Automatisierung des Onboardings

Die Onboarding-Automatisierung ist ein Teil der HR-Automatisierung und besteht aus einer Mischung aus organisatorischen Prozessen und Technologien, einschließlich Robotic Process Automation (RPA) und künstlicher Intelligenz (KI), die ein automatisiertes Onboarding-Programm ermöglichen. Unternehmen entscheiden sich für die Automatisierung des Onboarding von Mitarbeitern, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und bessere Kandidaten zu finden und einzustellen. Davon profitieren verschiedene Stakeholder, darunter die Personalabteilungen und neue Mitarbeiter.

Alle Unternehmen, insbesondere solche mit Tausenden von Mitarbeitern, profitieren von einer Rationalisierung des Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter und einer Minimierung des Zeitaufwands für zeitraubende Verwaltungsaufgaben. Einige dieser sich wiederholenden Aufgaben können bereits vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters erledigt werden, andere erst, wenn er seine Arbeit im Unternehmen aufnimmt. Die Automatisierung ist in den letzten Jahren durch die Einführung von künstlicher Intelligenz (KI) in die HR-Talentprozesse noch leistungsfähiger geworden.

Die Abschaffung des manuellen Onboardings hilft auch bei der Rekrutierung und dem Offboarding, dem Prozess der Verwaltung des Ausscheidens von Mitarbeitern aus dem Unternehmen, nachdem sie eine neue Stelle angenommen haben, entlassen wurden oder in Rente gegangen sind.

Zum Beispiel können Informationen aus den Anschreiben und Lebensläufen potenzieller Mitarbeiter mit Jobkriterien abgeglichen werden, um zu sehen, ob der Kandidat geeignet ist. Wenn der Kandidat zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird, kann das automatische System ein Briefing-Formular für den Interviewer ausfüllen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann das automatische System diesem alle verbleibenden Dokumente zusenden, die er unterschreiben muss, und ihn von allen vertraulichen Zugriffen abmelden. Es kann auch Dokumentationen und Versandetiketten für jegliches Equipment versenden, die Mitarbeiter möglicherweise zurückgeben müssen, wenn sie remote arbeiten.

Automatisierte Onboarding-Technologien nutzen zunehmend KI-Technologien, um noch mehr Nutzen zu bieten:

• Generative KI
• Intelligente Automatisierung
• Maschinelles Lernen
• Verarbeitung natürlicher Sprache

Generative KI kann verschiedene Self-Service-Aspekte des Onboardings von Mitarbeitern unterstützen, von der Beantwortung von Fragen von Mitarbeitern in Echtzeit bis hin zur Verbesserung der Schulungserfahrung des Unternehmens. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Self-Service-Chatbots und Knowledge Center eines Unternehmens. Die Mitarbeiter können sie außerdem verwenden, um sicherzustellen, dass sie ihren Vorgesetzten zu Beginn ihrer Tätigkeit die richtigen Fragen stellen.

Intelligente Automatisierung nutzt Automatisierungstechnologien wie KI und Robotic Process Automation (RPA), um Workflows in Unternehmen zu optimieren. Sie ist der Eckpfeiler jeder Automatisierungsstrategie. Sie kann die Onboarding-Automatisierung beschleunigen, indem sie mithilfe künstlicher Intelligenz Onboarding-Dokumente auf der Grundlage zuvor bereitgestellter Informationen erstellt, Lücken schließt, die Mitarbeiter in den Onboarding-Dokumenten möglicherweise übersehen, und Berechtigungen an den richtigen Manager oder Administrator weiterleitet. Sie befindet sich im Mittelpunkt jeder Strategie zur Automatisierung der Onboarding.

Maschinelles Lernen (ML) kann zur Verbesserung von Automatisierungstools beitragen, da diese dadurch mehr über die von ihnen ausgeführten Aufgaben und das Personal, dem sie helfen, lernen. Unternehmen können ML nutzen, um Daten über den Onboarding-Prozess auszuwerten und Engpässe oder andere verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) ermöglicht das Erkennen, Verstehen und Erzeugen von Text und gesprochener Sprache durch Computerlinguistik mit statistischer Modellierung, maschinellem Lernen und Deep Learning. Unternehmen nutzen NLP im Einstellungsprozess, um Lebensläufe zu analysieren und festzustellen, ob Kandidaten für bestimmte Stellen qualifiziert sind. Im Rahmen des Onboarding-Prozesses können Unternehmen damit auch Informationen aus Onboarding-Formularen in die entsprechenden Felder in Kontakt- und Leistungssystemen übertragen.

Es gibt viele Anwendungsfälle für Strategien zur Mitarbeiterautomatisierung, die die Effizienz steigern und den Gesamtprozess verbessern:

• Genehmigung von Maßnahmen
• Bereitstellung von Orientierung und Unterlagen
• Vervollständigung und Aktualisierung interner Kontaktmanagementsysteme
• Rollenspezifisches Training
• Beantwortung von Mitarbeiterfragen
• Kontinuierlicher Support und Feedback

Unternehmen können benutzerdefinierte Workflows einrichten, um Genehmigungen zu erteilen. Zu diesen Genehmigungen kann beispielsweise gehören, dass potenzielle Mitarbeiter in die nächste Phase des Bewerbungsprozesses weitergeleitet werden, ein Gehaltsabgleich durchgeführt wird, Stellenangebote erstellt und Firmengeschenke oder Einladungen zu Treffen mit neuen Kollegen versendet werden.

Unternehmen können mehrere zeitaufwändige Onboarding-Workflows für Mitarbeiter automatisieren. Sie können Mitarbeiter bitten, Benutzerkonten für ihre verschiedenen Systeme zu erstellen. Außerdem können sie Vorlagen erstellen, die neue Mitarbeiter ausfüllen können.

Diese Workflows können von der schnellen Einarbeitung neuer Mitarbeiter bis hin zu einer Willkommens-E-Mail und Informationen zu Sozialleistungen reichen. Die Mitarbeiter geben an, dass sie die Materialien gelesen und alle erforderlichen Informationen bereitgestellt haben. Wenn ein Mitarbeiter die E-Mail nicht öffnet, nicht auf ein Feld klickt oder keine relevante Informationen bereitstellt, fasst das System so lange nach, bis diese Aufgaben abgeschlossen sind.

Dieser automatisierte Onboarding-Prozess ist der Schlüssel zum Abrufen von Daten von neuen Mitarbeitern, z. B. Unterstützer, Bankkontoinformationen und wichtige Kontakte für Notfälle.

Dank der Automatisierungssoftware müssen die Mitarbeiter keine Informationsanfragen mehr verschicken, und auch die Nachverfolgung fehlender Informationen kann automatisiert werden.

Das Onboarding erfordert oft eine umfangreiche Dateneingabe, damit die Mitarbeiter in die richtigen Systeme, wie z. B. ein Personalinformationssystem (Human Resources Information System, HRIS), eingepflegt werden. Unternehmen verwenden oft ein HRIS, um die Kontakt-, Bank- und Steuerdaten der Mitarbeiter zu erfassen. Der Einsatz einer automatisierten Softwareplattform, die den Mitarbeitern entsprechende Formulare zur Erfassung dieser Informationen zusendet, macht unnötige Arbeit überflüssig und spart Zeit.

Unternehmen können HR-Chatbots und KI-Agenten einrichten, um mit Mitarbeitern zu interagieren. Diese können einige der einfachsten Fragen der Mitarbeiter lösen. Bei unbeantworteten Fragen können sich die Mitarbeiter an einen HR-Mitarbeiter wenden. Der KI-gestützte watsonx Assistant hat die Zeit, die HR-Mitarbeiter für allgemeine HR-Aufgaben aufwenden, um 75 % reduziert.

Die ersten Tage nach dem Onboarding eines Mitarbeiters sind wichtig, um sowohl den Mitarbeiter als auch das Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen. Unternehmen, die ein einfaches System zum Erfassen von Feedback und zum Versenden von Antworten einrichten, entweder durch generative KI oder durch Talent-Management-Experten, können diese Mitarbeiter in den ersten Tagen schnell auf den richtigen Weg bringen.

Neue Mitarbeiter müssen möglicherweise automatisch in wichtigen Bereichen geschult oder umgeschult werden. In solchen Fällen können Unternehmen ihren Mitarbeitern Schulungs-Apps zur Verfügung stellen, die personalisierte Trainingseinheiten anbieten. Das Schulungssystem begleitet die Mitarbeiter so lange, bis sie alle erforderlichen Fortbildungen absolviert haben. KI-Automatisierung, wie z. B. ML, kann auch personalisierte Schulungen erstellen, die auf den Leistungen eines Mitarbeiters in einem bestimmten Bereich basieren. So kann das System beispielsweise zusätzliche Schulungen zum Thema Marketinganalyse vorschlagen, wenn der Mitarbeiter Schwierigkeiten bei diesen Fragen hat.

Unternehmen, die sich derzeit zu sehr auf manuelle Prozesse verlassen, sollten die folgenden Schritte unternehmen, um sich auf eine automatisierte Zukunft vorzubereiten.

1. Erstellung einer Onboarding-Checkliste
2. Identifizierung, welche dieser manuellen Aufgaben in automatisierte Aufgaben umgewandelt werden können
3. Auswahl der richtigen Technologien und Partner
4. Anpassung der Automatisierungstechnologien
5. Schulung des HR-Personals
6. Durchführung eines A/B-Tests
7. Bereitstellung in großem Maßstab
8. Messung der Ergebnisse

Identifizieren Sie alle relevanten Onboarding-Aufgaben, die ein neuer Mitarbeiter erfüllen muss, um als in gutem Ansehen stehend und bereit für die Arbeit im Unternehmen zu gelten. Identifizieren Sie, welche dieser Aufgaben am wichtigsten sind und ob es eine bestimmte Reihenfolge gibt, in der der Mitarbeiter sie erledigen muss. So müssen Mitarbeiter beispielsweise ihre Bankdaten angeben, bevor sie dem Unternehmen mitteilen, wie sie ihre Zahlungen erhalten möchten.

Jedes Unternehmen sollte seinen Mitarbeitern die richtige Mischung aus Technologie und menschlicher Note bieten. Manche Aufgaben, wie die Beantwortung von Fragen zu einem Missverständnis in Bezug auf Gehalt oder Leistungen, erfordern immer ein menschliches Eingreifen. Auf der anderen Seite sind das Versenden und Empfangen von Formularen rund um wichtige, aber routinemäßige Informationen ideale Optionen für die Automatisierung.

Die Implementierung der Onboarding-Automatisierung erfordert möglicherweise die Lizenzierung mehrerer Technologien und die Zusammenarbeit mit einem Partner, um diese zu implementieren. Vielleicht möchte ein Unternehmen eine KI-gestützte Onboarding-Technologie wählen, die bestimmte Aufgaben automatisiert, die es aus den Workflows seiner Mitarbeiter entfernen möchte.

Mit IBM® watsonx Orchestrate können Unternehmen zeitaufwändige, sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisieren, indem sie Konten einrichten und die Erfahrung für neue Mitarbeiter standardisieren.

Nicht jede Technologie funktioniert von Anfang an so, wie ein Unternehmen es wünscht. Durch die Zusammenarbeit mit dem richtigen Anbieter, wie IBM watsonx Orchestrate, können diese Technologien für die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden.

Während die Onboarding-Automatisierung mehrere manuelle Aufgaben aus dem Workload der HR-Mitarbeiter entfernt, müssen diese lernen, wie sich ihre Verantwortlichkeiten ändern und wie sie diesen mit Hilfe von Technologie gerecht werden können. Deshalb müssen sie geschult werden, um zu verstehen, was das neue System tut, wie sie damit interagieren und wie sie die benötigten Daten erhalten. Beispielsweise müssen HR-Mitarbeiter möglicherweise wissen, wie sie den Nachrichtenverlauf mit Mitarbeitern abrufen können, wenn sie über die Vergütung oder die wichtigsten KPIs der Abteilungen sprechen.

Sogar das technisch versierteste Unternehmen muss vielleicht seinen neuen Workflow mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern testen, bevor es ihn unternehmensweit bereitstellt. Es sollte einige neue Benutzer auswählen, die den Workflow ausprobieren und Feedback darüber geben, was funktioniert und was nicht funktioniert und wo ihnen das menschliche Element gefehlt hat. Auf diese Weise hat das Unternehmen die richtige Mischung aus menschlicher Interaktion und Bereitstellung von Technologie, wenn diese dauerhaft für alle neuen Mitarbeiter genutzt wird.

Sobald die Testphase abgeschlossen ist, sollte das Unternehmen den Onboarding-Automatisierungsprozess auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Idealerweise sollte der Leiter der Personalabteilung oder ein leitender Angestellter erklären, warum die Automatisierung stattfindet und wie sie sich gegebenenfalls auf die bestehenden Mitarbeiter auswirkt.

Es gibt mehrere KPIs, die durch die Onboarding-Automatisierung verbessert werden. Ein Schlüsselelement ist die Time-to-Completion, d. h. die Zeit, die die Mitarbeiter benötigen, um alle relevanten Informationen bereitzustellen, um ihr Onboarding abzuschließen. Unternehmen sollten auch nachverfolgen, wie viele Fehler in ihrem neuen automatisierten System auftreten und dies mit der Anzahl der Fehler vergleichen, die in ihrem früheren manuellen System aufgetreten sind. Sie sollten die Mitarbeiter außerdem routinemäßig zu ihrem Onboarding befragen, um festzustellen, ob die Zufriedenheit mit der Verbesserung des Prozesses steigt.

Der Einsatz von Automatisierung für das Onboarding von Mitarbeitern bietet mehrere Vorteile:

• Verbesserung der Zufriedenheit der HR-Teammitglieder

• Minimierung von menschlichen Fehlern

• Reduzierung der Kosten und des Zeitaufwands für die Talentakquise

• Transformation der Mitarbeitererfahrung und Customer Experience

Durch die Automatisierung des Onboardings werden die Personalverantwortlichen von manuellen Prozessen entlastet und können sich wichtigeren und lohnenderen Erfahrungen widmen. Sie können sich die Zeit nehmen, mit neuen Mitarbeitern darüber zu sprechen, was sie motiviert, und ihnen zeigen, wie sie das Beste aus ihrer Karriere im Unternehmen herausholen können.

Eine Software für das Onboarding von Mitarbeitern kann Unternehmen vor unnötigen menschlichen Fehlern schützen, z. B. vor der falschen Eingabe von Gehaltsdaten oder dem Versand eines Onboarding-Pakets an die falsche Person. Menschliche Fehler im Zusammenhang mit Mitarbeiterdaten führen zu Reputations- und finanziellen Risiken, wenn diese Informationen unsachgemäß gespeichert oder weitergegeben werden. Die Automatisierung kann zwar zur Minimierung menschlicher Fehler im Umgang mit Daten beitragen, ist aber auch für Cyberangriffe anfällig. Aus diesem Grund sollten Unternehmen ihre Cybersicherheit für diese sensiblen Daten verbessern.

Durch die Minimierung der manuellen Aufgaben, die Personalmanager bei der Einstellung und Einarbeitung von Mitarbeitern erledigen müssen, kann der gesamte HR-Prozess optimiert werden. Dadurch bleibt ihnen mehr Zeit, sich mit Kandidaten zu befassen und komplexere Probleme zu lösen. Außerdem wird die Zeit zwischen der Bereitstellung von Informationen durch einen Mitarbeiter und deren Hinzufügung zum HRIS durch einen anderen Mitarbeiter minimiert, was den gesamten Onboardingprozess beschleunigt.

Ein Kunde von IBM, FloCareer, musste 20.000 technische Vorstellungsgespräche in einem Monat führen. Das Unternehmen benötigte intelligente, automatisierte Tools zur Erweiterung des Kandidatenkreises, den es kontaktieren und für Vorstellungsgespräche einplanen konnte. Mit watsonx Orchestrate zur Automatisierung der Kontaktaufnahme mit qualifizierten Kandidaten in einem vom Partner ThisWay Global erstellten Pool können die Mitarbeiter von FloCareer mit watsonx innerhalb von Sekunden eine Liste hochqualifizierter Fachkräfte ermitteln.

Unternehmen können die Mitarbeitererfahrung verbessern, indem sie die Art und Weise vereinfachen, wie Mitarbeiter am ersten Tag ihrer Anstellung Informationen bereitstellen. Das Versenden automatisierter Online-Formulare, die Mitarbeiter zu Hause oder im Büro ausfüllen können, hinterlässt einen starken ersten Eindruck. Es macht die ersten Tage ihrer Mitarbeitererfahrung viel produktiver und kann zu einer erhöhten Mitarbeiterbindung führen, indem gezeigt wird, dass das Unternehmen sie nicht zu unnötiger manueller Arbeit zwingt, wenn es möglich ist, diese zu automatisieren.

Tatsächlich erwarteten 65 % der von Paychex (Link befindet sich außerhalb von IBM.com)¹ befragten Personalfachleute, dass KI beim Onboarding die Mitarbeiterbindung verbessert. Die Mitarbeiterzufriedenheit hat einen Dominoeffekt. Engagierte und zufriedene Mitarbeiter sind eher in der Lage, den Kunden des Unternehmens einen hervorragenden Service zu bieten.