Erfahren Sie mehr über die Prozesszuordnung – eine Methode, die ein besseres Verständnis der Prozesse und die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten fördert.

In der Prozesszuordnung wird ein Workflow grafisch dargestellt, damit das Team einen Prozess und die zugehörigen Komponenten besser verstehen kann. Prozesszuordnungen können in vielen verschiedenen Formen vorliegen. Manche dieser Darstellungen werden beispielsweise als Ablaufdiagramm, detailliertes Prozessdiagramm, Dokumentübersicht, übergeordnetes Prozessdiagramm, Prozessfortschrittsdiagramm, Verantwortlichkeitsbereich , Diagramm der Wertschöpfungskette, Wertstromdiagramm, Flussdiagramm, Prozessablaufdiagramm, Prozessmodell oder Workflowdiagramm bezeichnet. Diese grafischen Darstellungen gehören in der Regel zum Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) eines Unternehmens.

Das Prozessdiagramm stellt die einzelnen Schritte in einem Prozess dar und gibt die Taskeigner und den erwarteten Zeitplan an. Sie sind besonders hilfreich zum Absprechen der Prozesse zwischen Beteiligten und zum Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten. Die meisten Prozessdiagramm beginnen auf einer übergeordneten Eben und bieten nach Bedarf weitere Details auf den untergeordneten Ebenen.

Es gibt verschiedene Arten von Prozessdiagrammen. Zu den Darstellungsmethoden gehören die folgenden:

• Grundlegende Ablaufdiagramme sind grafische Darstellungen mit den Basiselementen eines Prozesses wie Eingaben und Ausgaben.
  
  
• Bereitstellungsdiagramme (auch als funktionsübergreifende Ablaufdiagramme bezeichnet) stellen die Beziehungen zwischen verschiedenen Teams dar. Diese Diagramme enthalten oft Darstellungen der Verantwortlichkeitsbereiche, die den Ablauf eines Prozesses im Unternehmen veranschaulichen und das Erkennen von Engpässen oder Redundanzen erleichtern.
  
  
• Detaillierte Prozessdiagramme zeigen eine Drilldown-Version eines Prozesses und enthalten Details der zugehörigen Unterprozesse.
  
  
• Übergeordnete Prozessdiagramme (auch als Wertschöpfungskette oder Top-down-Diagramme bezeichnet) zeigen die Makroansicht eines Prozesses, einschließlich zentraler Prozesselemente wie Zulieferer, Eingabe, Prozess, Ausgabe oder Kunde.
  
  
• Prozessfortschrittsdiagramme stellen den aktuellen und/oder zukünftigen Prozessstatus dar und zeigen potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten für den Prozess.
  
  
• Ein Wertstromdiagramm (Value Stream Map, VSM) basiert auf dem Lean Six Sigma-Verfahren zum Dokumentieren der erforderlichen Schritte zum Entwickeln eines Produkts oder Service für Endbenutzer.

In Prozessdiagrammen werden grafische Darstellungen (z. B. Basissymbole) verwendet, um die einzelnen Prozesselemente zu beschreiben. Zu den häufig verwendeten Symbolen gehören Pfeile, Kreise, Rauten, Quadrate, Ovale und Rechtecke. Diese Symbole können aus BPMN (Business Process Model and Notation) stammen oder aus der Unified Modeling Language (UML) (Link befindet sich außerhalb von IBM). Die Symbole ermöglichen die grafische Darstellung von Prozessdiagrammen.

Die meisten Unternehmen benötigen nur wenige der häufig verwendeten Symbole, um ein vollständiges Prozessdiagramm darzustellen. Zu diesen Symbolen gehören die folgenden:

• Ein Rechteck stellt einen bestimmten Prozesses mit den zugehörigen Aktivitäten und Funktionen dar.
  
  
• Ein Pfeil stellt die Flussrichtung und die Verbindung zwischen einzelnen Schritten dar.
  
  
• Ein Oval stellt häufig den Anfangs- oder Endpunkt eines Prozessablaufs dar.
  
  
• Eine Raute stellt einen Entscheidungspunkt dar. Der Prozess folgt im Anschluss an die Entscheidung dem entsprechenden vordefinierten Pfad.
  
  
• Ein Rechteck mit einer abgerundeten Kante stellt häufig eine Verzögerung dar, d. h. eine Unterbrechung des Prozesses, bevor der Ablauf fortgesetzt wird.

Zum Erstellen eines eigenen Geschäftsprozessdiagramms wird die folgende Vorgehensweise empfohlen:

1. Wählen Sie den Prozess aus, der im Fokus stehen soll. Die größte Wirkung erzielen Sie wahrscheinliche bei einem Prozess, der momentan kaum Ergebnisse liefert, oder bei einem Prozess, der sich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.
   
   
2. Beziehen Sie die richtigen Personen mit ein. Bringen Sie alle Personen zusammen, die den Prozess besonders gut kennen, den Sie optimieren möchten. Mithilfe dieser Fachleute können Sie die entscheidenden Punkte im gesamten Prozess ermitteln (z. B. beteiligte Personen, Abfolge der Prozessschritte, Zeitrahmen, Ressourcen usw.). Diese Fachleute können außerdem auf einige Problembereiche hinweisen (z. B. Engpässe und Redundanzen, die die Effizienz beeinträchtigen können). In dieser Phase des Prozesses sollten Sie alle relevanten Informationen im Zusammenhang mit dem Prozess dokumentieren.  
   
   
3. Entwerfen Sie das Prozessdiagramm. In diesem Schritt sollten Sie ermitteln, wo der Prozess momentan beginnt und endet und in welcher Abfolge die dazwischen liegenden Schritte ausgeführt werden. Der Detaillierungsgrad kann zwar jeweils variieren, aber die Informationen zu Eingaben, Ausgaben, Metriken und Stakeholdern sind in der Regel enthalten.
   
   
4. Ergänzen Sie das Prozessdiagramm durch Basissymbole für Ablaufdiagramme. Optimieren Sie das aktuelle Prozessidagramm durch Einfügen von Basissymbolen für Ablaufdiagramme. In diesem Schritt kommt in der Regel eine Software für Prozessdiagramme zum Einsatz.
   
   
5. Holen Sie Rückmeldungen ein. Überprüfen Sie das erweiterte Prozessdiagramm zusammen mit Teammitgliedern auf Vollständigkeit und Korrektheit der angegebenen Schritte und stellen Sie dabei sicher, dass keine Schritte fehlen oder mehrfach vorkommen. Wenn sich die Beteiligten über den aktuellen Stand der Prozessschritte einig sind, beginnen Sie mit dem Einholen von Rückmeldungen zu potenziellen Prozessoptimierungen. Dazu kann Folgendes gehören: Das Entfernen von Schritten, um den Prozess zu vereinfachen, oder das Einfügen neuer Schritte, um mehr Zusammenarbeit zu ermöglichen oder die Qualitätssicherung zu verbessern.
    
6. Implementieren Sie Prozessänderungen und beobachten Sie die Auswirkungen. Erstellen Sie einen Machbarkeitsnachweis mit einem Teil des Teams, bevor Sie Änderungen an das gesamte Unternehmen weitergeben. Dadurch wird das Risikopotenzial für das Unternehmen minimiert und bietet eine Gelegenheit für zusätzliche Rückmeldungen zur Prozessoptimierung, damit das Management einen möglichst reibungslosen Übergang zu einem neuen angepassten Prozess realisieren kann. Die regelmäßige Überwachung der Prozesse ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung über einen längeren Zeitraum.

Weitere Tipps zum Erstellen eines effizienten Prozessdiagramms finden Sie in diesem Blog.

Der primäre Zweck der Geschäftsprozesszuordnung besteht darin, Unternehmen bei der effizienten und wirkungsvollen Umsetzung einer bestimmten Aufgabe oder eines bestimmten Ziels zu unterstützen. Dies geschieht durch größere Transparenz bei der Entscheidungsfindung und beim Prozessablauf, die wiederum die Erkennung von Redundanzen und Engpässen in und zwischen Prozessen fördern. Prozessdiagramme mit visuellen Signalen und Symbolen erleichtern die verständliche Darstellung eines Prozesses für ein breites Publikum. Dies fördert das Engagement der Beteiligten stärker als eine ausführliche Textdokumentation, die für Autoren schwerer zu erstellen und für Endbenutzer schwerer zu lesen ist.

Durch den Einsatz vorgefertigter Vorlagen in der Software für Prozesszuordnungen können Teams einfacher zusammenarbeiten und per Brainstorming Wege zur Optimierung von Arbeitsprozessen finden und so die Verbesserung der Geschäftsprozesse vorantreiben. Dabei können Unternehmen auch wirksamer auf spezifische Herausforderungen wie die Rekrutierung und langfristige Bindung von Mitarbeitern oder rückläufige Umsätze reagieren.

Zu den konkreten Vorteilen der Prozesszuordnung gehören die folgenden:

• Bessere Eignung für Testszenarios und Bewertungen
  
  
• Bessere Standardisierung und Einbindung von Rollen und Zuständigkeiten
  
  
• Schnelleres Erkennen von Schwachstellen in einem Prozess
  
  
• Bessere Teamarbeit und Mitarbeiterzufriedenheit
  
  
• Beschleunigte Lernkurve der Mitarbeiter bei Schulungen