O que é um escritório inteligente?

As principais tecnologias que impulsionam os escritórios inteligentes incluem automação, Internet das coisas e sistemas integrados de gerenciamento do local de trabalho.Iluminação inteligente, termostatos inteligentes, salas de conferência inteligentes e mesas inteligentes também são comumente encontradas em escritórios inteligentes.

Duas grandes tendências estão incentivando os líderes de negócios a começar a implementar tecnologias de escritórios inteligentes:

A ascensão das tecnologias inteligentes: as tecnologias inteligentes surgiram a partir de diversos avanços tecnológicos: a comercialização da Internet nos anos 1990, o surgimento de objetos “inteligentes” como televisores conectados à Internet nos anos 2000, o crescimento das redes móveis e a evolução da análise de dados.¹ Atualmente, tecnologias inteligentes equipadas com recursos de coleta de dados e conectividade estão sendo cada vez mais implementadas para melhorar a sustentabilidade e a experiência do usuário em diversos contextos, como em cidades, fazendas e residências. Ambientes de escritório não são exceção, com o mercado global de escritórios inteligentes projetado para alcançar USD 122,6 bilhões até 2032.²

Aumento do trabalho remoto e híbrido: a disparada do trabalho remoto durante a pandemia de COVID-19 (e o aumento dos ambientes de trabalho híbridos desde então) resultou em forças de trabalho mais distribuídas do que nunca. Isso está gerando demanda por tecnologias de escritórios inteligentes que facilitem a colaboração entre trabalhadores remotos e os membros de sua equipe no escritório .

As empresas que adotam soluções de escritórios inteligentes podem obter vários benefícios.

Enquanto a inovação continua a moldar o futuro do trabalho, os escritórios inteligentes atuais geralmente apresentam estas tecnologias:

A Internet das coisas é uma rede de dispositivos físicos, veículos, aparelhos e outros objetos com sensores, softwares e conectividade de rede integrados. Esses recursos integrados permitem que os objetos coletem dados. No caso dos escritórios inteligentes, os sensores capturam dados em tempo real sobre a ocupação, os padrões de uso do escritório, o tráfego de pessoas, a temperatura, as condições de iluminação e muito mais para informar as decisões sobre a implementação ideal dos recursos dentro do escritório.

Sistemas integrados de gerenciamento do local de trabalho ajudam líderes empresariais e responsáveis pelas instalações a otimizar os imóveis corporativos e os espaços de trabalho. Nos IWMS mais avançados, os dados capturados por sensores de IoT e dispositivos inteligentes são analisados por inteligência artificial (IA) para gerar insights estratégicos sobre o gerenciamento de espaços. O IWMS também pode oferecer autonomia aos funcionários ao permitir a criação de aplicativos móveis personalizados. Os funcionários podem usar esses apps para fazer reservas de mesas (conhecidas como desk booking) ou enviar solicitações de manutenção com poucos toques no smartphone, em vez de gastar tempo fazendo ligações.

As salas de conferência inteligentes e as salas de reunião inteligentes frequentemente são equipadas com recursos como recursos de videoconferência e quadros interativos. Esses recursos combinam ambientes de trabalho físicos e virtuais, ajudando funcionários locais e remotos a trabalharem juntos de forma mais inteligente .

Os sistemas de iluminação inteligentes calculam a quantidade de luz natural em um escritório e ajustam a iluminação ao longo do dia de trabalho, conforme a necessidade. Isso ajuda a fornecer o equilíbrio certo entre iluminação natural e artificial, para que os funcionários tenham a visibilidade necessária para realizar seu trabalho. Os sistemas de iluminação inteligentes também podem ligar e desligar automaticamente as luzes, dependendo de uma sala ou espaço estar ocupado ou não, reduzindo o consumo de eletricidade.

Termostatos inteligentes e sistemas inteligentes de controle climático ajustam automaticamente o fluxo de ar, o aquecimento e o resfriamento, bem como os níveis de dióxido de carbono e umidade em resposta à ocupação em todo o escritório e às condições internas detectadas pelos sensores de IOT . Esses ajustes dinâmicos em tempo real melhoram o conforto dos funcionários e reduzem o consumo de energia.

Automação é o uso da tecnologia para executar tarefas com o mínimo de interferência humana. Em escritórios inteligentes, a automação impulsiona os ajustes instantâneos feitos por sistemas de iluminação inteligente e termostatos inteligentes.

As mesas conectadas a sistemas de reservas são às vezes chamadas de mesas inteligentes. O termo também é usado para se referir a mesas motorizadas que podem ser facilmente ajustadas à preferência de altura do funcionário, tornando-as um complemento útil para escritórios com espaços de trabalho compartilhados.

Por meio de sistemas inteligentes de controle de acesso, tecnologias como biometria — que vão desde a leitura de impressões digitais até reconhecimento facial — e autenticação multifator são usadas para o gerenciamento de visitantes e para impedir o acesso não autorizado a dados. Esses sistemas também podem identificar atividades suspeitas, inclusive quando uma pessoa não autorizada tenta entrar no escritório.⁴

As tecnologias de escritórios inteligentes estão em uso em todo o mundo, tanto no setor público quanto no privado.

• A Teradyne, uma empresa fabricante de equipamentos de teste em Massachusetts, usou IWMS para medir a utilização do escritório, reduzir sua pegada imobiliária de acordo e implementar novas estratégias de gerenciamento de espaço de trabalho.
  
  
• Em Victoria, Austrália, os responsáveis pelas instalações do Royal Melbourne Hospital usaram uma plataforma digital de gerenciamento de tarefas, acessível por dispositivos móveis, para responder a 600 tipos diferentes de solicitações de serviço. A plataforma baseada em IWMS ajudou a reduzir o tempo de resposta e a diminuir o desperdício associado a processos antigos baseados em papel.
  
  
• A instalação de tecnologias inteligentes em seus prédios ajudou a U.S. General Services Administration a reduzir em 51% as emissões operacionais anuais de gases de efeito estufa em relação aos níveis de 2008.⁵
  
• Durante a pandemia da COVID-19, a IBM Global Real Estate usou IWMS para analisar a utilização dos espaços e proporcionar experiências de trabalho mais seguras para os funcionários em 370 locais.