Qu’est-ce que la planification et l’analyse étendues (xP&A) ?

xP&A relie la planification financière à toutes les autres fonctions de l'entreprise afin de rationaliser les équipes et de supprimer les silos de données. L’approche xP&A relie les données financières et non financières en une seule vue en temps réel, permettant une prise de décision stratégique plus ciblée tant pour la planification stratégique que pour la planification opérationnelle. Quelques exemples d’autres domaines de planification d’entreprise dans lesquels xP&A peut s’étendre incluent les ressources humaines, les ventes, la chaîne d’approvisionnement et le marketing.

En utilisant des solutions avancées FP&A (planification et analyse financières) intégrant l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation, les équipes financières peuvent se forger une vision globale de l'Entreprise et regrouper toutes les fonctions au même endroit.

La planification et analyse financière (FP&A) est la fonction financière fondamentale, et la xP&A est une évolution de ces fonctions de base de FP&A.

Sur le plan conceptuel, FP&A existe depuis la fin des années 1980, alors que xP&A n'a été introduit que récemment en tant que dernière itération du processus. xP&A utilise l’IA pour réaliser des prévisions, des budgets et une visualisation de données avancées.

Le terme a été popularisé par Gartner dans le rapport 2020 Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions et a depuis pris le dessus.

Le concept de planification intégrée est l’une des trois priorités absolues pour les organisations, selon le récent rapport de l’IDC : Planification intégrée alimentée par l’IA : augmenter la vitesse, la productivité et la confiance grâce à une planification évolutive et flexible.

Cependant, l’IDC a également constaté que seulement 40 % des organisations pensaient pouvoir appliquer des analyses avancées à la prévision. La plupart des organisations n’ont intégré l’IA qu’à 30 % des organisations, il s’agit donc clairement d’un domaine dans lequel les organisations cherchent encore la voie qui leur convient le mieux.

Le rapport d'IDC sur la planification intégrée alimentée par l’IA révèle que l'environnement actuel présente un « équilibre délicat » entre agilité et optimisation. Les Entreprises et les directeurs financiers (CFO) sont de plus en plus contraints d'optimiser les Ressources tout en étant plus efficaces dans tous les processus.

Bien que les processus et les caractéristiques exacts du xP&A d'une organisation varient en fonction de ses besoins, il existe plusieurs caractéristiques qu'une organisation doit prendre en compte lorsqu'elle recherche une solution.

Les équipes financières ne devraient pas avoir à effectuer une collecte de données manuelle, basée sur Excel, ni une analyse fastidieuse des feuilles de calcul. Une solution xP&A devrait automatiser l’importation, la consolidation et la conciliation des données, rendant les données accessibles tout en réduisant les erreurs humaines.

Les solutions xP&A devraient comporter des tableaux de bord en libre-service et des visualisations intégrées afin que les équipes puissent consulter les données elles-mêmes et éviter de dépendre du support informatique. L’interface de la solution xP&A doit également être simple, intuitive et moderne afin que tous les employés puissent utiliser les nouveaux outils avec un minimum de formation nécessaire.

Les conditions du marché peuvent changer de manière inattendue, et les entreprises doivent mettre en place des plans pour faire face à de multiples scénarios.

Une solution xP&A doit disposer d’une modélisation dynamique de scénarios, qui compare différentes situations « et si » métier et peut effectuer une forecasting sur une base roulante. La solution devrait améliorer la précision des prévisions et la planification de la chaîne d’approvisionnement.

En outre, l'xP&A doit créer des analyses de simulation détaillées pour évaluer les changements potentiels en matière de coûts, de recettes et d'investissements, afin que l'Entreprise agisse de manière proactive et atténue les perturbations.

Il est important de suivre l'efficacité de l'équipe financière par rapport aux objectifs de l'entreprise. Les solutions xP&A permettent aux employés et aux managers de mener des évaluations complètes en extrayant des données provenant de différentes unités commerciales. Cette vue transverse montre comment les différents domaines influencent la performance globale et si l'Entreprise parvient à l'alignement.

Avec toutes les données, indicateurs et informations réunis en un seul endroit, les entreprises peuvent prendre des décisions stratégiques et agiles pour améliorer la performance.

Une solution xP&A moderne disposera de capacités d’IA et d’apprentissage automatique (ML ) qui peuvent révolutionner l’intégration des données et la planification d’affaires. Les solutions basées sur l'IA devraient permettre des requêtes en langage naturel pour simplifier les demandes. Ils devraient également disposer d'un système automatisé de détection des anomalies pour détecter à l'avance les pics de dépenses ou les écarts par rapport au budget.

Par ailleurs, les solutions doivent disposer de prévisions alimentées par l’IA qui sont continuellement affinées sur la base des entrées en temps réel et des tendances historiques.

Une solution xP&A performante doit centraliser toutes les données financières et opérationnelles provenant de plusieurs systèmes sur une plateforme unique. Parmi les différents systèmes susceptibles d'être intégrés, citons la planification des ressources de l'entreprise (ERP), la gestion de la relation client (CRM) et la gestion du capital humain (HCM).

Cela permet de s'assurer que tout le monde voit les mêmes données et n'examine pas des chiffres contradictoires. La solution xP&A doit également permettre d'automatiser la synchronisation des données, éliminant ainsi la nécessité d'un rapprochement manuel.

À mesure que les entreprises évoluent, leurs solutions xP&A doivent évoluer avec elles — l'évolutivité est essentielle. Une solution xP&A moderne doit comporter une analyse multidimensionnelle, fournissant des informations approfondies à travers toutes les unités commerciales.

La solution devrait également pouvoir se développer facilement à mesure que l'organisation pénètre de nouveaux marchés ou fait face à des restructurations de ses opérations.

Les entreprises doivent tenir compte de nombreux éléments lorsqu’elles adoptent une planification et une analyse étendues (xP&A), et il est important de consacrer du temps à la planification et à l’exécution stratégiques. Voici les sept étapes de base que les entreprises peuvent suivre lorsqu’elles envisagent cette transformation.

1. Évaluer l’état de préparation de l’entreprise : la première étape avant de mettre en œuvre xP&A consiste à évaluer la situation actuelle au sein de l’entreprise. Toutes les parties prenantes concernées doivent savoir clairement comment les données circulent actuellement d’une unité commerciale à l’autre et quels systèmes sont utilisés et concernés par la solution.
2. Mettre en place une équipe interfonctionnelle : une transformation de cette envergure nécessite deux choses : l'adhésion de la direction et la constitution d'une équipe composée de personnes issues de différentes disciplines. Un soutien de haut niveau est essentiel à la réussite d'une solution xP&A, car ces personnes décident de l'affectation des ressources et conduisent le changement dans l'ensemble de l'entreprise. Le processus de planification doit inclure des membres de l'équipe des ressources humaines, de l'équipe de vente, de l'informatique et d'autres départements clés.
3. Définir le périmètre et la vision : la mise en œuvre d’une solution de planification xP&A modifiera le fonctionnement global de l’Entreprise. Il est important d'expliquer ce qu'une solution xP&A signifie pour l'Entreprise et comment elle renforcera les capacités traditionnelles de FP&A (planification et analyse financières) déjà en place. Fixez des objectifs pour les différents départements afin de comprendre comment le processus de planification intégrée fonctionnera.
4. Évaluez la solution technologique : Une approche xP&A nécessite une technologie qui soutient la planification connectée à travers l’organisation. L’organisation doit évaluer les solutions non pas en fonction des prix, mais en fonction de leur flexibilité et de leur évolutivité. Après avoir choisi la technologie, l’étape suivante consiste à décider par où commencer au sein de l’organisation et à fournir des repères clairs ainsi que des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer les progrès.
5. Intégrer les données et mettre en œuvre des modèles de planification : Si le département financier de l'organisation fonctionne séparément des autres équipes, il devra intégrer ses données à celles des autres unités opérationnelles. À cette étape de la mise en œuvre de xP&A, les équipes financières devront peut-être procéder à un nettoyage des données et vérifier leur disponibilité. De nouvelles politiques et initiatives de gouvernance des données pourraient également devoir être mises en place. Une fois les données intégrées, les organisations peuvent commencer à mettre en place des modèles de planification reflétant la nouvelle approche interconnectée. Ce processus peut commencer par le pilotage de la solution dans un département et s'étendre progressivement.
6. Donner priorité à la gestion des changements : une nouvelle solution étendue de planification et d’analyse peut engendrer de nouveaux processus et flux de travaux. Il est important de former toutes les parties prenantes aux technologies et de faire preuve de transparence quant aux changements en cours. Une stratégie de gestion du changement sera essentielle au succès de xP&A et à son adoption globale.
7. Mesurer le succès et s'améliorer en permanence : Les Entreprises devraient revoir régulièrement les KPI définis au cours de la phase de planification de la feuille de route, qui constituent la base de référence de la réussite. La transformation xP&A nécessite une surveillance continue en tant que processus permanent. Les équipes doivent accueillir les retours et effectuer des ajustements — mineurs ou majeurs — selon les problèmes identifiés. Lorsque les organisations obtiennent des résultats positifs, elles peuvent commencer à étendre xP&A à l'ensemble de l'entreprise.

La planification et analyse étendues (xP&A) offrent à une Entreprise un large éventail d'avantages qui vont bien au-delà de la simple équipe financière. Les processus de planification permettent de combler le fossé entre la planification financière et la planification opérationnelle, en mettant en relation les chefs d'entreprise et en favorisant les décisions fondées sur les données.

Landmark Retail, l’un des plus grands détaillants omnicanaux du Moyen-Orient et de l’Afrique du Nord (MENA), de l’Inde et de l’Asie du Sud-Est (SEA), a cherché une solution de planification et d’analyse financière après une croissance massive. L' entreprise s'est tournée vers IBM Planning Analytics, qui a été en mesure de réaliser une démonstration de faisabilité en seulement 8 à 10 semaines.

« Les processus de budgétisation et de consolidation ont connu une transformation remarquable, entraînant une réduction de 75 % du temps passé par les employés », selon Gopal Chandak, responsable FP&A chez Landmark [organisation mère de Landmark Retail]. « Ils ont amélioré la gouvernance et la transparence entre les différentes marques et les différents pays, permettant ainsi de mieux cibler l’analyse stratégique des activités pour stimuler la croissance et l’innovation. »

Par ailleurs, pour s'assurer de l'adhésion de l'entreprise à IBM Planning Analytics, la société a eu recours à des initiatives de gestion du changement et a maintenu une communication ouverte tout au long du processus. Depuis sa mise en œuvre en 2013, historique de l’enseigne a considérablement évolué pour inclure des domaines tels que la budgétisation de base et la budgétisation des entrepôts.

Les organisations sont confrontées à des conditions de marché imprévisibles, telles que les coûts et l'inflation, mais elles peuvent se préparer à des événements indépendants de leur volonté en adoptant des stratégies xP&A.

Les solutions FP&A modernes proposent de plus en plus de technologies de pointe intégrées à leurs logiciels. Ces intégrations deviennent la norme et permettent d'améliorer la précision des prévisions et d'extraire des informations précieuses.

Une stratégie xP&A basée sur le cloud sera probablement la prochaine chose importante, car elle est hautement Évolutif et favorise un environnement collaboratif au sein de l'Entreprise. Grâce à une source d’information unique pour l’ensemble d’une entreprise, les dirigeants peuvent agir rapidement et prendre des décisions réfléchies.

Une autre avancée technologique qui devient de plus en plus populaire dans le domaine de la xP&A est l’analyse prédictive. Cet outil permet aux entreprises d’aller au-delà de l’analyse des données historiques et de les aider à anticiper les tendances du marché et ce qui pourrait se produire dans un scénario spécifique.

L’accent est croissant sur les pratiques durables et les professionnels qui utilisent des indicateurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG ). Les organisations sont de plus en plus contraintes d'adopter des pratiques financières socialement responsables, et l'intégration d'indicateurs ESG est un moyen de vérifier si elles atteignent leurs objectifs environnementaux.

L’augmentation de l’utilisation des données accentue les préoccupations en matière de données pour les organisations. L'accent sera davantage mis sur les politiques de confidentialité des données et les exigences réglementaires en matière de protection des informations sensibles. Les plateformes xP&A privilégieront probablement également les fonctionnalités de sécurité et les capacités de conformité.