Automatisation de l’intégration

Un sous-ensemble de l’automatisation des RH, l’automatisation de l’intégration combine des technologies et processus organisationnels, notamment l’automatisation robotisée des processus (RPA) et l’intelligence artificielle (IA), qui alimentent un programme d’intégration automatisé. Les organisations choisissent d’automatiser l’intégration des employés pour gagner en efficacité, réduire les erreurs, et trouver et embaucher de meilleurs candidats. Et cela profite à plusieurs parties prenantes, notamment aux services RH et aux nouvelles recrues.

Toutes les organisations, en particulier celles qui comptent des milliers d’employés, ont intérêt à rationaliser le processus d’intégration des employés et à minimiser le temps consacré aux tâches administratives chronophages. Certaines de ces tâches répétitives peuvent intervenir avant la prise de fonction de l’employé, tandis que d’autres interviennent lorsqu’il commence à travailler pour l’entreprise. L’automatisation est devenue encore plus puissante ces dernières années grâce à l’introduction de l’intelligence artificielle (IA) dans les processus de gestion des talents des RH.

L’élimination des tâches manuelles d’intégration facilite également le recrutement et l’offboarding, qui consiste à accompagner le départ des collaborateurs, quel qu’en soit le motif : nouvel emploi, licenciement, fin de contrat ou retraite.

Par exemple, elle peut extraire des informations des lettres de motivation ou des CV des employés potentiels et les comparer aux critères du poste pour voir si le candidat y correspond. Si le candidat arrive à l’étape de l’entretien, le système automatisé peut remplir un formulaire briefant le recruteur. Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, le système automatisé peut lui envoyer tous les documents qu’il reste à signer et désactiver ses accès à tout contenu sensible juste après son départ. Il peut également envoyer de la documentation et des étiquettes d’expédition pour tout équipement que l’employé pourrait devoir retourner s’il travaillait à distance.

L’automatisation de l’intégration s’appuie toujours plus sur l’IA pour multiplier les avantages.

• IA générative
• Automatisation intelligente
• Machine learning
• Traitement du langage naturel

L’IA générative peut optimiser plusieurs aspects de l’expérience d’intégration des employés en libre-service, qu’il s’agisse de répondre à leurs questions en temps réel ou d’améliorer l’expérience de formation proposée par l’organisation. Elle fait partie intégrante des chatbots et des centres de connaissances en libre-service des organisations. Les employés peuvent également les utiliser pour s’assurer qu’ils posent les bonnes questions à leurs responsables au moment de leur prise de poste.

L’automatisation intelligente utilise des technologies d’automatisation telles que l’IA et l’automatisation robotisée des processus (RPA) pour rationaliser les workflows des organisations. Il s’agit de la pierre angulaire de toute stratégie d’automatisation. Elle peut optimiser l’automatisation de l’intégration en utilisant l’intelligence artificielle pour commencer à traiter les documents d’intégration en fonction des informations fournies précédemment, combler les oublis potentiels des employés dans ces documents et transférer les autorisations vers le responsable ou l’administrateur approprié. Elle constitue le cœur de toute stratégie d’automatisation de l’intégration.

Le machine learning (ML) aide les outils d’automatisation à s’améliorer en apprenant plus sur les tâches qu’ils effectuent et sur le personnel qu’ils assistent. Les entreprises peuvent s’appuyer sur le ML pour analyser les données relatives au processus d’intégration et identifier les goulots d’étranglement ou d’autres aspects à améliorer.

Le traitement automatique du langage naturel (NLP) permet de reconnaître, de comprendre et de générer du texte et de la parole grâce à la linguistique informatique en associant modélisation statistique, machine learning et apprentissage profond. Les entreprises utilisent le NLP dans le cadre du processus de recrutement pour analyser les CV afin de déterminer si les candidats sont qualifiés pour des postes spécifiques. Pendant le processus d’intégration, les entreprises peuvent également l’utiliser pour extraire des informations à partir des formulaires d’intégration et les placer dans les champs correspondants des systèmes de gestion des contacts et d’inscription aux avantages sociaux.

De nombreux cas d’utilisation des stratégies d’automatisation de l’intégration permettent de gagner en efficacité et d’améliorer le processus global.

• Approuver les actions
• Orienter et gérer les documents administratifs
• Renseigner et mettre à jour les systèmes internes de gestion des contacts
• Formation adaptée au poste
• Répondre aux questions des salariés
• Soutien et feedback continus

Les organisations peuvent mettre en place des workflows personnalisés capables de gérer les approbations. Il peut s’agir de faire passer les candidats à l’étape suivante du processus d’entretien, d’exécuter le rapprochement des salaires, de créer des offres d’emploi et d’envoyer des cadeaux de l’entreprise à l’employé ou de l’inviter à rencontrer ses nouveaux collègues.

Les organisations peuvent automatiser plusieurs workflows d’intégration des ressources humaines chronophages. Elles peuvent demander aux employés de créer des comptes utilisateur pour leurs différents systèmes. Elles peuvent ensuite créer des modèles que les nouvelles recrues pourront remplir avec leurs informations.

Ces workflows peuvent permettre de mettre les nouvelles recrues à la page, en leur envoyant un e-mail de bienvenue et en leur donnant des informations sur leurs avantages, par exemple. Les employés indiquent qu’ils ont lu les documents et fourni toutes les informations requises. Si l’employé n’ouvre pas l’e-mail, ne clique pas sur une case ou ne fournit pas les informations requises, le système continue à lui envoyer des e-mails de suivi jusqu’à l’accomplissement de ces tâches.

Ce processus d’intégration automatisé joue un rôle essentiel pour la collecte des données des nouveaux employés, comme leurs sponsors, leurs informations de compte bancaire et les personnes à contacter en cas d’urgence.

Les logiciels d’automatisation évitent aux travailleurs de devoir envoyer des demandes d’informations et peuvent également automatiser l’envoi de messages de suivi concernant toute information manquante.

L’intégration nécessite souvent un travail important de saisie de données pour permettre aux employés d’accéder aux systèmes appropriés, tels qu’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH). Les organisations utilisent souvent un SIRH pour enregistrer les coordonnées postales, bancaires et fiscales des employés. L’utilisation d’une plateforme logicielle automatisée qui envoie les formulaires pertinents aux employés pour recueillir ces informations leur évite de devoir accomplir des tâches inutiles.

Les organisations peuvent configurer des chatbots RH et des agents d’IA pour interagir avec les employés. Ces derniers peuvent répondre aux questions les plus simples des employés, qui peuvent ensuite contacter un représentant des ressources humaines pour toutes les questions qui resteraient en suspens. La solution watsonx Assistant alimentée par l’IA a réduit de 75 % le temps que les employés des RH consacrent aux tâches courantes.

Les premiers jours de l’intégration d’un employé importent, car ils préparent à la réussite aussi bien l’employé que l’organisation. Les organisations qui s’appuient sur un système simple pour recueillir des commentaires et diffuser des réponses, à l’aide de l’IA générative ou de spécialistes en gestion des talents, pourront facilement aider ces nouvelles recrues à garder le cap.

Parfois, les nouvelles recrues doivent se reconvertir ou renforcer leurs compétences liées à des aspects clés. Les organisations peuvent mettre à leur disposition des applications de formation qui proposent des programmes personnalisés. Le système de formation assure le suivi des employés jusqu’à ce qu’ils aient terminé toutes les formations requises. L’automatisation de l’IA, comme le machine learning, permet également de créer des formations personnalisées en fonction de la familiarité des employés avec des thèmes donnés. L’IA pourra par exemple suggérer une formation approfondie en analyses marketing à un employé qui n’aurait pas su répondre aux questions associées.

Les organisations qui dépendent aujourd’hui excessivement des processus manuels devraient prendre les mesures suivantes pour se préparer à un avenir automatisé.

1. Élaborer une check-list de l’intégration
2. Identifier les tâches manuelles qui pourront être automatisées
3. Sélectionner les meilleurs partenaires et technologies
4. Personnaliser les technologies d’automatisation
5. Former les équipes RH
6. Réaliser un test A/B
7. Déployer à l’échelle
8. Mesurer les résultats

Identifiez toutes les tâches d’intégration qu’un nouvel employé doit effectuer pour remplir tous les critères et être considéré comme prêt à travailler dans l’organisation. Parmi ces tâches, identifiez les plus importantes et déterminez si elles doivent être accomplies dans un ordre spécifique. Par exemple, les employés doivent fournir leurs informations bancaires avant d'indiquer à l'organisation comment ils préfèrent recevoir leur salaire.

Chaque organisation doit offrir à ses employés la bonne combinaison de technologies et d’intervention humaine. Certaines tâches, comme répondre à des questions sur un malentendu concernant le salaire ou les avantages sociaux, pourront nécessiter une intervention humaine. En revanche, l’envoi et la réception de formulaires portant sur des informations essentielles mais courantes se prêteront parfaitement à l’automatisation.

L’implémentation de l’automatisation de l’intégration peut impliquer le recours à des technologies sous licence et la collaboration avec un partenaire pour les mettre en œuvre. L’organisation pourrait choisir une technologie d’intégration pilotée par l’IA qui automatise certaines tâches qu’elle souhaite retirer des workflows des employés.

IBM watsonx Orchestrate permet aux organisations d’automatiser les processus métier répétitifs et chronophages en configurant des comptes et en standardisant l’expérience des nouveaux employés.

Toutes les technologies ne répondent pas aux attentes des organisations dès le départ. Collaborer avec le bon fournisseur, comme IBM watsonx Orchestrate, peut permettre d’adapter ces technologies aux besoins spécifiques des organisations.

Bien que l’automatisation de l’intégration décharge les employés des RH de plusieurs tâches manuelles, ces derniers doivent être conscients de l’évolution de leurs responsabilités et savoir comment les endosser grâce à la technologie. Ils doivent donc se former pour comprendre le fonctionnement du nouveau système, comment interagir avec lui et comment obtenir les données dont ils pourraient avoir besoin. Ils pourraient par exemple avoir besoin de savoir comment consulter l’historique des messages des employés, s’ils venaient à discuter de leur rémunération ou des indicateurs de performance clés (KPI) du département de l’employé.

Même l’organisation la plus technophile pourrait avoir besoin de tester son nouveau workflow sur un petit groupe d’employés avant de le déployer à l’échelle de l’entreprise. Elle devrait choisir quelques nouveaux utilisateurs qui testeraient le workflow et fourniraient des retours sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et sur les étapes où l’élément humain leur a manqué. Ainsi, l’organisation pourra trouver le bon équilibre entre les interactions humaines et le déploiement de technologies lors de la mise en place effective du processus pour tous les nouveaux employés.

Une fois la période d’essai terminée, le processus d’automatisation de l’intégration doit être déployé dans toute l’organisation. Idéalement, le responsable des ressources humaines ou un cadre supérieur devrait présenter les raisons du déploiement de ce processus d’automatisation et, le cas échéant, la façon dont les employés existants seront impactés.

L’automatisation de l’intégration améliore plusieurs KPI, dont le délai de réalisation, c’est-à-dire le temps nécessaire aux employés pour fournir toutes les informations pertinentes afin de terminer leur intégration. Les entreprises doivent également suivre le nombre d’erreurs présentes dans leur nouveau système automatisé et le comparer au nombre d’erreurs survenues dans leur ancien système manuel. Elles doivent également interroger régulièrement les employés sur leur intégration, en déterminant si leur satisfaction augmente au fur et à mesure que le processus s’améliore.

Automatiser l’intégration des salariés présente plusieurs avantages.

• Améliorer la satisfaction au travail des équipes RH

• Minimiser les erreurs humaines

• Réduire les coûts et les délais d’acquisition des talents

• Transformer l’expérience client et collaborateur

L’automatisation de l’intégration supprime les processus manuels des workloads des représentants RH et leur permet de consacrer plus de temps à des tâches plus importantes et plus enrichissantes. Ils peuvent ainsi prendre le temps de parler aux nouveaux employés de leurs motivations et les guider sur la façon de tirer le meilleur parti de leur carrière au sein de l’entreprise.

Un logiciel d’intégration des employés peut protéger les organisations contre les erreurs humaines inutiles, telles que la saisie d’informations erronées sur les salaires ou l’envoi d’un dossier d’intégration à la mauvaise personne. Les erreurs humaines commises sur les données des employés créent des risques pour la réputation et les finances de l’organisation si ces informations venaient à être stockées ou distribuées de manière inappropriée. Si l’automatisation contribue à minimiser les erreurs humaines sur les données, celles-ci peuvent également être exposées aux cyberattaques, c’est pourquoi les organisations doivent améliorer les dispositifs de cybersécurité protégeant ces données sensibles.

En réduisant le nombre de tâches manuelles que les responsables du recrutement doivent effectuer pour embaucher des employés et les intégrer, le processus RH global peut être rationalisé. Cela les libère et leur permet de passer plus de temps avec les prospects, à s’atteler à des problèmes plus complexes. Cela réduit également le délai entre le moment où un employé fournit des informations et celui où elles sont ajoutées au SIRH, accélérant ainsi le processus d’intégration dans son ensemble.

Un client d’IBM, FloCareer, devait réaliser 20 000 entretiens techniques par mois. L’entreprise avait besoin d’outils automatisés intelligents pour élargir le champ des candidats qu’elle pouvait contacter, et planifier les entretiens. En utilisant watsonx Orchestrate pour automatiser la prise de contact avec les candidats qualifiés dans un pool créé par leur partenaire ThisWay Global, les employés de FloCareer peuvent s’appuyer sur l’outil pour dresser une liste de professionnels hautement qualifiés en quelques secondes.

Les organisations peuvent améliorer l’expérience de leurs employés en simplifiant la collecte de leurs informations à leur prise de poste. L’envoi de formulaires en ligne automatisés que les employés peuvent remplir chez eux ou au bureau fait forte impression dès le départ. Les premiers jours de leur expérience sont encore plus productifs et cela pourrait favoriser leur rétention, car ce faisant, l’organisation leur prouve qu’elle ne leur confiera pas de tâches manuelles inutiles s’il est possible de les automatiser.

En réalité, 65 % des professionnels des RH interrogés par Paychex (lien externe à IBM.com)¹ affirment s’attendre à ce que l’IA, appliquée au processus d’intégration, améliore la rétention des employés. La satisfaction des employés génère un véritable effet domino : des employés impliqués et satisfaits sont plus susceptibles de fournir un excellent service client aux clients de l’organisation.