A automação de RH é a prática de usar ferramentas digitais para otimizar as tarefas demoradas de RH no gerenciamento de capital humano. Isso envolve a utilização de software e algoritmos para lidar com atividades que antes eram feitas manualmente pelos profissionais de RH, como a inserção de dados para o rastreamento de candidatos, a elaboração dos requisitos do emprego, a integração de novos contratados, o cumprimento de protocolos de desligamento e o gerenciamento de solicitações de folga.
Por meio da automação, as organizações podem diminuir a carga de trabalho administrativa da equipe de RH, reduzir erros, aumentar a eficiência, garantir consistência e melhorar a experiência geral do funcionário. Isso permite que os profissionais de RH se concentrem no suporte centrado no ser humano, como moldar a cultura da empresa, facilitar a mobilidade dos funcionários e tomar decisões estratégicas de crescimento. No entanto, a implementação da automação de tarefas pode exigir treinamento adicional e atualização para os funcionários de RH, como destacado pela Association for Intelligent Information Management (AIIM).1 A má implementação pode impedir a interação entre pessoas.
A automação de RH, ou até mesmo a hiperautomação, fornece aos profissionais de RH dados e insights valiosos para a tomada de decisões embasadas em meio a cenários econômicos, tecnológicos e trabalhistas em constante mudança. Com a crescente prevalência da inteligência artificial (IA) e da automação em vários setores e conjuntos de habilidade dos funcionários, a necessidade de automação do RH tornou-se ainda mais crítica.
Explore como a IBM oferece ao seu pessoal as ferramentas de que precisam para simplificar as tarefas
Os departamentos de recursos humanos (RH) estão liderando o caminho de navegação por mudanças significativas no local de trabalho na economia, no mercado de trabalho e na tecnologia. A escassez de talentos e os custos crescentes são prevalentes, e as ferramentas de IA e outros avanços tecnológicos prometem uma mudança digital acelerada. As equipes de RH enfrentam o desafio de gerenciar a mobilidade de carreira dos colaboradores e garantir recursos adequados nestes contextos complexos. Estas são algumas maneiras pelas quais o software de automação de RH serve como uma ferramenta valiosa para lidar com estes desafios nos departamentos de RH.
O software de automação de RH minimiza o tempo gasto pelos profissionais de RH em tarefas rotineiras, como inserção de dados, rastreamento de candidatos, folga remunerada e gerenciamento de horas extras, e registro de benefícios para novas contratações. Ele permite que as equipes de RH enfrentem desafios complexos relacionados às pessoas e forneçam o envolvimento presencial desejado. A automação garante eficiência, precisão e consistência, melhorando as experiências, a satisfação e as taxas de retenção dos funcionários. A automação de RH também garante que uma empresa possa lidar com as crescentes demandas de crescimento rápido.
As equipes de RH aproveitam a automação de RH para alinhar seu trabalho com uma estratégia corporativa mais ampla. Ao gerar dados, insights e análises, a automação de RH capacita os profissionais de RH a identificar tendências, tomar decisões orientadas por dados e formular estratégias de RH eficazes. De acordo com o relatório de 2023 da KPMG "The Future of HR: From Flux to Flow", os dados de automação permitem que as equipes de RH mudem da análise para a análise preditiva.2 Isso pode incluir o desenvolvimento de hipóteses com base em sistemas de escuta de funcionários, a coleta de insights sobre o trabalho remoto usando correlações de dados avançadas que podem impulsionar decisões de cultura e o uso de análises avançadas para projetar e fornecer produtos internos para melhorar as experiências dos funcionários. Soluções baseadas em evidências como essas, possibilitadas por dados que são subproduto da automação, agregam valor ao negócio, garantindo aos departamentos de RH uma posição na mesa da estratégia corporativa.
A automação de RH apoiará a mudança já em curso das tradicionais revisões anuais de desempenho para o gerenciamento contínuo de desempenho. Feedback em tempo real, acompanhamento de metas e conversas ágeis sobre desempenho serão facilitados por meio da ferramentas de automação, promovendo a melhoria contínua do desempenho e o desenvolvimento dos funcionários.
Mudança cultural. Os profissionais de RH desempenham um papel crucial no estabelecimento de pipelines de talentos e no treinamento de funcionários para posições de valor agregado, permitindo que as empresas se mantenham competitivas em meio a disrupções tecnológicas. No entanto, se as equipes de TI aproveitarem a oportunidade para supervisionar as iniciativas de automação de RH, há o risco de os profissionais de RH serem substituídos por sistemas automatizados. A Society for Human Resources Management enfatiza que entender e aproveitar o poder da automação pode determinar o avanço ou a marginalização dos profissionais de RH.3 Ao utilizar um software de automação para reduzir o tempo gasto na inserção de dados de rotina, os profissionais de RH podem se concentrar em lidar com essas mudanças externas significativas.
Leva tempo para implementar. A automação de qualquer processo de RH exigirá um investimento inicial de tempo para configurar um sistema de automação, migrar dados, analisar processos e reprojetá-los para aprimorar a automação. Uma equipe de RH que implementa a automação também terá que treinar e se familiarizar com a ferramenta e, em seguida, realizar testes e resolução de problemas para garantir que a automação esteja funcionando da melhor forma antes de implementá-la totalmente. No entanto, se tudo correr bem, as equipes que passam pela automação estão preparando o terreno para economias de tempo valiosas no longo prazo.
Atualmente, as equipes de RH usam vários softwares para organização e comunicação. A automação comum de RH inclui sistemas para rastrear candidatos, gerenciar desempenho, frequência e folha de pagamento, bem como portais de autoatendimento de funcionários. No entanto, os avanços na inteligência artificial indicam um potencial inexplorado da automação de RH. 'Exemplos conhecidos de automação de processos de RH incluem:
Sistemas de rastreamento de candidatos. O que começou como sistemas de gerenciamento de arquivos digitais na década de 1990 se tornou muito mais robusto. Os sistemas de rastreamento de candidatos de hoje podem estar presentes em todas as partes do processo de recrutamento, desde ajudar os empregadores a criar e anunciar vagas, receber currículos, criar uma lista de candidatos, agendar entrevistas com os candidatos selecionados, gerenciar o processo de entrevista e fazer ofertas aos candidatos selecionados. Eles também podem ajudar na integração de novas contratações.
Fluxos de trabalho de integração automatizados. A integração de novos contratados requer o envio e o recebimento de documentos assinados, a concessão de acesso ao software, a solicitação de dispositivos, o envio de documentos fiscais, a configuração de ferramentas que podem ser novas para o novo contratado, a apresentação à equipe e tudo o que eles precisam para assumir sua nova função com confiança. Um sistema de automação de integração pode configurar fluxos de trabalho para notificação automática ou, por exemplo, notificações push e aprovação. Ele pode receber formulários assinados eletronicamente e gerar documentos em PDF oficiais. Ele pode fornecer dispositivos aos funcionários sem esperar pelo suporte de TI e garantir o devido registro nos planos de benefícios.
Portais de autoatendimento ou plataformas de experiência do funcionário. Os portais de autoatendimento do funcionário são sites ou gateways centralizados por meio dos quais os stakeholders do funcionário podem acessar informações e realizar transações. Os portais de autoatendimento do funcionário permitem que os funcionários acessem e atualizem informações pessoais, visualizem holerites, solicitem folga e acessem políticas e recursos de RH, reduzindo o tempo administrativo para os profissionais de RH. De acordo com a Forbes, "os portais de autoatendimento se tornaram cada vez mais comuns em diversas áreas, desde o atendimento ao cliente até os serviços de saúde e muito mais. Os portais de autoatendimento são uma maneira de atender à demanda dos funcionários para facilitar o acesso e a transparência.4
Ferramentas de gerenciamento de desempenho. As ferramentas de gerenciamento de desempenho coletam dados sobre produtividade de pessoas, equipes e organizações, e depois organizam esses dados e os apresentam em modelos em um local central. Esses dados oferecem aos departamentos de RH e gerentes insights sobre a carga de trabalho dos colaboradores e permitem que tomem decisões fundamentadas sobre delegação, treinamento e suporte para os funcionários que eles supervisionam.
Ferramentas de monitoramento de tempo e assiduidade. Algumas ferramentas de automação de RH monitoram o tempo e a assiduidade dos funcionários para ajudar as empresas a operar em sua capacidade ideal e garantir que tenham recursos humanos suficientes para aproveitar as oportunidades de crescimento. Enquanto as equipes de RH do passado inseriam manualmente as folgas remuneradas e assiduidade em planilhas, o novo software de rastreamento de assiduidade permite que as equipes de RH revisem e aprovem solicitações de folga, calculem as folgas remuneradas disponível, notifiquem os membros da equipe quando um colega de equipe estará fora do escritório e analise as tendências de folga dos funcionários para ajudar a evitar o burnout.
Ferramentas de administração de benefícios. Gerenciar os benefícios e a elegibilidade dos funcionários, incluindo seguro médico, pensão, aposentadoria e folga remunerada, pode ser uma enorme carga administrativa para as equipes de RH. As ferramentas de administração de benefícios podem centralizar os dados de benefícios dos funcionários em uma única plataforma para a visibilidade de todos, e permitir que os funcionários acessem as informações de que precisam quando precisam minimiza o esforço administrativo do RH. As empresas podem usar os dados agregados por essas ferramentas para gerenciar melhor seus gastos com benefícios e orçamentos no futuro. Algumas ferramentas inclusive oferecem análise de dados de saúde para ajudar os empregadores a tomar decisões e garantir a conformidade com regulamentações como a Affordable Care Act.
Sistemas de gerenciamento de aprendizagem. Quando o RH integra um novo funcionário, implementa uma nova política da empresa ou inicia um treinamento para manter os funcionários em conformidade com as normas, os sistemas de gerenciamento de aprendizagem podem ajudar. Em poucas palavras, essas plataformas de software de automação automatizam a oferta de cursos online e o acompanhamento do progresso dos funcionários.
Ferramentas de gerenciamento de conformidade. As empresas precisam se certificar de que estão sempre operando de acordo com as regulamentações estaduais, federais e internacionais. Isso pode significar qualquer coisa, desde o pagamento de impostos em dia até a garantia de que todas as licenças, autorizações e certificações estejam atualizadas. Quando os prazos ou as datas de vencimento se aproximam, as empresas precisam agir em tempo hábil. E, à medida que as empresas dão início aos processos de transformação digital e se tornam mais dependentes de espaços jurídicos ambíguos, como inteligência artificial (IA), computação em nuvem, 5G e Internet das coisas, surgirão novos regulamentos e problemas de conformidade. Automatizar a conformidade, sempre que possível, alivia a carga de trabalho administrativa de uma equipe de RH e tira o erro humano da equação.
Essa automação não só otimiza os fluxos de trabalho de RH, como também permite que os departamentos de RH rastreiem e analisem dados para otimização.
Mais integração de aplicações. Pode parecer complicado para as equipes e funcionários de RH trabalhar com a longa lista de softwares de automação de RH do mercado, cada um deles voltado para uma única tarefa ou ação de RH. Um avanço que está por vir é a integração destas ferramentas em uma única plataforma. No futuro, as plataformas de automação de RH, como o IBM watsonx Orchestrate, fornecerão uma solução de RH abrangente para automatizar todas as funções de RH, abrangendo recrutamento, integração, gerenciamento de desempenho, folha de pagamento, benefícios e análise de dados – um fornecedor único para toda a automação de RH. Isso permitiria um fluxo contínuo de dados para análises preditivas.
Mais personalização. Avanços recentes em inteligência artificial e aprendizado de máquina podem permitir que as equipes de RH se livrem ainda mais de tarefas manuais, ao mesmo tempo que oferecem maior personalização da perspectiva do funcionário. Por exemplo, embora os chatbots impulsionados por IA já possam fornecer aos funcionários suporte de RH 24 horas por dia, e os assistentes virtuais já possam automatizar tarefas de rotina, novos avanços na análise de sentimentos podem permitir que os bots avaliem a satisfação dos funcionários em todas as comunicações. A análise de dados avançada e a modelagem preditiva podem ajudar as equipes de RH a prever melhor o desgaste e a identificar funcionários de alto potencial. Os avanços no processamento de linguagem natural provavelmente tornarão o envolvimento dos funcionários com essas ferramentas ainda mais integrado.
Soluções móveis para trabalho móvel. Com o aumento do trabalho remoto, do trabalho híbrido e das forças de trabalho móveis, a automação de RH terá de atender às necessidades das equipes distribuídas. Aplicativos móveis e plataformas baseadas em nuvem fornecerão acesso contínuo a sistemas de RH, portais de autoatendimento e ferramentas de colaboração, garantindo uma experiência de RH consistente, independentemente da localização.
IA ética e privacidade de dados. À medida que a automação de RH se torna mais dependente da IA, os profissionais de RH terão de garantir o uso ético da IA e proteger os dados dos funcionários. Os departamentos de RH precisarão estabelecer práticas robustas de governança de dados, garantir justiça e transparência nos algoritmos de IA e cumprir com os regulamentos de proteção de dados.
Bem-estar dos funcionários e apoio à saúde mental. A pandemia global da COVID-19 evidenciou a necessidade de as empresas abordarem o bem-estar e a saúde mental dos funcionários de uma forma significativa, e isso se tornou uma alta prioridade para funcionários e candidatos. Chatbots e assistentes virtuais podem fornecer recursos, guias de autoajuda e acesso a serviços de apoio à saúde mental, promovendo o bem-estar dos funcionários e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Você recebeu a tarefa de fornecer automação de RH para sua equipe e não sabe por onde começar? Uma abordagem sistemática à automação de RH incluiria as seguintes etapas.
- Levantar e documentar os processos manuais que podem ser automatizados
Primeiro, a equipe de RH precisa identificar as tarefas administrativas manuais e outros processos de RH que podem ser automatizados. Busque por tarefas complicadas e repetitivas relacionadas ao recrutamento, integração, gerenciamento de desempenho, controle de tempo e assiduidade, administração de benefícios, processamento de folha de pagamento e muito mais.
- Selecionar ferramentas de automação de RH
Em seguida, faça sua pesquisa. Compare o software de automação de RH e decida sobre os gastos. Ou peça aprovação orçamentária à liderança corporativa. As ferramentas de automação de RH escolhidas podem variar de softwares especializados de RH para tarefas específicas e casos de uso a sistemas de gerenciamento de capital humano (HCM) integrados que englobam várias funções de RH.
- Integrar ferramentas de automação aos sistemas existentes
Depois de selecionar uma ferramenta, implemente seu novo software e integre-o aos sistemas de RH existentes, como um Sistema de Informações de Recursos Humanos (HRIS), sistema de folha de pagamento, sistemas de registro de benefícios ou sistemas de acompanhamento de candidatos, para garantir um fluxo de dados e sincronização perfeitos.
- Coletar e gerencie dados de funcionários
Sua equipe não precisa mais inserir dados manualmente. Assim que a nova ferramenta de automação estiver implementada, a equipe de RH poderá coletar e armazenar automaticamente dados relevantes dos colaboradores, como informações pessoais, métricas de desempenho, registros de assiduidade e histórico de treinamento. Para isso, as equipes de RH precisam garantir a conformidade, ética e privacidade desses dados, que também servirão como base para futuras decisões de análise preditiva, geração de relatórios e otimização.
- Padronizar o processo
Após a execução de uma automação, revise-a para garantir que a nova ferramenta ou o processo proporcionem o máximo valor aos colaboradores. Uma auditoria da automação implementada revelará áreas de expansão, simplificação ou outras melhorias.
- Analisar, otimizar e relatar dados
Quando os dados começam a fluir, os insights não ficam muito atrás. Use funções analíticas de automação para tomar decisões orientadas por dados e recomendações para a liderança corporativa. A análise de dados pode ajudar os profissionais de RH a monitorar o desempenho dos colaboradores, avaliar a eficácia dos programas e políticas de RH e identificar tendências com implicações significativas nos negócios, que merecem a atenção e o investimento da diretoria executiva.
- Manter e atualizar regularmente
A automação de RH exige manutenção, atualizações e verificações regulares de sistema para garantir a precisão dos dados, a segurança e o desempenho ideal. Isso pode envolver o monitoramento de integrações de dados, a aplicação de patches de software e a resolução de quaisquer problemas que surgirem.
O IBM watsonx Assistant oferece aos clientes respostas rápidas, consistentes e precisas em qualquer dispositivo ou canal.
Simplifique os processos de RH e transfira as tarefas entediantes ao watsonx e nunca mais trabalhe da mesma forma.
Reinvente sua função de RH com um design centrado no funcionário, tecnologias inovadoras e um modelo operacional dinâmico.
Conheça os fatos sobre leis e regulamentações recentemente implementadas que promovem práticas éticas de RH em IA.
Descubra como os colaboradores digitais automatizam a coleta de dados e capacitam a equipe humana a dedicar mais tempo a tarefas de alto valor.
Explore as tecnologias que estão ajudando o RH a apoiar melhor a requalificação, a transformação cultural e novas formas de trabalhar.
Veja como os componentes de uma plataforma de automação se reúnem para melhorar a eficiência, reduzir os custos e aumentar a satisfação dos colaboradores.
Notas de rodapé
1 Maxwell, Alexis. 2020. "The Pros and Cons of Automating Human Resources" Association for Intelligent Information Management (AIIM) (link externo ao site ibm.com)
2 KPMG 2023 "The Future of HR: From flux to flow" (link externo ao site ibm.com)
3 Tobenkin, David. 2019. "HR Needs to Stay Ahead of Automation" The Society for Human Resources Management (link externo ao site ibm.com)
4 Nazef, Lila. 19 de abril de 2022. "How to Increase Employee Satisfaction Using Self-Service Portals" Forbes.com. (link externo ao site ibm.com).