Um fluxo de trabalho é um sistema para gerenciar processos e tarefas repetitivos que ocorrem em uma ordem específica.
Eles são o mecanismo pelo qual as pessoas e as empresas realizam o trabalho, seja fabricando um produto, fornecendo um serviço, processando informações ou qualquer outra atividade geradora de valor.
No gerenciamento de processos de negócios, um fluxo de trabalho pode ser definido como uma série simples de tarefas individuais, enquanto um processo de negócios é considerado mais complexo, consistindo em vários fluxos de trabalho, sistemas de informação, dados, pessoas e padrões de atividade.
Um fluxo de trabalho é diferenciado por sua simplicidade e repetibilidade, e geralmente é visualizado em um diagrama ou uma lista de itens.
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a simplificar e otimizar um processo de negócios dentro de uma organização. Faz, em grande medida, coordenando as interações entre diversas partes interessadas ou entre os indivíduos e os sistemas de informação.
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho direcionam tarefas para o funcionário adequado no momento certo, fornecendo as informações pertinentes e incentivando a aceleração do trabalho durante o processo geral. Oferece também suporte a tarefas manuais e automatizadas por meio do gerenciamento de documentos para atividades, como relatórios de despesas.
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Como os fluxos de trabalho são compostos de tarefas discretas passo a passo, podem ser facilmente visualizados por meio de um diagrama ou fluxograma.
O mapeamento do fluxo de trabalho, também conhecido como mapeamento de processos, proporciona uma compreensão mais profunda do processo geral do fluxo de trabalho, permitindo a otimização e/ou a automação total ou parcial.
Os diagramas de fluxo de trabalho são criados com as seguintes etapas:
Os processos manuais são suscetíveis a erros humanos, ineficiências e inconsistências que podem prejudicar a qualidade do produto e a experiência do cliente, enquanto os sistemas automatizados são inerentemente eficientes, consistentes e escalonáveis.
O gerenciamento de processos de negócios (BPM) pode ajudar a automatizar tarefas rotineiras usando a tecnologia conhecida como automação de processos robóticos (RPA).
A RPA é adequada para executar tarefas repetitivas, como a geração automática de uma resposta por e-mail quando um cliente preenche um formulário de solicitação, o processamento de transações ou a comunicação com vários bancos de dados durante o processamento de um sinistro de seguro.
Quase todos os procedimentos operacionais de qualquer setor podem ser descritos como um fluxo de trabalho, desde que sejam compostos por etapas repetíveis. Alguns casos de uso são:
Empregando sistemas automatizados ou estratégias analíticas formais para melhorar os fluxos de trabalho em toda a empresa, as partes interessadas podem ver muitos benefícios, incluindo:
Frederick Taylor, engenheiro mecânico, é creditado com as teorias de gerenciamento científico que são fundamentais para os fluxos de trabalho. Ele procurou aumentar a eficiência industrial analisando os processos de fabricação empiricamente com o objetivo de reduzir o desperdício e padronizar as melhores práticas.
Suas teorias e as de Henry Gantt, desenvolvedor do popular gráfico de Gantt, continuam informando o gerenciamento de projetos e a engenharia industrial de hoje. Os fluxos de trabalho ajudam a planejar e monitorar projetos de forma metódica e lógica, permitindo que as equipes cumpram prazos e marcos importantes.
O conceito de fluxo de trabalho também tem sido usado dentro da disciplina relacionada de pesquisa operacional, que aplica métodos analíticos para examinar a natureza do trabalho. Na pesquisa operacional, técnicas de estatística, teoria dos jogos e inteligência artificial são utilizadas em combinação com a ciência da gestão para resolver problemas complexos do mundo real.
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