Was ist Prozessmodellierung?

Ereignisprotokolle und Process Mining sind wesentliche Tools für das Business Process Modeling, die modernen Techniken für das Business Process Modeling zugrunde liegen.

Die meisten IT-Systeme von Unternehmen führen Ereignisprotokolle. Diese Ereignisprotokolle sind digitale Datensätze, die Statusänderungen und Aktivitäten, die als Ereignisse bezeichnet werden, automatisch im System verfolgen. Alles, was innerhalb eines Systems geschieht, kann ein Ereignis sein. Hier sind einige Beispiele für häufige Ereignisse:

• Ein Benutzer meldet sich an.

• Ein Benutzer aktualisiert einen Datensatz.

• Ein Benutzer sendet ein Formular.

• Informationen werden zwischen Systemen übertragen.

Ereignisprotokolle verfolgen sowohl das Auftreten von Ereignissen als auch Informationen zu diesen Ereignissen, z. B. das Gerät, das eine Aktivität ausführt, und wie lange die Aktivität dauert. Ereignisprotokolle dienen als Eingaben bei der Erstellung von Prozessmodellen.

Prozess Mining ist die Anwendung eines Data-Mining-Algorithmus für alle diese Ereignisprotokolldaten. Der Algorithmus identifiziert Trends in den Daten und verwendet die Ergebnisse seiner Analyse, um eine visuelle Darstellung des Prozessablaufs innerhalb des Systems zu erstellen.

Diese visuelle Darstellung ist das Prozessmodell. Je nach dem Prozess, der modelliert werden soll, können Process-Mining-Algorithmen auf ein einzelnes System, mehrere Systeme oder ganze technologische Ökosysteme und Abteilungen angewendet werden.

Business Process Modeling sollte nicht mit Prozesszuordnungen und Process Mining verwechselt werden. Auf der Grundlage von Mitarbeiterberichten werden manuell Prozessabbildungen erstellt, die übergeordnete Workflow-Prozessdiagramme liefern. Beim Process Mining werden Unternehmensdaten analysiert, um Prozessmodelle zu erstellen, die diese Daten nutzen, um objektivere Workflow-Diagramme zu erstellen.

Prozessmodelle bieten Transparenz in Bezug auf die Workflows im Unternehmen und sind somit ein wichtiges Instrument für das Business Process Management. Prozessmodelle können in jedem Szenario verwendet werden, das eine Analyse von Geschäftsprozessen erfordert. Dies sind einige der häufigsten Anwendungsfälle:

Ein einzelnes Prozessmodell kann eine Fülle von Workflow-Daten enthalten, sodass Teammitglieder einen Workflow aus verschiedenen Perspektiven analysieren können. Unternehmensanalysten verwenden häufig die Prozessmodellierung, um diese Workflow-Komponenten hervorzuheben:

• Steuerungsfluss: Die Reihenfolge, in der Schritte und Befehle innerhalb eines Prozesses auftreten, wird als Steuerungsfluss bezeichnet. Ein Prozessmodell stellt ein Flussdiagramm eines Prozesses dar, sodass ein Team sehen kann, welche Schritte wann ausgeführt werden. Diese Perspektive hilft dem Team auch dabei, Abhängigkeiten zwischen den Schritten zu erkennen.

• Unternehmen: Ein Prozessmodell kann erfassen, wer an einem Prozess beteiligt ist – einschließlich Personen, Teams, Systeme und Geräte – und wie sie miteinander interagieren. Diese Perspektive beleuchtet die Verbindungen zwischen Menschen und Systemen, die das soziale Netzwerk des Unternehmens bilden. Auf diese Weise bietet ein Prozessmodell einen Einblick in die Funktionsweise verschiedener Komponenten eines Unternehmens.

• Zeit: Ein Prozessmodell kann aufzeichnen, wie lange ein Prozess insgesamt dauert und wie lange jeder einzelne Schritt dauert, sodass das Team in der Lage ist, Verzug, Verlangsamung und Engpässe innerhalb des Workflows zu erkennen.

• Fall: Ein Prozessmodell kann einen allgemeinen Überblick über den Ablauf eines Workflows bieten oder einen bestimmten Fall – oder eine Instanz – eines Workflows widerspiegeln. Teams nutzen diese Fallperspektive häufig, um anomale Prozessergebnisse zu analysieren. Wenn beispielsweise eine bestimmte Instanz eines Workflows zu einer unterdurchschnittlichen Ergebnisqualität führt, können Teams genau isolieren, was schiefgelaufen ist.

Prozessmodelle spiegeln vorhandene Ineffizienzen und Redundanzen in Workflows genau wider und vereinfachen so die Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Wenn Workflows optimiert wurden, können Unternehmen Prozessmodellierung nutzen, um Workflows im gesamten Unternehmen zu standardisieren.

Das Modell dient als Vorlage dafür, wie Prozesse ablaufen sollten, und trägt dazu bei, dass jedes Team und jeder Mitarbeiter den gleichen Prozess auf die gleiche Weise angeht. Dies führt insgesamt zu besser vorhersehbaren Workflows und Ergebnissen.

Prozessmodelle können das Rätselraten bei der Umsetzung und Bewertung neuer Geschäftsprozesse beseitigen. Durch die Erstellung eines Modells für einen neuen Prozess können Geschäftsanwender in Echtzeit sehen, wie dieser Workflow funktioniert, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um eine Prozessoptimierung zu erreichen.

Prozessmodelle können Unternehmen Aufschluss darüber geben, ob Investitionen in Geld und Ressourcen angemessene Renditen erzielen. Durch die Erstellung eines Modells des Standard-Verkaufsprozesses kann ein Unternehmen beispielsweise sehen, wie Vertriebsmitarbeiter die ihnen zur Verfügung stehenden Tools und Systeme nutzen.

Es könnte sich herausstellen, dass ein bestimmtes Tool in den Prozessschritten viel seltener verwendet wird als erwartet. In diesem Fall kann das Unternehmen entscheiden, das Tool nicht mehr zu nutzen und das Geld stattdessen für eine Lösung auszugeben, die das Verkaufsteam während des gesamten Prozesses verwendet.

Prozessmodelle verwandeln komplexe Prozesse in konkrete Bilder und vereinfachen so die Verbreitung und Diskussion von Prozessen im gesamten Unternehmen, was besonders für die Standardisierung des Projektmanagements nützlich ist. Wenn beispielsweise eine Abteilung über einen effizienten Prozess zur Behebung technischer Probleme verfügt, kann das Unternehmen ein Modell dieses Prozesses erstellen, um die Umsetzung auf unternehmensweiter Ebene zu steuern.