O que é automação de tarefas?

Muitas formas de automação de tarefas já existem em nossas vidas diárias. Por exemplo, os passageiros de aviões podem imprimir cartões de embarque em quiosques de check-in em aeroportos, os compradores podem escanear suas compras em sistemas de autoatendimento e os clientes podem fazer e pagar por pedidos de comida usando quiosques de autoatendimento.

Para empresas em particular, a automação de tarefas se enquadra no guarda-chuva da automação de processos de negócios (BPA) e é a forma mais básica de BPA, automatizando tarefas individuais dentro de processos de negócios ou fluxos de trabalho. As aplicações típicas incluem agendamento de compromissos, captura de assinaturas digitais para contratos e envio de e-mails de boas-vindas para novos contratados, entre outras.

Com os avanços na inteligência artificial (IA), a incorporação da automação por IA permite automatizar tarefas mais complexas, beneficiando uma gama de funções, desde atendimento ao cliente e marketing até operações de TI e gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Antes de desenvolver uma estratégia de automação, as organizações precisam identificar tarefas específicas para automatizar em um processo de negócios ou fluxo de trabalho e escolher as tecnologias certas para apoiar as automações.

Aqui estão quatro etapas que as empresas podem seguir para ajudá-las a começar a usar a automação:

1. Determine e avalie quais tarefas automatizar
   
   

2. Selecione um sistema de automação
    

3. Implemente a automação
    

4. Avalie o impacto da automação

Nem todas as ações se prestam à automação. Algumas tarefas ainda exigirão o envolvimento humano. Assim, as empresas podem distinguir os principais candidatos à automação por meio de determinados critérios:

• Tarefas simples, que não envolvem pensamento crítico, como entrada de dados.

• Tarefas repetitivas, como postar a mesma descrição de emprego para vagas abertas em vários sites de emprego ou enviar e-mails de acompanhamento "clichês" para possíveis clientes de vendas.

• Tarefas recorrentes, como agendar postagens diárias em redes sociais, fazer backup de arquivos semanalmente ou enviar faturas e pagamentos mensais.

• Tarefas manuais propensas a erros humanos, como copiar e colar dados entre aplicativos.

• Ações que podem ser padronizadas, como responder a consultas de clientes sobre horário de funcionamento da loja, prazos de entrega e produtos retornáveis.

• Ações que dependem de um gatilho ou evento específico, como a criação de um novo ticket quando um formulário de solicitação de suporte ao cliente é recebido.

Aproxime-se das equipes de trabalho para entender seus desafios e descobrir como a automação pode ajudar suas tarefas e aliviar sua carga de trabalho. Envolver os membros da equipe no início do processo pode ajudá-los a se abrir e abraçar as mudanças que a automação traz.

Opte pelo software de automação de tarefas que melhor se adapte a uma ação e seu caso de uso. Outras considerações incluem compatibilidade e integração com a stack existente de uma empresa, facilidade de uso, funcionalidades, preços e escalabilidade.

Aqui estão algumas ferramentas de automação de tarefas para escolher:

• Os modelos personalizáveis podem padronizar documentos, e-mails e formulários e adaptá-los aos fluxos de trabalho e processos de uma organização.

• As funções baseadas em regras determinam ações com base em um conjunto predefinido de condições ou gatilhos, como filtragem de e-mails ou envio de lembretes periódicos antes de um evento.

• Plataformas no-code e de pouco código têm interfaces de arrastar e soltar que permitem que usuários com pouco ou nenhum conhecimento e experiência de codificação desenvolvam e implementem rapidamente soluções de automação de tarefas.

• O software de automação de fluxo de trabalho pode ajudar a automatizar tarefas dentro de um fluxo de trabalho para que sejam concluídas na ordem certa e fluam sem problemas de uma fase para a próxima. Por exemplo, quando um candidato é contratado, o software de automação de fluxo de trabalho de recursos humanos (RH) aciona uma série de tarefas automatizadas, desde a criação de contas para o novo funcionário em sistemas de finanças e RH até a configuração do acesso ao software, o envio de documentos e o agendamento de sessões de orientação . Alguns sistemas de automação de fluxo de trabalho incluem o ClickUp e o HubSpot.

• A automação robótica de processos (RPA) emprega robôs de software, ou “bots”, para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras. Esses bots emulam ações humanas manipulando dados e interagindo com sistemas digitais. A RPA pode ser usada para extrair dados, preencher formulários e migrar arquivos, entre outras tarefas administrativas.

• As ferramentas de gerenciamento de tarefas podem aumentar a colaboração entre equipes, automatizando atribuições de tarefas, monitoramento de progresso e aprovações de tarefas.

• Plataformas de integração usam interfaces de programação de aplicativos (APIs) para conectar várias aplicações dentro de uma empresa, como gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) software, sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) e ferramentas de gerenciamento de projetos. As plataformas de integração permitem a interoperabilidade e o fluxo de dados contínuo entre sistemas, auxiliando na automação e otimização de tarefas. Algumas plataformas de integração incluem IFTTT e Zaperi.

A adoção de uma solução de automação envolve integrar as equipes e os stakeholders necessários e treiná-los nas novas tecnologias e processos. Comece aos poucos: uma implementação piloto para uma tarefa específica com um número definido de usuários pode ajudar a testar e aprimorar o processo de automação antes de implementá-lo amplamente em toda a empresa.

Após implementar uma ferramenta de automação de tarefas, rastreie e meça seu impacto e eficácia. Métricas que podem ser úteis incluem economia de tempo e custos, redução de erros, ganhos de produtividade, melhorias na satisfação dos funcionários e mudanças para trabalhos de maior valor.

As empresas podem encontrar obstáculos na automação de tarefas, como obter apoio dos stakeholders relevantes, gerenciar os aspectos técnicos das tecnologias de automação, relutância dos membros da equipe em adotar soluções de automação, dificuldade de se adaptar aos processos de automação e lidar com lacunas de habilidades relacionadas à automação.

Apesar desses desafios, a automação de tarefas oferece vários benefícios para as empresas:

1.    Precisão, eficiência e produtividade aprimoradas 

2.    Mais foco em trabalhos de alto valor

3.    Aumento na satisfação dos funcionários

4.    Ajuda as empresas a escalar

A automação de tarefas tediosas e demoradas remove os gargalos que dificultam a produtividade. Em uma pesquisa realizada pela Salesforce (link externo a ibm.com), 74% dos usuários de automação disseram que as soluções de automação ajudam a acelerar o trabalho, enquanto outros 88% mencionaram confiar em ferramentas de automação para concluir tarefas sem erros.

Combinar um aumento na eficiência com uma maior precisão pode levar a um aumento na produtividade, com 79% dos entrevistados observando que aumentar a produtividade é um dos maiores benefícios da automação.

A automação pode liberar os funcionários de tarefas rotineiras e capacitá-los a se envolver em atividades mais estratégicas e impactantes. A pesquisa da Salesforce descobriu que a economia de tempo com a automação permitiu que os entrevistados pudessem aprender novas habilidades, assumir projetos mais desafiadores e até aprofundar seus relacionamentos com os clientes.

A automação de tarefas pode ter um efeito positivo no engajamento dos funcionários. Como resultado do uso de automação no ambiente de trabalho, 89% dos entrevistados sentem-se mais satisfeitos com o trabalho e 84% sentem-se mais satisfeitos com a empresa. Eles também relataram níveis mais baixos de estresse e melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional como resultado do uso de ferramentas de automação.

A automação de tarefas pode ser usada para padronizar processos de negócios, simplificar fluxos de trabalho e otimizar o uso de recursos, o que ajuda as empresas a operar de forma mais consistente e confiável e a se tornar um negócio mais adaptável e ágil.

A IA pode ser empregada para automatizar tarefas de forma mais eficaz. Aqui estão algumas tecnologias de IA comuns usadas para automação de tarefas:

• Os algoritmos de aprendizado de máquina são treinados com dados e aprendem a identificar padrões e gerar previsões.

• Os modelos de processamento de linguagem natural (NLP) permitem que os sistemas reconheçam, entendam e gerem texto e fala.

• A computer vision deriva informações significativas de imagens digitais, vídeos e outras entradas visuais para tomar decisões e recomendar ações.

Um tipo mais avançado de BPA, conhecido como automação inteligente, combina automação de tarefas com IA, RPA e outras tecnologias de automação para tarefas de nível superior que exigem tomada de decisão e habilidades cognitivas. Por exemplo, ferramentas de IA conversacional, como chatbots e agentes virtuais, podem ser implementadas em diferentes canais, incluindo sites, redes de mídia social e plataformas de mensagens como Slack e WhatsApp, para lidar com consultas rotineiras de clientes em tempo real. Isso permite que os representantes de atendimento ao cliente humanos lidem com solicitações mais complexas.

Casos de uso de IA na automação de tarefas

O uso da IA na automação de tarefas pode redefinir o trabalho em vários setores e indústrias.

AIOps: AIOps, ou inteligência artificial para operações de TI, emprega IA para automatizar e simplificar a gestão de serviços de TI e fluxos de trabalho operacionais. As tarefas que podem ser automatizadas com o AIOps incluem a análise da causa raiz, o rastreamento da origem de interrupções de rede e a análise de dados para detectar anomalias.

Integridade: a IA pode ser usada para tarefas administrativas, como gerenciamento de registros eletrônicos de saúde, envio de notificações de consultas, gerenciamento de contas e processamento de sinistros, para que os profissionais de saúde possam se concentrar mais no atendimento ao paciente.

Marketing: a IA pode automatizar tarefas de marketing, como gerenciamento de campanhas e análise de dados demográficos da audiência, para criar segmentos para alcance personalizado. A IA generativa também pode ser usada para automatizar a criação de conteúdo para campanhas de marketing.

Varejo: a IA permite que as devoluções sejam concluídas e os reembolsos sejam processados sem a assistência de trabalhadores humanos.

Vendas: a IA pode ser usada para procurar leads, qualificá-los com base em um sistema de pontuação e criar mensagens personalizadas para influenciá-los.

Automação da cadeia de suprimentos: os assistentes de IA podem ajudar a inserir faturas, ordens de compra e recibos automaticamente no ERP ou no software de contabilidade de uma organização. Durante o gerenciamento de inventário, as tecnologias de IA podem integrar dados de pedidos de compra com padrões de demanda para manter níveis adequados de inventário.