Qu’est-ce que les chatbots pour les RH ?

Les chatbots pour les ressources humaines sont des outils alimentés par l’IA conçus pour aider les équipes des ressources humaines à automatiser et à rationaliser diverses fonctions des ressources humaines.

Les chatbots RH d'aujourd'hui intègrent des technologies d'intelligence artificielle (IA), notamment le traitement automatique du langage naturel (TALN), l'IA générative et l'IA conversationnelle, pour gérer de multiples tâches routinières. Ces tâches consistent à intégrer les employés, à répondre aux questions fréquemment posées (FAQ), à gérer les demandes de congé et à soutenir les processus de recrutement.

Ces agents IA agissent comme des assistants digitaux intégrés aux plateformes de communication (par exemple, Slack ou Microsoft Teams) ou aux systèmes RH (par exemple, Workday, les plateformes SIRH, SAP). Ils répondent instantanément aux demandes des employés et accèdent aux politiques de l’entreprise sans attendre un professionnel des ressources humaines.

Les services RH gèrent un large éventail de processus, allant des tâches en libre-service aux employés et aux questions fréquemment posées jusqu'aux workflows impliquant le recrutement, l’intégration et l’engagement des employés. Nombre d'entre elles sont des tâches répétitives, qui génèrent un volume important de tickets d'assistance, de e-mails, etc. L'automatisation, en particulier lors de l'utilisation de chatbots, est un moyen clé pour les opérations RH de rationaliser le travail qu'elles effectuent.

Une enquête menée par Gartner en février 2024 auprès des responsables des ressources humaines a révélé que 38 % sont déjà en phase de pilotage, planifient ou ont déjà mis en œuvre l'IA générative, une augmentation significative par rapport à 19 % à la mi-2023. Les cas d’utilisation les plus prioritaires par ces dirigeants incluent des chatbots orientés employés pour les services RH (43 %), l’automatisation des tâches administratives RH et des politiques d’entreprise (42 %), ainsi que le soutien aux processus de recrutement (41 %).¹

En outre, une étude menée en 2024 par la Society for Human Resource Management (SHRM) a révélé plusieurs avantages pour les entreprises qui utilisent un chatbot RH alimenté par l'IA. Ces avantages se traduisent par une réduction moyenne de 30 % du temps consacré aux tâches administratives et une augmentation de 25 % de la satisfaction des employés à l'égard des services RH.² Cela suggère que les agents IA et d'autres formes d'automatisation sont en train de devenir des outils RH essentiels qui aident les responsables des ressources humaines à améliorer l'efficacité et la satisfaction des employés.

L'adoption des chatbots RH augmente en raison de leur capacité à améliorer l'efficacité, à réduire le workload et à améliorer la satisfaction des employés. Les principaux avantages de ces solutions RH sont les suivants :

Les chatbots RH peuvent gérer des tâches répétitives comme répondre aux FAQs, gérer les demandes de congés et traiter les requêtes de paie. Cette capacité réduit le temps que les professionnels des ressources humaines consacrent aux tâches administratives, ce qui leur permet de se concentrer sur les initiatives stratégiques.

Un bot RH est toujours disponible. Il fournit une assistance immédiate aux employés d'une main-d'œuvre internationale sur différents fuseaux horaires, éliminant ainsi le besoin d'attendre qu'un professionnel des ressources humaines soit disponible pendant les heures de bureau. Ce modèle de libre-service permet aux employés d’obtenir des réponses instantanées à leurs questions, ce qui conduit à une plus grande satisfaction des employés.

Les chatbots RH collectent et analysent les données des employés, fournissant ainsi aux responsables des ressources humaines des indicateurs précieux pour éclairer la prise de décision. Par exemple, les chatbots peuvent identifier les difficultés courantes des employés ou mesurer l'efficacité des services RH.

Un chatbot répond en utilisant sa base de connaissances, qui est synchronisée avec les données officielles du SIRH et les documents traitant de la politique. Ce processus réduit le risque d’erreur humaine et de partage d’informations incohérentes, et veille à ce que tous les employés reçoivent des conseils conformes et précis.

Les chatbots RH peuvent traiter simultanément un volume élevé de requêtes, ce qui les rend idéaux pour les grandes entreprises ou pendant les périodes de pointe telles que les campagnes de recrutement.

Un chatbot est une application utilisée pour mener une conversation en ligne par texte ou par Text to Speech. Les premières versions étaient de simples programmes basés sur des règles ; aujourd'hui, elles sont alimentées par une IA conversationnelle plus sophistiquée. Ces solutions avancées d'IA agentique tirent parti de plusieurs technologies clés :

• Traitement automatique du langage naturel (NLP): Cette branche de l'intelligence artificielle donne aux ordinateurs la capacité de comprendre, d'interpréter et de répondre au langage humain de manière significative. Le NLP permet à un chatbot de comprendre l’intention derrière la question d’un employé, même si elle est formulée de manière décontractée (« combien de congés payés me reste-t-il ? ») au lieu d'une question officielle.
• Machine learning (ML): Les chatbots utilisent le machine learning pour améliorer leur performance au fil du temps. À chaque interaction, ils apprennent à mieux comprendre les besoins des utilisateurs et à fournir des réponses plus précises et pertinentes, en affinant leurs réponses en fonction des commentaires des employés et des taux de réussite.
• IA générative: un développement transformateur, l’IA générative, aide les chatbots à aller au-delà des réponses préprogrammées. Ils peuvent désormais générer de nouveaux textes contextuellement pertinents, résumer des documents complexes (comme un guide de 50 pages sur les avantages sociaux) et rédiger des communications de base.

Ces technologies permettent aux chatbots pilotés par IA de gérer des conversations complexes et d’automatiser des flux de travail en plusieurs étapes. L'un des principaux points forts de leurs fonctionnalités est leur intégration à la technologie existante de l'entreprise.

Un bot RH peut se connecter directement à un système d'information sur les ressources humaines (SIRH) comme Workday ou SAP, ainsi qu'à des plateformes de communication comme Slack, Microsoft Teams et des outils de recrutement sur LinkedIn. Cette fonctionnalité permet au chatbot d'extraire des données personnalisées sur les employés (par exemple, les jours de vacances restants) et d'envoyer des actions (comme une demande de congé soumise) dans le système approprié.

Les chatbots RH sont désormais utilisés tout au long du cycle de vie des employés, depuis le moment où un candidat postule à un poste jusqu'aux dernières étapes de la sortie à la fin de leur mandat. Ils peuvent être appliqués à :

Le recrutement nécessite la gestion de plusieurs candidats, ainsi qu'une communication et une coordination constantes. Les chatbots RH facilitent les choses en automatisant la plupart des premières étapes du processus d'embauche. Lorsqu'il est intégré à une page de carrière ou connecté à des plateformes comme LinkedIn, un chatbot peut accueillir les candidats.

Ils peuvent également poser des questions de présélection sur l'expérience ou l'autorisation de travail et recueillir des informations de base avant qu'un recruteur n'intervienne. Ils peuvent également vous aider à accomplir des tâches fastidieuses telles que la planification des entretiens, la recherche de créneaux horaires mutuellement disponibles et la gestion des e-mails, améliorant ainsi l'expérience du candidat.

Par exemple, FloCareer a collaboré avec IBM watsonx Orchestrate et ThisWay Global pour automatiser son workflow — y compris la recherche et le filtrage des candidats, la sensibilisation et la planification d’entretiens. Grâce à des commandes en langage naturel, la solution a rapidement fait apparaître des professionnels qualifiés, coordonné des entretiens et s'est intégrée à ses systèmes de recrutement. Cette automatisation a permis à FloCareer de réduire les délais d'embauche, de maintenir un taux élevé de satisfaction des candidats (94 %) et d'augmenter son fichier mondial d'intervieweurs indépendants de 10 à 20 %.

Une fois qu'un candidat a accepté une offre, les chatbots aident les nouveaux employés à s'intégrer en leur fournissant des instructions étape par étape sur les formalités administratives, la configuration du compte, l'accès aux systèmes RH et tout programme de formation requis. Grâce à l'automatisation de l'onboarding, les chatbots sont intégrés aux plateformes SIRH telles que Workday ou SAP, de sorte qu'ils peuvent automatiquement suivre les tâches et envoyer des rappels.

Ils peuvent également répondre à des questions sur les politiques de l’entreprise ou les processus d’intégration. Au lieu de parcourir des pages intranet ou des manuels denses, les nouveaux employés peuvent simplement poser des questions de base comme « Où dois-je télécharger mes formulaires fiscaux ? » ou « Que dois-je faire avant mon premier jour ? » et recevoir des réponses immédiates.

Les chatbots sont également utiles lors de l'offboarding, où la cohérence et la conformité sont essentielles. Ils peuvent collecter les actifs de l’entreprise, initier des workflows de désactivation de comptes et recueillir des commentaires des employés via des enquêtes de sortie. L'automatisation de ces étapes garantit qu'aucune tâche n'est manquée et que l'expérience d'offboarding reste fluide et respectueuse.

Le cas d'utilisation le plus courant et le plus visible est l'assistance en temps réel aux employés. Les employés ont souvent besoin de réponses rapides sur la paie, les avantages sociaux, les politiques de congé ou les processus administratifs, et un chatbot peut servir de service d’assistance numérique pour les RH.

En s’intégrant à Slack ou Microsoft Teams, un chatbot devient une interface conversationnelle vers la base de connaissances et les systèmes RH de l’entreprise. Les employés peuvent demander des congés, mettre à jour leurs informations personnelles ou vérifier l’éligibilité aux avantages sans ouvrir des applications séparées. Ce soutien nécessaire en matière de ressources humaines est toujours disponible.

L’agent conversationnel interne d’IBM, AskHR, a automatisé plus de 80 tâches RH et gère plus de 2,1 millions de conversations avec les employés chaque année. En 2025, l’équipe a intégré IBM watsonx Orchestrate pour améliorer les capacités d’IA générative et d’automatisation agentique d’AskHR. Ces mises à jour permettent aux employés de recevoir des réponses personnalisées, conformes aux politiques de paie et aux politiques RH locales. Ils peuvent demander des attestations d’emploi, soumettre des demandes de congés ou recevoir des rappels pour la planification de voyages, le tout géré par l'agent.

Au-delà de l'automatisation, les chatbots peuvent servir d'outils d'engagement qui supportent la gestion des talents. Ils peuvent contrôler les employés de manière proactive, mener des enquêtes de satisfaction et recueillir des commentaires. Ces sondés conversationnels paraissent plus naturels que les formulaires par e-mail traditionnels, ce qui entraîne souvent une participation plus élevée.

En analysant les réponses des employés, les équipes RH peuvent détecter les problèmes émergents d’engagement et répondre par des initiatives ciblées. Comme les chatbots interagissent avec les employés en temps réel, ils peuvent faire apparaître des tendances qui pourraient autrement passer inaperçues, comme des questions récurrentes sur le workload ou l'insatisfaction à l'égard d'un processus. L'objectif est d'améliorer l'expérience globale des employés et de stimuler les taux de rétention critique.

La gestion des demandes de congés est une tâche RH répétitive mais essentielle. Les chatbots simplifient le processus en traitant directement les demandes via des prompts conversationnels. Les employés peuvent demander au chatbot de vérifier leur solde de congés ou de demander des congés, puis le bot envoie la demande au SIRH automatiquement. Grâce à l'automatisation du workflow, le chatbot confirme le solde des congés et les demandes, puis enregistre les approbations si nécessaire. Il élimine les échanges par e-mail et réduit les temps d’attente administratifs pour les employés et les responsables.

En se connectant aux LMS, les chatbots peuvent recommander des cours ou modules de formation en fonction des intérêts ou du parcours professionnel de l’employé. Un développeur logiciel pourrait demander quelque chose comme : « Recommander des cours pour améliorer mes compétences en certification cloud », et le chatbot pourra trouver des options et suivre ses progrès.

D'ici 2025, près de 75 % des interactions des employés avec les services RH seront initiées via des plateformes d'IA conversationnelle.³ La mise en œuvre d'un agent RH IA pour automatiser et orchestrer les principaux processus RH peut être complexe, mais il ne s'agit plus d'un projet pluriannuel nécessitant beaucoup de ressources. Les plateformes modernes sont conçues pour accélérer la création de valeur. Les principaux facteurs à prendre en compte sont les suivants :

Assurez-vous que le chatbot s'intègre de façon fluide à vos systèmes RH existants (par exemple, SIRH, Workday, SAP) et à vos plateformes de communication (par exemple, Slack, Microsoft Teams). Les intégrations pré-créées, comme celles proposées par les agents RH d'IBM, peuvent réduire considérablement le temps et la complexité de la mise en œuvre en permettant un flux fluide des données à travers votre pile existante.

Choisissez une solution de chatbot qui peut être adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise et qui peut être adaptée à l'augmentation de votre personnel. Recherchez des plateformes qui permettent aux équipes RH de configurer et de personnaliser le chatbot sans avoir besoin d'une expertise technique approfondie. Par exemple, lesagents RH d’IBM fournissent des outils de création intuitifs qui permettent aux équipes RH d’adapter le chatbot à leurs politiques et processus uniques sans s’appuyer fortement sur le support informatique.

Assurez-vous que le chatbot respecte les réglementations sur la confidentialité des données et manipule de manière sécurisée les informations sensibles des employés. Des solutions Advanced, comme la plateforme watsonx Orchestrate d'IBM, incluent des fonctionnalités de sécurité robustes pour protéger les données des employés tout en maintenant la conformité aux normes mondiales.

Suivez les indicateurs clés de performance (ICP) tels que la satisfaction des employés, le délai d'embauche et la réduction des tickets d'assistance pour mesurer l'efficacité du chatbot. Les plateformes Advanced fournissent également des analytiques pour aider les équipes RH à améliorer en permanence la performance du chatbot et à identifier plus d'opportunités pour l'automatisation.

Évaluer la tarification des solutions de chatbot et calculer le retour sur investissement potentiel (ROI) en fonction des économies de temps et de coûts. Les solutions qui automatisent des tâches complexes en plusieurs étapes et rationalisent les workflows peuvent générer des économies significatives en réduisant le temps passé par les équipes RH sur des tâches répétitives et en améliorant la productivité globale.