Was ist Geschäftsprozessmodellierung und Notation (BPMN)?

BPMN wurde ursprünglich von der Business Process Management Initiative (BPMI) entwickelt und ist eine präzise, grafische Notation für die Dokumentation von Geschäftsprozessen. Er löst die Unklarheiten bei textlichen Prozessspezifikationen auf, indem er die Abfolge von Geschäftsaktivitäten und Informationsflüssen, die zur Durchführung eines bestimmten Prozesses erforderlich sind, visuell darstellt. In den letzten Jahren wird BPMN zunehmend als Geschäftsprozessmodell und Notation bezeichnet.

Die Object Management Group (OMG) pflegt BPMN seit 2005. Dieses offene Konsortium trägt dazu bei, dass Geschäftsprozessdiagramme in einem standardisierten Format über verschiedene Modellierungstools hinweg problemlos ausgetauscht werden können. Das Ziel der Prozessmodellierungsnotation besteht darin, Unternehmen bei der Modellierung von Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, zur Berücksichtigung neuer Umstände oder zur Erlangung eines Wettbewerbsvorteils zu unterstützen.

BPMN 2.0 ist Teil der „Triple Crown“ der OMG-Standards zur Prozessverbesserung, zu denen auch die Case Management Model Notation (CMMN) und die Decision Model Notation (DMN) gehören. Die Standards unterscheiden sich von der Unified Modeling Language (UML), die im Software-Design verwendet wird. Die BPMN 2.0.1-Spezifikation von OMG wurde als internationaler Standard ISO/IEC 19510:2013 veröffentlicht.

BPMN bietet eine gemeinsame Sprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen, die für alle Stakeholder leicht verständlich ist – für Geschäftsprozessanalysten, die Prozesse erstellen und verbessern, für technische Entwickler, die für die Implementierung von Geschäftsprozessen verantwortlich sind, und für Geschäftsanwender, die diese überwachen und verwalten. Alle drei sind wichtige Stakeholder bei der Optimierung von Geschäftsabläufen.

Die BPMN-Spezifikation soll Unternehmen dabei helfen:

• Durch eindeutige Modelle schneller eine Einigung über aktuelle und zukünftige Prozesse zu erzielen.

• Die Beteiligung von Stakeholdern durch grafisch ausdrucksstarke Notationen zu fördern.

• Die Analyse und Verbesserung von Abläufen durch Business-Process-Reengineering zu erleichtern.

• Eine Bibliothek mit Prozessabläufen, Falldefinitionen und Geschäftsregeln zu erstellen, um neue Mitarbeiter zu schulen.

• Kommunikationslücken mit einer gemeinsamen Sprache zwischen Geschäftsanalysten, Entwicklern und anderen Stakeholdern zu schließen.

• Sich über Geschäftsprozessautomatisierung zu informieren.

• Strategien zur Auslagerung von Geschäftsprozessen zu koordinieren.

Darüber hinaus helfen BPMN-Diagramme den Teams bei der Erstellung von XML-Dokumenten (Extensible Markup Language), die für die Ausführung verschiedener Prozesse erforderlich sind, wie z. B. Vertragsgenehmigungen oder Erinnerungen an monatliche Finanzberichte. Ein verwandter XML-Standard ist die Business Process Execution Language (BPEL) für Webservices.

Die BPMN-Sprache basiert auf Flussdiagrammen und grafischen Notationen. Die Standardnotation, die zur Darstellung von BPMN-Elementen verwendet wird, ist in mehrere Kategorien für die Diagrammerstellung unterteilt:

Flow-Objekte sind beschreibende Objekte, die einen Prozess definieren, wie Ereignisse, Aktivitäten und Gateways.

Ereignisse sind Auslöser, die einen Prozess starten, ändern oder abschließen. Startereignisse initiieren einen Prozess, Zwischenereignisse treten während eines Prozesses auf und Endereignisse schließen einen Prozess ab. Zu den Ereignissen können Nachrichten, Timer und Daten, Transaktionen, Fehler, Eskalationen, Anfragen und mehr gehören.

BPMN stellt Ereignisse als Kreise dar, die spezifische Symbole für den Ereignistyp enthalten. Wurfereignisse leiten einen Prozess ein, während Fangereignisse als Ergebnis eines Wurfereignisses auftreten.

Aktivitäten sind Aktionen oder Aufgaben, die während des Geschäftsprozesses ausgeführt werden. Das Process-Mapping-Verfahren zeigt alle Aktivitäten, die als Reaktion auf Startereignisse und als Voraussetzungen für Endereignisse stattfinden müssen. Da immer mehr Geschäftsprozesse automatisiert werden, werden viele Ereignisse von selbst ausgelöst. Aktivitäten können einfach oder komplex sein und Teilprozesse und mehrere Iterationen umfassen. Geschäftsprozessdiagramme zeigen Aktivitäten als abgerundete Rechtecke.

Gateways sind Entscheidungspunkte, die eine aktive Entscheidung erfordern, bevor der Geschäftsprozess weiter durchlaufen wird. Die als Rauten dargestellten Gateways führen je nach getroffener Entscheidung zu mindestens zwei möglichen Ergebnissen.

• Exklusive Gateways leiten den Workflow auf einen von mehreren sich gegenseitig ausschließenden Pfaden weiter – der Workflow darf nur auf einer der verfügbaren Optionen fortgesetzt werden. Sie werden als Diamanten dargestellt, die ein X enthalten.
   

• Inklusive Gateways bieten ebenfalls mehrere Wege nach vorne, aber die Optionen schließen sich nicht gegenseitig aus. Sie werden als Rauten mit einem Kreis darin dargestellt.
   

• Parallele Gateways unterteilen einen Prozess in mehrere Abläufe, ohne dass eine Entscheidung erforderlich ist. Der Workflow wird einfach in mehrere gleichzeitige Prozesse aufgeteilt, die als Rauten mit einem Pluszeichen dargestellt werden.
   

• Parallele ereignisbasierte Gateways teilen einen Workflow als Ergebnis eines auslösenden Ereignisses in mehrere gleichzeitige Pfade auf. Das Symbol für parallele ereignisbasierte Gateways kombiniert das Symbol für inklusive und parallele Gateways mit einer Raute, die ein Pluszeichen in einem Kreis enthält.
   

• Komplexe Gateways sind für hochkomplexe Prozesse vorbehalten. Sie werden als Diamanten dargestellt, die ein Sternchen enthalten.

Verbindungsobjekte werden als Linien mit Pfeilen dargestellt und dienen dazu, Flussobjekte zu verbinden.

• Sequenzflüsse verknüpfen Aktivitäten in der Reihenfolge, in der sie innerhalb des Geschäftsprozesses ausgeführt werden. Sie werden als durchgezogene Linien mit Pfeilen gezeichnet, die die Reihenfolge der Ereignisse angeben. Standardabläufe sind die Standardreaktion auf ein auslösendes Ereignis, während bedingte Abläufe stattdessen auftreten, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.
   

• Nachrichtenflüsse sind Kommunikationen, die zwischen Pools – einzelnen Abteilungen oder anderen Gruppen – fließen. Sie werden als gestrichelte Linien mit einem Kreis beim Sender und einem Pfeil beim Empfänger dargestellt.
   

• Zuordnungen sind gepunktete Linien, die Ereignisse, Aktivitäten und Zugänge zu ergänzenden Informationen über diese Flussobjekte verbinden.

Swimlanes sind Container, die eine Reihe von Aktivitäten von anderen trennen. In der BPMN-Standardnotation stellen Pools die Hauptbeteiligten eines Prozesses dar. Ein anderer Pool kann ein anderes Unternehmen, eine andere Abteilung oder ein anderer Kunde sein, der an dem Prozess beteiligt ist. Die Bahnen innerhalb eines Pools zeigen die Aktivitäten und den Ablauf für eine bestimmte Rolle oder einen bestimmten Teilnehmer und legen fest, wer für bestimmte Teile eines Prozesses verantwortlich ist.

Change Management erfordert ein umfassendes Verständnis der Arbeitsteilung eines Unternehmens, sodass Verantwortungsbereiche ein wesentliches Merkmal von BPMN sind.

Artefakte liefern zusätzliche Informationen über den Prozess, wie Datenobjekte, Gruppen und Anmerkungen. Ein Datenobjekt zeigt die für eine Aktivität erforderlichen Daten an und kann entweder Dateneingabe oder Datenausgabe darstellen. Eine Gruppe zeigt eine logische Gruppierung von Aktivitäten, während eine Anmerkung Details darüber enthält, was in einem Teil des Diagramms passiert.

BPMN-Diagramme können einfach oder komplex sein und sowohl interne als auch externe Prozesse darstellen. Dies sind einige der Arten von Diagrammen:

• Kollaborationsdiagramme zeigen die Interaktionen zwischen zwei oder mehr Prozessen mit mehreren Pools. Sie konzentrieren sich auf die Arbeit, die von jedem Pool ausgeführt wird, die sich gegenseitig Nachrichten übermitteln können.

• Choreographie-Diagramme zeigen die Interaktionen zwischen zwei oder mehr Teilnehmern. Sie können in eine Zusammenarbeit einbezogen werden und Aufgaben und Sequenzen hinzufügen, die die Interaktion der Teilnehmer umfassender festlegen.

• Gesprächsdiagramme sind vereinfachte Versionen von Kollaborationsdiagrammen. Sie zeigen eine Gruppe zusammenhängender Nachrichtenaustausche in einem Geschäftsprozess.