O que é manutenção adiada?

As empresas utilizam a manutenção adiada para gerenciar seus recursos de forma estratégica e priorizar as necessidades de manutenção.

Além da manutenção adiada, as organizações costumam recorrer a outros tipos de manutenção, como a manutenção preventiva, a manutenção preditiva e a manutenção programada, como parte de um plano geral de manutenção.

Embora esses três tipos principais de manutenção sejam eficazes, as restrições de recursos ainda podem tornar necessário adiar alguns reparos, e é aí que entra a manutenção adiada. Em um programa eficaz de manutenção adiada, os gerentes de instalações e as equipes de manutenção avaliam suas prioridades operacionais e decidem quais problemas de manutenção devem receber atenção imediata e quais podem ser adiados.

Embora a manutenção adiada possa ajudar as equipes a manter os ativos críticos em funcionamento, adiar os reparos por muito tempo pode gerar um backlog de manutenção adiada. Além disso, pode levar a falhas de sistema com o tempo, à redução da vida útil dos ativos e a riscos de segurança. Segundo um estudo recente, os governos estaduais e municipais dos Estados Unidos enfrentaram, no ano passado, um backlog de US$ 105 bilhões em custos de manutenção adiada para reparos necessários em estradas e pontes.¹

Em geral, as organizações praticam a manutenção adiada como parte de uma abordagem mais ampla de gerenciamento de manutenção, muitas vezes fundamentada em um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS). As plataformas de CMMS são soluções de software que automatizam ordens de serviço, monitoram o desempenho dos ativos e acompanham os reparos adiados em tempo real.

Quando praticada de forma estratégica, a manutenção adiada complementa outros tipos de trabalho de manutenção e pode ajudar as empresas a gerenciar recursos limitados com eficácia. Veja a seguir quatro boas práticas essenciais para implementar a manutenção adiada com sucesso.

A manutenção adiada começa com uma sólida priorização de ativos, na qual as equipes de manutenção avaliam as tarefas de manutenção que chegam e decidem quais podem priorizar e quais podem adiar. Durante essa etapa, os técnicos de manutenção examinam atentamente vários aspectos de um reparo solicitado, incluindo seu impacto operacional, as peças e a mão de obra necessárias e os recursos disponíveis.

As tarefas de manutenção que representam uma ameaça imediata, como falhas em sistemas elétricos, quebras de HVAC e outros possíveis riscos de segurança, são priorizadas rapidamente. Outras tarefas, como atualizações de sistema e melhorias estéticas, podem ser adiadas.

O cerne de uma prática sólida de manutenção adiada é um backlog de manutenção adiada facilmente rastreável, idealmente gerenciado por meio de um CMMS. As ferramentas modernas de CMMS podem ajudar as equipes de manutenção a acompanhar em tempo real o status dos trabalhos adiados e a alertar os técnicos quando as tarefas de manutenção estão atrasadas.

As tarefas de manutenção adiada também podem se tornar uma métrica importante para os stakeholders que buscam avaliar a eficácia de sua estratégia geral de gerenciamento de ativos empresariais (EAM). As plataformas de CMMS possibilitam uma alocação de recursos estratégica, em vez de reativa, permitindo que os gerentes de manutenção adiem tarefas não críticas para atender às exigências orçamentárias.

A manutenção adiada muitas vezes está intimamente ligada à manutenção preventiva, uma abordagem de manutenção em que os técnicos usam registros de manutenção para reparar os ativos de forma proativa antes que eles quebrem. Quando praticada corretamente, a manutenção preventiva reduz a probabilidade geral de quebras e de downtime e prolonga a vida útil dos ativos.

No entanto, quando as equipes de manutenção adiam tarefas de manutenção preventiva devido a restrições de recursos ou de orçamento, o risco de downtime não planejado aumenta. Adiar tarefas de manutenção de rotina, como lubrificação, inspeções e substituição de componentes, pode afetar a funcionalidade dos ativos e levar a um desgaste acelerado em certos tipos de ativos.

Talvez a métrica mais reveladora para medir o sucesso de um programa de manutenção adiada seja o número de reparos emergenciais que as equipes de manutenção precisam realizar em decorrência de suas práticas de manutenção. Quando praticada em conjunto com a manutenção preventiva e a manutenção planejada, a manutenção adiada não acumula backlogs a ponto de quebras e falhas de sistema exigirem reparos emergenciais.

Fluxos de trabalho de manutenção adiada que resultam em reparos emergenciais frequentes são sinal de que há algo errado no cerne do programa e de que ele precisa ser reavaliado.

Embora seja frequentemente abordada em um contexto negativo, por poder levar a falhas de equipamento e quebras, a manutenção adiada oferece às organizações diversas vantagens claras em relação a outros tipos de manutenção. No contexto certo, adiar a manutenção é uma decisão estratégica de negócio que apoia objetivos organizacionais mais amplos, como aumentar a flexibilidade operacional ou administrar as restrições do orçamento de manutenção.

Veja a seguir alguns dos principais benefícios da manutenção adiada em nível corporativo:

• Menos interrupções: em setores em que o tempo de atividade dos ativos é crítico e até mesmo alguns minutos de downtime podem gerar custos maiores, as organizações recorrem à manutenção adiada. As organizações recorrem a ela para garantir que as atividades de manutenção não interrompam os processos principais do negócio. Nos setores automotivo, aeroespacial e de processamento de alimentos, por exemplo, as paradas costumam ser mais caras do que os reparos, o que leva os gerentes de manutenção a adiar a manutenção de determinados ativos para manter as linhas de produção em funcionamento.

• Redução dos custos de manutenção: embora protelar reparos por tempo demais possa fazer com que os ativos falhem inesperadamente e provoquem um downtime custoso, adiar as atividades de manutenção em alguns ativos não críticos também ajuda a reduzir os custos de manutenção. Nem todos os ativos exigem a mesma manutenção ao longo de seu ciclo de vida. Às vezes, é mais eficaz adiar a manutenção desses ativos à medida que eles se aproximam do fim da vida útil ou da substituição.

• Insights mais profundos: recorrer a um CMMS para criar e acompanhar um backlog de manutenção adiada pode ajudar as organizações a descobrir insights valiosos sobre como suas atividades de manutenção geram valor. O acompanhamento da manutenção adiada ao longo do tempo ajuda as equipes a identificar necessidades de manutenção e a responder a lacunas de recursos. Esses insights ajudam os stakeholders a planejar melhor os orçamentos de manutenção futuros e a priorizar os investimentos e o planejamento de capital com mais eficácia.

• Atualizações mais eficientes: a manutenção adiada também ajuda as equipes a identificar oportunidades de agrupar upgrades, prática em que os técnicos adiam upgrades isolados e específicos, que não afetam o desempenho do ativo, até que vários possam ser realizados de uma só vez. Agrupar atualizações ajuda a reduzir os custos gerais de manutenção e melhora a integridade do sistema em muitos ativos, em comparação com atualizações individuais.

Apesar de seus benefícios, a manutenção adiada ainda apresenta desafios críticos para as organizações, que podem afetar os processos essenciais do negócio se não forem devidamente gerenciados.

Veja aqui os mais comuns:

• TCO mais alto: o custo total de propriedade (TCO) é uma métrica que reflete o custo integral de possuir um ativo ao longo de seu ciclo de vida, incluindo despesas de identificação, instalação, manutenção, downtime e fim da vida útil. Embora adiar estrategicamente certas atividades de manutenção possa render benefícios de curto prazo, quando os reparos se acumulam e causam quebras inesperadas, podem aumentar significativamente o TCO.

• Quebras e falhas do sistema: quando as equipes de manutenção adiam tarefas de manutenção de rotina e manutenção preventiva para reduzir custos de curto prazo, elas aumentam a probabilidade de quebras inesperadas. Falhas repentinas de ativos causadas por reparos ou upgrades negligenciados costumam resultar em um downtime não planejado que, dependendo da criticidade do ativo, pode ter consequências financeiras e de reputação significativas.

• Riscos de segurança: os riscos de segurança são um problema persistente nas atividades de manutenção adiada. Protelar reparos necessários por tempo demais torna os sistemas e equipamentos pouco confiáveis, criando condições perigosas para os trabalhadores. Problemas em sistemas elétricos, problemas estruturais nas instalações e equipamentos com mau funcionamento são alguns exemplos comuns de perigos de segurança que a manutenção adiada pode causar.

• Aumento das ineficiências: toda organização lida com ineficiências em seus programas de manutenção, mas a manutenção adiada pode agravá-las. Quando não é acompanhado por um CMMS moderno, o backlog de manutenção pode crescer a ponto de as equipes perderem o controle das tarefas de manutenção que precisam realizar. As equipes de manutenção passam então a operar em modo reativo, realizando reparos emergenciais com regularidade para evitar que os ativos apresentem mau funcionamento, em vez de praticar uma manutenção proativa mais estratégica.

Embora não seja tão popular quanto outros tipos de manutenção mais ligados a novas tecnologias, como a inteligência artificial (IA) e a Internet das Coisas (IoT), a manutenção adiada continua importante. Ela continua essencial para muitos setores que dependem de ativos grandes e caros.

Veja a seguir cinco dos casos de uso mais populares de manutenção adiada por setor.

Os gerentes de instalações que supervisionam grandes edifícios comerciais, campi universitários e infraestrutura pública enfrentam inúmeras necessidades de manutenção concorrentes e orçamentos limitados.

Tarefas de manutenção não críticas, como melhorias estéticas e pequenos reparos estruturais, muitas vezes podem ser adiadas para que as equipes de manutenção se concentrem em reparos que resolvem riscos de segurança significativos e possíveis falhas no sistema.

No setor da saúde, o adiamento de tarefas de manutenção deve ficar restrito a dispositivos que não comprometam nem ameacem a saúde do paciente.

Os gerentes de manutenção em instalações de saúde priorizam a atenção imediata a sistemas de alto risco e adiam tarefas de manutenção não críticas em ativos menos importantes, o que ajuda a reduzir custos e a alocar os recursos limitados de forma mais estratégica.

Os operadores de manutenção da fabricação industrial recorrem à manutenção adiada para manter as linhas de produção em movimento e os ativos críticos em operação em um setor no qual o downtime costuma ser mais caro do que a degradação dos equipamentos.

Em uma grande planta industrial, por exemplo, as equipes de manutenção costumam adiar tarefas de manutenção que não atendem a uma das três condições a seguir:

• O ativo ainda está operando dentro dos parâmetros planejados.
• O modo de falha do ativo é de desenvolvimento lento e não é afetado pelo reparo proposto.
• Não existe o risco imediato de segurança para os trabalhadores nem risco de qualidade para o produto.

O setor de serviços públicos recorre estrategicamente à manutenção adiada para reduzir custos e aumentar a eficiência de ativos grandes e complexos, como usinas de energia, linhas de transmissão, barragens hidrelétricas e frotas de veículos.

As equipes de manutenção do setor de serviços públicos adiam tarefas de manutenção apenas quando podem fazê-lo com segurança e garantir que os reparos adiados não interromperão o fluxo de produção de energia nem aumentarão o risco para os trabalhadores.

No setor de petróleo e gás, a manutenção adiada é uma tática rigorosamente estruturada e com gestão de riscos que as equipes usam para manter bombas e poços em funcionamento e os dutos em fluxo, ao mesmo tempo em que controlam os custos de manutenção.

As instalações de petróleo e gás são ativos com uso intensivo de capital que precisam funcionar continuamente para atender às necessidades do negócio. Os operadores e as equipes de manutenção dessas instalações costumam integrar estrategicamente a manutenção adiada aos seus processos para maximizar a produção e reduzir o downtime.