Was ist Wartungsmanagement?

Wartungsstrategien stützen sich auf verschiedene Arten von Wartungsaktivitäten, um ihre Ziele zu erreichen, einschließlich der Vermeidung von Ausfallzeiten und der Erzielung von Kosteneinsparungen.

In gewisser Weise ist das Instandhaltungsmanagement eine Form des Enterprise Asset Managements (EAM), da es direkt mit der Instandhaltung physischer Anlagen wie Einrichtungen verbunden ist.

Es gibt jedoch einen Unterschied. EAM verfolgt die Asset-Leistung über den gesamten Asset-Lebenszyklus hinweg, einschließlich ihrer frühen Geschichte, wie beispielsweise der Akquisition. Ein Wartungsmanagementprogramm konzentriert sich stärker auf die späteren Phasen im Lebenszyklus des jeweiligen Assets. Ein wichtiger Aspekt ist die Entscheidung darüber, was erforderlich ist, um die Lebensdauer der Einrichtung und die Leistung des Equipment während dieser Zeiträume effektiv zu verlängern.

Wenn sie nicht ordnungsgemäß gepflegt werden, können Assets wie Einrichtungen schnell an Wert verlieren. Dieser Aspekt ist einer der Gründe, warum das Instandhaltungsmanagement ein bedeutendes Geschäftsfeld darstellt.

Jedes Jahr, wenn die Buchhalter des Unternehmens im Rahmen der jährlichen Unternehmensprüfung die Finanzen berechnen, werden die Gesamtvermögenswerte einer Organisation in diese Berechnungen einbezogen. Unternehmen, die Eigentümer physischer Assets sind, stehen unter erheblichem wirtschaftlichen Druck, die Assets in einem guten Zustand zu halten, damit diese Assets als möglichst wertvoll eingestuft werden können.

Es ist schwierig, eine genaue Schätzung darüber zu erhalten, was Unternehmen und Privatpersonen weltweit für Wartungsmanagement ausgeben. Grobe Schätzungen gehen jedoch davon aus, dass US-Unternehmen jedes Jahr zwischen 10 und 25 USD pro Quadratfuß investieren, um die von ihnen gebauten oder gemieteten Gewerbeimmobilien zu unterhalten. Wenn Sie diese Zahl mathematisch hochrechnen, kommen Sie auf Hunderte von Milliarden, die jedes Jahr für die Instandhaltung gewerblicher Gebäude in den USA ausgegeben werden.

Das Wort „Wartung“ ist ein Begriff, den fast jeder instinktiv versteht, obwohl es sich um einen Oberbegriff handelt, mit dem Menschen eine Vielzahl von Wartungsaufgaben beschreiben. Hier ist eine Liste der häufigsten Wartungsarbeiten: 

• Allgemeine Innenreinigung
• Korrektive Gebäudereparaturen
• Grundreinigung von Fußböden
• Müllabfuhr
• Recycling- und Nachhaltigkeitsinitiativen
• Fensterputzen
• Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagenservice (HVAC)
• Wartung von Sanitäranlagen
• Instandhaltung des Stromversorgungssystems
• Reparaturen am Stromnetz
• Brandschutzmaßnahmen
• Standort-Sicherheitsschutz
• Landschaftsgestaltung und Standortplanung
• Routinen zur Grundstückspflege
• Abwassermanagement

Auch wenn Cybersicherheit auf den ersten Blick nicht unbedingt in diese Liste zu passen scheint, stellt sie doch eine wichtige Form der proaktiven Wartung dar, die katastrophale Folgen verhindert.

In vielerlei Hinsicht könnte man argumentieren, dass Cybersicherheit eine höhere Priorität haben sollte als alle anderen genannten Aktivitäten, insbesondere wenn man Aspekte wie die folgenden berücksichtigt: 

• Datenschutzverletzungen können den Ruf eines Unternehmens in einer Weise schädigen, die niemals vollständig wiederhergestellt werden kann.
• Cyber-Lösegeldforderungen können die Gewinne eines Unternehmens schneller vernichten als ein Brand in einer Einrichtung.
• Cyberangriffe können auf das elektrische System einer Einrichtung abzielen und den Zugang zu Stromnetzen gefährden.

Jeder dieser Gründe kann für jedes Unternehmen eine entscheidende Veränderung bedeuten. Daher wird Cybersicherheit auch weiterhin ein Thema von höchster Bedeutung für das Facility Management bleiben. Zusammen genommen verdeutlichen diese Gründe, warum die Berücksichtigung von Cybersicherheitsanforderungen für jedes moderne Unternehmen unerlässlich ist.

Genauso wie es mehr Wartungsaufgaben gibt, als wir zunächst vermuten würden, gilt dies auch für die Arten des Wartungsmanagements, darunter:

Eine proaktive Wartungsstrategie, die darauf ausgelegt ist, Geräteausfälle zu verhindern und Systemausfälle vorzubeugen. Die geplante Wartung zielt darauf ab, Leistungsproblemen zuvorzukommen. Diese Strategie wird umgesetzt, indem alle vom Hersteller empfohlenen Wartungsprozesse durchgeführt und die vorgeschlagenen Wartungspläne eingehalten werden.

Geplante Wartungsarbeiten, auch als „präventive Wartung“ bezeichnet, erfordern umfangreiche Vorausplanung und Priorisierungsmaßnahmen.

Beispiel: Ein Unternehmen, das planmäßige Wartungsarbeiten durchführt, erstellt in der Regel eine Prognose für seine Wartungsaktivitäten für das gesamte Jahr. Anschließend würde man mit der Planung für die Beschaffung von Ersatzteilen fortfahren, die im Laufe des Jahres für Reparaturen benötigt werden. Dieser Vorgang wird auch dann durchgeführt, wenn der tatsächliche Kauf dieser Teile erst später im Kalenderjahr erfolgt.

Im krassen Gegensatz zur geplanten Wartung könnte die reaktive Wartung durchaus als „Abwarten und sehen, was kaputt geht”-Ansatz bezeichnet werden. Reaktive Wartung ist auch unter verschiedenen anderen Bezeichnungen bekannt, darunter „ungeplante Wartung“ und „Störungswartung“.

Unter den Wartungsplänen erfordert dieser Ansatz den geringsten Koordinations- und Planungsaufwand. Leider führt dieser Ansatz auch zu den längsten ungeplanten Ausfallzeiten. Diese Unterbrechung tritt auf, weil die erforderlichen Notfallreparaturen nicht vorhersehbar sind und Ersatzteile (falls erforderlich) wahrscheinlich zu erhöhten Preisen beschafft werden müssen.

Darüber hinaus kann der Ausfall eines physischen Systems Auswirkungen auf andere Einrichtungen haben.

Beispiel: Probleme mit undichten Rohrleitungen können zu Schimmelbildung führen, die eine professionelle Beseitigung durch Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechniker erfordert.

Die zustandsorientierte Instandhaltung (Condition-Based Maintenance, CBM) ist eine Form des vorausschauenden Wartungsmanagements, die sich fortschrittliche Methoden zunutze macht. Darüber hinaus stützt es sich auf den Einsatz von Sensoren, die an oder in wichtigen Geräteteilen angebracht sind, um die Zuverlässigkeit und die fortlaufende Funktionsfähigkeit der Anlagen zu überwachen.

Die von CBM-Sensoren generierten Wartungsdaten erfassen wichtige Kennzahlen zur Betriebseffizienz, die mit festgelegten Basiswerten verglichen werden, um Abweichungen von der erwarteten Leistung zu erkennen. Anhand der Muster kann ein Unternehmen frühzeitig erkennen, ob ein Gerät oder System bald ausfallen wird.

Mit Sensorinformationen und datengesteuerten Entscheidungen können kostengünstige Notfallreparaturen durchgeführt werden, bevor die wertvolle Betriebszeit abläuft.

Beispiel: Eine Schwingungsanalyse kann Aufschluss darüber geben, wann sich Metallwellen verbogen haben oder Kugellager kurz vor dem Durchbrennen stehen.

Vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance, PdM) blickt in eine Glaskugel und prognostiziert präzise, wann Geräte ausfallen werden. So können Reparaturen vorausschauend durchgeführt werden und mögliche Ausfallzeiten lassen sich bereits im Vorfeld minimieren.

PdM erreicht diesen Trick, indem fortschrittliche Algorithmen eingesetzt und historische Daten untersucht werden. Obwohl PdM und CBM auf den ersten Blick ähnlich erscheinen, verfolgen sie ihre Mission auf unterschiedliche Weise. CBM nutzt Echtzeitdaten, um Abweichungen in der Geräteleistung zu erkennen, während PdM auf weiterentwickelte Techniken (basierend auf KI und maschinellem Lernen) zurückgreift, um Geräteausfälle vorherzusagen.

Beispiel: Ein wichtiger industrieller Motor einer Produktionsanlage hängt von der Qualität seines Öls ab. PdM nutzt Sensoren und KI, um eine gründliche Analyse des Öls und Schätzungen zu seiner voraussichtlichen Lebensdauer zu liefern.

Eine andere proaktive Form des Wartungsprogramms für Einrichtungen, die zuverlässigkeitsorientierte Instandhaltung (RCM), verfolgt einen präventiven Ansatz für wichtige Betriebsgeräte und untersucht, was passiert, wenn Geräte ausfallen. Es werden die Ursachen von Ausfällen untersucht und wie sich diese auf die Fähigkeit der Geräte auswirken können, ihre Kernfunktionen auszuführen.

RCM erfordert die funktionsübergreifende Beteiligung von Mitgliedern des Wartungsteams und kann die Bestandsverwaltung von Ersatzteilen für anstehende Wartungsarbeiten umfassen. Als strukturierter Prozess zur Verbesserung der Entscheidungsfindung unterstützt RCM Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Beispiel: Eine Wasserpumpe funktioniert jahrelang ohne Zwischenfälle. Auf Basis des Wissens über die Lebenserwartung der Pumpe wird die präventive Wartung so geplant, dass sie vor dem Ausfall der Pumpe erfolgt. 

Die Art und Weise, wie eine Instandhaltungsabteilung das Instandhaltungsmanagement durchführt, hängt von Faktoren wie der Art des gewählten Instandhaltungsmanagements und den genauen Zwecken ab, für die es eingesetzt wird. Aber einige gängige Wartungsmanagement-Tools und -Praktiken kommen typischerweise zum Einsatz.

Der erste Bereich ist das Work Order Management, das eine standardisierte Methode zur Verwaltung von Wartungsaufgaben von Anfang bis Ende bietet. Arbeitsaufträge fassen die verschiedenen Schritte zusammen, die eine Wartungsaufgabe umfasst, sodass Wartungsabteilungen eine klare Vorstellung davon haben, was in jedem Teil dieses Prozesses von ihnen erwartet wird.

Teams fügen Checklisten an Arbeitsaufträge an, um diese Schritte besser aufzuschlüsseln.

Tabellenkalkulationen werden ebenfalls als kostengünstige Methode zur Verwaltung von Informationen wie Zeitplänen und Arbeitsaufträgen eingesetzt. Teams arbeiten oft daran, sicherzustellen, dass Tabellenkalkulationen automatisiert sind und relevante Berechnungen durchführen können.

In mancher Hinsicht sind die Möglichkeiten von Tabellenkalkulationen jedoch nach wie vor ziemlich begrenzt. Beispielsweise stellt die Anzeige von Tabellenkalkulationen auf einem Mobilgerät nach wie vor eine visuelle Herausforderung dar. Darüber hinaus kommt es bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen häufig zu manuellen Fehlern seitens der Benutzer.

Im Gegensatz dazu erweisen sich Dashboards als deutlich vorteilhafter. Sie bieten eine visuelle Schnittstelle, die verschiedene Eingaben in einem einzigen Display zentralisiert, viele Leistungsinformationen (einschließlich verwandter Metriken) übermittelt und zeigt, wie verschiedene Arbeitsaufträge voranschreiten.

Ebenso kann ein Dashboard die Teammitglieder über anstehende Ausfallzeiten informieren, falls Geräte repariert werden müssen, und sie darauf hinweisen, ob sie alternative Geräte benötigen. Über all diese Informationen hinaus sorgen Dashboards dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, indem sie allen Teammitgliedern eine einheitliche und ständig aktualisierte Übersicht über das aktuelle Geschehen bieten.

Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) kann noch beeindruckender sein. Die CMMS-Software verwaltet kompetent alle Phasen des Instandhaltungsmanagements einer Anlage und optimiert sowohl Aufgaben als auch Workflows.

Weitere Vorteile der Verwendung einer Wartungsmanagement-Software sind die Möglichkeit, Wartungspläne zu optimieren und Aufgaben des Wartungsmanagements zu automatisieren. Mit CMMS-Software kann ein Unternehmen wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie die mittlere Betriebsdauer zwischen Ausfällen (MTBF) und Wartungskosten analysieren.

CMMS-Software unterstützt auch das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung. Damit ist der Punkt endgültig erreicht, an dem die Wartung von einer rein reaktiven Haltung zu einem proaktiven Ansatz übergeht, der sich auf Leistungsdaten stützt und durch die neuesten KI-Verbesserungen unterstützt wird.