Was ist Geschäftsprozessanalyse?

Möglicherweise herrscht eine gewisse Verwirrung über den Unterschied zwischen Geschäftsprozessanalyse (BPA) und Geschäftsanalyse (BA). Dies sind verwandte Bereiche des Geschäftsprozessmanagements, aber nicht identisch. BPA konzentriert sich auf spezifische Prozessanalysen und die Modellierung von Geschäftsprozessen. BA hingegen wird auf die größere Betriebslandschaft angewendet. BA konzentriert sich auf die Analyse anderer Bereiche, wie z. B. Finanzprognosen, Kostenanalysen, Budgets, Einstellungen und Kürzungen. 

Der übergeordnete Nutzen der Geschäftsprozessanalyse (BPA) besteht in einer optimierten, täglichen Funktionalität in Ihren Geschäftsabläufen, die strategisch auf Ihre Geschäftsziele und Entscheidungsfindung ausgerichtet ist. 

Für KMU-Unternehmen kann BPA die folgenden Verbesserungen bewirken:

• Steigern Sie die Effizienz bestehender Prozesse: BPA verkürzt die Amortisationszeit für Produktanwendungen. Es verkürzt auch die Zeit in den Betriebszyklen für Workflows, wie z. B. die Einarbeitung von Mitarbeitern und die Aufnahme von Kunden oder Patienten.
• Kapazitätsprobleme aufdecken: In jedem Prozess können die Ressourcen begrenzt sein. BPA ermittelt, wo die Kapazitätsgrenze liegt, wie sie sich auf den Prozess auswirkt und wie sie verbessert werden kann. Dies ist ein wichtiger Faktor bei der Skalierung. Beispielsweise können digitale Tools und Plattformen, die Sie derzeit verwenden, die aktuellen organisatorischen Anforderungen und Workflows einschränken. BPA kann Ihnen dabei helfen, notwendige Veränderungen zu identifizieren, die speziell auf das Wachstum Ihres Unternehmens ausgerichtet
• Richtlinien und Regeln verdeutlichen: Wenn Unternehmen mehr Remote-Arbeit und eine höhere Akzeptanz digitaler Geräte (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) erreichen, besteht bei der Sicherheit und Gerätenutzung eine häufige Fehlausrichtung. Die Analyse kann einen Weg für schnellere IT-Genehmigungsprozesse und eine einheitliche Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien aufzeigen.
• Bessere Governance-Praktiken: Risikomanagement erhöht sich als Priorität für Unternehmen (Link befindet sich außerhalb von ibm.com). Die Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen ein kostspieliges Unterfangen, und noch kostspieliger ist es, sich damit zu befassen, wenn Probleme auftreten. Eine Analyse der Geschäftsprozesse kann aufzeigen, wo die Compliance-Maßnahmen versagt haben. Zum Beispiel könnte Ihr Unternehmen die Häufigkeit, mit der Sie die Sicherheitsmaßnahmen für Anwendungen überprüfen, nicht einhalten. Die BPA kann einen Verbesserungsplan aufstellen, der Ressourcen und Compliance-Anforderungen berücksichtigt, um sicherzustellen, dass ein Prozess ausgeführt und aufrechterhalten werden kann. 
• Kosteneinsparungen identifizieren: BPA offenbart Redundanzen bei Aufgaben und Arbeit. Unternehmen, die auf digitale Dokumenten-Workflows umgestellt haben, sind ein gutes Beispiel dafür, wie durch weniger menschliche Fehler und weniger Zeitaufwand bei der Suche nach Dokumenten Kosteneinsparungen erzielt werden können.
• Behebung von Engpässen: Engpässe entstehen, wenn Kanäle für Kommunikation, Entwicklung und Ausführung isoliert sind. Eine Geschäftsprozessanalyse kann Kommunikationslücken aufdecken und Hindernisse im Genehmigungsprozess beseitigen.
• Bereitstellungs- und Freigabeprozesse optimieren: Effiziente Prozesse sorgen für reibungslosere Versionen und Bereitstellungen.
• Verbesserung der Integrations- und Einführungsprozesse: Auch die Einführung neuer Technologien in einem Unternehmen oder einer Abteilung ist ein monumentaler Prozess. BPA richtet Prozesse ein, die nützliche Schulungsprogramme und visuelle Darstellungen von Workflows umfassen können, die höhere Akzeptanzraten unterstützen.
• Stärkung der Unternehmenskultur: Ein besserer Prozess in jedem Bereich ist eine Art Reinigung. Die Verbesserungen hauchen der Mitarbeitererfahrung täglich neues Leben ein. Das Ergebnis ist eine bessere Moral und ein stärkeres Engagement für interne Prozesse. Für Kunden erhöhen optimierte Prozesse – wie eine bessere Website oder ein besserer Kundenservice – das Engagement und die positive Wahrnehmung Ihres Unternehmens. 

Es gibt zwei vorherrschende Philosophien, die Methodik der Geschäftsprozessanalyse (BPA) leiten: 

• Six-Sigma-Ansatz
• Lean Six Sigma

Six Sigma ist eine fünf- bis siebenstufige Methodik, die heute von den meisten Unternehmen zur Analyse von Effizienzsteigerungen und Beschränkungen verwendet wird. Lean Six Sigma unterscheidet sich leicht davon, dass es sich um eine Kombination aus Six Sigma-Ansatz und Lean-Philosophie handelt. Es handelt sich um einen kollaborativen Ansatz, der sich auf die Eliminierung von Aufgaben und Ressourcen konzentriert, die keinen definierten Wert bieten.

Sie erhalten ein Gefühl dafür, wie eine Geschäftsprozessanalyse durchgeführt wird, wenn Sie die Detailgenauigkeit berücksichtigen, die jedem Schritt innewohnt.

Im Allgemeinen folgt BPA dieser Struktur:

1. Definieren: Beginnen Sie damit, die Prozesse zu identifizieren, die Sie analysieren möchten. In der Regel treten Probleme zuerst dort auf. Die Prozessanalyse kann mit Prozessdiagrammen für jeden Schritt beginnen (und solche auch enthalten). Analysten beginnen mit den Ist-Prozessen und betrachten formelle und informelle Prozesse, wie z. B. dokumentierte Prozesse und Prozesse, die für die Kultur eines Unternehmens spezifisch sind.
2. Maßnahme: Prüfen Sie als Nächstes, wie der Prozess anhand definierter Metriken funktioniert. Dieser Schritt ist auch die Grundlage für die Unterstützung bei der Erstellung verbesserter KPI-Metriken. Wenn diese zuerst klar definiert sind, misst ein Unternehmen Prozesse anhand der KPIs. Zu den KPIs gehören Indikatoren für Effizienz vs. Effektivität, für Qualität, Produktivität, Rentabilität und Wert. Sie umfassen auch Wettbewerbs- und Kapazitätsindikatoren. Beispielsweise könnten Kundenbindungs-Workflows anhand von Qualitäts- und Effektivitätsmetriken im Vergleich zu Effizienzmetriken gemessen werden.
3. Analysieren: Es gibt verschiedene Arten von Analysetechniken, und jede dient einem anderen Zweck. Geschäftsprozessanalysten können eine Wertanalyse, eine Lückenanalyse oder eine Ursachenanalyse (Root Cause Analysis, RCA) durchführen. Hierbei handelt es sich um umfangreiche Analysemethoden, die jeweils ihre eigenen Schritte umfassen. Eine Lückenanalyse zeigt, was im Prozess fehlt. Eine Wertanalyse vermittelt, was innerhalb des Prozesses wertvoll ist – und was folglich Verschwendung ist. Bei einer Ursachenanalyse werden bestimmte „Warum“-Fragen und Methoden angewendet, die Ihnen helfen, in einem Prozess rückwärts bis zur Ursache des Problems zu arbeiten. 
4. Verbessern: Business Process Manager arbeiten mit Analysten zusammen, um Pläne zur Verbesserung von Problembereichen zu erstellen und umzusetzen. Verbesserungen können bedeuten, dass ein Prozess neu geplant, Ressourcen aufgestockt oder Kommunikationsansätze und -kanäle geändert werden. Auch dies kann ein detaillierter Schritt sein, bei dem eine Vielzahl von Verbesserungsmethoden angewendet werden können.
5. Steuern: Nach einer so bedeutenden Analyse ist die Kontrolle der neuen Standards und Prozesse der letzte Schritt. Entscheidungsträger können die Analyse nutzen, um Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Einstellungsprozesse, IT, Verwaltungs- und Führungsprozesse zu verwalten. Auch die Stakeholder überwachen diese Veränderungen und definieren Zeitpunkte für zukünftige Analysen.

Wenn Sie kürzlich neue Technologien eingeführt haben, die nicht ausreichend genutzt werden, oder wenn es in einem Bereich Ihres Unternehmens zu wiederkehrender Fluktuation kommt, ist die Business Process Analysis (BPA) ein nützliches Instrument, um die Gründe für diese Ergebnisse aufzudecken und anschließend Prozessverbesserungen vorzunehmen. 

Ihre Geschäftsziele bestimmen, wo und wie Sie die Geschäftsprozessanalyse einsetzen. Unternehmen, die Problemlösung und Prozessoptimierung auf Mitarbeiter- und Unternehmensebene als Kernbestandteil ihrer Unternehmenskultur betrachten, schaffen die Grundlage für eine bessere Arbeitsmoral, eine geringere Fluktuation und eine bessere Customer Experience. Ob Sie also informell Tools zur Geschäftsprozessanalyse einsetzen oder Prozesse vierteljährlich oder jährlich formell prüfen, es sollte ein grundlegender Bestandteil Ihrer Geschäftsfunktion sein.

Die Geschäftsprozessanalyse beginnt mit der Analyse der Ist-Prozesse. Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist ein gängiges Instrument, das im Rahmen von BPA eingesetzt wird. Dabei handelt es sich um eine wichtige visuelle Ressource und ein wichtiges Dokument, auf das Sie sich bei Ihrer Analyse stützen können. Anhand der Dokumentation und der Erkenntnisse aus der Analyse kann Ihr Unternehmen dann einen Plan zur Verbesserung der Geschäftsprozesse erstellen. Pläne zur Geschäftsoptimierung führen in der Regel zu neuen Geschäftsprozessmodellen, die Flussdiagramme mit verbesserten Prozessabläufen verwenden.

Denken Sie daran, dass sich die Geschäftsprozessanalyse ausschließlich auf Ihre Geschäftsabläufe bezieht. Es handelt sich nicht um eine Methode zur Analyse von Geschäftsbereichen, die nicht speziell prozessbezogen sind. Die Prozessanalyse in der Wirtschaft ist eine eigene Disziplin. Es ist ein Leitfaden zur Optimierung aller operativen Bereiche Ihres Unternehmens.

Zu den BPA-Beispielen gehören:

• Überprüfung des Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter, um ihn an die Unternehmenskultur anzupassen und das Engagement zu verbessern.
• Analyse von Marketingprozessen, um zu überprüfen, ob Metriken und Pfade mit den wichtigsten Leistungsindikatoren (KPI) übereinstimmen, z. B. wie hoch die Konversionsrate der Kunden ist oder wie viele qualifizierte Leads mit Ihrem Unternehmen interagieren.
• Aufdecken von Ineffizienzen bei Prozessen zur Einführung von Technologien.

Bei der Prozessanalyse verwenden Analysten Diagramme, um Eingabe- und Ausgabepunkte, Aufgabenfolgen und die Prozesse zu definieren, die als Unterprozesse in Hauptprozesse eingebettet sind.

Analysten verwenden auch Software, um Workflows abzubilden und zu erstellen. Dazu gehört auch Software, die die Geschäftsprozessanalyse (BPA) automatisiert und es Unternehmen ermöglicht, eine durchgängige Prozessmodellierung anzuwenden, um den Beginn und das Ende eines Prozesses abzubilden.

Tools zur Prozessmodellierung und Prozessabbildung sind ein integraler Bestandteil von BPA. Unternehmen nutzen die Business Process Model Notation (BPMN) und das Supplier-Input-Process-Output-Customer-Modell (SIPOC) als zwei Workflow-Lösungen für bessere Betriebsabläufe. Diese visuellen Tools sind eine hervorragende Möglichkeit, Änderungen in einem Prozess darzustellen. Sie können beispielsweise als visuelle „Vorher-Nachher“-Anleitung für die Schulung von Mitarbeitern verwendet werden oder um jede Prozessverbesserung auf Ihre wichtigsten Geschäftsziele zurückzuführen. 

Sie fragen sich jetzt vielleicht, wer in einem Unternehmen für BPA verantwortlich ist, welche Rollen, Ressourcen und Fähigkeiten es gibt?

Sicherlich können die Ressourcen für KMU begrenzt sein. Die Zusammenarbeit mit einem externen Unternehmensberater für Analysen könnte der beste Weg sein.

Auf Unternehmensebene beschäftigen Unternehmen Geschäftsprozessanalysten und Prozessarchitekten, die Geschäftsprozessanalysen durchführen. Dies sind unterschiedliche Begriffe für ähnliche Rollen. Beide dieser Rollen könnten mit Unternehmensarchitekten oder mit Führungskräften und Abteilungsleitern zusammenarbeiten. 

Darüber hinaus ist die Geschäftsprozessanalyse auf das Fachwissen von Experten angewiesen. Dazu können eine Reihe von Mitarbeitern, Stakeholdern und Beratern gehören, wie z. B. Analysten, Data Scientists, Quants, IT-Mitarbeiter, Administratoren und Mitarbeiter, die eng in einen Prozess eingebunden sind. 

Derzeit gilt die Hyperautomatisierung als eine der höchsten Prioritäten in allen Unternehmen. Gartner hat prognostiziert, dass die Branche bis 2022 einen Wert von 600 Milliarden US-Dollar erreichen wird (Link befindet sich außerhalb von ibm.com). Die Hyperautomatisierung verringert stetig den Umfang menschlicher Eingriffe für einen vollautomatischen, reaktionsfähigen Prozess – oder einen intelligenten Prozess.

Möglicherweise möchte Ihr Unternehmen spezifische Fragen in Betracht ziehen, um automatisierte Prozesse zu entwickeln: 

• Welche Schlüsselbereiche möchten Sie automatisieren und warum?
• Gibt es häufigere manuelle Fehler oder falsch angewandte Richtlinien? 
• Wo gibt es kostspielige und umfangreiche Prozesse? 
• Hat das Unternehmen offensichtliche Prozessprobleme festgestellt? 
• Was führt zu Kundenunzufriedenheit?

Die Geschäftsprozessanalyse (BPA) kann Ihr Unternehmen dabei unterstützen, einen dokumentierten, abgebildeten Weg zur Integration automatisierter Prozesse und zur Erreichung des Ziels der Hyperautomatisierung zu schaffen. Ein Beispiel: Der Wechsel von einem hybriden zu einem vollständig automatisierten Kundensupport durch Chatbots ist eine Möglichkeit, wie Servicezentren ihre Kosten senken und den Kundensupport durch Hyperautomatisierung optimieren können.

Wie wenden KMU zu Beginn am besten die Geschäftsprozessanalyse (BPA) an?

Konzentrieren Sie sich zunächst auf geschäftskritische Prozesse mit den größten Auswirkungen auf das Unternehmen. Ziehen Sie dann in Betracht, einen Prozess für die Automatisierung zu erstellen. 

Als Nächstes standardisieren Sie die Automatisierungsdokumentation – sowie die Prozessdokumentation – abteilungs- und unternehmensweit.

Beispielsweise kann die IT-Abteilung BPA verwenden, um den Prozess für Softwaresicherheitsprotokolle für verschiedene Rollen abzubilden, wodurch Ihr Unternehmen Onboarding und Skalierung besser verwalten kann.

IBM stellt Prozessvorlagen für projektbasierte Prozessanalysen bereit, die auf BPMN-Diagrammen basieren. Prozessabbildung ist ein wesentlicher Bestandteil einer optimalen Automatisierungsstrategie.

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