Veröffentlicht: 27. Juni 2024
Mitwirkende: Ivan Belcic, Cole Stryker
Unter Prozessmodellierung versteht man die Erstellung datengestützter visueller Darstellungen wichtiger Geschäftsprozesse. Es gibt Unternehmen eine gemeinsame Sprache an die Hand, mit der sie Workflows verstehen und optimieren können.
Wenn Unternehmen hohe Renditen aus ihren Investitionen in Forschung und Entwicklung erzielen, IT-Probleme mit minimalen Ausfallzeiten lösen oder einen präzisen Workflow zur Lead-Qualifizierung erstellen möchten, ist es wichtig, diese Prozesse auf objektiver und umfassender Ebene zu verstehen. Selbst den direkt an diesen Prozessen beteiligten Geschäftsanwendern fehlt möglicherweise die vollständige Transparenz darüber, was bei jedem einzelnen Schritt genau passiert.
Unternehmensanalysten und andere Stakeholder können durch Prozessmodellierung einen umfassenden Überblick über den aktuellen Stand ihres Geschäftsprozesslebenszyklus erhalten. Es handelt sich um eine Business Process Management (BPM)-Technik, die datengestützte Visualisierungen von Workflows erstellt. Diese Prozessmodelle helfen Unternehmen dabei, Workflows zu dokumentieren, wichtige Metriken zu ermitteln, potenzielle Probleme zu lokalisieren und Prozesse intelligent zu automatisieren.
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Automatisieren, um zu wachsen
Ein Prozessmodell ist eine grafische Darstellung eines Geschäftsprozesses oder Workflows und der damit verbundenen Teilprozesse. Die Prozessmodellierung generiert umfassende, quantitative Aktivitätsdiagramme und Flussdiagramme mit kritischen Erkenntnissen über die Funktionsweise eines bestimmten Prozesses, einschließlich:
Ereignisse und Aktivitäten, die innerhalb eines Workflows auftreten.
Wer diese Events und Aktivitäten veranstaltet oder initiiert.
Entscheidungspunkte und die verschiedenen Wege, die Workflows basierend auf ihren Ergebnissen nehmen können.
An dem Prozess beteiligte Geräte.
Zeitpläne des Gesamtprozesses und jedes Schritts im Prozess.
Erfolgs- und Misserfolgsraten des Prozesses.
Algorithmusgesteuert: Prozessmodelle werden durch Data-Mining-Algorithmen erstellt, die die in Ereignisprotokollen enthaltenen Daten verwenden, um Modelle der vorhandenen Workflows zu erstellen.
Ziel: Da Prozessmodelle auf quantitativen Daten basieren, bieten sie einen wirklich objektiven Blick auf Workflows, wie sie in der Praxis existieren, und enthalten wichtige Daten, Metriken oder Ereignisse für eine gründlichere Prozessanalyse.
Durch die Erstellung eines Flussdiagramms des neuen Kontoerstellungsprozesses könnte ein Softwareunternehmen feststellen, dass eine beträchtliche Anzahl von Kunden den Anmeldevorgang abbricht, weil er zu lange dauert. Ein Modell kann dem Unternehmen sogar dabei helfen, genau zu bestimmen, in welcher Phase diese Abbrüche auftreten.
Standardisiert: Prozessmodelle verwenden in der Regel eine von zwei standardisierten Arten der grafischen Geschäftsprozessnotation: Business Process Modeling Notation (BPMN) – auch „Business Process Model and Notation“ genannt – oder „Unified Modeling Language“ (UML).
Innerhalb dieser Notationssysteme haben bestimmte visuelle Elemente allgemein anerkannte Bedeutungen, wenn sie in einem Prozessmodell verwendet werden. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen UML-Diagramme oder BPMN-Diagramme verwendet, ermöglichen diese standardisierten Notationsmethoden, dass Prozessmodelle von jedem leicht geteilt und gelesen werden können. So werden verschiedene Elemente in diesen Diagrammen dargestellt:
Pfeile stellen Sequenzflüsse dar.
Rauten stellen Entscheidungspunkte oder -wege dar.
Ovale stellen die Anfänge und Endpunkte von Prozessen dar.
Rechtecke stellen bestimmte Aktivitäten innerhalb eines Workflows dar.
Swimlanes zeigen an, wer für welche Komponenten eines Prozesses verantwortlich ist.
Ereignisprotokolle und Process Mining sind wesentliche Tools für das Business Process Modeling, die modernen Techniken für das Business Process Modeling zugrunde liegen.
Die meisten IT-Systeme von Unternehmen führen Ereignisprotokolle. Diese Ereignisprotokolle sind digitale Datensätze, die Statusänderungen und Aktivitäten, die als Ereignisse bezeichnet werden, automatisch im System verfolgen. Alles, was innerhalb eines Systems geschieht, kann ein Ereignis sein. Hier sind einige Beispiele für häufige Ereignisse:
Ein Benutzer meldet sich an.
Ein Benutzer aktualisiert einen Datensatz.
Ein Benutzer sendet ein Formular.
Informationen werden zwischen Systemen übertragen.
Ereignisprotokolle verfolgen sowohl das Auftreten von Ereignissen als auch Informationen zu diesen Ereignissen, z. B. das Gerät, das eine Aktivität ausführt, und wie lange die Aktivität dauert. Ereignisprotokolle dienen als Eingaben bei der Erstellung von Prozessmodellen.
Prozess Mining ist die Anwendung eines Data-Mining-Algorithmus für alle diese Ereignisprotokolldaten. Der Algorithmus identifiziert Trends in den Daten und verwendet die Ergebnisse seiner Analyse, um eine visuelle Darstellung des Prozessablaufs innerhalb des Systems zu erstellen.
Diese visuelle Darstellung ist das Prozessmodell. Je nach dem Prozess, der modelliert werden soll, können Process-Mining-Algorithmen auf ein einzelnes System, mehrere Systeme oder ganze technologische Ökosysteme und Abteilungen angewendet werden.
Business Process Modeling sollte nicht mit Prozesszuordnungen und Process Mining verwechselt werden. Auf der Grundlage von Mitarbeiterberichten werden manuell Prozessabbildungen erstellt, die übergeordnete Workflow-Prozessdiagramme liefern. Beim Process Mining werden Unternehmensdaten analysiert, um Prozessmodelle zu erstellen, die diese Daten nutzen, um objektivere Workflow-Diagramme zu erstellen.
Prozessmodelle bieten Transparenz in Bezug auf die Workflows im Unternehmen und sind somit ein wichtiges Instrument für das Business Process Management. Prozessmodelle können in jedem Szenario verwendet werden, das eine Analyse von Geschäftsprozessen erfordert. Dies sind einige der häufigsten Anwendungsfälle:
Ein einzelnes Prozessmodell kann eine Fülle von Workflow-Daten enthalten, sodass Teammitglieder einen Workflow aus verschiedenen Perspektiven analysieren können. Unternehmensanalysten verwenden häufig die Prozessmodellierung, um diese Workflow-Komponenten hervorzuheben:
- Steuerungsfluss: Die Reihenfolge, in der Schritte und Befehle innerhalb eines Prozesses auftreten, wird als Steuerungsfluss bezeichnet. Ein Prozessmodell stellt ein Flussdiagramm eines Prozesses dar, sodass ein Team sehen kann, welche Schritte wann ausgeführt werden. Diese Perspektive hilft dem Team auch dabei, Abhängigkeiten zwischen den Schritten zu erkennen.
- Unternehmen: Ein Prozessmodell kann erfassen, wer an einem Prozess beteiligt ist – einschließlich Personen, Teams, Systeme und Geräte – und wie sie miteinander interagieren. Diese Perspektive beleuchtet die Verbindungen zwischen Menschen und Systemen, die das soziale Netzwerk des Unternehmens bilden. Auf diese Weise bietet ein Prozessmodell einen Einblick in die Funktionsweise verschiedener Komponenten eines Unternehmens.
- Zeit: Ein Prozessmodell kann aufzeichnen, wie lange ein Prozess insgesamt dauert und wie lange jeder einzelne Schritt dauert, sodass das Team in der Lage ist, Verzug, Verlangsamung und Engpässe innerhalb des Workflows zu erkennen.
- Fall: Ein Prozessmodell kann einen allgemeinen Überblick über den Ablauf eines Workflows bieten oder einen bestimmten Fall – oder eine Instanz – eines Workflows widerspiegeln. Teams nutzen diese Fallperspektive häufig, um anomale Prozessergebnisse zu analysieren. Wenn beispielsweise eine bestimmte Instanz eines Workflows zu einer unterdurchschnittlichen Ergebnisqualität führt, können Teams genau isolieren, was schiefgelaufen ist.
Prozessmodelle spiegeln vorhandene Ineffizienzen und Redundanzen in Workflows genau wider und vereinfachen so die Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Wenn Workflows optimiert wurden, können Unternehmen Prozessmodellierung nutzen, um Workflows im gesamten Unternehmen zu standardisieren.
Das Modell dient als Vorlage dafür, wie Prozesse ablaufen sollten, und trägt dazu bei, dass jedes Team und jeder Mitarbeiter den gleichen Prozess auf die gleiche Weise angeht. Dies führt insgesamt zu besser vorhersehbaren Workflows und Ergebnissen.
Prozessmodelle können das Rätselraten bei der Umsetzung und Bewertung neuer Geschäftsprozesse beseitigen. Durch die Erstellung eines Modells für einen neuen Prozess können Geschäftsanwender in Echtzeit sehen, wie dieser Workflow funktioniert, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um eine Prozessoptimierung zu erreichen.
Prozessmodelle können Unternehmen Aufschluss darüber geben, ob Investitionen in Geld und Ressourcen angemessene Renditen erzielen. Durch die Erstellung eines Modells des Standard-Verkaufsprozesses kann ein Unternehmen beispielsweise sehen, wie Vertriebsmitarbeiter die ihnen zur Verfügung stehenden Tools und Systeme nutzen.
Es könnte sich herausstellen, dass ein bestimmtes Tool in den Prozessschritten viel seltener verwendet wird als erwartet. In diesem Fall kann das Unternehmen entscheiden, das Tool nicht mehr zu nutzen und das Geld stattdessen für eine Lösung auszugeben, die das Verkaufsteam während des gesamten Prozesses verwendet.
Prozessmodelle verwandeln komplexe Prozesse in konkrete Bilder und vereinfachen so die Verbreitung und Diskussion von Prozessen im gesamten Unternehmen, was besonders für die Standardisierung des Projektmanagements nützlich ist. Wenn beispielsweise eine Abteilung über einen effizienten Prozess zur Behebung technischer Probleme verfügt, kann das Unternehmen ein Modell dieses Prozesses erstellen, um die Umsetzung auf unternehmensweiter Ebene zu steuern.
Die Prozessmodellierung stattet ein Unternehmen mit objektiver Business Intelligence aus, mit deren Hilfe fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Ressourcenzuweisung, Prozessverbesserung und die allgemeine Geschäftsstrategie getroffen werden können. Mit einem klaren Blick auf die Prozesse können Unternehmensteams sicherstellen, dass Workflows durchweg optimale Ergebnisse liefern. Dies führt zu niedrigeren Betriebskosten, höheren Einnahmen und besseren Geschäftsergebnissen.
Mit der Prozessmodellierung können Unternehmen:
Ohne ein Prozessmodell sind Teams darauf beschränkt, Workflows qualitativ und subjektiv zu besprechen und zu analysieren.
Infolgedessen verstehen Teams ihre Workflows möglicherweise nicht genau. Sie treffen möglicherweise Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Missverständnissen, Annahmen oder unvollständigem Wissen.
Die Prozessmodellierung ermöglicht den Zugriff auf quantitative Workflow-Daten, einschließlich Erfolgs- und Fehlerraten, was eine strengere Analyse von Geschäftsprozessen ermöglicht.
Bevor ein Prozess automatisiert werden kann, muss ein Unternehmen genau verstehen, wie dieser Prozess in der Realität abläuft, einschließlich der Geschäftslogik, die jedem Entscheidungspunkt zugrunde liegt.
Ein Prozessmodell beleuchtet sowohl den Ablauf eines Workflows als auch die Beziehungen zwischen Ereignissen, Akteuren, Tools und Systemen innerhalb und zwischen Prozessen.
Dieser Blickwinkel hilft einem Team, den Prozess selbst und die Business Rules, die seine Ausführung leiten, zu dokumentieren. Diese Informationen vereinfachen den Prozess der effektiven Automatisierung von Workflows beim ersten Mal und ermöglichen dann eine kontinuierliche Verbesserung.
Prozessmodelle bieten Unternehmen eine einfachere Möglichkeit zur Identifizierung potenzieller Prozessoptimierungen. Infolgedessen sind für die Aufrechterhaltung von Geschäftsprozessen weniger Investitionen erforderlich, um positive Ergebnisse zu geringeren Kosten zu erzielen.
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