Erfahren Sie mehr über die Prozesszuordnung – eine Methode, die ein besseres Verständnis der Prozesse und die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten fördert.
In der Prozesszuordnung wird ein Workflow grafisch dargestellt, damit das Team einen Prozess und die zugehörigen Komponenten besser verstehen kann. Prozesszuordnungen können in vielen verschiedenen Formen vorliegen. Manche dieser Darstellungen werden beispielsweise als Ablaufdiagramm, detailliertes Prozessdiagramm, Dokumentübersicht, übergeordnetes Prozessdiagramm, Prozessfortschrittsdiagramm, Verantwortlichkeitsbereich , Diagramm der Wertschöpfungskette, Wertstromdiagramm, Flussdiagramm, Prozessablaufdiagramm, Prozessmodell oder Workflowdiagramm bezeichnet. Diese grafischen Darstellungen gehören in der Regel zum Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) eines Unternehmens.
Das Prozessdiagramm stellt die einzelnen Schritte in einem Prozess dar und gibt die Taskeigner und den erwarteten Zeitplan an. Sie sind besonders hilfreich zum Absprechen der Prozesse zwischen Beteiligten und zum Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten. Die meisten Prozessdiagramm beginnen auf einer übergeordneten Eben und bieten nach Bedarf weitere Details auf den untergeordneten Ebenen.
Es gibt verschiedene Arten von Prozessdiagrammen. Zu den Darstellungsmethoden gehören die folgenden:
In Prozessdiagrammen werden grafische Darstellungen (z. B. Basissymbole) verwendet, um die einzelnen Prozesselemente zu beschreiben. Zu den häufig verwendeten Symbolen gehören Pfeile, Kreise, Rauten, Quadrate, Ovale und Rechtecke. Diese Symbole können aus BPMN (Business Process Model and Notation) stammen oder aus der Unified Modeling Language (UML) (Link befindet sich außerhalb von IBM). Die Symbole ermöglichen die grafische Darstellung von Prozessdiagrammen.
Die meisten Unternehmen benötigen nur wenige der häufig verwendeten Symbole, um ein vollständiges Prozessdiagramm darzustellen. Zu diesen Symbolen gehören die folgenden:
Zum Erstellen eines eigenen Geschäftsprozessdiagramms wird die folgende Vorgehensweise empfohlen:
Weitere Tipps zum Erstellen eines effizienten Prozessdiagramms finden Sie in diesem Blog.
Der primäre Zweck der Geschäftsprozesszuordnung besteht darin, Unternehmen bei der effizienten und wirkungsvollen Umsetzung einer bestimmten Aufgabe oder eines bestimmten Ziels zu unterstützen. Dies geschieht durch größere Transparenz bei der Entscheidungsfindung und beim Prozessablauf, die wiederum die Erkennung von Redundanzen und Engpässen in und zwischen Prozessen fördern. Prozessdiagramme mit visuellen Signalen und Symbolen erleichtern die verständliche Darstellung eines Prozesses für ein breites Publikum. Dies fördert das Engagement der Beteiligten stärker als eine ausführliche Textdokumentation, die für Autoren schwerer zu erstellen und für Endbenutzer schwerer zu lesen ist.
Durch den Einsatz vorgefertigter Vorlagen in der Software für Prozesszuordnungen können Teams einfacher zusammenarbeiten und per Brainstorming Wege zur Optimierung von Arbeitsprozessen finden und so die Verbesserung der Geschäftsprozesse vorantreiben. Dabei können Unternehmen auch wirksamer auf spezifische Herausforderungen wie die Rekrutierung und langfristige Bindung von Mitarbeitern oder rückläufige Umsätze reagieren.
Zu den konkreten Vorteilen der Prozesszuordnung gehören die folgenden:
Vergessen Sie die Haftnotizen und gehen Sie neue Wege beim Entdecken und Durchdenken besserer Geschäftsprozesse.
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