Was sind Chatbots für HR?

Chatbots für HR sind KI-gestützte Werkzeuge, die Personalabteilungen dabei unterstützen, verschiedene HR-Funktionen zu automatisieren und zu optimieren.

Heutige HR-Chatbots nutzen Technologien der künstlichen Intelligenz (KI), darunter die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), generative KI und dialogorientierte KI, um routinemäßige Aufgaben zu bewältigen. Diese Aufgaben umfassen das Onboarding von Mitarbeitern, die Beantwortung häufig gestellter Fragen (FAQs), die Verwaltung von Urlaubsanträgen und die Unterstützung von Einstellungsprozessen.

Diese KI-Agenten fungieren als digitale Assistenten, die in Kommunikationsplattformen (zum Beispiel Slack oder Microsoft Teams) oder HR-Systeme (zum Beispiel Workday, Personalinformationssystem (HRIS, Human Resources Information System), SAP) eingebettet sind. Sie geben sofortige Antworten auf Mitarbeiteranfragen und greifen auf Unternehmensrichtlinien zu, ohne auf einen HR-Profi zu warten.

Personalabteilungen verwalten eine breite Palette von Prozessen – von Self-Service-Aufgaben der Mitarbeiter und häufig gestellten Fragen bis hin zu komplexen Workflows mit Personalbeschaffung, Onboarding und Mitarbeitermotivation. Viele davon sind sich wiederholende Aufgaben, die ein hohes Aufkommen an Support-Tickets, E-Mails und mehr verursachen. Automatisierung, insbesondere beim Einsatz von Chatbots, ist eine wichtige Methode, mit der Personalabteilungen ihre Arbeit optimieren können.

Eine Gartner-Umfrage von Februar 2024 unter HR-Führungskräften ergab, dass 38 % bereits generative KI testen, planen oder implementiert haben – ein deutlicher Anstieg gegenüber 19 % Mitte 2023. Die wichtigsten Anwendungsfälle, die von diesen Führungskräften priorisiert werden, sind mitarbeiterorientierte Chatbots für HR-Dienstleistungen (43 %), die Automatisierung administrativer HR-Aufgaben und Unternehmensrichtlinien (42 %) sowie die Unterstützung von Rekrutierungsprozessen (41 %).¹

Darüber hinaus ergab eine Studie der Society for Human Resource Management (SHRM) aus dem Jahr 2024 mehrere Vorteile für Unternehmen, die einen KI-gestützten HR Chatbot einsetzen. Diese Vorteile sind eine durchschnittliche Zeitersparnis von 30 % bei Verwaltungsaufgaben und eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit um 25 % mit den Personaldienstleistungen.² Dies deutet darauf hin, dass KI-Agenten und andere Formen der Automatisierung zu zentralen HR-Tools werden, die HR-Führungskräften helfen, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Die Akzeptanz von HR Chatbots steigt aufgrund ihrer Fähigkeit, die Effizienz zu steigern, die Workloads zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. Zu den wichtigsten Vorteilen dieser HR-Lösungen gehören:

HR-Chatbots können wiederkehrende Aufgaben wie die Beantwortung häufig gestellter Fragen, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und die Abwicklung von Gehaltsabrechnungsanfragen übernehmen. Diese Fähigkeit reduziert den Zeitaufwand der Personalverantwortlichen für administrative Aufgaben und ermöglicht es ihnen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.

Ein HR-Bot ist immer verfügbar. Es bietet sofortige Unterstützung für Mitarbeiter weltweit über verschiedene Zeitzonen hinweg und macht so das Warten auf einen HR-Experten während der Geschäftszeiten überflüssig. Dieses Self-Service-Modell ermöglicht es den Mitarbeitern, sofortige Antworten auf ihre Fragen zu erhalten, was zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit führt.

HR Chatbots sammeln und analysieren Mitarbeiterdaten und bieten Personalleitern wertvolle Metriken für die Entscheidungsfindung. Chatbots können zum Beispiel häufige Probleme von Mitarbeitern identifizieren oder die Effektivität von Personaldienstleistungen messen.

Ein Chatbot antwortet über seine Wissensdatenbank – die mit offiziellen HRIS-Daten und Richtliniendokumenten synchronisiert ist. Durch diesen Prozess wird das Risiko menschlicher Fehler oder der Weitergabe inkonsistenter Informationen verringert, wodurch sichergestellt wird, dass alle Mitarbeiter regelkonforme und korrekte Anweisungen erhalten.

HR Chatbots können eine große Anzahl von Anfragen gleichzeitig bearbeiten und eignen sich daher ideal für große Unternehmen oder während Spitzenzeiten wie Rekrutierungskampagnen.

Ein Chatbot ist eine Softwareanwendung, mit der ein Online-Chatgespräch über Text oder Text-to-Speech geführt werden kann. Frühe Versionen waren einfache, regelbasierte Programme; heute werden sie von dialogorientierter KI angetrieben. Diese fortschrittlichen agentischen KI-Lösungen nutzen mehrere Schlüsseltechnologien:

• Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP): Dieser Zweig der künstlichen Intelligenz gibt Computern die Fähigkeit, menschliche Sprache zu verstehen, zu interpretieren und auf sinnvolle Weise darauf zu reagieren. NLP ermöglicht es einem Chatbot, die Absicht hinter der Frage eines Mitarbeiters zu verstehen, selbst wenn diese umgangssprachlich formuliert ist („Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“). anstelle einer formalen Anfrage.
• Maschinelles Lernen (ML): Chatbots nutzen maschinelles Lernen, um ihre Leistung im Laufe der Zeit zu verbessern. Mit jeder Interaktion lernen sie, die Bedürfnisse der Nutzer besser zu verstehen und genauere und relevantere Antworten zu geben, indem sie ihre Antworten auf der Grundlage von Mitarbeiterfeedback und Erfolgsquoten verfeinern.
• Generative KI: Eine bahnbrechende Entwicklung – generative KI hilft Chatbots, über vorprogrammierte Antworten hinauszugehen. Sie können jetzt neue, kontextuell relevante Texte erstellen, komplexe Dokumente zusammenfassen (wie einen 50-seitigen Vorteil-Nutzen-Leitfaden) und grundlegende Kommunikationen entwerfen.

Diese Technologien ermöglichen es KI-gestützten Chatbots, komplexe Gespräche zu führen und mehrstufige Workflows zu automatisieren. Eine zentrale Stärke ihrer Funktionalität ist die Integration mit dem bestehenden Technologie-Stack eines Unternehmens.

Ein HR-Bot kann sich direkt mit einem Humanressourcen-Informationssystem (HRIS) wie Workday oder SAP verbinden sowie mit Kommunikationsplattformen wie Slack, Microsoft Teams und Recruiting-Tools auf LinkedIn. Mit dieser Funktion kann der Chatbot personalisierte Mitarbeiterdaten (z. B. verbleibende Urlaubstage) abrufen und Aktionen (wie einen abgesendeten Urlaubsantrag) in das richtige System übertragen.

HR-Chatbots werden heute im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus eingesetzt – vom Moment der Bewerbung bis zum letzten Schritt des Offboardings am Ende des Arbeitsverhältnisses. Sie können auf folgende Anwendungen angewendet werden:

Die Personalbeschaffung erfordert die Betreuung mehrerer Kandidaten sowie ständige Kommunikation und Koordination. HR-Chatbots machen es einfacher, indem sie viele der ersten Schritte im Einstellungsprozess automatisieren. Wenn ein Chatbot auf einer Karriereseite eingebunden oder mit Plattformen wie LinkedIn verbunden wird, kann er Kandidaten begrüßen.

Sie können vor dem Screening auch Fragen zur Erfahrung oder zur Arbeitsgenehmigung stellen und grundlegende Informationen sammeln, bevor ein Personalvermittler hinzugezogen werden muss. Sie können auch bei zeitraubenden Aufgaben wie der Planung von Vorstellungsgesprächen, der Suche nach gegenseitig verfügbaren Zeitfenstern und der Verwaltung von E-Mails helfen und so die Erfahrung der Bewerber verbessern.

So arbeitete FloCareer beispielsweise mit IBM watsonx Orchestrate® und ThisWay Global zusammen, um dessen Rekrutierungsabläufe zu automatisieren – einschließlich der Suche und Auswahl von Kandidaten, der Durchführung von Kontaktaufnahmen und der Planung von Interviews. Mithilfe von Befehlen in natürlicher Sprache fand die Lösung schnell qualifizierte Fachkräfte, koordinierte Vorstellungsgespräche und integrierte sich in die Einstellungssysteme des Unternehmens. Durch diese Automatisierung konnte FloCareer die Einstellungszeit verkürzen, eine hohe Zufriedenheitsrate der Kandidaten (94 %) aufrechterhalten und seinen globalen Pool an freiberuflichen Interviewern um 10–20 % erweitern.

Sobald ein Kandidat ein Angebot annimmt, helfen Chatbots neuen Mitarbeitern bei der Einarbeitung, indem sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu Unterlagen, Kontoeinrichtung, Zugriff auf HR-Systeme und allen erforderlichen Schulungsprogrammen bereitstellen. Durch die Onboarding-Automatisierung sind Chatbots in Personalinformationssystem (HRIS, Human Resources Information System) -Plattformen wie Workday oder SAP integriert, sodass sie Aufgaben automatisch verfolgen und Erinnerungen senden können.

Sie können auch Fragen zu Unternehmensrichtlinien oder Onboarding-Prozessen beantworten. Anstatt in Intranetseiten oder umfangreichen Handbüchern zu suchen, können neue Mitarbeiter einfach grundlegende Fragen stellen wie „Wo lade ich meine Steuerformulare hoch?“ oder „Was muss ich vor meinem ersten Arbeitstag tun?“ und erhalten sofort Antworten.

Chatbots sind auch beim Offboarding wertvoll, wo Konsistenz und Compliance unerlässlich sind. Sie können Unternehmensvermögen sammeln, Kontodeaktivierungs-Workflows einleiten und Mitarbeiterfeedback über Austrittsbefragungen sammeln. Die Automatisierung dieser Schritte stellt sicher, dass keine Aufgabe übersehen wird und dass das Offboarding reibungslos und respektvoll verläuft.

Der häufigste – und sichtbarste – Anwendungsfall ist die Echtzeit-Mitarbeiterunterstützung. Mitarbeiter benötigen oft schnelle Antworten zu Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Urlaubsrichtlinien oder administrativen Abläufen – und ein Chatbot kann als digitaler HR-Helpdesk fungieren.

Durch die Integration mit Slack oder Microsoft Teams wird ein Chatbot zu einer dialogorientierten Schnittstelle zur Wissensdatenbank und den HR-Systemen des Unternehmens. Mitarbeiter können Urlaub beantragen, persönliche Daten aktualisieren oder die Berechtigung für Vorteile prüfen, ohne separate Anwendungen zu öffnen. Diese notwendige Personalunterstützung ist immer verfügbar.

IBMs eigener interner virtueller Agent, AskHR, hat mehr als 80 HR-Aufgaben automatisiert und bearbeitet jährlich über 2,1 Millionen Mitarbeitergespräche. 2025 integrierte das Team IBM watsonx Orchestrate, um die generativen KI- und agentischen Automatisierungsfunktionen von AskHR zu verbessern. Diese Aktualisierungen bedeuten, dass Mitarbeiter personalisierte Antworten erhalten können, die mit der Gehaltsabrechnung und den lokalen HR-Richtlinien übereinstimmen. Sie können Arbeitsbestätigungen anfordern, Urlaubsanträge absenden oder sich Anregungen für die Reiseplanung geben lassen – alles wird vom Agenten erledigt.

Neben der Automatisierung von Aufgaben können Chatbots als Engagement-Tools dienen, die das Talentmanagement unterstützen. Sie können proaktiv nach dem Befinden der Mitarbeiter fragen, kurze Umfragen durchführen und Feedback einholen. Diese dialogorientierten Umfragen wirken natürlicher als herkömmliche E-Mail-Formulare und führen daher oft zu einer höheren Beteiligung.

Durch die Analyse der Reaktionen der Mitarbeiter können HR-Teams aufkommende Probleme im Bereich Mitarbeiterengagement erkennen und mit gezielten Maßnahmen reagieren. Da Chatbots mit den Mitarbeitern in Echtzeit interagieren, können sie Trends aufdecken, die sonst vielleicht unbemerkt bleiben würden, wie z.B. wiederkehrende Fragen zur Workload oder Unzufriedenheit mit einem Prozess. Ziel ist es, das allgemeine Mitarbeitererlebnis zu verbessern und die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen ist eine sich wiederholende, aber unerlässliche Aufgabe der Personalabteilung. Chatbots vereinfachen den Prozess, indem sie Anfragen direkt über dialogorientierte Eingabeaufforderungen bearbeiten. Mitarbeiter können den Chatbot bitten, ihren Urlaubssaldo zu überprüfen oder Urlaub zu beantragen, dann absendet der Bot die Anfrage automatisch im HRIS. Mit der Workflow-Automatisierung bestätigt der Chatbot Urlaubssaldo und Anfragen und protokolliert bei Bedarf Genehmigungen. Damit entfällt das Hin- und Herschreiben von E-Mails und die Wartezeiten für Mitarbeiter und Manager werden verkürzt.

Durch die Anbindung an Lernmanagementsysteme (LMS) können Chatbots Kurse oder Schulungsmodule empfehlen, die auf den Interessen oder dem Karriereverlauf eines Mitarbeiters basieren. Ein Softwareentwickler könnte beispielsweise fragen: „Empfehlen Sie Kurse zur Verbesserung meiner Cloud-Zertifizierungskenntnisse“, und der Chatbot kann Optionen finden und den Fortschritt verfolgen.

Bis 2025 werden fast 75 % der Interaktionen von Mitarbeitern mit Personalabteilungen über dialogorientierte KI-Plattformen initiiert werden.³ Die Implementierung eines KI-Agenten zur Automatisierung und Orchestrierung wichtiger HR-Prozesse kann komplex sein, ist aber kein mehrjähriges, ressourcenintensives Projekt mehr. Moderne Plattformen sind auf ein beschleunigtes Time-to-Value ausgelegt. Wichtige zu berücksichtigende Faktoren sind:

Stellen Sie sicher, dass der Chatbot nahtlos in Ihre bestehenden Personalinformationssysteme (zum Beispiel HRIS, Workday, SAP) und Kommunikationsplattformen (z. B. Slack, Microsoft Teams) integriert ist. Vorkonfigurierte Integrationen, wie sie beispielsweise von den HR-Agenten von IBM angeboten werden, können den Zeitaufwand und die Komplexität der Implementierung erheblich reduzieren, indem sie einen reibungslosen Datenfluss über Ihren bestehenden Stack hinweg ermöglichen.

Wählen Sie eine Chatbot-Lösung, die auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann und mit dem Wachstum Ihrer Belegschaft skalierbar ist. Suchen Sie nach Plattformen, die es HR-Teams ermöglichen, den Chatbot ohne umfangreiche technische Fachkenntnisse zu konfigurieren und anzupassen. Zum Beispiel bieten IBMs HR-Agenten intuitive Autorenwerkzeuge, die HR-Teams befähigen, den Chatbot an ihre individuellen Richtlinien und Prozesse anzupassen, ohne stark auf IT-Support angewiesen zu sein.

Stellen Sie sicher, dass der Chatbot die Datenschutzbestimmungen einhält und sensible Mitarbeiterinformationen sicher behandelt. Fortschrittliche Lösungen wie IBMs watsonx Orchestrate Plattform enthalten robuste Sicherheitsfunktionen, um Mitarbeiterdaten zu schützen und gleichzeitig die Einhaltung globaler Standards zu gewährleisten.

Verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPI) wie Mitarbeiterzufriedenheit, Zeit bis zur Einstellung und die Reduzierung der Support-Tickets, um die Effektivität des Chatbots zu messen. Fortgeschrittene Plattformen bieten zudem Analyse, um HR-Teams zu helfen, die Leistung des Chatbots kontinuierlich zu verbessern und weitere Möglichkeiten der Automatisierung zu identifizieren.

Bewertung der Preisgestaltung von Chatbot-Lösungen und Berechnung des potenziellen Return on Investment (ROI) auf Basis von Zeit- und Kosteneinsparungen. Lösungen, die komplexe, mehrstufige Aufgaben automatisieren und Workflow optimieren, können erhebliche Einsparungen ermöglichen, indem sie den Zeitaufwand der HR-Teams für sich wiederholende Aufgaben reduzieren und die Gesamtproduktivität verbessern.