O que é análise de variação?

A análise de variações, também conhecida como análise de fluxo, compara dois pontos dos dados financeiros. O objetivo é calcular os custos reais e quantificar quaisquer desvios das projeções iniciais. As informações obtidas com uma análise de variações ajudam os líderes financeiros e suas equipes a entender a atividade de negócios em relação às previsões financeiras estabelecidas. Esse processo pode ajudar a impulsionar a tomada de decisões informadas e auxiliar as organizações a desenvolver práticas de orçamento mais flexíveis e planejamento financeiro integrado.

A análise de variação se enquadra no campo mais amplo do planejamento e análise financeira (FP&A). O processo também está evoluindo à medida que a previsão e a análise financeira orientadas por inteligência artificial (IA) se tornam o status quo.

A IA em FP&A está reinventando o processo de planejamento, orçamento e previsão, permitindo que as equipes financeiras realizem análises de variações automatizadas. O software de previsão financeira usa recursos de IA por meio de integração de dados em tempo real, análise de dados e modelagem preditiva, oferecendo às equipes financeiras as ferramentas para obter insights mais profundos e melhorar a precisão.

A análise de variação desempenha um papel fundamental na gestão financeira, especialmente para equipes contábeis que mantêm dados financeiros históricos precisos e acompanham o desempenho financeiro da organização. Essas pessoas devem descobrir erros ou omissões nos dados contábeis para que os dados que alimentam outras análises em uma organização sejam confiáveis.

Além disso, a análise de variação pode ser valiosa para a detecção de fraude. A análise compara os resultados reais com os valores esperados, para que qualquer atividade incomum ou grandes discrepâncias possam ser sinalizadas e resolvidas imediatamente.

Talvez a função mais importante da análise de variação seja a priorização de recursos. A análise pode identificar áreas-chave em que a atividade não está indo conforme o planejado e priorizar ações corretivas.

Por exemplo, através da análise de variação, uma empresa que oferece cinco produtos descobre que as vendas reais de dois deles são inferiores às vendas projetadas. A equipe de contabilidade pode então se concentrar no desempenho desses dois produtos e adotar medidas estratégicas para seguir em frente.

Uma análise de variações é normalmente realizada ao final do fechamento contábil para comparar os resultados reais com um parâmetro de referência, como o orçamento. A análise pode ser aplicada a qualquer nível de informações financeiras, desde uma demonstração financeira até um único item de linha.

A análise pode ser aplicada às três principais demonstrações financeiras: balanço patrimonial, demonstração de resultados e extrato de fluxo de caixa. O foco de cada um pode estar em qualquer componente. Além disso, os componentes que uma organização escolhe dependerão das prioridades do negócio.

Há vários termos-chave usados na análise de variação que são úteis de entender:

• Custo de aquisição: o valor total em dinheiro necessário para comprar um produto ou serviço.

• Custos indiretos: as despesas operacionais necessárias para o funcionamento, como aluguel ou utilitários.

• Variação favorável versus variação desfavorável: uma variação favorável ocorre quando os resultados reais são melhores do que a projeção. Um resultado desfavorável ocorre quando as despesas reais excedem a previsão.

• Preço variável: a mudança no custo de um bem ou serviço.

• Variação orçamentária fixa: a diferença entre os resultados financeiros reais e o orçamento original estático.

Existem vários tipos de análise de variação, dependendo do contexto e dos objetivos da organização. A escolha também dependerá do setor, das motivações específicas e dos principais indicadores de desempenho (KPIs) que estão sendo priorizados.

Uma análise de variação de receita é a diferença entre a receita real e a receita esperada para o período específico.

É uma análise útil para entender a lucratividade e o quanto o desempenho de vendas real de uma empresa se alinha com os números projetados.

Essa análise de variação é a diferença entre o custo orçado de um projeto e o custo real incorrido.

A variação de custo (CV) pode ser positiva (significando que o custo real ficou abaixo do orçamento) ou negativa (significando que o custo real ficou acima do orçamento). Uma CV pode ser útil para implementar medidas de redução de custos e acompanhar o progresso financeiro.

A variação do custo dos materiais mede a diferença entre o custo esperado das matérias-primas e o preço efetivamente pago por elas.

Os resultados podem ser divididos em variação do preço dos materiais (MVP) e variação da quantidade de materiais, que compara o uso real com a quantidade padrão. Essa análise pode ajudar as equipes financeiras a analisar ineficiências de suprimentos e detalhar os custos de materiais.

Essa análise de variação compara o custo de mão de obra planejado com o custo de mão de obra real incorrido.

A variação de mão de obra considera o salário-hora real, compara-o com o salário-hora padrão esperado e multiplica o resultado pelas horas efetivamente trabalhadas. Esses números, frequentemente categorizados como uma variação da taxa de mão de obra, podem ajudar as organizações a avaliar a eficiência da força de trabalho e o controle de custos salariais. As diferenças são divididas em duas categorias: custos de mão de obra e tempo utilizado.

Uma variação de eficiência mede a diferença entre a quantidade real de insumos utilizados, como horas de mão de obra ou materiais, e os insumos esperados necessários para uma unidade de produção.

Essa abordagem é semelhante à variação de mão de obra, pois usa horas para determinar como a eficiência afeta os custos indiretos variáveis. A variação de eficiência pode ajudar as organizações a determinar a produtividade, onde ocorreu o baixo desempenho ou se um processo foi mais eficiente do que o previsto.

Essa abordagem de variação, também conhecida como variação de gastos indiretos fixos, é a diferença entre o valor orçado para custos indiretos fixos e os custos fixos reais incorridos.

O objetivo é determinar se uma empresa gastou mais ou menos do que o previsto. Separadamente, pode-se realizar uma variação de volume de custos indiretos fixos para medir a utilização da capacidade e o nível real de atividade.

Uma análise de variação requer várias etapas de planejamento e implementação. Escolher a análise certa e conectar as fórmulas é apenas o começo.

As organizações que desejam ver resultados reais da realização de análises de variação devem analisar os resultados e dar o próximo passo.

Compile todos os dados necessários. Para começar, a análise requer dois conjuntos de dados (orçados e reais) para a variável em foco.

As equipes financeiras podem alterar diferentes dados financeiros reais, dependendo do que está sendo analisado.

Decida quais análises de variação serão mais benéficas para a organização. De modo geral, isso envolve subtrair o valor real do valor previsto. Essas fórmulas revelarão quaisquer lacunas entre as expectativas e a realidade.

Aqui estão alguns exemplos de fórmulas de análise de variação:

• Variação de custos = custos reais - custos orçados
• Variação de eficiência = (entrada real - entrada orçada) x taxa padrão
• Variação de volume = (volume de vendas real - volume de vendas orçado) x preço de venda orçado
• Variação de orçamento = receita real - receita orçada

Determine se a variação é positiva ou negativa. A análise tem apenas dois resultados: favorável ou desfavorável.

Por exemplo, se a análise de variação estiver examinando a variação de custos, um custo favorável seria se os custos padrão do setor fossem menores do que os custos reais. Se os custos reais fossem maiores, os resultados seriam considerados desfavoráveis.

Descubra por que ocorreu a variação. É nesta etapa que a IA em relatórios financeiros e a análise preditiva de dados pode ajudar a otimizar o processo de análise.

Ferramentas orientadas por IA podem analisar resultados e números em tempo real, utilizando dados em tempo real para fornecer insights detalhados. Compreender a causa raiz da variação será fundamental para as equipes de diferentes departamentos e stakeholders fora da organização.

Compile os resultados das análises de variações e crie um relatório que inclua todos os detalhes.

É uma etapa fundamental porque quanto mais dados estiverem disponíveis, mais útil poderá ser a análise para projetos de curto e longo prazo. Ter um detalhamento de todas as variações pode ajudar a construir uma base sólida e um caso de uso para essa abordagem de análise de variação.

Realizar uma análise de variação pode ser benéfico para uma organização, melhorando a gestão de riscos, direcionando decisões baseadas em dados e eliminando suposições ao identificar lacunas de desempenho:

• Permite operações mais rigorosas: uma análise de variação é uma maneira rápida e confiável de identificar gastos excessivos e baixo desempenho. Isso fornece à gestão as informações baseadas em dados necessárias para tomar medidas antes que os problemas se agravem e concentrar esforços nas áreas com desvios significativos.

• Identifica discrepâncias: a análise de variação ajuda as equipes a chegarem com rapidez ao cerne do problema e a detectarem anomalias nos dados financeiros. A análise regular de desvios pode identificar erros de contabilidade, omissões ou potenciais fraudes antes que se tornem problemas urgentes.

• Aprimora a estratégia de negócios: uma abordagem sistemática para entender por que os resultados reais divergem das previsões leva a uma tomada de decisão mais inteligente. Os resultados da análise de variação fornecem insights praticáveis que orientam as decisões sobre quais serviços oferecer, quais fornecedores utilizar e quais clientes visar.

• Aumenta a responsabilização: uma análise de variância contribui para a responsabilização em toda a organização. A análise de variação alerta os líderes de equipe sobre os problemas e fornece um caminho claro para identificar quem ou o que é responsável pelos resultados financeiros. Além disso, essa abordagem alinha KPIs e impulsiona a eficiência operacional.

A realização de uma análise de variação pode beneficiar uma organização, melhorando o gerenciamento de riscos, tomando decisões baseadas em dados e eliminando suposições ao identificar lacunas de desempenho:

• Comunique as necessidades: uma análise de variação requer colaboração entre equipes e consenso em relação aos números. Todos os membros da equipe devem saber como informar suas descobertas, independentemente dos resultados. Mesmo quando não há problemas identificados na análise, é importante enviar os resultados de forma consistente e comunicar as descobertas.

• Habilite softwares orientados por IA: existem diversos softwares e ferramentas de automação financeira orientados por IA que auxiliam no processo de análise de variações, tornando-o mais rápido e eficiente. Opções conhecidas incluem o planejamento de recursos empresariais (ERP) para dados integrados e software de análise preditiva impulsionado por IA. As ferramentas impulsionadas por IA estão ajudando as equipes financeiras a serem mais estratégicas e mais hábeis com os recursos que recebem.

• Estabeleça métricas de desempenho claras: a análise de variação escolhida pela equipe só terá impacto se os resultados puderem ser comparados a um valor estabelecido. É por isso que é importante definir objetivos claros e KPIs relevantes para a variação selecionada desde o início. Os resultados da análise de variação podem então ser comparados com algo imediato e com projetos de longo prazo.

• Estabeleça políticas claras: às vezes, o maior desafio para as organizações ao implementar uma análise de variação é a falta de uma política sobre quando executá-la. Sem orientações claras ou um cronograma em vigor, uma organização pode ignorá-las e esquecê-las completamente. A análise deve ser uma etapa rotineira no processo de fechamento mensal, além de estabelecer níveis de materialidade que sinalizem mudanças importantes.

• Monitoramento contínuo: além de implementar a análise de variação de forma consistente, as equipes também precisarão monitorar os resultados regularmente. O maior benefício de uma análise de variação é alcançado quando as análises são consistentes e os relatórios são feitos dentro de um cronograma. Dessa forma, as equipes podem identificar padrões e discrepâncias e agir sem hesitação.