¿Qué es un sistema de registro?

Los SOR ayudan a garantizar que los diferentes sistemas dentro de una organización puedan hacer referencia a las versiones más actualizadas y verificadas de elementos de datos importantes. Los ejemplos de SOR incluyen bases de datos de gestión de relaciones con los clientes (CRM), software de gestión de capital humano (HCM), software de planeación de recursos empresariales (ERP), sistemas de ejecución de fabricación (MES), bases de datos de gestión de configuración (CMDB) y plataformas de gestión de proyectos.

Los SOR también pueden tener aplicaciones de ciberseguridad. Por ejemplo, las organizaciones pueden utilizar una vault como fuente de registro para credenciales importantes, o un sistema de gestión de identidad y acceso (IAM) como fuente de registro para los usuarios de la red y sus permisos. 

Los sistemas de registro son piezas importantes de la gestión de datos maestros (gestión de dispositivos móviles (MDM)) de una organización. MDM se refiere al enfoque integral de una empresa para gestionar datos críticos en toda la empresa. 

En el contexto de la gestión de dispositivos móviles (MDM), cada sistema de registro proporciona una fuente autorizada para un tipo específico de datos, como datos de clientes o datos de productos. Los sistemas de gestión de dispositivos móviles consolidan los datos de todos los SOR de una organización para crear un "registro dorado" o la versión más actualizada y validada de los datos de una organización. El registro de oro permite que todos trabajen desde una “única fuente de verdad” (SSOT) compartida, lo que ayuda a eliminar silos y discrepancias.  

Por ejemplo, un representante de ventas podría usar un sistema CRM para buscar la última vez que un cliente participó en una transacción financiera. El CRM es el sistema de registro, y el historial de transacciones validado del cliente es un registro de oro.

Los sistemas de registro pueden ofrecer a los stakeholders de toda la organización acceso confiable y en tiempo real a un conjunto de datos coherente y validado. En ausencia de un SOR, diferentes equipos y aplicaciones pueden terminar trabajando con conjuntos de datos inconsistentes, incompletos o inexactos, lo que genera errores, ineficiencias y una toma de decisiones subóptima.   

Al mismo tiempo, se requieren inversiones significativas en herramientas y procesos de gobernanza de datos para mantener la calidad e integridad de los datos dentro de un sistema de registro.

Un sistema de registro requiere una base de datos para almacenar datos, un proceso para validar y sincronizar esos datos y una forma para que los usuarios accedan a esos datos. 

Una base de datos es un repositorio digital para almacenar, gestionar y proteger colecciones organizadas de datos.

Los SOR suelen utilizar bases de datos relacionales, que organizan los datos en filas y columnas. Los stakeholders pueden utilizar lenguaje de consulta estructurado (SQL) para trabajar con elementos de datos. 

Las bases de datos relacionales son ventajosas para crear un sistema de registro porque utilizan un formato de tabla, lo que puede facilitar la normalización de los datos. La normalización es una forma de organizar los datos en estructuras de tablas específicas para mejorar la integridad de los datos, evitar anomalías, minimizar la redundancia y mejorar el rendimiento de las consultas. 

Un sistema de registro debe actualizarse continuamente para ayudar a garantizar que los usuarios de toda la organización puedan acceder a datos precisos y verificados. 

En un sistema de gestión de relaciones con los clientes, por ejemplo, los datos de los clientes pueden cambiar en momentos impredecibles en función del comportamiento del cliente, como realizar una nueva compra o actualizar su perfil en el sitio web de la empresa. Cuando se producen cambios, los nuevos datos deben validarse o, de lo contrario, pueden introducir errores en el SOR, socavando su autoridad. Think: una fecha de transacción que figura como futura, o un número de teléfono con demasiados o muy pocos dígitos.

Además, los cambios en los registros de los clientes deben propagarse rápidamente al CRM, la gestión de dispositivos móviles (MDM) o registro dorado y los múltiples sistemas que dependen de esta información (como una aplicación que utiliza la información de contacto del CRM para enviar ofertas). 

Muchos SOR tienen flujos de trabajo de automatización incorporados para la validación de datos. Los flujos de trabajo pueden ser tan simples como garantizar que los datos coincidan con un formato esperado (por ejemplo, que una fecha esté escrita como MM/DD/AAAA) o tan complejos como comparar datos con conjuntos de referencia o aplicar lógica empresarial (por ejemplo, una compra no puede ser enumerados como ocurridos en una fecha futura). 

La sincronización requiere una integración a gran escala entre los sistemas de información y las aplicaciones empresariales. Los SOR a menudo se integran con otras herramientas y software a través de interfaces de programación de aplicaciones (API) u otras conexiones para que los datos recién ingresados o actualizados puedan fluir a los sistemas que los necesitan. 

Los usuarios necesitan alguna forma de acceder a los datos en un sistema de registro. En el caso de una aplicación empresarial, como una herramienta CRM o ERP, los usuarios a menudo pueden acceder a los datos directamente a través de la aplicación. 

Los usuarios también pueden acceder a los datos a través de una aplicación o herramienta empresarial conectada, como un mercado de datos o un almacén de datos, que limpia y organiza los datos para business intelligence (BI) y otros casos de uso de analytics de datos.  

Las herramientas que sirven principalmente para hacer que los datos sean accesibles para su uso en procesos y decisiones empresariales, como agregar, normalizar o preparar los datos, a veces se denominan "sistemas de referencia".

Debido a que los SOR están destinados a garantizar que los datos de alta calidad sean fácilmente accesibles, ponen énfasis en la alta disponibilidad, y muchos están diseñados para soportar interrupciones, tiempo de inactividad y otros problemas potenciales.  

Un sistema de registro no debe confundirse con una única fuente de verdad, una frase comúnmente utilizada en los negocios para describir una arquitectura de datos centralizada.

El SOR es una aplicación, sistema o red discretos que contiene información actual y precisa sobre activos, entidades y funciones empresariales. Un SSOT es más un principio o práctica para diseñar sistemas de datos, que se esfuerza por crear un repositorio central de datos fidedignos para todos los usuarios.  

Por ejemplo, el MES de una fábrica de automóviles sería el sistema de registro de datos que documenta el progreso de un vehículo en la línea de ensamblaje. Sin embargo, la única fuente de verdad de la fábrica podría ser una plataforma de gestión de dispositivos móviles (MDM) que tome y correlacione los datos del MES junto con los datos de los empleados almacenados en el software HCM y una CMDB que gobierne sus Operaciones para crear un único registro autorizado de todos los datos de la empresa. 

Los SOR ayudan a satisfacer las necesidades de datos de varios stakeholders al reforzar la integridad, la calidad y la accesibilidad de los datos.

La integridad de los datos es la integridad, precisión y coherencia generales de los datos de una organización. Un sistema de registro ayuda a mantener la integridad de los datos al garantizar que cada información tenga una versión validada y autorizada fácilmente disponible para las aplicaciones y los usuarios que la necesitan. 

Al validar regularmente los datos e impulsar cambios en el resto de los sistemas de una empresa, los SOR ayudan a garantizar que las diferentes aplicaciones y usuarios tengan acceso a datos idénticos y actualizados, evitando confusiones en torno a registros financieros o comerciales importantes.

La calidad de los datos mide qué tan bien un conjunto de datos cumple con los criterios de precisión, integridad, validez, consistencia, singularidad, puntualidad y aptitud para el propósito. Los SOR ayudan a proteger la calidad de los datos al centralizarlos, lo que facilita marcar y corregir discrepancias que si estuvieran almacenados en varios sistemas. 

La centralización de los datos también puede facilitar que los equipos de gobernanza detecten problemas en registros críticos, como datos duplicados, respuestas no válidas o spam, o entradas desactualizadas. 

Los SOR facilitan que los usuarios y las aplicaciones encuentren los datos que necesitan cuando los necesitan. No necesitan buscar en varias bases de datos ni comparar conjuntos de datos divergentes para determinar cuál es el correcto. Simplemente pueden recurrir al SOR como fuente de datos confiable. 

A pesar de todos sus beneficios, los sistemas de registro también pueden plantear desafíos en torno al cumplimiento normativo, la gobernanza de datos y la complejidad del sistema.

Debido a que organizan e interactúan con un volumen tan grande de datos, los sistemas de registro a menudo están sujetos a estrictas regulaciones de cumplimiento en materia de gobernanza, privacidad y seguridad.

Regulaciones como el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) y la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) requieren registros precisos y pistas de auditoría válidas para ciertas actividades financieras. Del mismo modo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPPA) establecen requisitos sobre qué tipos de datos personales pueden almacenar las organizaciones, cómo pueden almacenarlos y durante cuánto tiempo.

Debido a este tipo de regulaciones, los equipos de gobernanza de datos responsables de supervisar los SOR deben permanecer atentos a cómo, cuándo, dónde y qué usuarios acceden a un sistema en relación con su confidencialidad.

Mantener datos precisos en un SOR durante toda su vida útil requiere inversiones significativas en gobernanza de datos, herramientas y prácticas para garantizar la calidad, seguridad y disponibilidad de los datos.

Esta inversión requiere la aceptación de toda la organización, ya que la gobernanza de datos eficaz implica el apoyo de ejecutivos, directores de datos (CDO) y administradores de datos. 

La naturaleza centralizada del SOR puede ser un arma de doble filo: organiza y reúne datos para facilitar la supervisión, pero mantener el repositorio actualizado y preciso requiere una inversión continua. 

Se requieren muchas integraciones para garantizar que un SOR tenga y promulgue fácilmente la información más actualizada y precisa. Es posible que un único sistema de registro deba interactuar con los sistemas de origen que alimentan los datos, los sistemas que extraen datos de él y una capa global de gestión de dispositivos móviles, y muchas organizaciones tienen múltiples SOR que abarcan múltiples dominios. 

Por ejemplo, un MES podría no solo estar configurado para recibir datos de las líneas de producción, sino también para conectarse con sistemas de gestión de la cadena de suministro (SCM) relacionados para compartir información sobre los materiales necesarios, y todo esto podría necesitar alimentar una única fuente centralizada. de la verdad.