Una guía de KPI de mantenimiento esenciales y métricas clave

Los KPI de mantenimiento bien diseñados pueden dar a los directores de mantenimiento visibilidad de los principales procesos de mantenimiento y ayudar a mejorar la gestión de activos.

A medida que las prácticas modernas de mantenimiento evolucionan de prácticas obsoletas y reactivas hacia otras más modernas y proactivas, los KPI de mantenimiento juegan un papel crucial en la medición del éxito. Por ejemplo, las plataformas modernas de mantenimiento predictivo aprovechan la inteligencia artificial (IA) y el Internet de las cosas (IoT) para aumentar el tiempo medio entre fallos (MTBF), una de las métricas más importantes en las organizaciones de mantenimiento.

El seguimiento de los KPI y las métricas de mantenimiento se ha convertido en un elemento central para el éxito de las operaciones modernas de mantenimiento, ayudando a los equipos de mantenimiento a mantener los activos críticos disponibles y predecibles. Cuando los activos fallan de forma inesperada, las organizaciones pueden enfrentarse a una amplia gama de problemas, incluyendo tiempos de inactividad no planificados, tiempo de reparación prolongado, disminución del valor del activo, pérdida de tiempo de producción y aumento de los costes de mantenimiento.

En el pasado, las organizaciones se basaban casi exclusivamente en el mantenimiento reactivo, un enfoque de mantenimiento que solo repara los activos cuando se estropean. Hoy en día, las estrategias de mantenimiento se centran en las tácticas de mantenimiento preventivo y predictivo. Estos enfoques suelen estar respaldados por un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS) que permite la monitorización de condiciones en tiempo real para optimizar las operaciones de mantenimiento.

Los KPI de mantenimiento ayudan a los equipos de mantenimiento a transformar los datos sin procesar en indicadores de cómo funciona un sistema o equipo. El software CMMS recopila datos de fuentes como órdenes de trabajo de mantenimiento, sensores IoT integrados en activos y registros de uso de repuestos para calcular métricas de mantenimiento como MTBF y el tiempo medio de reparación (MTTR).

Los KPI de mantenimiento modernos dependen de varias actividades básicas de mantenimiento:

• Recopilación y visualización de datos
• monitorización de condiciones
• Mejora continua
• Evaluación comparativa

La recopilación y visualización de datos constituyen la base de los KPI de mantenimiento, permitiendo a los equipos de mantenimiento identificar y rastrear las métricas más relevantes para sus activos.

Con el tiempo, los equipos de mantenimiento recopilan datos sobre los activos de los que son responsables, como fallos en los equipos, número de reparaciones, uso de piezas de repuesto, inspecciones y programas de mantenimiento. Introducen esos datos en un CMMS, aunque, cada vez más, las herramientas de CMMS pueden automatizar este proceso.

El CMMS centraliza los datos de los activos y genera un panel de control de mantenimiento que conecta los datos con las métricas de rendimiento. Las métricas populares que puede mostrar el software CMMS incluyen:

• Total de horas de mantenimiento dedicadas a reparaciones
• Tipos de fallos del equipo que provocaron una avería
• Tiempo medio necesario para restaurar las operaciones tras un fallo
• Número total de errores durante un periodo del informe

El software de gestión de mantenimiento rastrea estas métricas de rendimiento (y otras) a lo largo del tiempo, proporcionando a los técnicos de mantenimiento una comprensión más clara de su rendimiento mediante KPI como los atrasos de mantenimiento, el tiempo de actividad de los activos, el cumplimiento de horarios y la disponibilidad de equipos.

Para la mayoría de las organizaciones, implementar una recogida y visualización sólida de datos mediante una herramienta CMMS sienta las bases para la monitorización de condiciones (CM) en tiempo real, un aspecto clave de la mayoría de las iniciativas de transformación digital.

La CM es un tipo de mantenimiento predictivo que utiliza la recopilación y análisis de datos en tiempo real para monitorizar el estado del activo, detectar fallos e identificar problemas a tiempo antes de que provoquen tiempo de inactividad.

La CM utiliza sensores IoT y análisis avanzados de IA para detectar cambios en vibraciones, temperatura, presión y niveles de fluidos, lo que puede ayudar a predecir cuándo es probable que un activo falle. Cuando se implementa como parte de una estrategia de mantenimiento general, la CM ayuda a optimizar la planificación del mantenimiento, simplificar las tareas de mantenimiento rutinarias y mejorar la eficiencia operativa general en una amplia gama de actividades de mantenimiento.

La mejora continua es un proceso continuo que comienza con la recopilación de datos de los activos y pasa por la identificación y el seguimiento de los KPI de mantenimiento y la mejora de los procesos de mantenimiento a lo largo del tiempo. Confiando en los KPI de mantenimiento, los equipos de mantenimiento practican la mejora continua tomando acciones correctivas que ayudan a mejorar la eficiencia operativa y a extender los ciclos de vida de los activos.

La práctica de la mejora continua trata las operaciones de mantenimiento como una práctica en constante evolución en lugar de un conjunto estático de reparaciones en respuesta a averías. Los equipos de mantenimiento que utilizan los KPI de mantenimiento para informar sus actividades de mantenimiento pueden optimizar constantemente sus enfoques de acuerdo con la información más reciente sobre el estado y el rendimiento de los activos.

La evaluación comparativa es el proceso sistemático de comparar las métricas de rendimiento, coste y fiabilidad de los activos con los estándares del sector, y solo es posible una vez que la organización ha identificado los KPI de mantenimiento y ha empezado a rastrearlos.

Las organizaciones de mantenimiento de clase mundial suelen centrarse en referencias específicas de sectores para KPI críticos como MTBF, MTTR, tiempo medio hasta fallo (MTTF), porcentaje de mantenimiento planificado (PMP) y efectividad global del equipo (OEE).

La evaluación comparativa solo es adecuada para organizaciones de mantenimiento consolidadas, ya que requiere que los equipos establezcan primero procesos y sistemas fiables para el seguimiento de los KPI de mantenimiento, como el uso de un CMMS, la monitorización de condiciones y la mejora continua. Una vez implantadas estas prácticas, la evaluación comparativa puede ayudar a las organizaciones a ver cómo se sitúan respecto a sus homólogos.

Las organizaciones varían mucho en cuanto a las necesidades, el entorno operativo y el sector, lo que dificulta elegir los KPI correctos para medir el éxito.

He aquí un análisis detallado de seis KPI de mantenimiento fundamentales que han ayudado a las organizaciones de clase mundial a alcanzar sus objetivos de mantenimiento durante décadas.

El estándar de oro para las estrategias modernas de mantenimiento, el tiempo medio entre fallos (MTBF), captura el propósito fundamental de los programas de mantenimiento modernos: mantener los activos funcionando el mayor tiempo posible sin fallar.

El MTBF mide el tiempo medio que los activos están en funcionamiento antes de que fallen y requieran atención. La métrica MTBF se utiliza ampliamente en todos los sectores para medir la fiabilidad de los activos y prevenir fallos.

Al igual que el MTBF, el tiempo medio de reparación (MTTR) es también una de las formas más utilizadas para medir el éxito de una organización de mantenimiento. MTTR mide el tiempo medio que tarda en reparar un equipo después de que haya fallado.

Un MTTR más bajo sugiere una estrategia de mantenimiento más eficiente con un enfoque sólido para el inventario de piezas de repuesto y la gestión de órdenes de trabajo.

Es imposible que una organización de mantenimiento tenga éxito si los activos de los que es responsable no están operativos continuamente debido a fallos repetidos de equipos que provocan tanto tiempos de inactividad planificados como no planificados.

Según un informe reciente, el tiempo de inactividad no planificado cuesta a las 500 empresas más exitosas del mundo 1,4 billones de USD al año. Monitorizar el tiempo de inactividad de una máquina es una de las formas más sencillas para que una organización valore el éxito de un programa de mantenimiento porque a menudo es un signo de problemas subyacentes de gestión de mantenimiento .

El tiempo medio hasta la falla (MTTF) mide el tiempo medio que los activos no reparables, como bombillas, baterías y fusibles, pueden funcionar antes de fallar.

Las organizaciones de mantenimiento modernas confían en el MTTF para estimar la vida útil esperada de los activos baratos y reemplazables y lo utilizan para informar su estrategia general de piezas de repuesto.

La eficacia general del equipo (OEE) es una medida del rendimiento de un equipo a lo largo del tiempo.

La OEE se basa en más variables operativas que el MTBF y el MTTR, por lo que puede ser más difícil de medir y gestionar. Se considera uno de los KPI de mantenimiento más completos que las organizaciones pueden rastrear.

El porcentaje de mantenimiento planificado (PMP) mide el porcentaje de actividades de mantenimiento planificadas y programadas frente al número que se realizan de forma reactiva cuando falla un equipo.

A medida que las estrategias de mantenimiento modernas se alejan del mantenimiento reactivo hacia un mantenimiento más proactivo y mantenimiento predictivo, el PMP se está volviendo más importante. Un PMP más alto puede ser un indicador de un programa maduro y preventivo de mantenimiento que utilice un CMMS y nuevas tecnologías para reducir su dependencia de prácticas obsoletas y reactivas.

Las organizaciones que monitorizan constantemente las métricas de mantenimiento y utilizan la información que recopilan para mejorar los procesos centrales de mantenimiento a menudo obtienen una amplia gama de beneficios.

Estos son algunos de los más comunes:

• Mejora de la fiabilidad de los activos: hacer un seguimiento de los KPI de mantenimiento a lo largo del tiempo ayuda a mejorar la fiabilidad de los activos al proporcionar a los equipos de mantenimiento acceso en tiempo real a métricas como MTBF, tiempo de actividad del activo y número de fallos. Al monitorizar esta información y tomar medidas correctivas, los equipos pueden identificar tendencias en el mantenimiento de activos, reducir fallos y aumentar la disponibilidad de equipos mediante prácticas de mantenimiento centradas en la fiabilidad.
• Reducción del tiempo de inactividad: el tiempo de inactividad de los equipos es uno de los problemas más caros de gestionar para las organizaciones, ya que con frecuencia se extiende más allá de las operaciones de mantenimiento y afecta a la productividad, a la gestión de la cadena de suministro y a la satisfacción de los clientes. Unas métricas de mantenimiento sólidas ayudan a los equipos de mantenimiento a evitar costosos tiempos de inactividad no planificados al identificar antes los problemas de los equipos y reducir los tiempos de respuesta. Por ejemplo, el seguimiento del MTTR ayuda a los equipos a agilizar sus reparaciones y a reducir el tiempo medio que necesitan para restaurar un activo a su estado de funcionamiento.
• Planificación del mantenimiento más eficaz: recopilar y rastrear los datos a lo largo del tiempo ayuda a las organizaciones a optimizar los programas de mantenimiento y a mejorar la asignación de los recursos. Al monitorizar de cerca los atrasos de mantenimiento y las tasas de finalización de órdenes de trabajo, los equipos se aseguran de completar sus tareas de mantenimiento más críticas a tiempo.
• Toma de decisiones basada en datos: las organizaciones que establecen y controlan sus KPI de mantenimiento posicionan a los stakeholders para la toma de decisiones basada en datos. Los responsables de mantenimiento que utilizan un CMMS moderno pueden rastrear y evaluar fácilmente los datos de rendimiento y tomar decisiones operativas en tiempo real. Los paneles de control ayudan a identificar tendencias y a priorizar las inversiones. Por ejemplo, si los costes totales de mantenimiento de un equipo en particular siguen aumentando mientras que el MTBF disminuye, podría ser más rentable reemplazar un activo que seguir reparándolo.
• Mantenimiento preventivo más estricto: el mantenimiento preventivo (reparar y reemplazar los activos de forma proactiva antes de que se estropeen) requiere un seguimiento sólido de los KPI de mantenimiento para ser eficaz. Las organizaciones que realizan un seguimiento de los KPI de mantenimiento pueden utilizar esa información para predecir cuándo es más probable que los activos fallen y tomar medidas correctivas. Además, el seguimiento de las tareas de mantenimiento preventivo en un CMMS moderno ayuda a las organizaciones a alejarse de prácticas de mantenimiento obsoletas y reactivas hacia otras más modernas y predictivas. Según un informe reciente, pasarse al mantenimiento preventivo puede reducir los costes de mantenimiento en un 12 % y disminuir el tiempo de inactividad del equipo entre un 30 y un 40 %.
• Más apoyo a la mejora continua: la mejora continua es el corazón de las organizaciones de mantenimiento, ya que permite a los equipos mejorar los procesos con el tiempo. Establecer KPI de mantenimiento sólidos y hacer un seguimiento riguroso de las métricas de mantenimiento permite a los equipos evaluar constantemente sus procedimientos y comparar sus resultados con los puntos de referencia del sector.

Aunque los beneficios son innegables, las organizaciones que buscan identificar y rastrear con éxito los KPI de mantenimiento aún se enfrentan a una serie de obstáculos.

Desde dificultades para la preparación de los datos hasta la integración de herramientas modernas con infraestructuras heredadas, aquí están algunas de las más comunes:

• Calidad de los datos: los datos inexactos o ilegibles, que a menudo se recopilan con herramientas anticuadas, representan un importante obstáculo para establecer unos KPI de mantenimiento significativos. Por ejemplo, las órdenes de trabajo incompletas creadas en hojas de cálculo de Excel o a mano pueden resultar difíciles de leer para los CMMS modernos y traducirlas en KPI significativos.

• Integración con sistemas heredado/a: integrar herramientas modernas de seguimiento de métricas con infraestructuras heredado/a obsoletas supone un reto importante para muchas organizaciones. Las operaciones de mantenimiento suelen basarse en diferentes sistemas para rastrear las órdenes de trabajo, la gestión del inventario y las reparaciones, lo que puede limitar la visibilidad de las actividades de mantenimiento. Algunos programas de CMMS pueden ayudar a centralizar estos datos, pero implementarlos de forma eficaz requiere tiempo e inversión.

• Seguimiento de métricas incorrectas: No todos los KPI de mantenimiento aportan el mismo valor estratégico a una organización. Los paneles de control de los CMMS modernos pueden abrumar a los usuarios con información, y puede ser fácil centrarse en métricas que son fáciles de medir pero que proporcionan poca perspectiva sobre los sistemas y el equipo. Por ejemplo, la tasa de finalización de las órdenes de trabajo es fácil de medir y rastrear, pero tiene poco que ver con la prevención de fallos en el equipo.

• Resistencia al cambio: medir y aprender adecuadamente de los KPI de mantenimiento de una manera que pueda ayudar a una organización a menudo requiere un cambio a un nivel fundamental. Los equipos de mantenimiento que han practicado mantenimiento correctivo durante años tienen dificultades para adoptar flujos de trabajo modernos que favorecen las estrategias de mantenimiento preventivo y mantenimiento predictivo.

• Benchmarking deficiente: El benchmarking es complejo y requiere que los otros tres aspectos fundamentales de la medición de KPI estén implementados antes de que pueda ser efectivo. Los entornos operativos difieren mucho, lo que puede dificultar la comparación de una organización con otra, incluso en el mismo sector. Un objetivo adecuado para una organización puede no ser realista para otra, según la antigüedad del equipo, las condiciones de funcionamiento y las exigencias.