Beispiele für Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) ist ein systematischer Ansatz zur Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM soll dazu beitragen, die Effizienz bestehender Prozesse zu verbessern, mit dem Ziel, die Produktivität und die allgemeine Unternehmensleistung zu steigern.

BPM wird oft mit anderen scheinbar ähnlichen Initiativen verwechselt. So ist BPM weniger umfangreich als Business Process Reengineering (BPR), bei dem Prozesse grundlegend überarbeitet oder ersetzt werden. Umgekehrt hat es einen größeren Umfang als das Aufgabenmanagement, das sich mit einzelnen Aufgaben befasst, und das Projektmanagement, das einmalige Initiativen abwickelt. Während das Enterprise Resource Planning (ERP) alle Aspekte eines Unternehmens integriert und verwaltet, konzentriert sich BPM auf die einzelnen Funktionen und optimiert die bestehenden, wiederholbaren Prozesse des Unternehmens durchgängig.

Ein effektives BPM-Projekt setzt strukturierte Prozesse ein, nutzt geeignete Technologien und fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Unternehmen können damit ihre Projekt-Workflows optimieren, die Produktivität steigern und Stakeholdern einen konstanten Mehrwert bieten. Letztendlich kann die erfolgreiche Implementierung von BPM-Tools zu einer höheren Kundenzufriedenheit, einem Wettbewerbsvorteil und besseren Geschäftsergebnissen führen.

Integrationszentriertes BPM konzentriert sich auf Prozesse, die nicht viel menschliches Eingreifen erfordern. Dazu gehört die Verbindung verschiedener Systeme und Software, um Prozesse zu optimieren und den Datenfluss im gesamten Unternehmen zu verbessern, z. B. im Personalmanagement (HRM) oder im Kundenbeziehungsmanagement (CRM).

Personenorientiertes BPM konzentriert sich auf die Beteiligung des Menschen, oft dort, wo ein Genehmigungsprozess erforderlich ist. Beim personenorientierten BPM (BPM) liegt der Schwerpunkt auf der Gestaltung intuitiver Prozesse mit Drag-and-Drop-Funktionen, die für Menschen einfach zu bedienen und zu verstehen sind und darauf abzielen, die Produktivität und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu verbessern.

Dokumentenorientiertes BPM dient der effizienten Verwaltung von Dokumenten und Inhalten – wie z. B. Verträgen – innerhalb von Prozessen. Ein Kaufvertrag zwischen einem Kunden und einem Verkäufer muss beispielsweise weiterentwickelt werden und verschiedene Genehmigungsrunden durchlaufen. Er muss organisiert, zugänglich und regelkonform sein.

BPM kann durch die Optimierung verschiedener Geschäftsprozesse zur Verbesserung der gesamten Geschäftsabläufe beitragen. Hier sind einige BPM-Beispiele, die die Anwendungsfälle und Vorteile der BPM-Methodik veranschaulichen:

Geschäftsstrategie

BPM dient als strategisches Tool zur Ausrichtung von Geschäftsprozessen an den Zielen und Vorgaben der Organisation. Durch die Verknüpfung des Workflow-Managements, die Zentralisierung der Datenverwaltung und die Förderung von Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglicht BPM Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben, indem es den Zugriff auf genaue und zeitnahe Daten ermöglicht. So wird sichergestellt, dass strategische Entscheidungen auf verlässlichen Erkenntnissen basieren.

Durch BPM können verteilte Datenquellen – einschließlich Ausgabendaten, interne Metriken zur Leistung und externe Marktforschung – miteinander verbunden werden. Dies kann interne Prozessverbesserungen, Möglichkeiten für strategische Partnerschaften und potenzielle Initiativen zur Kosteneinsparung aufdecken. BPM bietet zudem die Grundlage für Verfeinerungen und Verbesserungen, die zu einer kontinuierlichen Verbesserung führen.

Vorteile:

• Verbesserte Entscheidungsfindung
• Effiziente Optimierung
• Kontinuierliche Verbesserung

Bearbeitung von Leistungsansprüchen

BPM kann zur Standardisierung und Optimierung des gesamten Prozess zur Bearbeitung von Leistungsansprüchen eingesetzt werden. BPM-Software kann sich wiederholende Aufgaben wie die Annahme, Validierung, Bewertung und Zahlungsabwicklung von Ansprüchen automatisieren – mithilfe von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA). Durch die Festlegung standardisierter Workflows und Entscheidungsregeln optimiert BPM den Antragsprozess, indem es die Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehler minimiert. BPM kann auch in Echtzeit Einblick in den Status von Ansprüchen und in Leistungsmetriken geben. Dies ermöglicht eine proaktive Entscheidungsfindung, gewährleistet Konsistenz und verbessert die betriebliche Effizienz.

Vorteile:

• Automatisierte Bearbeitung von Leistungsansprüchen
• Kürzere Verarbeitungszeit
• Besserer Überblick

Compliance und Risikomanagement

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Implementierung vordefinierter Regeln ermöglicht BPM die rechtzeitige Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien. Prozesse wie Compliance-Prüfungen, Risikobewertungen und Prüfpfade können mithilfe von BPM-Software automatisiert werden, und Unternehmen können standardisierte Workflows zur Identifizierung, Bewertung und Minderung von Compliance-Risiken einrichten. Außerdem bietet BPM Echtzeit-Erkenntnisse in Compliance-Metriken und Risikopotenziale und ermöglicht so ein proaktives Risikomanagement und die Einhaltung von Vorschriften.

Vorteile:

• Automatisierte Compliance-Prüfungen
• Echtzeiterkenntnisse in das Risikopotenzial
• Verbesserte Compliance

Vertragsmanagement

Durch die Aufgabenautomatisierung wie der Weiterleitung von Dokumenten, Genehmigungs-Workflows und Compliance-Prüfungen können Vertragsbearbeitungszeiten verkürzt werden. Auch Prozesse wie Vertragsgestaltung, -verhandlung, -genehmigung und -ausführung können digitalisiert und automatisiert werden. Es können standardisierte Workflows erstellt werden, die Verträge durch jede Phase des Lebenszyklus führen. Dies gewährleistet Konsistenz und reduziert Ineffizienz. Die Echtzeit-Einsicht in den Vertragsstatus verbessert das gesamte Vertragsmanagement.

Vorteile:

• Beschleunigte Vertragsbearbeitungszeiten
• Echtzeit-Einblick in den Vertragsstatus
• Gestärkte Geschäftsbeziehungen

Kundendienst

BPM transformiert den Kundenservice, indem es die Bearbeitung von Serviceanfragen automatisiert, Kundeninteraktionen nachverfolgt und die Workflows zur Problemlösung erleichtert. Dank BPM können Unternehmen ihre Kundensupport-Prozesse über mehrere Kanäle hinweg optimieren, darunter Telefon, E-Mail, Chat und soziale Medien. Mit BPM werden Routineaufgaben wie die Weiterleitung und Eskalation von Tickets automatisiert. Benachrichtigungen können generiert werden, um Kunden über den Status ihrer Anfragen zu informieren. Dies verkürzt die Reaktionszeiten und verbessert die Customer Experience, indem der Service konsistenter wird. BPM bietet den Mitarbeitern außerdem Zugriff auf eine zentralisierte Wissensdatenbank und die Kundenhistorie, sodass sie Anfragen effizienter und effektiver bearbeiten können.

Vorteile:

• Optimierte Bearbeitung von Serviceanfragen
• Zentraler Zugriff auf Wissensdatenbank
• Höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung

Finanzmanagement

BPM wird zur Optimierung von Finanzprozessen wie Budgetierung, Prognosen, Ausgabenverwaltung und Finanzberichterstattung eingesetzt. Es gewährleistet Konsistenz und Genauigkeit in Finanzprozessen, indem standardisierte Workflows und Entscheidungsregeln festgelegt werden, wodurch das Risiko menschlicher Fehler verringert und die Einhaltung von Vorschriften verbessert wird. BPM nutzt die Automatisierung von Workflows, um sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Abgleich und Berichterstellung zu automatisieren. Die Echtzeit-Einsicht in Finanzdaten ermöglicht es Unternehmen, schnell auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren.

Vorteile:

• Höhere betriebliche Effizienz
• Sofortige Einblicke für fundierte Entscheidungen
• Verbesserte Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien

Personalwesen

Mit BPM können Unternehmen standardisierte HR-Workflows implementieren, die Mitarbeiter durch jede Phase ihrer Beschäftigung führen, von der Einstellung bis zum Ruhestand. Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter und die Leistungsbeurteilung können digitalisiert werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert und es den Teammitgliedern ermöglicht, sich auf strategische Initiativen wie die Talententwicklung und die Personalplanung zu konzentrieren. Das Echtzeit-Tracking von HR-Metriken bietet Erkenntnisse in das Engagement der Mitarbeiter, die Bindungsraten sowie die Nutzung und Effektivität von Schulungen.

Vorteile:

• Reduzierter Verwaltungsaufwand
• Echtzeit-Tracking von HR-Metriken
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung

Logistikmanagement

BPM optimiert das Logistikmanagement durch die Automatisierung von Prozessen wie Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung und Sendungsverfolgung, einschließlich derer innerhalb der Lieferkette. Es können Workflows eingerichtet werden, die den Warenverkehr vom Lieferanten zum Kunden regeln. Die Automatisierung bestimmter Aufgaben wie Auftragsbearbeitung, Kommissionierung, Verpackung und Versand verkürzt die Durchlaufzeiten und verbessert die Auftragsgenauigkeit. BPM kann auch Echtzeitdaten zu Bestandniveaus und Versandstatus bereitstellen, was eine proaktive Entscheidungsfindung und Ausnahmemanagement ermöglicht.

Vorteile:

• Optimierte Auftragsabwicklung und -erfüllung
• Echtzeit-Einblick in Bestände und Sendungen
• Höhere Kundenzufriedenheit und Kosteneinsparungen

Auftragsbearbeitung

BPM optimiert Prozesse wie Auftragsabwicklung, Nachverfolgung und Erfüllung. BPM erleichtert die Automatisierung von Geschäftsprozessen – die Automatisierung von Routineaufgaben wie Auftragserfassung, Bestandsverwaltung und Versand, wodurch die Bearbeitungszeiten verkürzt und die Bestellgenauigkeit verbessert werden. Durch die Festlegung standardisierter Workflows und Regeln gewährleistet BPM Konsistenz und Effizienz während des gesamten Auftragslebenszyklus. Eine erhöhte Sichtbarkeit des Auftragsstatus und der Bestände ermöglicht eine proaktive Entscheidungsfindung und ein besseres Ausnahmemanagement.

Vorteile:

• Automatisierte Auftragsabwicklung
• Echtzeit-Einblick in den Vertragsstatus
• Verbesserte Kundenzufriedenheit

Beschaffungsmanagement

BPM revolutioniert das Beschaffungsmanagement durch die digitale Transformation und Automatisierung von Prozessen wie Lieferantenauswahl, Bestellanforderung, Vertragsmanagement und Preisverhandlungen. Es können Workflows eingerichtet werden, die jede Phase des Beschaffungslebenszyklus regeln – von der Beschaffung bis zur Zahlung. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Lieferantenqualifizierung, Ausschreibungsmanagement und Bestellabwicklung verkürzt BPM die Durchlaufzeiten und verbessert die Effizienz. Außerdem ermöglicht BPM durch Echtzeit-Metriken wie Ausgabenanalyse, Lieferantenleistung und Vertragseinhaltung eine Verbesserung der Geschäftsprozesse, indem es Erkenntnisse in Bereiche bietet, die für eine Optimierung geeignet sind.

Vorteile:

• Standardisierte Beschaffungsworkflows
• Erkenntnisse in Echtzeit zu Beschaffungsmetriken
• Kosteneinsparungen und verbesserte Lieferantenbeziehungen

Product Lifecycle Management

BPM revolutioniert das Product Lifecycle Management durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen wie Produktdesign, -entwicklung, -einführung und -wartung. Workflows, die jede Phase des Produktlebenszyklus regeln, von der Ideenfindung bis zur Stilllegung, können standardisiert werden. Die Erfassung von Anforderungen, Designprüfungen und das Change Management können automatisiert werden. Dies beschleunigt die Markteinführung und senkt die Entwicklungskosten. BPM kann auch die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Produktentwicklungsteams fördern, wodurch eine Abstimmung und Transparenz während des gesamten Prozesses gewährleistet wird.

Vorteile:

• Beschleunigte Markteinführung
• Geringere entwicklungskosten
• Verbesserte funktionsübergreifende Zusammenarbeit

Projektmanagement

Zu Beginn dieser Seite haben wir festgestellt, dass BPM größer ist als Projektmanagement. Tatsächlich kann BPM zur Verbesserung des Projektmanagementprozesses eingesetzt werden. Tools für das Business Process Management können Aufgaben zuweisen, den Fortschritt verfolgen, Engpässe identifizieren und Ressourcen zuweisen. Die Geschäftsprozessmodellierung hilft bei der Visualisierung und Gestaltung neuer Workflows, um Projekte durch jede Phase des BPM-Lebenszyklus zu führen. Dies gewährleistet Konsistenz und Übereinstimmung mit den Projektzielen. Aufgabenverteilung, Terminplanung und Fortschrittsüberwachung können automatisiert werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert und die Effizienz verbessert. Außerdem können die Ressourcennutzung und die Projektleistung in Echtzeit überwacht werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ressourcen effizient und effektiv genutzt werden.

Vorteile:

• Optimierte Workflows für Projekte
• Echtzeiterkenntnisse in die Projektleistung
• Zufriedenere Stakeholder

Qualitätssicherungsmanagement

BPM erleichtert die Automatisierung von Prozessen wie Qualitätskontrolle, Tests und Fehlerverfolgung und bietet gleichzeitig Erkenntnisse in KPIs wie Fehlerquoten und Kundenzufriedenheitswerte. Die Prozessschritte der Qualitätssicherung (QS) werden durch standardisierte Workflows gesteuert, um die Konsistenz und Einhaltung von Qualitätsstandards zu gewährleisten. Metriken und Prozessleistung können in Echtzeit verfolgt werden, um ein proaktives Qualitätsmanagement zu ermöglichen. Tools zur Prozessabbildung können außerdem dabei helfen, Ineffizienzen zu erkennen und so die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung von Qualitätssicherungsprozessen fördern.

Vorteile:

• Automatisierte Qualitätssicherungsprozesse
• Echtzeit-Einblick in Qualitätsmetriken
• Verbesserte Kundenzufriedenheit

Verbesserung des Procure-to-Pay in der Landesregierung

Im Jahr 2020 suchte eine der größten US-amerikanischen bundesstaatlichen Regierungen nach einer neuen Prozessanalyselösung. Der Bundesstaat hatte ein zweites Managementsystem in seinen Beschaffungsprozess integriert. Dafür mussten die beiden Systeme – SAP SRM und SAP ECC – in der Lage sein, Daten in Echtzeit auszutauschen. Da der Staat keine Möglichkeit hatte, die gesammelten Daten zu analysieren, konnte er weder die Auswirkungen seines neu integrierten SAP SRM-Systems überwachen noch Abweichungen während des Beschaffungsprozesses erkennen. Das verursachte ein teures Problem.

Der Bundesstaat setzte IBM Process Mining ein, um seinen aktuellen Workflow darzustellen und den Fortschritt der SAP SRM-Systemintegration zu verfolgen. Mithilfe des Erkennungstools der Software wurden die Daten aus beiden Managementsystemen optimiert, um ein einziges, umfassendes Prozessmodell zu erzeugen. Mit einer schematischen Darstellung des vollständigen Prozesses war der Bundesstaat in der Lage, seine gesamten Prozessaktivitäten zu überwachen und die Leistung bestimmter Behörden zu überprüfen.

Optimierung des Personalwesens bei Anheuser-Busch

AB InBev wollte seine komplizierte HR-Landschaft durch die Implementierung einer einzigen globalen Lösung zur Unterstützung der Mitarbeiter und zur Verbesserung ihrer Erfahrungen optimieren und wählte Workday als Software für das Humankapital-Management (HCM). In Zusammenarbeit mit einem Team von IBM Workday Consulting Services, einem Teil von IBM Consulting, arbeitete AB InBev mit IBM zusammen, um die Integration zwischen den alten HR-Apps und der HCM-Software zu verbessern.

Was einst ein Tool für mehrere Systeme mit unorganisierten Daten war, ist zu einer Single-Source-of-Truth (SSOT) geworden, die es AB InBev ermöglicht, Analysen für Initiativen wie die Untersuchung der Mitarbeiterfluktuation auf lokaler Ebene durchzuführen. Workday bietet AB InBev einen effizienten Weg zur Verwaltung und Analyse von Daten, der dem Unternehmen letztendlich dabei hilft, seine HR-Prozesse zu verbessern und seine Geschäftsziele zu erreichen.

Ein effektives Business Process Management (BPM) ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um ihre Betriebsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Durch die Optimierung von Prozessen können Unternehmen ihr Wachstum fördern, wettbewerbsfähig bleiben und nachhaltigen Erfolg erzielen.

IBM Consulting bietet eine Reihe von Lösungen, die Ihre Prozesstransformation berechenbar und lohnenswert machen.

• Die traditionelle KI und die generative KI-gestützte Prozessexzellenz-Praxis nutzt die führenden Tools für Process Mining im gesamten IBM-Ökosystem und bei Partnern.

• Unser patentiertes IBM PEX Value Triangle umfasst Branchenstandards, Benchmarks und KPIs und wird verwendet, um Probleme bei der Prozessleistung schnell zu identifizieren und zu bewerten, wo und wie unsere Kunden Optimierungen und Automatisierungen durchführen können.

• Das IBM Automation Quotient Framework und die Digital Center of Excellence (COE)-Plattform priorisieren und beschleunigen Automatisierungsmöglichkeiten und schaffen so letztlich ein Prozessexzellenz-COE für eine kontinuierliche Wertschöpfung und Steuerung in Ihrem gesamten Unternehmen.

Zu den wichtigsten Verbesserungen gehören eine 60 bis 70 % schnellere Beschaffung, eine schnellere Kreditbuchung, eine geringere Nachbearbeitungsrate bei Finanzierungen sowie Risikovermeidung und eine höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Mit Prinzipien, die auf offener Innovation, Zusammenarbeit und Vertrauen beruhen, berät IBM Consulting seine Kunden nicht nur. Wir arbeiten Seite an Seite, um gemeinsam mit unseren Kunden und Partnern leistungsstarke Unternehmen zu entwickeln, aufzubauen und zu betreiben.