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O que é gerenciamento de espaço?
Publicado: 21 de dezembro de 2023
contribuidores: Amanda McGrath, Alexandra jonker
O gerenciamento de espaço se refere à forma como uma empresa gerencia estrategicamente seus espaços físicos para se alinhar com suas metas mais amplas de produtividade, sustentabilidade, lucratividade e bem-estar. Envolve identificar maneiras de usar o espaço de forma mais eficiente e adaptá-lo para atender às necessidades atuais e futuras.
A gestão eficaz do espaço considera as necessidades dos funcionários e clientes, bem como os objetivos gerais do negócio. Isso pode significar projetar layouts de escritório e arranjos de móveis que promovam a colaboração entre os funcionários; otimizar o layout do espaço de vendas para melhorar a experiência do cliente; ou tomar decisões sobre armazenamento, produção e instalações de fabricação que simplifiquem as atividades e maximizem a eficiência energética. O objetivo é garantir que cada metro quadrado de espaço, seja em prédios de escritórios, espaços comerciais, armazéns ou áreas de manufatura, esteja servindo a um propósito.
Por que o gerenciamento de espaço é importante?
O gerenciamento de espaço impacta diretamente a produtividade, a lucratividade e a satisfação do cliente, além de poder moldar a cultura corporativa e os resultados comerciais. Por exemplo, uma empresa pode redesenhar sua sede para incluir espaços mais colaborativos, levando a um aumento na inovação e no trabalho em equipe. Um varejista pode reorganizar o layout da loja para melhorar o fluxo de clientes e aumentar as vendas. Uma empresa de fabricação pode reorganizar seu piso de produção para melhorar o fluxo de trabalho e a segurança, resultando em maior produtividade e menos acidentes.
Um sistema eficiente de gerenciamento de espaço pode reduzir os custos associados a aluguel, serviços públicos e manutenção. Com o aumento dos arranjos de trabalho remoto e híbrido, muitas empresas estão reconsiderando o uso do espaço e como viabilizar condições de trabalho flexíveis tanto no local quanto fora dele.
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Otimizar espaços físicos pode ter um impacto significativo em muitas áreas da empresa, desde poupanças financeiras até metas ambientais, sociais e de governança (ESG). Os benefícios do gerenciamento de espaço incluem:
O espaço de escritório e outras despesas com instalações constituem uma parcela significativa dos orçamentos de muitas empresas. A otimização de espaços físicos ajuda a reduzir despesas desnecessárias com imóveis e serviços públicos e leva à redução de custos. Por exemplo, adotar uma abordagem estratégica para a gestão de espaço permite que as empresas tomem decisões informadas sobre investimentos imobiliários, arrendamento, aquisições e muito mais. Em uma economia robusta, as empresas podem expandir seus imóveis ou escritórios, enquanto em uma crise, podem consolidar ou reorganizar espaços para eficiência. As organizações também podem realocar espaços que não estão usando para um propósito mais apropriado ou até mesmo defender ou contra, a necessidade de uma expansão. E ao implementar práticas de gestão de espaço eficientes em termos de energia, as empresas podem reduzir significativamente suas contas de serviços públicos.
Um espaço de trabalho mal projetado pode levar a uma menor produtividade dos funcionários, diminuição da moral e aumento do estresse e problemas de saúde. Espaços de trabalho bem projetados, no entanto, podem aumentar a satisfação dos funcionários, impulsionar o desempenho geral e promover uma cultura empresarial positiva. Ao otimizar os layouts dos escritórios, garantir condições saudáveis (por meio de iluminação adequada, controle de temperatura e ventilação) e fornecer comodidades necessárias, as empresas podem garantir que os funcionários tenham o que precisam para desempenhar suas funções de forma eficaz e segura.
Além disso, o eficiente gerenciamento de instalações garante que todos os equipamentos e sistemas estejam funcionando de forma otimizada, reduzindo o tempo de inatividade e a frustração entre os funcionários; isso pode diminuir significativamente o absenteísmo e aumentar a retenção de funcionários.
A mudança pós-pandemia para modelos de trabalho híbrido e remoto ressaltou a importância do gerenciamento flexível do ambiente de trabalho. O gerenciamento estratégico do espaço permite que as empresas adaptem seus espaços físicos para acomodar esses novos estilos de trabalho e construir um ambiente de trabalho verdadeiramente híbrido. Por exemplo, as empresas podem reutilizar espaços de escritório tradicionais para áreas colaborativas ou zonas silenciosas para atender às diferentes preferências de trabalho. Fazer escolhas eficazes de gerenciamento de espaço envolve garantir que os funcionários tenham acesso a recursos e tecnologias-chave, seja pessoalmente ou virtualmente. Em termos de espaços físicos, a gestão estratégica pode incluir mesas compartilhadas ou estações de trabalho flexíveis, espaços silenciosos destinados ao trabalho concentrado e ambientes criativos que incentivam a colaboração, interação e brainstorming em um ambiente menos formal.
As estratégias de gerenciamento de espaço podem desempenhar um papel importante para ajudar as empresas a atingir as metas de sustentabilidade. Ao otimizar o uso do espaço, as empresas usam apenas os recursos de que realmente precisam, o que pode minimizar sua pegada de carbono. Um melhor gerenciamento das instalações pode ajudar a instituir práticas de eficiência energética como o uso de iluminação LED, a instalação de eletrodomésticos eficientes em termos de energia e o uso de novas tecnologias para monitorar melhor o consumo de energia, o que pode reduzir o impacto de uma empresa no meio ambiente. O gerenciamento de espaço também pode incluir considerações como gestão de resíduos e práticas de reciclagem, além de outras maneiras de promover práticas comerciais sustentáveis.
O gerenciamento de espaço não se trata apenas de aproveitar ao máximo o espaço físico disponível. Envolve uma abordagem estratégica que considera vários fatores. Depende de:
- Entendendo os objetivos de negócios: uma compreensão clara da missão, dos valores e dos objetivos da empresa é fundamental para projetar espaços que atendam às necessidades do negócio. Determinar a alocação de espaço com base nas prioridades de negócios e na cultura da empresa pode garantir que os espaços estejam sendo usados de forma mais eficaz.
- Compreender a experiência do funcionário: saber que tipo de espaço os membros da equipe precisam para realizar bem o seu trabalho pode informar o gerenciamento do espaço. Isso inclui a criação de espaços de trabalho com iluminação adequada, ventilação adequada e móveis ergonômicos, além de projetar opções de espaços de trabalho que acomodem diferentes estilos e preferências de trabalho.
- Entender o comportamento do cliente: As pessoas que visitam a empresa ou a frequentam podem ter necessidades diferentes daquelas que trabalham nela. Os espaços também podem ser projetados para garantir uma experiência positiva ao cliente.
- Entendendo o próprio espaço: um inventário físico do espaço e uma visão abrangente do espaço disponível, como ele está sendo utilizado e como pode ser expandido ou alterado para melhorar a experiência no local de trabalho são fundamentais para a tomada de decisões em gestão de espaço.
Considerações primárias ao formular uma estratégia de gerenciamento de espaço podem incluir:
Espaços bem planejados podem limitar as responsabilidades imobiliárias e apoiar a produtividade. A estratégia de gerenciamento de espaço pode considerar como aproveitar ao máximo o espaço disponível usando móveis multifuncionais, criando espaços abertos e aproveitando o espaço vertical. Isso também pode significar prestar atenção ao fluxo de tráfego, necessidades de armazenamento e padrões de comparecimento, bem como à necessidade de espaços compartilhados, como salas de reunião ou espaços de colaboração.
O gerenciamento de espaço garante que os funcionários tenham o ambiente físico de que precisam para trabalhar de forma eficaz. Móveis práticos, estações de trabalho ergonômicas e fácil acesso às ferramentas podem ajudar os funcionários a se concentrarem em suas tarefas, enquanto configurações de iluminação e acústica bem projetadas podem ajudar a limitar distrações. Equilibrar funcionalidade e estética pode ajudar a criar um ambiente acolhedor que reflita a cultura da empresa.
Como mencionado, a gestão do espaço pode ajudar as empresas que estão procurando melhorar sua sustentabilidade geral. O uso inteligente de espaço pode ajudar a reduzir a pegada geral de carbono, melhorar a eficiência energética e apoiar práticas ecológicas, como reciclagem e uso de energia alternativa.
Ferramentas e tecnologias de gerenciamento de espaço
Novas tecnologias estão aprimorando a capacidade das empresas de gerenciar seu espaço e orientar a tomada de decisões sobre seu melhor uso. Ferramentas como sistemas integrados de gestão do ambiente de trabalho (IWMS), inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina (ML) e sensores da Internet das Coisas (IoT) podem desempenhar funções importantes.
As soluções de software desempenham um papel fundamental no gerenciamento do espaço. Ferramentas como sistemas de gerenciamento de instalações assistido por computador (CAFM) permitem que as empresas visualizem digitalmente o espaço físico e os ativos. O software de planejamento de espaço fornece plantas baixas e layouts detalhados, permitindo que as empresas planejem e gerenciem os espaços de forma eficaz. E o software de gerenciamento de espaço pode permitir funcionalidades como o rastreamento da ocupação, o gerenciamento de cronogramas de manutenção e o fornecimento de atualizações em tempo real sobre a utilização do espaço.
Um sistema integrado de gerenciamento de local de trabalho (IWMS) é uma plataforma de software que consolida todas as áreas de gerenciamento de imóveis e instalações em uma única plataforma. Ele captura e responde a dados relevantes para problemas como custos operacionais, consumo de energia, gerenciamento de manutenção, plantas e muito mais. Como ferramenta, um IWMS permite que gerentes de instalações e espaços executem relatórios de utilização e utilizem planejamento de cenários para alocação futura de espaço. Esses dados podem ajudar as organizações a reduzir despesas, adaptar-se às mudanças nas demandas dos ocupantes, tomar decisões fundamentadas sobre espaços de trabalho e atingir as metas de sustentabilidade.
Sensores da Internet das Coisas (IoT) podem fornecer dados em tempo real sobre a utilização do espaço, monitorando problemas como níveis de ocupação, temperatura e uso de energia. Esses dados podem fornecer insights sobre como os espaços são usados e identificar áreas para melhoria. Por exemplo, se os sensores indicarem que determinadas áreas são consistentemente subutilizadas, as empresas podem repassar esses espaços para outros usos; se os dados sugerirem superlotação, as áreas podem ser expandidas ou reestruturadas para acomodar mais pessoas.
Sistemas de reserva de salas permitem que os funcionários reservem salas de reunião, mesas compartilhadas ou espaços de trabalho digitalmente, eliminando a necessidade de agendamento manual. As reservas de quartos permitem uma melhor organização dos recursos existentes e uma gestão eficaz do espaço de escritório. Além disso, as organizações podem analisar os dados de utilização das plataformas de reserva para orientar futuras decisões de gestão de espaço, como a necessidade de mais salas de conferência ou se os funcionários híbridos estão aproveitando as opções de reserva de mesas.
Tecnologias emergentes, como IA e ML, também auxiliam no gerenciamento do espaço. Essas tecnologias podem analisar grandes quantidades de dados de várias fontes para identificar padrões e tendências. Por exemplo, a IA pode prever as necessidades futuras de espaço com base em dados históricos, permitindo que as empresas planejem com antecedência e evitem despesas desnecessárias. Da mesma forma, os algoritmos de ML podem otimizar os layouts de espaço para aumentar a produtividade e a satisfação dos funcionários. Além disso, a realidade virtual (VR) e a realidade aumentada (AR) podem ser usadas para criar modelos virtuais de espaços, permitindo que as empresas experimentem diferentes layouts sem reorganizar fisicamente seus espaços. Essas ferramentas de gestão de espaço orientadas por dados não apenas economizam tempo e esforço, permitindo que os funcionários automatizem tarefas, mas também possibilitam um planejamento de espaço mais criativo e eficiente e uma melhor gerenciamento de ativos.
A criação de soluções de gerenciamento de espaço normalmente cabe aos gerentes de instalações ou gerentes de operações. No entanto, um plano abrangente de gestão de espaço é um esforço multidisciplinar que envolve recursos humanos, departamentos de TI e finanças. Coletar e avaliar dados e métricas de espaço, tomar decisões sobre investimentos em imóveis e gestão de propriedades e criar um ambiente de trabalho seguro e eficiente é um esforço que pode abranger muitas funções dentro de uma empresa. E incentivar a mudança na estratégia geral do ambiente de trabalho pode recair sobre as equipes de gerenciamento e a liderança da diretoria executiva.
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CMMS – abreviação de computerized maintenance management system, ou sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção, é o software que ajuda a gerenciar ativos, programar a manutenção e monitorar as ordens de serviço.
