什么是工作流程图？

工作流程图确定了业务流程中的每个步骤，以及负责完成这项工作的人员。以下是这种流程图最常见的用例：

• 实现业务流程和信息流的可视化，以进行业务流程管理。

• 执行工作流程分析以实现卓越运营。

• 明确人员角色和职责。

• 制定并推动实施变更管理策略。

• 揭示潜在的瓶颈、冗余和低效问题。

• 防范风险。

创建和使用工作流程图具有众多优点：

• 业务优化：工作流程图通过简化业务流程提高效率。对于任何规模的企业来说，工作流程优化都能提高生产力，消除低效现象，从而节约成本或增加收入。

• 改进项目管理：项目经理负责协调复杂的流程和团队，工作流程管理是他们的核心职责之一。工作流程图可帮助项目经理带领团队尽可能高效地协作。

• 流程文档： 工作流程图是核心业务流程的宝贵可视化表现形式，可为法律、合规或审计要求提供必要的文档。

• 清晰的沟通：工作流程图可明确沟通渠道，并编纂员工和部门的具体职责。很多组织将工作流程图用作入职资源。

• 加强安全性：通过创建工作流程图来监控安全流程，可凸显潜在的漏洞。将安全流程可视化有助于实施和支持安全最佳实践。

• 工作流程自动化：业务流程自动化可大幅提高效率。工作流程图可以识别工作流程中可以实现自动化的部分，让团队成员可以专注于要求更高的任务。

工作流程图由标准化的符号、形状或图片组成，可以清楚地说明工作流程的每个步骤。如今，工作流程图软件可以在线使用，使用其中的预制模板可以轻松构建工作流程。这些图表工具通常使用以下符号：

• 椭圆形：定义工作流程图的起点和终点。

• 矩形：表示流程中的一个步骤或需要采取的行动。

• 菱形：表示通往下一步的决策点。

• 平行四边形：表示工作流程中数据的输入或输出。

• 圆柱体：描述流程中使用的数据，以及访问数据的方式和地点。

• 连接线：带箭头的线条，显示从一个步骤到下一个步骤的工作流程。

工作流程图最初是为了更好地说明可重复的任务和工作流程而开发的。发展到今天，这些可视化工具可支持组织使用多种类型的工作流程图来满足特定的需求和场景。以下工作流程图示例代表了最常见的实施方式。

• ANSI 图表：美国国家标准协会 (ANSI) 图表对工作流程图符号进行了标准化，为未来的迭代创建了一种通用语言。

• SSD 流程图：结构化系统设计 (SSD) 流程图适用于大型或复杂的项目。这些流程图将项目的每个阶段分解为更易于管理的步骤，以提高效率。

• 泳道图：泳道流程图是仿照泳池中的泳道绘制的。它将工作流程划分为每个员工、团队或部门的任务，并将每个任务描绘成各自的通道。

• 数据流图：数据流图描绘了系统中的数据流。它们还可以包括为项目中的各个利益相关者分配的责任。

• UML 活动图：软件开发人员最初创建统一建模语言 (UML) 是为了提供一种可视化系统设计的标准方法。如今，UML 图并不局限于软件，还描绘了一系列条件行为流，例如电子商务客户体验或网站开发。

• SIPOC 图：六西格玛方法起源于这种形式的工作流程图。供应商-输入-流程-输出-客户 (SIPOC) 图表通常以表格形式创建，用于组织范围内的流程改进。

• BPMN 图：业务流程模型与符号 (BPMN) 图描绘了业务流程的概述。BPMN 图通常由多个子图表组成，展示更大的生态系统或行业，提供企业级流程的概述。

工作流程图采用以下两种流程结构之一：线性序列和条件序列。

Henry Gantt 是一位 19 世纪的机械工程师和管理顾问，他第一个开发出工作流程图来对任务进行排序并确定优先级。Gantt 与管理科学专家 Frederick Winslow Taylor 合作，开创了工作流程这种新的业务相关科学管理形式。直到今天，Gantt 工作流程图仍在使用中。

这两个人的工作开启了人们对工作流程图更深入的研究，以实现更好的流程和质量管理。

工作流程图和流程图之间的区别在于，虽然工作流程图是流程图的一种，但还存在许多其他类型的流程图来记录其他系统和流程。

同时，业务流程图是一种组织和映射业务流程各个方面（包括人员、设施、数据、活动等）的做法。流程挖掘使用数据来揭示工作流程并对其进行优化。业务流程建模是一门相关学科，它使用数据驱动的算法生成工作流程的全面可视化表示。

任何组织都可以从实施工作流程图中受益。以下是一些包含工作流程图的业务实践管理示例。

• IT：IT 部门和组织使用工作流程图进行安全监控。它们也可以应用于设备使用最佳实践和管理。

• 医疗保健：工作流程图可以极大地改进医疗保健行业的接诊流程并更新员工操作规程。

• 教育：教育机构使用它们来映射多个部门的审批工作流程和跨部门流程。

• 零售：零售和采购团队利用工作流程图优化供应链流程和生产，同时提升客户体验。

工作流程图是许多最流行的业务运营方法的天然搭配：

作为 Gantt 和 Winslow 工作的直接成果，工作流程图发展成了六西格玛操作方法的起点。这个术语来源于统计学家描述流程与完美状态偏差程度的方式，六西格码的缺陷率为 0.00034%。

六西格玛方法使企业能够通过使用通用指标和 5 到 7 个步骤来简化流程、客户互动和体验。工作流程图可以更好地处理这些六西格玛步骤和方法中的任何领域，例如业务流程分析或微调电子商务买家旅程中的步骤。

两个最常见的六西格玛模型是 DMADV（定义、测量、分析、设计、验证）和 DMAIC（定义、测量、分析、改进、控制）。

业务流程重组 (BPR) 是对企业业务流程的全面改革。它使用人工智能 (AI) 驱动的算法和自动化来消除冗余并简化端到端流程。在首次分析组织的业务流程以准备战略业务转型时，工作流程图是一个有价值的起点。

全面质量管理 (TQM) 是通过改善团队成员和管理层之间的沟通来持续、实时地查明和消除制造错误的过程。它力求将责任分散到整个生产过程中。在这里，工作流程图可以精确地指出需要更多关注或澄清的区域。

精益系统通过减少开销和消除“不增值”活动（即消耗的资源多于其产生的收益的行为或流程），帮助组织简化工作流程。工作流程图有助于确定工作流程中哪些阶段可以避开或与其他阶段合并以提高效率。

约束理论侧重于消除约束（即阻碍工作流程的瓶颈），以优化效率。工作流程图在揭示这些约束方面颇具优势，否则这些限制因素就很难被发现。