什么是流程映射?
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什么是流程映射?

流程映射是一种促进更好地了解流程并帮助组织确定改进领域的方法。

流程映射直观地表示工作流,使团队能够更清楚地了解流程及其组成部分。流程图种类繁多,您可能以不同的名字认识其中一个,例如作业图、详细流程图、文档图、高级流程图、渲染流程图、泳道、增值链图、价值流图、流程图、过程图、流程模型或工作流程图。这些可视化图表通常是公司业务流程管理 (BPM) 的组成部分。

流程图概述了流程中的各个步骤,确定了任务所有者并详细说明了预期的时间表。它们尤其有助于在利益相关者之间沟通过程,并揭示需要改进的地方。大多数流程图从宏观层面开始,然后根据需要提供更多细节。

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流程图的类型

流程图有几种不同类型。一些映射技术包括:

  • 基本流程图是提供流程基本详细信息(例如输入和输出)的直观图示。

  • 部署图也称为跨职能流程图,可显示不同团队之间的关系。此类图示通常使用泳道图来说明流程如何在全公司范围内流转,让人更容易发现瓶颈或冗余。

  • 详细的流程图显示流程的深入挖掘版本,包含所有子流程的详细信息。

  • 高级流程图,也称为价值链或自上而下流程图,显示流程的宏观视图,包括关键流程元素,如供应商、输入、流程、输出或客户 (SIPOC)。

  • 渲染流程图示可表示当前状态和/或未来状态流程,从而揭示流程中可能有待改进的方面。

  • 价值流地图 (VSM) 是一种精益六西格玛技术,记录为最终用户开发产品或服务所需的步骤。
流程映射符号

流程图使用可视化表示(如基本符号)描述流程中的每个元素。一些最常见的符号是箭头、圆形、菱形、方框、椭圆形和矩形。这些符号可以来自业务流程模型与符号 (BPMN) 或统一建模语言 (UML)(IBM 外部链接),它们是流程图的图形表示法。

大多数组织只需使用几个最常见的符号就能完成流程图示。其中一些符号包括:

  • 矩形用于表示特定流程及其活动和功能。

  • 箭头用于显示流程方向和步骤之间的连接。

  • 椭圆形通常用来表示流程的起点或终点。

  • 钻石用于表示决策点。流程将根据决策按照预定义的路径继续进行。

  • 一端圆角的矩形通常用作延迟符号,表示流程在继续之前暂停。
如何创建流程图

开发自己的业务流程图时,您需要利用此方法:

  1. 选择要关注的流程。为了产生最大的影响,您可能需要优先考虑难以实现成果的流程或影响客户满意度的流程。

  2. 让合适的人参与进来。召集对您希望优化的流程有深入了解的人员。这些主题专家 (SME) 将帮助您确定整个流程中的关键信息,例如利益相关者、步骤顺序、时间表、资源等。它们还可以突出一些可能影响效率的问题领域,如瓶颈和冗余。在流程的这一阶段,您希望记录流程的所有相关信息。

  3. 概述流程图。在此步骤中,您需要确定当前流程的起点和终点以及中间的步骤顺序。虽然详细程度可能有所不同,但通常包括有关输入、输出、指标和利益相关者的信息。

  4. 使用基本流程图符号来增强流程图示。利用基本流程图符号来细化当前流程图示。通常会使用流程制图软件来完成这一步骤。

  5. 获取反馈。与团队成员一起验证增强的流程图,以确认准确的流程文档,确保步骤不会重复或缺失。当利益相关者就当前状态下的流程步骤达成一致时,开始征求有关潜在流程优化的反馈。这可能涉及为简化目的而取消步骤,或为加强协作或保证质量而添加新的步骤。
  6. 实施并观察流程变更的影响。在将任何更改扩展到整个组织之前,与团队的部分成员进行概念验证 (POC)。这样可以最大限度地降低业务风险,并提供采纳更多反馈意见来优化流程的机会,使管理层能够更顺利地大规模过渡到新流程。对流程的定期监测将有助于随着时间的推移不断改进。

有关如何创建有效流程图的更多提示,请阅读此博客

为什么流程映射很重要?

业务流程制图的主要目的是协助组织更高效、更有效地完成特定任务或达成特定目标。这是通过提高决策和流程透明度来实现的,反过来又有助于找出流程内部和不同流程之间的冗余和瓶颈。流程图示会利用视觉提示和符号,因此便于将流程传达给广泛的受众。由此可以提高参与度,因为创建长篇文档对于所有者来说、使用长篇文档对于最终用户来说可能都比较繁琐。

通过利用流程映射软件中的预制模板,团队可以轻松协作并集思广益,以简化工作流程,从而实现业务流程改进。这样,企业也可以更好地应对特定挑战,例如员工入职和留任或销售额下降。

流程映射的一些具体优点包括:

  • 更好地启用情景测试和评估

  • 提高角色和职责的标准化程度和认知程度

  • 更容易识别流程中的薄弱环节

  • 提高团队绩效和员工满意度

  • 培训期间员工的学习曲线更短
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