Qu’est-ce que l’intégration de l’EDI ?

L’EDI fournit une méthode standardisée pour l’échange automatique de documents commerciaux entre partenaires commerciaux. Les entreprises utilisent l’EDI pour partager une variété de transactions EDI (ou « messages EDI ») et de types de données, tels que les demandes de tarification, les bons de commande, les mises à jour de stock, les factures, les demandes de prêt ou les avis d’expédition avancés (ASNs).

L’EDI rationalise et simplifie l’échange de données en transformant les données en documents EDI dans des formats numériques normalisés. Les normes EDI définissent l’emplacement et l’ordre des informations dans chaque document. Grâce à la transformation automatique et à l’échange de documents, l’EDI permet d’éliminer les transactions papier et de réduire l’erreur humaine, renforçant ainsi la fiabilité et la sécurité des transferts de données.

L’intégration de l’EDI « complète le pipeline », pour ainsi dire, permettant le flux automatique de données, non seulement entre les partenaires sur une plateforme EDI qui échangent des documents EDI standard, mais aussi depuis un partenaire commercial jusqu’à l’application en back-end et les systèmes de l’entreprise. Elle facilite ainsi les échanges de bout en bout entre les partenaires commerciaux.

Grâce à l’intégration EDI, une entreprise n’a pas besoin de ressaisir les commandes ou les données d’expédition reçues via une plateforme EDI. Ces informations sont automatiquement traduites des formats EDI vers la structure de données interne d’un système métier et publiées dans les applications et systèmes intégrés. Le même workflow et la même traduction sont effectués pour les données sortantes : les données système sont automatiquement déplacées des systèmes internes vers un logiciel EDI, converties en norme EDI et transmises à un partenaire commercial.

L’ajout d’outils d’intelligence artificielle (IA), tels que les agents IA et des capacités low code ou no-code aux systèmes EDI et aux solutions d’intégration, telles que les plateformes iPaaS, a contribué à simplifier et à accélérer l’intégration EDI. Ces solutions peuvent faciliter la mise en place et le suivi des intégrations entre les processus EDI et d’autres systèmes d’entreprise, en réduisant la barrière à l’entrée et en améliorant l’évolutivité.

Malgré l’essor des interfaces de programmation d’application (API) et de l’intégration cloud native, l’EDI reste essentiel pour les transactions B2B à volume élevé et critiques dans les secteurs de la vente au détail, du commerce électronique, de la fabrication, de la logistique, de la santé, de l’énergie et du gouvernement.

Pourtant, selon une étude de l’IBM Institute for Business Value, seuls 19 % des directeurs des opérations déclarent que leur entreprise a pleinement développé les composants d’une architecture de données d’entreprise et mis en place l’intégration des données dans toutes les fonctions.¹ Lorsqu’ils intègrent les fonctions, y compris les plateformes EDI, les avantages potentiels de l’intégration EDI sont les suivants :

• Gains d’efficacité opérationnelle
• Réduction des coûts
• Exactitude et qualité des données
• Meilleures visibilité et conformité

Différentes architectures peuvent être utilisées pour intégrer les systèmes EDI, le choix dépendant de la taille de l’entreprise, de son budget, de ses normes sectorielles, de ses besoins en matière de sécurité et de son expertise interne.

Une seule couche d’intégration EDI peut acheminer, valider et transformer les messages entre les systèmes internes et tous les partenaires commerciaux. Les avantages de l’intégration entre systèmes incluent une gouvernance uniforme, un suivi centralisé et des économies d’échelle.

La logique EDI peut être intégrée dans des applications ou des unités commerciales. Cette solution peut être plus agile, mais une intégration moins robuste risque d’entraîner des doublons, des incohérences et des contrôles inégaux.

L’EDI reste la norme destinée aux partenaires tandis que les API et la transmission d’événements en continu, la capture des données en temps réel des applications, se connectent aux applications internes. Cette intégration prend en charge les architectures de microservices modernes et une innovation interne plus rapide.

L’EDI peut être intégré non seulement aux systèmes des partenaires commerciaux externes, mais aussi à d’autres systèmes internes pour gagner en efficacité. Par exemple, l’EDI peut être intégré pour fonctionner avec des API. Tandis que les API assurent une intégration précise et en temps réel, le système EDI permet un échange par lots standardisé et à volume élevé, avec une gouvernance et une auditabilité.

L’utilisation d’API pour se connecter directement à un système ERP simplifie le chemin de transfert de données, car le serveur de transfert de fichiers intermédiaire et les processus manuels associés sont éliminés. La mise en œuvre de l’EDI avec une intégration hybride d’API peut offrir les avantages suivants :

• EDI externe, API internes : utilisation de l’EDI côté partenaire tout en utilisant des API pour communiquer entre les microservices internes.
  
  
• Enrichissement basé sur les événements : une entreprise peut ajouter aux flux de données EDI des signaux en temps réel, tels que le statut du transporteur.
  
  
• Intégration des lacs de données : archivage des messages EDI, des accusés de réception et des transformations sur des plateformes d’analyse pour les prévisions, l’analyse des rétrofacturations et les tableaux de bord de performance des partenaires.
  
  
• Évolution des schémas : conservez des schémas canoniques rétrocompatibles pour organiser les bases de données relationnelles. Effectuez automatiquement des conversions vers ou depuis les charges utiles EDI et API.

Une dorsale d’intégration B2B qui gère l’EDI de manière native peut inclure la connectivité API et proposer une approche tout-en-un efficace qui optimise la collaboration avec les partenaires commerciaux. L’intégration EDI permet de transférer des données entre plusieurs systèmes et entreprises pour une communication efficace et fiable.

Les services gérés par des tiers peuvent prendre en charge la responsabilité opérationnelle du mappage, de l’intégration, du suivi et de l’intégration de l’EDI. Cette externalisation peut faciliter, voire accélérer, la configuration et l’intégration, mais elle nécessite une gouvernance stricte des fournisseurs et des accords de niveau de service clairs.

Lors de la connexion d’un système EDI, une plateforme d’intégration en tant que service (iPaaS) peut accélérer le processus d’intégration EDI. Les iPaas peuvent prendre en charge divers formats, protocoles et systèmes de données afin de faciliter une interopérabilité fluide et un échange de données en temps réel.

Les fonctions « sous le capot » essentielles à une traduction précise des données et à une intégration EDI réussie comprennent :

Le mappage, qui convertit les formats EDI externes en schémas d’application internes qui définissent les propriétés des structures de données (et vice versa). Les bonnes pratiques de mappage sont les suivantes :

• Modèle canonique : utilisez un modèle de données canonique interne et stable pour protéger les applications des variations des partenaires.
  
  
• Composants réutilisables : créez des fragments de cartes réutilisables, tels que l’adresse, l’article et les taxes, afin d’accélérer l’intégration.
  
  
• Contrôle des versions : stockez les cartes et les profils de partenaires dans un système de contrôle des sources avec un historique des modifications.
  
  
• Enrichissement des données : injectez les données manquantes, telles que les codes du grand livre (codes GL), les centres de coûts, le point de départ par défaut, lors de la traduction.

La traduction gère la conversion structurelle (comme EDIFACT, Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, vers les formats XML ou JSON).

La validation permet de garantir la conformité aux normes et aux directives de mise en œuvre spécifiques aux partenaires.

Lors du choix d’une plateforme EDI, les entreprises doivent choisir la structure et la méthode d’échange les mieux adaptées à leurs besoins commerciaux. Ce choix, par exemple, le fait que le service soit externalisé auprès d’un prestataire ou géré en interne, ou encore le protocole de transport utilisé, pourrait avoir un impact sur les intégrations futures. Les types d’intégration EDI sont les suivants :

• Intégration EDI directe
• Intégration indirecte
• intégration hybride
• Intégration EDI web

Il s’agit d’une option efficace mais limitée, puisqu’elle n’inclut que deux partenaires commerciaux. Le format du document est négocié entre les partenaires d’échange et la conformité au format standard convenu est requise. Chaque connexion point à point avec un autre partenaire EDI doit être négociée et configurée séparément.

Les deux systèmes doivent être entièrement compatibles et utiliser le même protocole, par exemple AS2, FTP ou SFTP (Secure File Transfer Protocol), pour fonctionner correctement. De plus, le logiciel EDI et la plateforme EDI doivent être gérés avec soin par l’équipe informatique sur site, ce qui demande des efforts supplémentaires et une expertise interne. En outre, l’intégration EDI directe peut être utilisée pour connecter les systèmes de collecte de données au sein d’une entreprise, comme une plateforme CRM.

Cela signifie généralement l’utilisation d’un réseau à valeur ajoutée (VAN) fourni par un fournisseur de services tiers, qui gère les boîtes aux lettres EDI et le routage, souvent avec des services gérés supplémentaires, tels que la traduction ou l’archivage. En fournissant une solution d’intégration EDI, un VAN traduit les messages EDI entre des partenaires qui peuvent utiliser des protocoles différents, ce qui permet d’éviter des problèmes tels que la perte de données.

Cette approche combine à la fois l’intégration directe et indirecte. L’intégration EDI directe peut gérer les transferts de données les plus sensibles, tandis que l’intégration EDI indirecte externalise certains processus commerciaux vers un service EDI tiers, y compris l’effort supplémentaire d’intégration des partenaires commerciaux.

Cette intégration permet aux partenaires commerciaux d’échanger leurs messages EDI à l’aide d’un navigateur web. La connexion web peut être plus conviviale et moins coûteuse au départ, mais l’intégration web est normalement une option pour les plus petites entreprises qui peuvent se contenter d’un système moins sophistiqué.

Les capacités d’intégration EDI continuent d’évoluer avec les progrès de la technologie. Les principales tendances actuelles et futures sont les suivantes :

L’intégration avec les outils d’intelligence artificielle (IA) et de machine learning (ML), ainsi que l’utilisation d’agents IA, aideront les entreprises à connecter de manière fluide les applications cloud et sur site, permettant une transformation numérique plus agile et évolutive. En outre, ces outils peuvent aider les entreprises à accélérer et à automatiser l’analyse et la prise de décisions. Par exemple, les agents IA peuvent être utilisés pour accélérer l’extraction des informations clients et le mappage des données. 

À mesure que l’intégration devient plus facile, plus d’entreprises connecteront probablement les solutions EDI aux systèmes ERP afin d’automatiser davantage les transferts de données et d’améliorer la fluidité et la précision de la communication avec les partenaires commerciaux. L’intégration avec les systèmes ERP peut également fournir une image plus complète du marché, améliorant la planification et offrant potentiellement un avantage concurrentiel.

Certains logiciels EDI comprennent désormais des fonctionnalités telles que des connecteurs pré-créés et des cartes pré-créées qui facilitent l’intégration des partenaires commerciaux, épargnant les développeurs.