Was ist ein Workflow-Diagramm?

In Workflow-Diagrammen werden alle Schritte eines Geschäftsprozesses sowie die für die Ausführung dieser Arbeit verantwortlichen Mitarbeiter aufgeführt. Hier sind einige der häufigsten Anwendungsfälle für diese Art von Flussdiagramm:

• Visualisieren Sie Geschäftsprozesse und Informationsflüsse für das Business Process Management.

• Führen Sie Workflow-Analysen durch, um betriebliche Exzellenz zu erreichen.

• Klären Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der Belegschaft.

• Erarbeiten und unterstützen Sie Strategien für das Change Management.

• Entdecken Sie potenzielle Engpässe, Redundanzen und Ineffizienzen.

• Schützen Sie sich vor Risiken.

Die Erstellung und Verwendung eines Workflow-Diagramms bietet eine Vielzahl von Vorteilen:

• Operative Optimierung: Workflow-Diagramme verbessern die Effizienz, indem sie Geschäftsprozesse rationalisieren. Für Unternehmen jeder Größe erhöht die Workflow-Optimierung die Produktivität und eliminiert Ineffizienzen, was zu Kosteneinsparungen oder höheren Umsätzen führt.

• Verbessertes Projektmanagement: Projektmanager sind für die Koordination komplexer Prozesse und Teams verantwortlich, und das Workflow-Management ist eine ihrer Kernaufgaben. Workflow-Diagramme helfen Projektmanagern dabei, sicherzustellen, dass ihre Teams so effizient wie möglich zusammenarbeiten.

• Prozessdokumentation: Workflow-Diagramme sind wertvolle visuelle Darstellungen von Kerngeschäftsprozessen und liefern die erforderliche Dokumentation für rechtliche, Compliance- oder Prüfungsanforderungen.

• Klare Kommunikation: Workflow-Diagramme verdeutlichen Kommunikationskanäle und kodifizieren die spezifischen Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern und Abteilungen. Viele Unternehmen verwenden Workflow-Diagramme als Onboarding-Ressourcen.

• Erhöhte Sicherheit: Durch die Erstellung von Workflow-Diagrammen zur Überwachung von Sicherheitsprozessen können potenzielle Schwachstellen aufgedeckt werden. Die Visualisierung eines Sicherheitsprozesses kann bei der Umsetzung und Unterstützung von optimalen Sicherheitsverfahren helfen.

• Workflow-Automatisierung: Geschäftsprozessautomatisierung führt zu erheblichen Effizienzsteigerungen. In Workflow-Diagrammen können Teile eines Workflows identifiziert werden, die automatisiert werden können, sodass sich die Teammitglieder auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können.

Workflow-Diagramme bestehen aus standardisierten Symbolen, Formen oder Bildern, die jeden Schritt eines Workflows veranschaulichen. Heute ist Software für Workflow-Diagramme online verfügbar, was die Erstellung von Workflows mit vorgefertigten Vorlagen erleichtert. Diese Diagrammtools enthalten in der Regel folgende Symbole:

• Oval: Definiert den Start- und Endpunkt eines Workflow-Diagramms.

• Rechteck: Führt einen Schritt im Prozess oder eine Aktion durch, die durchgeführt werden muss.

• Diamant: Symbolisiert einen Entscheidungspunkt, der zum nächsten Schritt führt.

• Parallelogramm: Zeigt eine Eingabe oder Ausgabe von Daten in einem Workflow-Prozess an.

• Zylinder: Zeigt die in einem Prozess verwendeten Daten und wie und wo auf sie zugegriffen werden kann.

• Verbinder: Linien mit Pfeilen, die den Arbeitsablauf von einem Schritt zum nächsten zeigen.

Workflow-Diagramme wurden ursprünglich entwickelt, um wiederholbare Aufgaben und Arbeitsprozesse besser darzustellen. Diese visuellen Tools haben sich so weit entwickelt, dass Unternehmen heute Workflow-Diagramme vieler Arten verwenden, um spezifische Anforderungen und Kontexte zu erfüllen. Die folgenden Beispiele für Workflow-Diagramme stellen die gängigsten Implementierungen dar.

• ANSI-Diagramm: Das American National Standards Institute (ANSI) hat standardisierte Workflow-Diagrammsymbole erstellt und so eine universelle Sprache für zukünftige Iterationen geschaffen.

• SSD-Flussdiagramm: Flussdiagramme für strukturiertes Systemdesign (SSD) sind besonders für große oder komplexe Projekte nützlich. Diese Prozessdiagramme unterteilen jede Phase eines Projekts in überschaubare Schritte und sorgen so für mehr Effizienz.

• Swimlane-Diagramm: Ein Swimlane-Flussdiagramm ist den Schwimmbahnen in einem Schwimmbecken nachempfunden. Es unterteilt einen Workflow in Aufgaben pro Mitarbeiter, Team oder Abteilung und stellt jede als eigene Spur dar.

• Datenflussdiagramm: Datenflussdiagramme stellen den Datenfluss durch ein System dar. Sie können auch zugewiesene Verantwortlichkeiten für verschiedene Stakeholder enthalten.

• UML-Aktivitätsdiagramm: Softwareentwickler haben die Unified Modeling Language (UML) ursprünglich entwickelt, um ein Standardmittel zur Visualisierung des Entwurfs eines Systems bereitzustellen. UML-Diagramme sind heute nicht mehr auf Software beschränkt und stellen eine Reihe von bedingten Verhaltensabläufen dar, wie z. B. die Customer Experience im E-Commerce oder die Entwicklung von Websites.

• SIPOC-Diagramm: Der Six-Sigma-Ansatz hat diese Form von Workflow-Diagrammen hervorgebracht. SIPOC-Diagramme (Supplier-Input-Process-Output-Customer) werden oft als Tabellen erstellt und für unternehmensweite Prozessverbesserungen verwendet.

• BPMN-Diagramm: BPMN-Diagramme (Business Process Model Notation) stellen eine Übersicht über einen Geschäftsprozess dar. BPMN-Diagramme bestehen oft aus mehreren Teildiagrammen, die ein größeres Ökosystem oder eine größere Branche darstellen, und bieten einen Überblick über Prozesse auf Unternehmensebene.

Workflow-Diagramme stellen eine von zwei Prozessstrukturen dar: lineare und konditionale Sequenzen.

Henry Gantt, ein Maschinenbauingenieur und Unternehmensberater aus dem 19. Jahrhundert, entwickelte das Workflow-Diagramm erstmals, um Aufgaben zu ordnen und zu priorisieren. Gantt hat gemeinsam mit Frederick Winslow Taylor, einem Spezialisten für Managementwissenschaften, Workflow-Prozesse als neue Form des geschäftsbezogenen wissenschaftlichen Managements entwickelt. Das Ergebnis ist das Gantt-Workflow-Diagramm, das auch heute noch verwendet wird.

Die Arbeit der beiden gab den Anstoß für eine eingehendere Untersuchung der Erstellung von Workflow-Diagrammen für ein besseres Prozess- und Qualitätsmanagement.

Der Unterschied zwischen einem Workflow-Diagramm und einem Flussdiagramm besteht darin, dass ein Workflow-Diagramm zwar eine Art von Prozessflussdiagramm ist, es aber viele andere Arten von Flussdiagrammen gibt, um andere Systeme und Prozesse zu dokumentieren.

Unter Business Process Mapping versteht man die Organisation und Abbildung aller Aspekte eines Geschäftsprozesses – Personal, Einrichtungen, Daten, Aktivitäten und mehr. Process Mining nutzt Daten, um Workflows aufzudecken und zu optimieren. Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist eine verwandte Disziplin, die mithilfe datengesteuerter Algorithmen umfassende visuelle Darstellungen von Workflows erzeugt.

Jedes Unternehmen kann von der Implementierung von Workflow-Diagrammen profitieren. Hier sind ein paar Beispiele für das Management von Geschäftspraktiken, die Workflow-Diagramme enthalten.

• IT: IT-Abteilungen und Unternehmen verwenden Workflow-Diagramme zur Sicherheitsüberwachung. Sie können auch auf Best Practices und Verwaltung im Zusammenhang mit der Gerätenutzung angewendet werden.

• Gesundheitswesen: Workflow-Diagramme können die Aufnahmeströme erheblich verbessern und Mitarbeiterprotokolle im Gesundheitswesen aktualisieren.

• Bildung: Bildungseinrichtungen nutzen sie, um die Genehmigungs-Workflows mehrerer Abteilungen und abteilungsübergreifende Prozesse zuzuordnen.

• Einzelhandel: Einzelhandels- und Beschaffungsteams verwenden Workflow-Diagramme, um Lieferkettenprozesse und die Fertigung zu optimieren und gleichzeitig die Customer Experience zu verbessern.

Workflow-Diagramme sind ein natürliches Paar für viele der beliebtesten Ansätze für Geschäftsabläufe:

Als direktes Ergebnis der Arbeit von Gantt und Winslow entwickelte sich das Workflow-Diagramm als Ausgangspunkt für den operativen Ansatz von Six Sigma. Die Disziplin hat ihren Namen von der Art und Weise, wie Statistiker den Grad der Abweichung eines Prozesses von der Perfektion darstellen, wobei Six Sigma eine Ausfallrate von 0,00034 % aufweist.

Die Six-Sigma-Methode ermöglicht es Unternehmen, Prozessabläufe, Kundeninteraktionen und -erfahrungen durch die Verwendung gemeinsamer Metriken und 5 bis 7 Schritte zu optimieren. Workflow-Diagramme können jeden Bereich innerhalb dieser Six-Sigma-Schritte und -Methoden besser abdecken, wie z. B. die Geschäftsprozessanalyse oder die Feinabstimmung der Schritte im Kaufprozess eines E-Commerce-Käufers.

Zwei der am weitesten verbreiteten Six-Sigma-Modelle sind DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) und DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).

Business Process Reengineering (BPR) ist eine komplette Überarbeitung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Es verwendet künstliche Intelligenz (KI)-gestützte Algorithmen und Automatisierung, um Redundanzen zu beseitigen und End-to-End-Prozesse zu optimieren. Workflow-Diagramme sind ein wertvoller Ausgangspunkt, wenn Sie die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zum ersten Mal analysieren, um sich auf die strategische Unternehmenstransformation vorzubereiten.

Das Total Quality Management (TQM) ist ein kontinuierlicher Echtzeit-Prozess, bei dem durch eine verbesserte Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Management Produktionsfehler ermittelt und beseitigt werden. Ziel ist es, die Verantwortung auf den gesamten Produktionsprozess zu verteilen. Hier können Workflow-Diagramme Bereiche aufzeigen, die mehr Aufmerksamkeit oder Klarheit benötigen.

Schlanke Systeme helfen Unternehmen dabei, Workflows zu optimieren, indem sie die Gemeinkosten senken und „nicht wertschöpfende“ Aktivitäten eliminieren: Handlungen oder Prozesse, die mehr Ressourcen verbrauchen, als sie Nutzen bringen. Workflow-Diagramme sind nützlich, um Phasen eines Workflows zu identifizieren, die umgangen oder mit anderen kombiniert werden können, um die Effizienz zu steigern.

Die Theorie der Einschränkungen konzentriert sich auf die Beseitigung von Einschränkungen – Engpässe, die einen Workflow behindern – um die Effizienz zu optimieren. Workflow-Diagramme glänzen darin, diese Einschränkungen dort aufzudecken, wo sie sonst schwieriger zu erkennen wären.