Was ist Prozessverbesserung?

Prozessverbesserung [manchmal auch als Geschäftsprozessverbesserung (BPI) bezeichnet] ist eine Teildisziplin des Business Process Management (BPM), eines Managementansatzes, der das Verständnis und die Kontrolle aller Geschäftsprozesse des Unternehmens zum Ziel hat. BPI-Praktiker verwenden gängige Prozessverbesserungsmethoden wie Lean, Six Sigma, Global 8-D, Total Quality Management, Theory of Constraints und Rummler Bache.

Prozessverbesserung bietet einen strukturierten Ansatz zur Überwachung und Optimierung von organisatorischen Workflows und bringt zahlreiche Nutzen. Durch die systematische Analyse und Verfeinerung von Prozessen können Unternehmen Ineffizienzen beseitigen, Kosten senken und die Produktivität verbessern.

Dieser Ansatz führt zu konsistenteren und zuverlässigeren Ergebnissen, minimiert Fehler und verbessert die Qualität. Prozessverbesserung fördert zudem mehr Transparenz und Verantwortlichkeit, da sie klar definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und Metriken für die Leistung umfasst. Diese Klarheit hilft, Engpässe und Redundanzen schnell zu erkennen und zu beheben, was zu besseren Kundenerfahrungen und höherer Rentabilität führt.

Darüber hinaus steigert die Prozessverbesserung die Agilität und Anpassungsfähigkeit, so dass Unternehmen effektiver auf sich ändernde Marktbedingungen, Kundenbedürfnisse und gesetzliche Anforderungen reagieren können. Sie unterstützt kontinuierliche Verbesserung, indem sie eine Kultur schafft, in der Prozesse regelmäßig überprüft und verfeinert werden, um sicherzustellen, dass sie mit strategischen Zielen und sich wandelnden Geschäftsumgebungen übereinstimmen.

Dieser proaktive Ansatz trägt dazu bei, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, Risiken zu minimieren und nachhaltiges Wachstum zu erzielen. Darüber hinaus führen verbesserte Prozesse zu einer besseren Ressourcennutzung und schnelleren Bearbeitungszeiten, was die Kundenzufriedenheit und den Wettbewerbsvorteil deutlich steigern kann.

Die Schritte zur Prozessverbesserung unterscheiden sich je nach Methodik, aber ein allgemeiner Ansatz umfasst Folgendes:

Der erste Schritt besteht darin, die Prozesse zu identifizieren, die verbessert werden müssen, einen auszuwählen, der sich erheblich auf die Unternehmensleistung und Kundenzufriedenheit auswirkt, und seinen Umfang klar zu definieren.

Als Nächstes wird der aktuelle Prozess detailliert dargestellt und ein umfassendes Flussdiagramm oder Diagramm erstellt, das alle Schritte, Eingaben, Ausgaben und beteiligten Stakeholder umreißt. Die Karte enthält relevante Leistungsdaten wie Zykluszeit, Fehlerraten und Kundenfeedback.

Anschließend wird der aktuelle Prozess detailliert dargestellt , wobei ein umfassendes Flussdiagramm oder Diagramm erstellt wird, das alle Schritte, Eingaben, Ausgaben und Stakeholder darstellt. Die Karte enthält relevante Leistungsdaten wie Zykluszeit, Fehlerraten und Kundenfeedback.

Analysieren Sie als Nächstes die Prozesslandkarte, um Ineffizienzen, Engpässe und Verschwendung zu identifizieren. Eine Ursachenanalyse kann dabei helfen, die Quellen von Problemen zu identifizieren.

Nach Abschluss der Analyse besteht der nächste Schritt darin, Verbesserungsstrategien zu entwickeln, indem gemeinsam mit den Stakeholdern mögliche Lösungen erarbeitet und die Machbarkeit und die Auswirkungen jeder Option bewertet werden.

Diese Strategie führt zur Erstellung eines detaillierten Aktionsplans, der die Schritte, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Ressourcen festlegt, die für die Umsetzung der gewählten Verbesserungen erforderlich sind. Die Umsetzung dieser Änderungen beinhaltet die Durchführung des Aktionsplans und die Vornahme notwendiger Anpassungen am Prozess.

Die kontinuierliche Überwachung und Messung der Prozessänderungen umfasst die Verfolgung von KPI und das Einholen von Feedback zur Bewertung der Effektivität der Verbesserungen.

Die erfolgreichen Änderungen werden anschließend standardisiert, indem der verbesserte Prozess dokumentiert und neue Standardarbeitsanweisungen (SOPs) erstellt werden. Die Schulung und Einarbeitung der Mitarbeiter in diese neuen Verfahren stellt sicher, dass alle die Veränderungen verstehen und aufrechterhalten können. Der letzte Schritt besteht in der regelmäßigen Überprüfung des Prozesses, um sicherzustellen, dass die Verbesserungen erhalten bleiben und weiterhin zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Diese Strategie fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der regelmäßig um Feedback gebeten und bei Bedarf weitere Verbesserungen vorgenommen werden.

Initiativen zur Prozessverbesserung können eine oder mehrere gängige Methoden umfassen.

Die Lean-Methode ist ein systematischer Ansatz der japanischen Schule für schlanke Fertigung, der sich darauf konzentriert, den Kundennutzen zu maximieren und gleichzeitig Verschwendung zu minimieren. Das aus dem Toyota-Produktionssystem stammende Konzept zielt darauf ab, mit weniger Ressourcen mehr Wert zu schaffen, indem Aktivitäten, die keinen Mehrwert schaffen, identifiziert und eliminiert werden, um Prozesse zu rationalisieren. Zu den wichtigsten Prinzipien gehören die Definition von Wert, die Abbildung des Wertstroms, die Sicherstellung eines kontinuierlichen Flusses, die Implementierung von Pull-Systemen und das Streben nach Perfektion durch kontinuierliche Verbesserung (Kaizen). Lean nutzt Managementinstrumente wie 5S, Wertstromanalyse und Kanban, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Qualität zu verbessern. Dadurch wird eine Kultur der kontinuierlichen Prozessverbesserung und des Mitarbeiterengagements gefördert.

Die flexible Methodik ist ein iterativer, teambasierter Ansatz für Softwareentwicklung und Projektmanagement, bei dem Flexibilität, Zusammenarbeit und Kunden-Feedback im Vordergrund stehen. Flexible Prozessverbesserungsprojekte werden in kleine, überschaubare Aufgaben unterteilt, die als Iterationen oder Sprints bezeichnet werden und typischerweise 1–4 Wochen dauern. Die Teams arbeiten eng mit den Kunden zusammen, um Funktionen zu priorisieren und sich an veränderte Anforderungen anzupassen. Regelmäßige Meetings, wie zum Beispiel tägliche Stand-up-Meetings und Sprint-Reviews, gewährleisten Transparenz und Abstimmung. Flexible Frameworks wie Scrum und Kanban bieten Strukturen zur Planung, Durchführung und Überwachung des Fortschritts. Durch die Förderung von Anpassungsfähigkeit und schneller Wertbereitstellung ermöglicht Agile den Teammitgliedern, schnell auf Feedback zu reagieren und hochwertige Produkte effizient zu liefern.

Six Sigma ist eine datengesteuerte Methode zur Verbesserung der Prozessqualität durch Identifizierung und Beseitigung von Fehlern und Schwankungen. Es verwendet statistische Tools und Techniken zur Prozessverbesserung, um die Ursache von Problemen zu identifizieren, und strebt nach nahezu Perfektion mit einem Ziel von nicht mehr als 3,4 Fehlern pro Million Gelegenheiten. Das DMAIC-Framework (nach den englischen Begriffen Define, Measure, Analyze, Improve, Control) ist zentral für Six Sigma und dient als Leitfaden für Problemlösungs- und Prozessverbesserungsmaßnahmen.

Total Quality Management (TQM) ist ein umfassender Managementansatz, der auf kontinuierliche Verbesserung und Kundenzufriedenheit ausgerichtet ist. Es bindet alle Mitglieder eines Unternehmens in die Verbesserung von Prozessen, Produkten, Dienstleistungen und der Unternehmenskultur ein. Zentrale Prinzipien sind ein starker Kundenfokus, vollständige Mitarbeiterbeteiligung, prozesszentriertes Denken, integrierte Systeme, strategische und systematische Ansätze, kontinuierliche Verbesserung, faktenbasierte Entscheidungsfindung und effektive Kommunikation. Zu den TQM-Tools gehören Qualitätszirkel und statistische Prozesskontrolle.

Business Process Reengineering (BPR) ist ein radikaler Ansatz zur Prozessverbesserung, der das Überdenken und Neugestalten des Kerngeschäfts beinhaltet. Mit dieser Methode lassen sich dramatische Verbesserungen bei kritischen Leistungsmerkmalen wie Kosten, Qualität, Service und Geschwindigkeit erzielen. BPR konzentriert sich auf die Identifizierung und Beseitigung veralteter, ineffizienter Prozesse und deren Ersetzung durch rationalisierte, effektive Prozesse. Die Schritte umfassen die Erfassung bestehender Prozesse, deren Analyse zur Identifizierung von Bereichen mit erheblichem Verbesserungspotenzial, die Entwicklung neuer Prozesse, die Umsetzung der Änderungen und die Überwachung der Ergebnisse. BPR zielt eher auf greifbare Durchbrüche als auf inkrementelle Verbesserungen ab, was oft zu großen Veränderungen in der Arbeitsweise von Unternehmen führt.

Der PDCA-Zyklus ist ein Modell zur kontinuierlichen Verbesserung. Es beginnt mit dem „Plan“, in dem Ziele und Prozesse zur Erzielung von Ergebnissen definiert werden. Als nächstes setzt „Do“ den Plan in kleinem Maßstab um. „Check“ beinhaltet die Bewertung der Ergebnisse anhand der Erwartungen und die Identifizierung von Unstimmigkeiten. Schließlich standardisiert „Act“ erfolgreiche Prozesse oder überarbeitet Pläne für weitere Verbesserungen. Dieser iterative Zyklus fördert die kontinuierliche Verbesserung von Qualität und Effizienz und ist damit die Grundlage für effektive Prozessverbesserungen und Problemlösungen in verschiedenen Branchen.

Technologie spielt eine zentrale Rolle bei der Prozessverbesserung, indem sie intelligente Werkzeuge, Vorlagen, Workflow-Automatisierungen, Datenanalysefunktionen und Kommunikationsplattformen bereitstellt, die Geschäftsabläufe optimieren und die operative Effizienz steigern.