业务流程管理 (BPM) 是一种用于管理和简化业务流程的系统方法。BPM 旨在帮助提高现有流程的效率,目标是提高生产力和整体业务绩效。
BPM 经常与其他看似相似的举措相混淆。例如,BPM 的规模小于业务流程重组 (BPR),后者是对流程进行彻底改革或替换。相反,它的范围比处理单个任务的任务管理和处理一次性计划的项目管理更大。企业资源规划 (ERP) 集成并管理业务的各个方面,而 BPM 则专注于其各个功能,端到端优化组织现有的可重复流程。
有效的 BPM 项目采用结构化流程、使用适当的技术并促进团队成员之间的协作。它使组织能够简化项目工作流程、提高生产力并始终如一地为利益相关者提供价值。最终,成功实施 BPM 工具可以提高客户满意度、竞争优势并改善业务成果。
BPM 可以通过优化各种业务流程来帮助改善整体业务运营。以下是一些 BPM 示例,它们概述了 BPM 方法的用例和优势:
BPM 是使业务流程与组织目的和目标保持一致的策略工具。通过连接工作流管理、集中数据管理以及促进协作和沟通,BPM 使组织能够通过提供准确、及时的数据来保持竞争力。这确保了策略决策基于可靠的见解。
通过 BPM,可以连接不同的数据源,包括支出数据、内部绩效指标和外部市场研究。这可以发现内部流程改进、战略伙伴关系机会和潜在的成本节约举措。BPM 还为进行改进和增强以实现持续改进奠定了基础。
优点:
BPM 可用于对理赔流程中的每一个环节进行标准化和优化。通过利用机器人流程自动化 (RPA) 等技术,BPM 软件可以自动执行重复性任务,例如索赔受理、验证、评估和付款处理等。通过建立标准化的工作流程和决策规则,BPM 可以缩短处理时间并充分减少错误,从而简化理赔流程。使用 BPM,还可以实时了解理赔状态和相关绩效指标。这有助于企业做出富有前瞻性的决策,确保一致性并提高运营效率。
优点:
通过自动执行日常任务和实施预定义规则,BPM 能够及时满足监管要求和内部政策。使用业务流程管理软件可以自动化合规性检查、风险评估和审计跟踪等流程,并且组织可以建立标准化的工作流程来识别、评估和缓解合规性风险。此外,BPM 还提供对合规性指标和风险敞口的实时洞察,从而实现主动风险管理和监管报告。
优点:
通过自动化文档路由、审批工作流程和合规性检查等任务,可以加快合同周转时间,减少管理工作。合同起草、谈判、批准和执行等流程也可以实现数字化和自动化。可以创建标准化的工作流程,指导合同完成生命周期的每个阶段。这样可以确保一致性并减少效率低下情况。合同状态的实时可见性改善了整体合同管理。
优点:
BPM 通过自动化服务请求处理、跟踪客户互动以及促进解决工作流程来转变客户服务运营。通过 BPM,组织可以跨多个渠道简化客户支持流程,包括电话、电子邮件、聊天和社交媒体。有了 BPM,票据路由和升级等常规任务都可实现自动化。可以生成通知来让客户了解其请求的状态。通过使服务更加一致,这可以缩短响应时间并改善客户体验。BPM 还为客服代理提供集中式知识库和客户历史记录的访问权限,使他们能够更高效、更有效地应对查询。
优点:
BPM 用于简化编制预算、预测、费用管理和财务报告等财务流程。它通过建立标准化的工作流程和决策规则来确保财务流程的一致性和准确性,降低人为错误的风险并提高法规合规性。BPM 使用工作流程自动化来自动执行重复性任务,例如数据输入、对账和报告生成。实时了解财务数据使组织能够快速响应不断变化的市场条件。
优点:
使用 BPM,组织可以实施标准化的人力资源工作流程,指导员工完成从招聘到退休的就业历程的每个阶段。新员工入职流程和绩效评估可以数字化,从而减少行政工作,使团队成员能够专注于人才发展和员工队伍规划等策略计划。对 HR 指标的实时跟踪可深入了解员工参与度、留任率以及培训的使用情况和效果。
优点:
BPM 通过自动化库存管理、订单履行和发货跟踪等流程(包括供应链内的流程)来优化物流管理。可以建立工作流来管理货物从供应商到客户的移动。自动执行订单处理、分拣、包装和运输等特定任务可缩短周期时间并提高订单准确性。BPM 还可以提供库存水平和发货状态的实时数据,从而实现主动决策和异常管理。
优点:
BPM 简化了订单处理、跟踪和履行等流程。BPM 促进业务流程自动化,即订单输入、库存管理和运输等日常任务的自动化,从而减少处理时间并提高订单准确性。通过建立标准化的工作流程和规则,BPM 可确保整个订单生命周期的一致性和效率。提高订单状态和库存水平的可见性有助于主动决策和异常管理。
优点:
BPM 彻底改变了采购管理,具体是通过供应商选择、采购申请、合同管理和定价谈判等流程的数字化转型和自动化来实现的。可以建立工作流程来管理采购生命周期从寻源到付款的每个阶段。通过自动执行供应商资格判定、RFx 管理和采购订单处理等任务,BPM 缩短了周期时间并提高了效率。此外,借助支出分析、供应商绩效和合同合规性等实时指标,BPM 通过提供对适合优化的领域的洞察来改进业务流程。
优点:
BPM 通过数字化和自动化产品设计、开发、发布和维护等流程彻底改变了产品生命周期管理。管理产品生命周期每个阶段(从构思到报废)的工作流程都可以标准化。需求收集、设计评审和变更管理可以实现自动化。这加快了产品上市时间并降低了开发成本。BPM 还可以鼓励产品开发团队之间的跨职能协作,确保整个流程的一致性和透明度。
优点:
在本页开头,我们指出 BPM 的规模比项目管理更大。事实上,BPM 可用于改进项目管理流程。业务流程管理工具可以分配任务、跟踪进度、识别瓶颈和分配资源。业务流程建模有助于可视化和设计新的工作流程,以指导项目完成 BPM 生命周期的每个阶段。这可确保与项目目标的协调一致。任务分配、调度和进度监控可以自动化,从而减轻管理负担并提高效率。此外,还可以实时监控资源利用率和项目绩效,以确保资源得到高效利用。
优点:
BPM 促进了质量控制、测试和缺陷跟踪等流程的自动化,同时还提供了对缺陷率和客户满意度评分等 KPI 的洞察。质量保证 (QA) 流程步骤采用标准化工作流程引导,以确保一致性和符合质量标准。可以实时跟踪指标和过程性能,以实现主动质量管理。流程映射工具还可以帮助识别效率低下的问题,从而促进持续改进和 QA 流程优化。
优点:
2020 年,美国某大型州政府发现自己需要新的流程分析解决方案。该州刚刚将一套新管理系统集成到采购流程中,需要使用 SAP SRM 和 SAP ECC 这两个系统来实时交换数据。由于无法分析收集的数据,该州无法监控其新集成的 SAP SRM 系统所产生的影响,也无法检测采购过程中出现的偏差。这一问题造成了重大损失。
该州政府使用 IBM® Process Mining 安排当前工作流程并跟踪 SAP SRM 系统集成的进度。该软件的发现工具能优化来自这两个管理系统的数据,从而创建一个单一的、全面的流程模型。安排好端到端流程后,州政府能够监视其所有流程活动并审查具体部门的表现。
AB InBev 希望通过实施统一的全球解决方案来简化复杂的人力资源管理,以便更好地支持员工并改善其工作体验,因此选择 Workday 作为其人力资本管理 (HCM) 软件。通过与 IBM Consulting 旗下的 IBM Workday 咨询服务团队合作,AB InBev 成功完成了旧版 HR 应用程序与 HCM 软件之间的集成。
过去是一个多系统工具,数据杂乱无章,而现在已经成为一个真实可靠的单一可信信息源,这使得 AB InBev 能运用分析来支持各种举措,比如在地方范围内检查员工流失率。Workday 为 AB InBev 提供了管理和分析数据的简化途径,最终帮助公司改进人力资源流程并实现业务目标。
有效的业务流程管理 (BPM) 对于组织简化运营和提高效率至关重要。通过优化流程,企业可以推动增长、保持竞争力并实现可持续的成功。
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关键改进可能包括采购速度提高 60-70%、贷款登记速度加快、财务返工率降低、风险规避以及客户和员工满意度提高。
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