流程映射
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什么是流程映射?

了解流程映射,这是一种促进更好地了解流程和识别待改进领域的方法。

流程映射通过可视化方式展示一个工作流,让团队能更清楚地了解流程及其组件。 这里有各种流程图,您可以通过不同的名称了解其中一种,例如流程图、详细的流程图、文档图、 高级流程图,渲染的流程图、泳道、增值链图、价值流图、流程图、过程流程图、流程模型或工作流图。 这些可视化图通常一家公司业务流程管理 (BPM) 的一个组件。

流程图概述了一个流程中的各个步骤,确定了任务所有者并详细描述了预计的时间表。 它们在利益相关方之间的沟通流程和展示改进领域方面特别有帮助。 大多数流程图从宏观级别开始,然后根据需要提供更多详细信息。

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流程图的类型

有几种不同类型的流程图。 一些映射方法包括:

  • 基本流程图是可视化图,提供了一个流程的基本细节,如输入和输出。
  • 部署图,又称为跨功能流程图,显示不同团队之间的关系。 这些图经常使用泳道图来展示一个流程如何在公司中流动,从而更容易发现瓶颈或冗余。
  • 详细的流程图显示一个流程的深入细化版本,包含关于子流程的详细信息。
  • 高级流程图,又称为价值链或自顶向下图,显示一个流程的宏观视图,包括关键流程元素,诸如供应端、输入、流程、输出,或客户 (SIPOC)。
  • 渲染流程图展示一个流程的当前状态和/或未来状态,从而显示待执行潜在流程改进的方面。
  • 价值流图 (VSM) 是一种精益六西格玛方法,它记录了为最终用户开发产品或服务所需的步骤。

流程映射符号

流程图使用可视化表示形式,例如描述流程中每个元素的基本符号。 一些最常见的符号是箭头、圆形、菱形、方框、椭圆形和矩形。 这些符号可以来自业务流程建模表示法 (BPMN) 或统一建模语言 (UML)(链接位于 IBM 外部),它们是流程图的图形表示法。

大多数组织只需要使用一些最常见的符号来完成流程图。 这些符号包括:

  • 矩形用于表示特殊流程及其活动和功能。
  • 箭头用于显示流的方向和步骤之间的连接。
  • 椭圆形常用于显示一个流程流的开始或结束点。
  • 菱形用于指示决策点。 该流程将根据决策按照预定义的路径继续进行。
  • 一端是圆形的矩形经常用作一个延迟符号,表示流程在流继续前的暂停。

如何创建一个流程图

制作您自己的业务流程图时,你会希望利用这个方法:

  1. 选择一个要关注的流程。 为了产生最大的影响,您可能希望优先考虑一个努力实现结果的流程,或者一个影响客户满意度的流程。
  2. 让合适的人员参与。 召集那些对您希望优化的流程有着深入了解的人。 这些主题专家 (SME) 将帮助您确定整个流程中的关键信息,如利益相关者、步骤顺序、时间表、资源等。 他们还可以突出一些问题领域,例如瓶颈和冗余,这可能会降低效率。 在流程的这个阶段,您会希望记录流程的所有相关信息。  
  3. 概述流程图。 在此步骤中,您会希望确定当前流程开始和结束位置以及它们之间的步骤顺序。 虽然详细程度可能会有所不同,但通常包括有关输入、输出、指标和利益相关方的信息。
  4. 用基本流程图符号来改进流程图。 通过利用基本流程图符号来优化当前流程图。 流程映射软件通常用于完成此步骤。
  5. 获取反馈。 与团队成员共同验证改进的流程图,从而确认准确的流程文档,确保步骤没有重复或遗漏。 利益相关者就当前状态中的流程步骤达成一致后,开始征求关于潜在流程优化的反馈意见。 这可能涉及出于简化目的而取消步骤,或者增加新的步骤以实现更多的协作或质量保证。  
  6. 实施流程更改并观察其影响。 在将任何更改广泛地扩展到整个组织之前,与团队的部分成员执行概念验证 (POC)。 这将对业务造成的风险降至最低,并且提供了整合额外反馈以优化流程的机会,允许管理层更顺利地大规模过渡到新流程。 定期监视流程将实现随着时间的推移而持续改进。

有关如何创建有效流程图的更多提示,请阅读这篇博客


为什么流程映射十分重要?

业务流程映射的主要目的是帮助组织更高加效地实现特定的任务或目标。 它通过在决策制定和流程流方面提供更高的透明度来做到这一点,这反过来有助于识别流程内部和流程之间的冗余和瓶颈。 由于流程图利用视觉提示和符号,它们使流程可以更容易传达给广泛的受众。 这会提高参与度,因为对于所有者进行创建和最终用户使用来说,长篇文档都会显得更加单调乏味。

通过利用流程映射软件中预先制作的模板,团队可以轻松协作并进行头脑风暴以简化工作流程,从而实现业务流程改进。 这样做,企业也可以更好地应对特定的挑战,如员工入职培训和留任,或销售额下降。

流程映射的一些具体好处包括:

  • 更好地启用场景测试和评估
  • 提高标准化及角色和责任意识
  • 更容易识别流程的薄弱环节
  • 提高团队绩效和员工满意度
  • 培训期间缩短员工的学习曲线

流程映射与 IBM

不使用长篇文档,转而使用软件程序(如IBM Blueworks Live)简化工作流,这有助于根据业务需求定制流程图。

IBM Blueworks Live 是一个基于云的业务过程建模工具,提供一个专用的协作环境以通过流程映射自动化构建和改进业务流程。 IBM Blueworks Live 使记录、分析和改进业务流程变得更加容易。 团队可以通过直观且可访问的 Web 界面实时协作,这使记录和分析流程变得轻松。

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