工作流程是用于管理按特定顺序发生的重复过程和任务的系统。无论是制造产品、提供服务、处理信息还是从事任何其他创造价值的活动,工作流程都是人们和企业完成工作的机制。
在业务流程管理中,工作流程可以定义为一系列简单的单独任务,而业务流程则被认为更复杂,由多个工作流程、信息系统、数据、人员及其活动模式组成。工作流程的特征是其简单性和可重复性,通常使用图表或清单进行可视化。
工作流程管理软件有助于简化和优化组织内的业务流程。它主要通过协调不同利益相关者之间或个人与信息系统之间的交互来实现这一点。工作流程管理系统在适合的时间将任务分配给适合的员工,提供相关信息,并推动整个流程以加快工作速度。此外,此系统还通过活动文档管理支持手动和自动任务,例如费用报告。
机械工程师 Frederick Taylor 是科学管理之父,此理论是工作流程的基础。他试图通过对制造流程进行实证分析来提高工业效率,以减少浪费并对最佳实践进行标准化。
他的理论与 Henry Gantt(流行的甘特图的开发者)的理论相融合,继续为当今的项目管理和工业工程提供信息。工作流程有助于以有条理且符合逻辑的方式规划和监控项目,使团队能够实现重要的最后期限和里程碑。
运筹学的相关学科中也使用了工作流程的概念,该学科应用分析方法来检查工作性质。运筹学是将统计、博弈论和人工智能的技术与管理科学相结合,来解决复杂的现实世界问题。
由于工作流程由独立的分步任务组成,因此,可以通过图表或流程图轻松进行可视化。工作流程映射,也称为流程映射,可以更深入地了解整个工作流程,从而实现优化和/或完全或部分自动化。
工作流程图按照以下步骤构建:
手动流程容易受到人为错误、效率低下和不一致的影响,从而破坏产品质量和客户体验,而自动化系统本质上是高效、一致且可伸缩的。业务流程管理 (BPM) 可以利用机器人流程自动化 (RPA) 技术帮助实现日常任务的自动化。RPA 非常适合执行重复性任务,例如,在客户填写请求表时自动生成电子邮件回复、交易处理或在处理保险索赔时与多个数据库进行通信。
对于任何行业中的几乎任何运营流程,都可以假设它由可重复的步骤组成,然后以工作流程形式进行描述。一些用例包括:
通过采用自动化系统或正式分析策略来改进整个企业的工作流程,利益相关者可以获得诸多益处,包括: