Automatisation des bons de commande

Au lieu de s’appuyer sur des processus manuels tels que le remplissage de formulaires papier, l’envoi d’e-mails et la recherche d’approbations, l’automatisation rationalise ces tâches avec une implication humaine minimale. Ce qui prend généralement deux à trois jours dans un processus de commande manuelle peut être réalisé en quelques heures seulement grâce à l’automatisation.

Une solution d’automatisation des bons de commande s’intègre généralement aux systèmes de cœur de métier, tels que les plateformes de comptabilité et de gestion des stocks. Elle constitue une étape fondamentale vers des initiatives plus larges telles que l’automatisation de l’approvisionnement, l’automatisation du processus procure-to-pay (P2P), l’automatisation des processus métier et l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement. Ces domaines font de plus en plus appel à des technologies avancées, notamment l’intelligence artificielle (IA), pour rationaliser et automatiser les opérations tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Lorsqu’elle est intégrée à un écosystème automatisé plus large, l’automatisation des bons de commande améliore la visibilité tout au long du cycle de vie des achats. Les mises à jour en temps réel et les données centralisées fournissent aux décideurs des informations plus approfondies sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les besoins futurs en matière d’approvisionnement.

Selon un rapport récent, les entreprises qui adoptent des modèles opérationnels intégrés sont en meilleure position pour prendre des décisions d’approvisionnement fondées sur les données à l’aide d’analyses avancées et d’algorithmes prédictifs. En conséquence, les entreprises les plus performantes ont réduit le coût des commandes de matériel et de services jusqu’à 52 %.¹

L’automatisation des bons de commandes va au-delà de la simple numérisation des documents. Ainsi, le système peut générer automatiquement un bon de commande lorsque les stocks tombent en dessous d’un seuil prédéfini ou lorsqu’un service émet une demande. Ces bons de commande sont ensuite acheminés par le biais de workflows d’approbation établis, ce qui accélère l’ensemble du processus. Les fournisseurs reçoivent les commandes par voie électronique, et l’état des commandes peut être suivi en temps réel.

Dans l’ensemble, l’automatisation du processus de commande transforme l’approvisionnement d’une tâche chronophage et sujette aux erreurs en un workflow rationalisé et intelligent. Elle permet aux organisations de fonctionner plus efficacement, de renforcer les relations avec les fournisseurs et de donner aux équipes financières et opérationnelles une plus grande confiance et une plus grande clarté dans leurs activités d’achat.

L’automatisation des bons de commande est essentielle car elle apporte structure, cohérence et fiabilité à l’un des processus métier les plus fondamentaux : l’acquisition des biens et services nécessaires à son fonctionnement.

Lorsqu’il est géré manuellement, à l’aide de feuilles de calcul, d’e-mails ou de formulaires papier, le processus de commande peut rapidement devenir chaotique, source d’erreurs et chronophage. Les erreurs dans les commandes, les retards dans les approbations et la visibilité limitée peuvent se répercuter sur l’ensemble de l’entreprise, perturbant les budgets, les délais et les relations avec les fournisseurs.

L’automatisation du processus de commande le transforme en un workflow numérique et traçable qui agit discrètement et efficacement en arrière-plan, s’aligne sur les processus métier et peut conférer aux équipes un contrôle accru et un stress moindre. C’est pourquoi l’approvisionnement apparaît comme un domaine clé de la transformation : les responsables de la chaîne d’approvisionnement et les directeurs des opérations s’attendent à ce qu’il s’agisse du principal workflow opérationnel et de la chaîne d’approvisionnement impacté par l’IA générative en 2025.²

La valeur de l’automatisation des bons de commande ne se limite pas à un gain de temps. Elle crée une source d’information unique dans tous les services en reliant les demandes, les approbations, les commandes, les reçus et les factures au sein d’un système cohérent. Cette visibilité permet d’éviter les dépenses excessives, de garantir le respect des politiques internes et d’améliorer la prise de décision. Elle instaure également un climat de confiance : les fournisseurs reçoivent des commandes précises en temps voulu, et les équipes internes peuvent s’appuyer sur des données d’achat propres et actualisées.

Dans un environnement où l’agilité et la responsabilité sont essentielles, l’automatisation du processus de commande est un avantage stratégique.

Cette automatisation commence par le choix de la bonne technologie et sa configuration pour refléter le flux d’approvisionnement existant de votre entreprise, mais de manière plus rapide, plus intelligente et plus fiable. Voici les étapes types pour mettre en place et gérer efficacement un processus de commande automatisé.

Commencez par identifier les besoins de votre entreprise, ses faiblesses actuelles, ses objectifs futurs et ses exigences en matière d’intégration. Ensuite, recherchez et sélectionnez un logiciel de gestion des bons de commande capable d’évoluer avec vous. Lisez les critiques, essayez les démos des fournisseurs et assistez à des webinaires pour trouver le logiciel qui vous convient. L’idéal est de trouver un logiciel qui prenne en charge l’automatisation complète du P2P et qui offre une certaine flexibilité grâce à une personnalisation no-code ou low code (comme SAP Ariba, par exemple). Recherchez une solution facile à configurer pour l’adapter à vos workflows. Les fonctionnalités telles que les modèles prédéfinis, la logique d’approbation, l’accès mobile et l’analyse sont essentielles pour une réussite à long terme.

Avant de mettre en place le système, définissez clairement le fonctionnement actuel des achats au sein de l’entreprise. Qui peut faire une demande, qui l’approuve, et à partir de quels seuils ? À quels fournisseurs faut-il faire appel ? Utilisez ou personnalisez les modèles de bons de commande pour standardiser les champs tels que les coordonnées du fournisseur, les conditions de paiement et les postes. Ces business rules contribuent à la cohérence de votre processus d’achat et à sa conformité avec le budget et les politiques de l’entreprise. Une fois définies, le logiciel peut les appliquer automatiquement sans qu’un suivi manuel soit nécessaire.

Ensuite, au lieu d’utiliser des e-mails ou des feuilles de calcul, créez un moyen numérique permettant aux employés d’émettre des demandes d’achat. Cela implique généralement la mise en place d’un simple formulaire en ligne dans lequel les employés peuvent choisir des articles dans une liste de fournisseurs approuvés ou demander de nouveaux articles. Ce système permet de s’assurer que toutes les demandes d’achat sont traitées de la même manière, sans négligence.

Lorsqu’une demande d’achat est émise, le système l’envoie automatiquement à la bonne personne pour approbation en fonction de vos règles prédéfinies. Ainsi, elle peut être transmise à un responsable de service ou à un responsable financier si le montant dépasse un certain seuil. Les personnes chargées de l’approbation reçoivent des notifications, souvent par e-mail ou par téléphone, et peuvent approuver ou rejeter la demande d’un simple clic.

Une fois la demande approuvée, le système gère instantanément la création de la commande à l’aide de modèles standardisés et en récupérant toutes les données pertinentes telles que la description des articles, les quantités, la tarification et les coordonnées du fournisseur. Cette fonction élimine la saisie manuelle et favorise la cohérence.

Le système envoie le bon de commande approuvé directement au fournisseur par e-mail, sur un portail fournisseur ou dans un format spécial de partage de données appelé EDI (échange de données informatisé). Comme tout est numérique, le fournisseur reçoit rapidement le bon de commande et peut commencer à traiter la commande tout de suite, ce qui accélère la livraison.

Une fois la commande passée, le système permet d’en assurer le suivi. Au fur et à mesure de l’expédition et de la réception des articles, le système met à jour le statut de la commande. Les employés ou le personnel de l’entrepôt peuvent enregistrer les confirmations de réception, les quantités reçues et toute anomalie, comme des marchandises manquantes ou endommagées. Cette visibilité en temps réel permet de détecter rapidement les problèmes et d’assurer l’exactitude des dossiers.

Lorsque le fournisseur envoie une facture, le système effectue automatiquement une comparaison tripartite, une fonctionnalité principale de l’automatisation des comptes fournisseurs. Elle vérifie si la facture correspond au bon de commande original et à l’enregistrement de ce qui a été reçu. Si les trois documents correspondent, le système déclenche le traitement du paiement. En cas de divergence, le système les signale pour examen, ce qui permet d’éviter les trop-perçus ou les doubles paiements.

Pour rationaliser davantage les opérations, le système de bons de commande s’intègre à votre logiciel de comptabilité et à votre système de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Cela permet une synchronisation transparente des données financières, de la répartition des coûts et des pistes d’audit. Votre équipe financière n’a pas besoin de ressaisir quoi que ce soit manuellement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreur.

Une fois le processus automatisé de bons de commande opérationnel, vous pouvez commencer par employer les outils de reporting du système afin d’évaluer son efficacité. Vous pouvez connaître les services qui dépensent le plus, le temps nécessaire aux approbations, les performances de vos fournisseurs et les causes des retards. Ces données aident les entreprises à continuer d’améliorer le processus d’approvisionnement et à prendre des décisions d’achat plus intelligentes au fil du temps.

Les technologies utilisées dans le processus d’automatisation des bons de commande s’associent pour créer une solution transparente et automatisée qui réduit les efforts manuels et confère un contrôle accru. Voici les technologies principales qui permettent l’automatisation des bons de commande :

Logiciel de gestion des bons de commande : c’est la base. Les plateformes dédiées à l’automatisation des bons de commande (par exemple, SAP Ariba, Coupa ou Procurify) fournissent les fonctions essentielles pour créer, acheminer, approuver, envoyer et suivre les bons de commande. Les outils proposés par les principaux fournisseurs de logiciels d’approvisionnement comprennent généralement des tableaux de bord, des modèles, l’application de politiques et des créateurs de workflows interactifs qui rendent la configuration et le suivi plus conviviaux.

L’IA et le machine learning (ML) : certains systèmes de commande modernes exploitent l’IA pour recommander des fournisseurs, remplir automatiquement les champs des commandes récurrentes, détecter les écarts dans les achats ou prévoir les besoins en la matière. Le ML peut également aider à optimiser les workflows au fil du temps en fonction du comportement réel des utilisateurs.

Moteurs d’automatisation des workflows : ces moteurs vous permettent de définir la logique et les règles qui guident le cheminement des commandes au sein de votre entreprise. Prenons par exemple le routage automatique en fonction du service, du montant ou du fournisseur. Les plateformes modernes comprennent souvent des outils low code ou no-code, de sorte que les utilisateurs non techniques peuvent mettre en place des workflows complexes sans programmation.

Échange de données informatisé (EDI) : la technologie EDI permet l’échange automatique de documents tels que les bons de commande, les factures et les avis d’expédition directement entre les systèmes (vous et vos fournisseurs), sans avoir recours aux e-mails ou au papier. Elle réduit les délais d’exécution et évite les erreurs de communication.

Reconnaissance optique des caractères (OCR) et traitement intelligent des documents (IDP) : l’OCR est souvent employée pour automatiser le rapprochement des factures ou l’importation de documents dans le système de commande. Les outils IDP plus avancés utilisent l’IA pour extraire et valider les données à partir de formats non structurés tels que les PDF scannés ou les e-mails, ce qui accélère la saisie des données et améliore la précision.

Intégration des systèmes ERP et comptables : l’intégration transparente avec des systèmes tels que NetSuite, SAP, QuickBooks ou Oracle garantit que les données des commandes sont synchronisées en temps réel avec les budgets, les grands livres et les systèmes de gestion des stocks. Cela garantit l’exactitude des dossiers financiers et évite la saisie de données en double.

Accès cloud et mobile : les plateformes basées sur le cloud permettent à votre équipe d’accéder au système depuis n’importe où, ce qui est idéal pour les approbations à distance et le suivi en temps réel. De nombreux outils proposent également des applications mobiles permettant aux parties prenantes de consulter, d’approuver ou de recevoir des notifications en déplacement.

Technologie de rapprochement à trois facteurs : une fonction de rapprochement à trois factures compare automatiquement le bon de commande, la réception des marchandises et la facture du fournisseur pour s’assurer qu’ils correspondent avant de déclencher le paiement. Elle rationalise le traitement des factures et évite les paiements excessifs, les doubles paiements ou le paiement de marchandises jamais reçues, ce qui en fait un point de contrôle essentiel pour les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs.

Voici les principaux avantages de l’automatisation des bons de commande :

Gain de temps : un système automatisé de bons de commande réduit considérablement les tâches manuelles liées à la création, à l’approbation et à l’envoi des bons de commande. Ce qui prenait des heures peut désormais prendre quelques minutes, voire quelques secondes, grâce à un système automatisé.

Économies de coûts : en éliminant les inefficacités, en réduisant les erreurs et en évitant les dépenses non autorisées, l’automatisation des bons de commande permet de réduire les coûts directs et indirects et de soutenir des stratégies plus larges de réduction des coûts d’approvisionnement. Les entreprises constatent souvent un retour sur investissement rapide sous la forme d’un gain de temps pour le personnel et d’une réduction des dépenses imprévues.

Moins d’erreurs : la saisie manuelle des données est sujette à des erreurs humaines telles que des commandes en double, des prix incorrects ou des erreurs typographiques dans les coordonnées des fournisseurs. L’automatisation garantit la cohérence en extrayant des données exactes des systèmes intégrés, en employant des modèles et en appliquant des règles de validation pour éviter les erreurs courantes.

Des approbations plus rapides : les workflows automatisés acheminent instantanément les demandes d’achat vers les bonnes personnes, rationalisant ainsi l’approbation des commandes grâce à des alertes et des rappels intégrés. Les approbateurs peuvent examiner et valider la commande depuis leur téléphone ou leur ordinateur portable, ce qui accélère considérablement les temps de cycle et évite les goulets d’étranglement.

Une meilleure gestion des dépenses : en appliquant des politiques d’approbation et en établissant des liens avec les budgets en temps réel, l’automatisation des bons de commande permet aux équipes financières et d’approvisionnement de mieux contrôler les dépenses et de maintenir un flux de trésorerie sain. Les achats non autorisés sont évités et chaque bon de commande est traçable, de la demande à la réception.

Documentation centralisée : vous n’avez plus à fouiller dans les e-mails ou les dossiers papier. Chaque bon de commande, approbation et facture est stocké dans un système numérique centralisé et consultable. Il est ainsi facile de suivre l’historique des commandes, de répondre aux audits ou de résoudre les litiges avec les fournisseurs.

Visibilité et reporting accrus : les systèmes d’automatisation des commandes apportent des tableaux de bord et des rapports qui identifient les tendances en matière de dépenses, les goulets d’étranglement en matière d’approbation, les performances des fournisseurs et bien plus. Cette visibilité permet aux équipes de prendre des décisions d’achat plus judicieuses et de planifier plus efficacement.

De meilleures relations avec les fournisseurs : les bons de commande automatisés sont plus précis et plus opportuns, ce qui réduit les retards, les litiges et les erreurs de communication tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Certaines plateformes permettent même aux fournisseurs d’accéder à l’état des commandes en temps réel ou d’émettre des factures numériques.

Évolutivité : les processus manuels de commande peinent à suivre le rythme auquel votre entreprise se développe. L’automatisation prend en charge l’augmentation du volume et de la complexité sans nécessiter de personnel administratif supplémentaire, ce qui facilite l’évolution des opérations d’approvisionnement.