¿Qué es la automatización del comercio electrónico?

La automatización a menudo se aplica a los procesos comerciales típicos del comercio electrónico, tales como la gestión de inventarios, el cumplimiento de pedidos, el seguimiento de pedidos, las campañas de marketing y las funciones de atención al cliente. Por ejemplo, una plataforma de automatización podría rastrear los niveles de inventario en tiempo real, alertar a los equipos cuando el stock es bajo o reordenar nuevos productos según sea necesario. También puede enviar mensajes de correo electrónico automatizados a los clientes en función de sus hábitos de compra o historial de compras, o recordarles los artículos que quedaron en su carrito abandonado.

Estas herramientas de automatización ayudan a las empresas a mantenerse receptivas y relevantes sin requerir un esfuerzo manual constante. A su vez, la automatización permite que la tecnología maneje el trabajo rutinario para que los humanos se liberen de las tareas manuales y se centren en necesidades comerciales más creativas, estratégicas o matizadas.

En lugar de limitarse a gestionar tareas individuales, un enfoque de automatización exitoso tiene como objetivo orquestar flujos de trabajo y procesos empresariales interconectados y complejos para que las diferentes partes de la empresa trabajen juntas sin problemas. Plataformas como Shopify y BigCommerce ofrecen capacidades de automatización integradas, mientras que las soluciones de automatización avanzadas como IBM watsonx® van más allá al incorporar la toma de decisiones y la gobernanza impulsada por IA en el proceso. Esto garantiza que la automatización pueda automatizar tareas y alinearse con objetivos comerciales más amplios.

A medida que aumentan las expectativas de los clientes, los almacenes en línea deben ofrecer respuestas más rápidas, experiencias personalizadas y un cumplimiento eficiente de los pedidos para mantenerse al día con la competencia. Las herramientas de automatización del comercio electrónico ayudan a las empresas al ofrecer:

Las tareas manuales son propensas a errores. La automatización minimiza el error humano para permitir una ejecución constante y confiable de los flujos de trabajo.

La automatización de tareas que consumen mucho tiempo, como el procesamiento de pedidos, la entrada de datos y la gestión de inventario libera recursos para iniciativas estratégicas.

Las notificaciones automatizadas, las campañas personalizadas de marketing por correo electrónico y las recomendaciones de productos impulsadas por IA mejoran la satisfacción y la lealtad del cliente.

El software de automatización del comercio electrónico puede analizar los datos de los clientes y responder a los cambios en los niveles de inventario, los precios y el comportamiento del cliente en tiempo real.

Con soluciones escalables, la automatización ayuda a las empresas en línea a manejar el crecimiento sin aumentar proporcionalmente los costos o el personal.

Determinar qué tareas automatizar requiere una evaluación cuidadosa de las operaciones, los puntos débiles y los objetivos de una empresa. No todas las tareas son ideales para la automatización, por lo que las empresas deben centrarse en áreas donde la automatización puede ofrecer el mayor valor. Las tareas adecuadas para la automatización incluyen:

Las tareas que se realizan con frecuencia y siguen un patrón predecible son las principales candidatas para la automatización. Estas tareas suelen ser tareas manuales de bajo valor que requieren mucho tiempo y recursos, pero que no utilizan la creatividad humana ni el juicio especializado.

Los procesos que son susceptibles a errores por el manejo manual pueden obtener un beneficio de la automatización. Los errores en tareas como la entrada de datos, el seguimiento de inventario o el procesamiento de pedidos pueden generar problemas costosos, como desabastecimiento o discrepancias financieras. Las herramientas de automatización pueden manejar estas tareas con mayor precisión, reduciendo los problemas y mejorando la eficiencia general.

Las empresas deben analizar sus flujos de trabajo para encontrar áreas plagadas de retrasos o ineficiencias. Por ejemplo, si las campañas de marketing se retrasan debido a la programación manual de mensajes, la automatización del marketing por correo electrónico puede ayudar a optimizar estos procesos para una mayor productividad y operaciones más fluidas.

A medida que una empresa crece, ciertas tareas—como responder a las comunicaciones con los clientes o procesar grandes volúmenes de pedidos—pueden requerir demasiado tiempo para gestionarlas manualmente. A medida que aumenta la demanda, estas tareas pueden abrumar a los equipos. La automatización permite a las empresas escalar más fácilmente y manejar el crecimiento sin afectar la calidad ni la eficiencia.

Las tareas orientadas al cliente, como el envío de actualizaciones de pedidos u otros recordatorios, requieren una ejecución coherente y oportuna, que la automatización puede ofrecer. La automatización de las interacciones con los clientes ahorra tiempo y también puede mejorar la experiencia del cliente con un servicio más rápido y personalizado.

Las tareas que requieren coordinación entre diferentes sistemas o plataformas suelen ser complejas y requieren mucho tiempo cuando se manejan manualmente. Por ejemplo, la sincronización de los niveles de inventario entre una plataforma de comercio electrónico y un sistema de gestión de almacenes o la integración de datos de clientes de múltiples fuentes se pueden optimizar mediante la automatización. Las herramientas de automatización como Zapier o las APIs personalizadas pueden conectar estos sistemas para un flujo de datos fluido.

Al configurar la automatización, las empresas pueden determinar los puntos débiles clave al involucrar a los empleados en el proceso. Aquellos que son nuevos en la automatización pueden encontrar que comenzar con tareas de bajo riesgo es una buena manera de probar las aguas.

Por ejemplo, automatizar el seguimiento de correos electrónicos o la programación de publicaciones en redes sociales es relativamente sencillo y tiene un riesgo mínimo si algo sale mal. Una vez que estos esfuerzos iniciales resultan exitosos, las empresas pueden ampliar la automatización a tareas más complejas o críticas. A partir de ahí, alinear la automatización con los objetivos estratégicos puede ayudar a generar resultados significativos.

Estas son algunas de las formas más comunes y útiles en que se puede aplicar la automatización a las operaciones de comercio electrónico:

Los clientes esperan un soporte rápido y confiable, y las herramientas de automatización, como los chatbots impulsados por IA y los asistentes virtuales, pueden satisfacer estas demandas. Estas herramientas manejan consultas rutinarias, como el seguimiento de pedidos, la respuesta a preguntas frecuentes o la emisión de reembolsos, al tiempo que reducen la carga de trabajo de los equipos de atención al cliente.

Los chatbots integrados con los sistemas CRM brindan soporte personalizado y resuelven problemas comunes sin intervención humana. Esta integración garantiza tiempos de respuesta más rápidos y una mayor satisfacción del cliente. Por ejemplo, YappyBuy GmbH colaboró con IBM para crear un asistente impulsado por IA que apoya a los clientes durante el proceso de compra. El asistente responde preguntas comunes, guía las decisiones de compra y automatiza las interacciones rutinarias, lo que reduce la carga de los equipos de soporte humano para mantener las relaciones con los clientes.

La gestión manual del inventario puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores, especialmente para las empresas con grandes catálogos de productos. Las herramientas de automatización monitorean los niveles de inventario en tiempo real, alertando a las empresas cuando las existencias son bajas e incluso generando órdenes de compra para los proveedores. Esta automatización garantiza una cadena de suministro fluida, evita desabastecimientos y optimiza los costos de inventario.

Las herramientas de automatización rastrean los niveles de inventario y reordenan las existencias automáticamente cuando se alcanzan los umbrales. También pueden ajustar la disponibilidad del producto en función de los pronósticos de demanda, lo que ayuda a las empresas a evitar el exceso o la escasez de existencias. Por ejemplo, Frito-Lay (PepsiCo) colaboró con IBM para crear "Snacks to You", una solución de comercio electrónico para pequeños minoristas. El sistema utiliza la automatización para gestionar los surtidos y el inventario, ofreciendo disponibilidad de productos en tiempo real y recomendaciones inteligentes para optimizar el stock.

La automatización simplifica la gestión de los programas de fidelización mediante el seguimiento de las compras de los clientes, la concesión de puntos y la notificación a los nuevos clientes sobre las oportunidades de recompensas. Las empresas también pueden enviar ofertas personalizadas a los miembros del programa de fidelización, fomentando las compras repetidas.

Los sistemas automatizados rastrean la actividad del cliente y ofrecen recompensas personalizadas o recomendaciones de productos basadas en el historial de compras. Pueden enviar notificaciones a los clientes cuando ganan puntos o califican para logros especiales, lo que ayuda a aumentar las tasas de conversión y la retención del cliente.

La automatización del marketing de comercio electrónico es una forma clave de agregar tecnología de manera impactante. Herramientas como Mailchimp o HubSpot permiten a las empresas enviar y automatizar campañas de correo electrónico basadas en el comportamiento del cliente y datos como el historial de compras o los carritos abandonados. La automatización de los esfuerzos de marketing también simplifica la segmentación de clientes, agrupando a los compradores por datos demográficos o hábitos de compra para crear estrategias de marketing más relevantes y eficaces.

Los carritos abandonados son un desafío común para las empresas de comercio electrónico. Los flujos de trabajo automatizados pueden enviar recordatorios personalizados por correo electrónico o SMS a los clientes que dejan artículos en sus carritos, alentándolos a completar su compra. Por ejemplo, las empresas pueden ofrecer incentivos como descuentos o envío gratis para impulsar las conversiones.

La gestión de pedidos implica varios pasos, desde verificar los pagos hasta la generación de etiquetas de envío. Las tiendas de comercio electrónico utilizan la automatización para optimizar estos flujos de trabajo para que los pedidos se procesen de forma rápida y precisa. Las herramientas de automatización de pedidos también proporcionan actualizaciones en tiempo real a los clientes sobre el estado de sus pedidos, mejorando la experiencia de compra.

Los flujos de trabajo automatizados manejan tareas como actualizar los estados de los pedidos, imprimir etiquetas de envío y notificar a los clientes sobre el progreso del envío. Esta automatización reduce el esfuerzo manual y minimiza los errores. Por ejemplo, un minorista global líder desplegó análisis en tiempo real para monitorear los flujos de pago móvil. Cuando el sistema detectó un error de pago de PayPal, marcó y resolvió el problema en minutos, evitando una pérdida estimada de 3 millones de dólares en ventas.

La automatización permite a las empresas ajustar los precios y las promociones de los productos en tiempo real en función de factores como la demanda, los precios de la competencia y los niveles de inventario, lo que garantiza que las empresas sigan siendo competitivas y, al mismo tiempo, maximizan las oportunidades de ingresos.

Los sistemas automatizados analizan las tendencias del mercado y ajustan los precios o las promociones de forma dinámica, lo que permite a las empresas responder rápidamente a los cambios en la demanda o a las acciones de la competencia. Las empresas de comercio electrónico pueden utilizar esta característica para optimizar las campañas promocionales, lo que garantiza precios competitivos y, al mismo tiempo, impulsa las ventas durante las temporadas altas de compras.

1. Evaluar las necesidades del negocio: El primer paso es evaluar las necesidades únicas del negocio e identificar las áreas donde la automatización puede ofrecer el mayor valor. Esta evaluación implica analizar tareas y procesos repetitivos y considerar los puntos débiles clave.
2. Elija las herramientas adecuadas: Las empresas deben buscar plataformas y software que se alineen con sus objetivos específicos y se integren perfectamente con los sistemas existentes. Las opciones populares incluyen Shopify para la gestión del comercio electrónico, HubSpot para la automatización del marketing, y Zapier para conectar varias aplicaciones y crear flujos de trabajo. Es importante evaluar las características, la escalabilidad y la facilidad de uso, así como si ofrecen la flexibilidad para adaptarse a las necesidades futuras.
3. Cree flujos de trabajo automatizados: Una vez implementadas las herramientas, las empresas pueden comenzar a crear flujos de trabajo automatizados adaptados a sus operaciones. Muchas plataformas de automatización ofrecen plantillas predefinidas para tareas comunes; para necesidades más complejas, las empresas pueden diseñar flujos de trabajo desde cero, trazando los pasos y activadores que impulsan la automatización.
4. Probar y optimizar: La automatización no es una solución de "configúrelo y olvídese", el monitoreo y la optimización continuos son esenciales para obtener resultados. Las empresas deben realizar revisiones periódicas del rendimiento de los procesos automatizados mediante el uso de analytics para identificar áreas de mejora.
5. Integrar la automatización en las operaciones: Activar la automatización requiere capacitar a los empleados sobre cómo usar las herramientas de manera efectiva. Los equipos deben saber cómo solucionar problemas y cómo modificar sus rutinas diarias en consecuencia.
6. Escala: A medida que el negocio se expande, la automatización debe evolucionar para satisfacer las nuevas demandas. Esto significa agregar nuevos flujos de trabajo y herramientas, o integrar otros sistemas para admitir una mayor complejidad.