Was ist integriertes Facilities Management (IFM)?

Die Dienstleistungen von IFM umfassen die Instandhaltung von Einrichtungen, Sicherheit, Reinigung und weitere Unterstützungsbereiche. Der Hauptvorteil von IFM besteht in der Konsolidierung von Dienstleistungen, wodurch der Aufwand für die Koordination mit mehreren Dienstleistern und deren Zeitplänen entfällt.  

Wenn es um die Wahrnehmung von Einrichtungen geht, reduzieren Unternehmen (und das Personal, das sie betreibt) die Einrichtungsplanung manchmal auf Diskussionen über potenzielle Blueprint. Die Realität zeigt jedoch, dass der Betrieb einer Einrichtung wesentlich komplexer ist als die bloße Errichtung von Gebäuden. 

Es handelt sich um eine vielschichtige Form des Asset-Management, bei der in der Regel Tools wie ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) eingesetzt werden, um alle Maßnahmen im Zusammenhang mit der Wartung von Einrichtungen zu verwalten. Die Wartung einer Einrichtung umfasst die Verwaltung, Reparatur und Wartung der Assets, um einen effizienten, sicheren und zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten.

Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem ist eine Software, die Wartungsdaten zentralisiert und Wartungsvorgänge optimiert. Es hilft dabei, eine integrierte Lösung zu liefern, die auf Echtzeitdaten basiert und Automatisierungsbestrebungen unterstützt. Es kann mit anderen Arten von Facility-Management-Software verwendet werden, was es zu einem wichtigen Bestandteil eines umfassenden Betriebsansatzes macht. 

Eines der Hauptziele eines CMMS besteht darin, alle Dienstleistungen über ein einziges System zu verfolgen, damit einzelne Dienstleistungen nicht isoliert werden und in der Unübersichtlichkeit untergehen. Ohne die Zentralisierung von IFM und CMMS wären Facility Manager gezwungen, Services über mehrere Anbieter zu beauftragen. Sie müssten sich auch mit unterschiedlichen Zeitplänen für die Erbringung von Services befassen.

Integriertes Facilities Management (IFM) verknüpft verschiedene verwandte Disziplinen, die sich auf den täglichen Betrieb von Einrichtungen auswirken. Im Folgenden sind einige der häufigsten Aktivitäten aufgeführt, die IFM umfasst.

Die Raumplanung ist der Teil des Prozesses, bei dem Facility Manager die Baupläne der Gebäude ausgiebig studieren. Manager konsultieren üblicherweise Stakeholder bezüglich des Standorts bestimmter Büros oder Bereiche des Immobiliengebäudes, die bestimmten Geschäftsfunktionen gewidmet werden sollen.

Die Entscheidungsfindung in der Raumplanung betrifft nicht nur die Einrichtung, sondern auch die Arbeitsplatz-Erfahrung, die die Mitarbeiter dort haben, und wie sich diese auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirkt.

Das Hard Facilities Management konzentriert sich auf die Struktur der Anlage selbst, insbesondere auf die wichtigsten mechanischen Systeme, die den Betrieb des Gebäudes gewährleisten.

Dazu gehört die Kontrolle über das HLK-System der Einrichtung (für Heizung, Belüftung und Klimaanlage). Ebenso wichtig, aus offensichtlichen Gründen: das Sanitärsystem des Gebäudes. Es ist auch der Bereich der IFM, der sich mit der Auslegung und Umsetzung des elektrischen Systems befasst.

Gebäude nutzen Hard Facilities, um die Dinge am Laufen zu halten. Soft Services machen das Gebäude jedoch menschenfreundlicher, sodass eine angenehme Umgebung für die Mitarbeiter entsteht.

Zu den typischen Soft Services gehören Gebäudereinigung, Abfallmanagement, Sicherheitssysteme und Landschaftspflege. Die Landschaftsgestaltung kann typische Mäh- und Grundstückspflegearbeiten umfassen oder sich auf gezieltere Themen wie Bewässerungsmanagement und Pflanzenwachstumsanalyse konzentrieren. 

Einrichtungen müssen aus mehreren Gründen sauber und übersichtlich sein. Zunächst könnte die Einrichtung Gesundheitsdienstleistungen anbieten. Ebenso kann ein verschmutztes Gebäude unerwünschte Besucher wie Insekten oder Nagetiere anziehen, die Krankheiten verbreiten können.

Ein weitaus dringlicherer Grund, insbesondere laut der US-Behörde für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (OSHA), ist, dass unsachgemäße Arbeitsbedingungen zu Unfällen am Arbeitsplatz führen können, beispielsweise zu Verletzungen durch Ausrutschen und Stürze.

Die Sicherheit einer Einrichtung war schon immer wichtig, aber jetzt ist sie entscheidend. Einrichtungen haben aufgrund ihrer Online-Präsenz jetzt mehr Sicherheitslücken als je zuvor.

In einem modernen Kontext umfasst die Gebäudesicherheit daher nicht nur den Schutz des physischen Gebäudes vor Vandalismus, Einbrüchen oder Diebstahl, sondern auch vor Cyberangriffen auf die Dateninfrastruktur der Einrichtung.

Jede Einrichtung erleidet im Laufe der Zeit zumindest geringfügige Schäden und erfordert während ihres Lebenszyklus regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen. Die vorbeugende Wartung beugt solchen Situationen vor und macht Reparaturen bekannt, die in Zukunft erforderlich sein werden.

In der Zwischenzeit geht die vorausschauende Wartung noch einen Schritt weiter, indem sie (auf der Grundlage bekannter Betriebsvariablen) im Voraus Bereiche mit potenziellen Ausfällen prognostiziert und spezifische Reparaturen plant sowie deren Zeitpunkt festlegt.

Die Nachhaltigkeitsziele der meisten Unternehmen wurden früher als weitgehend unwichtig angesehen, jedoch hat sich die Denkweise gewandelt. Derzeit widmet sich ein zunehmender Teil der Facility-Management-Dienstleistungen (FM) dem Energiemanagement.

Während ein Teil dieser Bemühungen darauf abzielt, ein Unternehmensimage der Energieeffizienz zu fördern, wird der größte Teil der Anstrengungen unternommen, um den Energieverbrauch zu senken und so erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten zu erzielen.  

Integrierte Facilities-Management-Services (IFM) bieten dem Unternehmen, das sie nutzt, eine Reihe von Vorteilen: 

• Effizienzsteigerungen: Wenn eine Einrichtung ein zentrales Management und einen erfolgreich kombinierten Workflow nutzt, hilft es, die operative Effizienz zu optimieren, indem Fehler reduziert werden.

• Stärkeres Endergebnis: Mit IFM-Services können Einrichtungsbesitzer ihre Workflows rationalisieren, indem sie Service-Redundanzen reduzieren, was zu niedrigeren Betriebskosten führt.

• Erhöhte Transparenz: Dank automatischer Berichterstattung und zentralisierter Daten erhalten die Mitarbeiter einen klaren Überblick über Leistung und den Betriebszustand der Einrichtung.

• Bessere Servicequalität: Allein die Unterbringung aller Einrichtungsservices in einem einzigen Management-Framework fördert die Zusammenarbeit und verbessert die Servicequalität.

• Verbesserte Skalierbarkeit: Da sich die Geschäftsbedingungen ändern, bieten IFM-Services Unternehmen die Möglichkeit, der zusätzlichen Komplexität standzuhalten und je nach Wachstum nach oben zu skalieren.

• Messbare Ergebnisse: IFM verfolgt die Effektivität der Einrichtungen und liefert umsetzbare Erkenntnisse mithilfe von Key Performance Indicators (KPIs), wie etwa der Zeit zur Bearbeitung von Reparaturaufträgen. 

Trotz der Vorteile, die es bietet, hat IFM auch seine Nachteile:

• Hohe Komplexität: Es klingt, als wäre die Implementierung eines IFM einfach, aber das ist nicht immer der Fall. Der Übergang zu IFM kann kompliziert, kostspielig und arbeitsintensiv sein.

• Unerwartete Kosten: Unternehmen müssen das Kleingedruckte ihrer Verträge mit IFM--Servicedienstleistern genau prüfen und auf zusätzliche Kosten achten, die möglicherweise nicht sofort ersichtlich sind.

• Verlust an Flexibilität: Manchmal müssen Unternehmen aufgrund veränderter Geschäftsbedingungen ihre Vorgehensweise anpassen. Wenn ein Unternehmen an einen wasserdichten IFM-Vertrag gebunden ist, ist das möglicherweise nicht möglich.

• Anbieterabhängigkeit: Unternehmen sollten ihre IFM-Dienstleister sorgfältig prüfen. Schlüsselfragen: Wie sicher werden die Daten sein? Wie zuverlässig ist die IFM-Leistung?

• Mangelnde direkte Kontrolle: Obwohl einige Unternehmen auf IFM-Serviceleistungen umsteigen, sind sie möglicherweise nicht ganz zufrieden mit dem Gedanken, die direkte Kontrolle über den täglichen Betrieb zu verlieren.

Mit zunehmender Reife des integrierten Facility Managements (IFM) profitiert dieses weiterhin von den tiefgreifenden Veränderungen, die derzeit im Bereich der Informatik stattfinden. Dies bedeutet, dass KI und Automatisierung auf Basis des Internet der Dinge (IoT) durch die Steigerung der Effizienz eine noch zentralere Rolle im Projektmanagementprozess einnehmen werden.

Es wird erwartet, dass IFM-Dienstleister (von denen die meisten ihren Sitz in Nordamerika haben) ihren Fokus ebenfalls verstärkt auf Nachhaltigkeitsziele richten werden. Zu diesen Zielen gehören auch die Reduzierung des Energieverbrauchs und die Verbesserung der Arbeitsbedingungen für das Personal der Einrichtung.