什么是业务流程管理?
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业务流程管理

了解业务流程管理及其如何帮助您持续优化业务流程,实现业务流程自动化,以提高效率并降低成本。

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什么是业务流程管理?

正如Gartner所定义的那样(链接位于 ibm.com 之外),业务流程管理 (BPM) 使用多种方法来发现、建模、分析、度量、改进和优化业务策略和流程。 虽然它有时与任务和项目管理相混淆,但它的范围比这些相近的主题更广泛。 任务管理侧重于单个任务,而 BPM 则侧重于观察整个的端到端流程。 项目管理作用于一次性工作,而 BPM 则特别关注可重复的流程。 通过持续的流程再造,企业可以简化其整体工作流,从而提高效率并节省成本。 这个概念并不新鲜;例如,六西格玛和精益原则都是 BPM 方法。

通过整合高级分析、活动监控和决策管理功能,业务流程管理套件能够协调人员、系统、信息和材料,以实现业务成果。 因此,它们对加速数字化转型战略特别有帮助。

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BPM 的类型

业务流程管理有三种主要类型:以集成为中心、以人为中心和以文档为中心

  • 以集成为中心的 BPM:这类 BPM 侧重于不需要太多人类参与的流程。 这些流程更多地依赖于 API 和跨系统集成数据的机制,如人力资源管理 (HRM) 或客户关系管理 (CRM)。
  • 以人为中心的 BPM: 不同于以集成为中心的 BPM,这类 BPM 以人类参与为中心,通常主要作用于需要审批的地方。 具有拖放功能的直观用户界面允许工作团队将任务分配给不同的角色,使个人更容易在整个过程中承担责任。
  • 以文档为中心的 BPM: 这类 BPM 以特定的文档为中心,如合同。 当企业采购某产品或服务时,将需要填写各种表格和通过多轮审批来制定客户与供应商之间的协议。
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业务流程管理的生命周期

成功的 BPM 系统首先要定义工作流中涉及的各个阶段。 这有助于工作团队识别改进的领域和指标,以跟踪进展情况。 通过应用业务流程管理,企业可以改进其运营,从而获得更好的业务结果。 如想取得这些成果,您应充分了解 BPM 生命周期。 以下是生命周期的五个步骤:

  1. 流程设计:工作团队首先应该简要介绍流程中的里程碑。 然后,他们应该确定整个 BPM 流程中的各项任务,以及工作流中每个步骤的任务负责人。 这些步骤应明确定义,以便工作团队能够确定流程优化区域,以及跟踪其改进情况的后续评估标准。 
  2. 模拟:在这个步骤中,工作团队应创建图表来表示流程模型。 这应该包括具体的细节,如时间线、任务描述和流程中的任何数据流。  在这一阶段,利用业务流程管理软件是有帮助的。
  3. 执行:工作团队应开展概念验证,在有限的团队中测试新的 BPM 系统。 工作团队在基于任何反馈对 BPM 系统进行改进之后,便可以开始向更广泛的用户推广该流程。
  4. 监控:在这个阶段,工作团队应监控流程,以评估效率改进情况,并找出任何额外的瓶颈。 
  5. 优化: 在这最后一步,工作团队对流程进行最后的调整,以改进业务活动。

成功的 BPM 项目需要仔细的计划和坦诚的沟通,但是在改进一组活动之后,工作团队很快就会看到它的好处。


业务流程管理的好处

BPM 解决方案可以通过改进流程来提高组织价值,带来很多好处。 其中包括:

  • 提高 效率和节省成本: BPM 系统有助于优化现有流程,并将更多结构集成到新流程的开发中。 它可以通过消除流程冗余和瓶颈来实现这一目标,从而提高效率和生产力。 有了更高的敏捷性,企业可以加速实现预期业务成果,并且可以将任何多余的资源分配给其他的高优先级工作。
  • 增强 员工和客户体验: BPM 工具套件有助于消除重复性工作,并提高信息的可访问性。 通过消除干扰,员工可以专注于他们的工作和客户,从而提高客户满意度。 清晰的工作流还能缩短员工入职过程中的学习曲线,提高其生产力和参与度。  
  • 更具可伸缩性的流程: 由于 BPM 可实现更好的流程执行和工作流自动化,因此,当流程被扩展到世界各地的其他地区时,这一优势将发挥重要作用。 业务流程管理工具可以清晰地定义角色,确保流程的一致性,并且还能为合并业务规则以实现规则自动化提供机会,从而允许工作团队更多地关注创新。
  • 更大的 透明度: 业务流程自动化能够清晰定义流程中各项任务的负责人,从而能够跨越整个给定流程来增强透明度和问责制。 这可以促进团队之间更好的进行沟通,
  • 减少对开发团队的依赖性: BPM 提供低代码功能,可以消除对开发团队的潜在依赖性。 业务用户可以快速轻松地使用这些工具,从而提高整个公司的流程自动化水平。

业务流程管理用例

BPM 软件提供了更多的流程结构,消除了给定工作流中的部分低效问题。 BPM 的一些成功用例包括:

  • 内容分发:媒体公司可以使用 BPM 来自动化从内容创建直到分发的整个内容准备和交付流程。 业务流程管理系统可以设计成与内容管理、权限管理、内容流量和工作单系统进行交互。
  • 客户服务:客户服务代表能够识别出可以让聊天机器人进行处理的常见问题,从而在面对大量服务请求时减轻团队压力。 来自呼叫中心和聊天机器人的文本数据也可以帮助进一步实现流程自动化,并为客户提供更具个性化的答案。
  • 金融业:公司可以创建模板来标准化各团队提交的采购订单,从而使他们能够更快地采购商业软件或硬件。 此外,他们还可以为特殊的场景建立定制工作流。
  • 人力资源:HR 可以使用 BPM 来简化文档和工作流管理。 它为处理 HR 表单提供了一个更加结构化的环境,如员工入职和离职、绩效评估、休假申请和工时表审批。
  • 银行业:在处理个人或企业贷款时,银行需要评估申请人潜在的信用风险。 这涉及到从多个来源收集信息,例如申请人、其雇主和信用评级机构。 BPM 可通过管理整个过程中的信息流并减少凭证中的错误来加快贷款资格相关决策。
  • 订单履行:企业可以通过 BPM 来提高订单履行效率。 他们可以使用 BPM 来管理特价优惠、订单获取和订单履行活动。 这将把该流程转向以客户为中心的订单管理,从而提供更大的业务价值。

业务流程管理和 IBM

BPM 能够帮助贵公司获得业务价值并提高竞争优势。 随着业务和 IT 运营中自动化需求的增加,这也是向前迈出的重要一步。 要实现更大程度的自动化,首先要从可衡量成果的小型成功项目起步,然后再针对其他流程和其他组织部门扩展和优化这些项目。

通过与 IBM 合作,您将能够访问AI 驱动的自动功能— 包括能够自动化和增强业务流程、决策和内容的可伸缩的 BPM 解决方案 — 从而通过提高每个流程的智能化水平来帮助加速创新。

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