können Untersuchungen zur Analyse wiederkehrender Vorfälle oder Mängel, zur Rückverfolgbarkeit von Vorfällen und Korrekturmaßnahmen sowie zum Prozessänderungsmanagement durchführen.

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Überlegungen bei der Auswahl von CMMS-Software

Die Auswahl und Implementierung eines effektiven CMMS erfordert die Berücksichtigung funktionaler und technologischer Faktoren. Anbieter und Anwender können in diesem Fall die Begriffe CMMS und EAM synonym verwenden, was aufgrund der Überschneidung ihrer Funktionen akzeptabel ist.

Eine der zentralen funktionalen Überlegungen ist laut dem IT-Analysten IDC der Umgang mit zunehmenden Datenmengen: „Die Anzahl der Datenquellen (Sensoren, räumliche Daten, visuelle Daten usw.), die für das Asset-Management zur Verfügung stehen, nimmt zu, weswegen die Verwaltung, die schnelle Zusammenführung und Analyse dieser Datenpools für EAM-Fachkräfte in den nächsten fünf Jahren eine enorme Herausforderung sein wird.“

Das IDC weist außerdem darauf hin, dass die Abstimmung von Personal- und Entwicklungsressourcen mit dem Asset-Management von entscheidender Bedeutung sein kann: „Diese Funktion verfügt häufig über unzureichende Ressourcen in Bezug auf Personal, Schulung und Entwicklung. Diese Unterausstattung untergräbt die Motivation und schafft eine kontraproduktive Kultur unter den Mitarbeitenden.“

Abschließend stellt das IDC fest, dass die Modernisierung von CMMS- und EAM-Funktionen wichtig ist und dass „einige Unternehmen bisher Altlast-Systeme und Spreadsheets für kritische EAM-Funktionen wie das Order Management, die Arbeitsplanung sowie Entscheidungen bzgl. Austausch/Reparatur noch nicht umgestellt haben.“

Infografik: IBM Maximo hilft bei der Optimierung von Anlagen und Betrieb (6,6 MB)
Der Wandel hin zu SaaS

CMMS- und EAM-Lösungen meistern funktionale Herausforderungen auf verschiedene Weise, aber einer der wichtigsten technologischen Ansätze besteht darin, in der Cloud gehostete CMMS- und EAM-Lösungen als Software-as-a-Service (SaaS) bereitzustellen.

Laut IBM „greifen Unternehmen bei der Auswahl von Asset-Management-Software zunehmend auf Software-as-a-Service (SaaS) zurück – ein cloudbasiertes Bereitstellungsmodell, bei dem Software zentral von einem Anbieter gehostet wird und bei Bedarf verfügbar ist.“

SaaS als Technologieansatz befasst sich mit einigen wichtigen Funktionsfaktoren:

  • SaaS CMMS werden in der Cloud gehostet und bieten die Flexibilität, diese je nach Datenbedarf zu erweitern und zu verkleinern. Die Anwender profitieren davon, dass sie nur für die Datenressourcen bezahlen, die sie benötigen. Sie müssen keine große Anfangsinvestitionen tätigen, um sicherzustellen, dass Kapazitäten vorhanden sind, um den wachsenden Datenzustrom von IoT-Instrumenten zu bewältigen. Das bedeutet, dass Hardwarekosten praktisch entfallen.
  • SaaS kann bei Personal- und Ressourcenproblemen helfen, da weitaus weniger Eingriffe und Unterstützung seitens der IT erforderlich sind als bei einer lokalen Bereitstellung. CMMS-Ingenieure, CMMS-Administratoren und technische Teams vor Ort können das System weitgehend selbstständig verwalten. So können Kapitalausgaben im Zusammenhang mit der IT in Betriebsausgaben und Ressourcen umgewandelt werden.
  • Altlast-Systeme, Modernisierung und der Einsatz der neuesten Technologie, um mit Wartung und Betriebsdruck Schritt zu halten, sind ebenfalls Bereiche, in denen SaaS helfen kann. Upgrades werden von Dienstanbietern in der Cloud durchgeführt, sodass immer die neuesten Versionen und Funktionen angewendet werden. Darüber hinaus integriert SaaS neue Technologien schneller und mit weniger Risiko. 
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