O que é otimização de inventário?

Manter inventário suficiente em mãos pode evitar falta de estoque, mas ter um grande inventário pode levar a despesas adicionais. A otimização eficaz do inventário requer o entendimento dos padrões de demanda dos clientes, da dinâmica da cadeia de suprimentos e de outros fatores que afetam os níveis de inventário.

Tecnologias avançadas, dados e práticas eficientes podem agilizar os processos de gerenciamento de inventário. Isto pode aumentar a resiliência da cadeia de suprimentos e ajudar as empresas a ganhar uma vantagem competitiva.

O gerenciamento de inventário é um termo mais abrangente. Refere-se ao processo de solicitar, armazenar e utilizar o inventário de uma empresa. O objetivo é garantir que todas as matérias-primas, componentes e produtos acabados sejam rastreados e contabilizados para limitar perdas, escassez e desperdícios.

A otimização de inventário é uma parte do gerenciamento de inventário. Enquanto o gerenciamento de inventário é sobre rastrear e controlar o inventário, a otimização de inventário foca em decisões estratégicas que melhoram a eficiência e a lucratividade. Ela se concentra em ter a quantidade certa de inventário, equilibrando os custos de manter um grande inventário com as vendas potenciais perdidas devido à falta de estoque.

Ambos são necessários para um gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos.

Manter inventário em excesso ou insuficiente pode interferir nas atividades e na lucratividade do negócio. A otimização de inventário é uma maneira de enfrentar os desafios comuns de gerenciamento de inventário.

Desafios para o gerenciamento de inventário incluem:

• Volatilidade da demanda
• Disrupções na cadeia de suprimentos
• Complexidade da cadeia de suprimentos
• Complexidade dos produtos
• Sazonalidade
• Modelos de negócios em transformação
• Mudanças nas demandas dos clientes

As flutuações na demanda dos clientes tornam as previsões difíceis. Sem inventário suficiente, uma empresa pode perder vendas ou deixar os clientes insatisfeitos. Com um grande inventário, ela enfrenta altos custos de retenção. Os produtos podem se tornar obsoletos ou inutilizáveis, um grande risco para produtos perecíveis.

Às vezes, os fornecedores não conseguem entregar mercadorias devido a circunstâncias imprevistas, como desastres naturais ou greves trabalhistas. Sem um plano de contingência, essas disrupções podem levar à falta de estoque e impedir que as empresas cumpram seus pedidos.

Uma cadeia de suprimentos pode envolver vários fornecedores, instalações de produção, armazéns e centros de distribuição. Seus elementos podem estar espalhados por diversas localizações geográficas. Essas redes são conhecidas como cadeias de suprimentos multiescalonadas. Decisões feitas em um nível podem afetar consideravelmente os outros. Quanto mais complexa a cadeia de suprimentos, mais desafios uma empresa enfrentará para prever prazos, custos e confiabilidade.

Se uma empresa oferece uma ampla gama de produtos com diferentes variantes, as necessidades de inventário ficam mais complicadas. Cada variante de produto pode ter diversos prazos de entrega, fornecedores e padrões de demanda, o que dificulta o gerenciamento de estoque e a previsão de demanda.

A demanda de um produto pode aumentar ou diminuir em diferentes épocas do ano, dependendo de feriados, condições climáticas ou eventos especiais. Sem um planejamento cuidadoso, as empresas podem ficar despreparadas ou terminar a temporada com um excesso de estoque não vendido.

Mudanças nos modelos de negócios, impulsionadas por fatores como crescimento do e-commerce e vendas diretas ao consumidor, tornam a gestão de estoques mais complexa. O varejo omnichannel, por exemplo, exige que as empresas equilibrem o estoque em vários canais de vendas e locais de fulfillment.

Os clientes estão buscando produtos personalizados, maior variedade e entrega rápida e pontual. Isso significa que as empresas precisam de novas abordagens para previsão de negócios, gestão de estoque e redes de distribuição.

A otimização de inventário pode reduzir o excesso de estoque e ajudar a evitar falta de produtos. Além disso, pode melhorar o fluxo de caixa e aumentar o desempenho geral dos negócios.

Os benefícios gerais da otimização de inventário incluem:

• Redução dos custos de armazenamento
• Menor chance de falta de estoque
• Eficiência operacional
• Melhoria no fluxo de caixa e lucratividade
• Aumento da resiliência da cadeia de suprimentos
• Satisfação do cliente
• Tomada de decisão informada
• Maior sustentabilidade

Previsão de demanda precisa e a manutenção de níveis de estoque otimizados limitam as despesas associadas ao excesso de estoque. Esses custos incluem armazenamento, seguro e possíveis perdas se os produtos correrem risco de obsolescência.

A otimização de estoques aumenta as chances de que os produtos estejam disponíveis quando os clientes os desejarem.

A otimização do estoque ajuda a simplificar os processos da cadeia de suprimentos, o que por sua vez reduz os custos de mão de obra e manuseio. Ela pode minimizar o risco de pedidos urgentes ou custos de remessa acelerada que podem surgir de um planejamento de estoque inadequado.

Níveis de estoques otimizados liberam capital de giro que pode ser investido em outras áreas da empresa. Com o equilíbrio dos custos de estoque com os níveis de serviço, as empresas podem maximizar seus lucros.

A otimização de estoques reduz a vulnerabilidade das empresas quando confrontadas com interrupções na cadeia de suprimentos. Garantindo um estoque de buffer para atender à demanda durante eventos inesperados, a empresa pode continuar a atender seus pedidos em tempos difíceis.

Com menos falta de estoque e atrasos, os clientes têm mais chances de terem os produtos desejados no momento certo.

A otimização de estoques baseada em dados oferece insights que possibilitam às empresas uma visão mais completa de seus produtos, clientes e operações.

A otimização de estoques pode melhorar os esforços de sustentabilidade e reduzir a pegada ambiental de uma empresa. Ela reduz o desperdício ajudando as empresas a evitar a produção excessiva e o envio acelerado. Também pode limitar o espaço necessário para armazenamento, resultando em menor consumo de energia.

As soluções de otimização de inventário utilizam dados, análises e algoritmos avançados para determinar os níveis ideais de inventário para cada unidade de manutenção de estoque (SKU) ao longo da cadeia de suprimentos.

Isso depende de previsões de demanda precisas, ou seja, da previsão da quantidade de produtos que os clientes comprarão no futuro. Essas previsões são baseadas em dados históricos, tendências de mercado, sazonalidade e outros fatores.

As empresas então determinam a quantidade ideal de inventário a ser mantido com base em:

• Lead time, ou o tempo necessário para obter o item do seu fornecedor ou fabricante
  
  
• Tempo de processamento de entrada, ou o tempo necessário para processar o item assim que ele chega às suas instalações
  
  
• Tempo de processamento de saída, que leva em consideração o tempo e o esforço necessários para preparar o item para envio ao cliente final
  
  
• O custo do armazenamento de mercadorias não vendidas

Para garantir o reabastecimento do inventário, as empresas determinam um ponto de reposição, ou o momento específico em que novos estoques devem ser encomendados para evitar a falta de produtos. Elas também podem considerar o estoque de segurança, que é um inventário extra mantido como reserva para lidar com variações na oferta ou demanda. Além disso, os planos de inventário devem ser revisados e atualizados regularmente com base em dados em tempo real e nas condições de mercado em mudança.

Diversas técnicas e estratégias de otimização de inventário são usadas para o gerenciamento e otimização de inventário:

• Análise ABC
• Quantidade econômica de pedido (EOQ)
• Inventário just-in-time (JIT)
• Otimização de inventário multinível (MEIO)
• Inventário gerenciado pelo fornecedor (VMI)

A análise ABC é um método de categorização de itens de estoque baseados no valor e na importância.

Itens A são produtos de alta prioridade que precisam ser monitorados de perto devido ao seu alto valor ou rápida rotatividade. Itens B têm valor e taxa de rotatividade moderados. Itens C são produtos de baixo valor com taxas de rotatividade mais lentas.

Caso de uso: essa abordagem de otimização de estoques é útil para empresas com grandes estoques, pois ajuda a concentrar recursos nos itens A que geram lucro.

O EOQ é um modelo utilizado para minimizar os custos totais de estoque. Pedir pequenas quantidades de itens com muita frequência, ou pedir muitos itens de uma só vez e ter que armazená-los pode gerar despesas elevadas. Com o cálculo do EOQ as empresas podem identificar o número mais econômico de itens a serem pedidos.

Caso de uso: o EOQ é mais útil quando as empresas têm demanda previsível e prazos de entrega constantes.

Este processo de otimização procura manter o estoque em andamento e os custos de manutenção no menor nível possível. Os materiais são pedidos e recebidos somente quando são necessários no processo de produção. Essa abordagem significa que as empresas têm menos mercadorias para armazenar e, muitas vezes, menos desperdício. No entanto, exige também previsões de demanda precisas e fornecedores confiáveis.

Caso de uso: o JIT é útil para empresas com espaço de armazenamento limitado ou trabalham com bens perecíveis.

Como mencionamos, as cadeias de suprimentos em vários níveis podem envolver várias entidades distribuídas em diversos locais. Enquanto alguns métodos de otimização de estoque tratam cada local em separado, as práticas MEIO levam em consideração as conexões entre os diversos níveis. Com as práticas MEIO, é possível obter uma visão completa da cadeia de suprimentos.

Caso de uso: as práticas MEIO são particularmente úteis para empresas com cadeias de suprimentos complexas e em vários níveis, onde as decisões de estoque em uma etapa afetam as outras.

Com o VMI, o fornecedor tem acesso aos dados de estoque do distribuidor e é responsável pela manutenção dos níveis de estoque necessários para o cliente. O fornecedor decide quando reabastecer e quanto enviar com base em parâmetros acordados. Essa abordagem pode levar a decisões de estoque mais precisas, pois os fornecedores geralmente têm melhores recursos de previsão e visão mais ampla da demanda de mercado.

Caso de uso: VMI é eficaz para empresas que desejam reduzir os custos de gestão de estoque e melhorar as relações com fornecedores.

O gerenciamento moderno de inventário depende de tecnologia, software e ferramentas inovadoras, incluindo:

• Sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP)
• Software de gerenciamento de inventário
• Inteligência artificial (IA)
• Internet das coisas (IoT)
• Computação em nuvem

Os sistemas ERP conectam muitos processos de negócios em um sistema completo para simplificar as atividades em toda a organização. No que diz respeito à otimização de estoque, os sistemas ERP podem proporcionar visibilidade em tempo real dos níveis de estoque, vendas, pedidos e entregas. Podem automatizar tarefas de rotina como pedidos de compra, poupando tempo e reduzindo erros humanos.

O software de gestão de estoque, muitas vezes incluído em um sistema ERP, é projetado especificamente para acompanhar e gerenciar níveis de estoques, pedidos, vendas e entregas. Apresenta relatórios detalhados sobre a rotatividade de estoque, desempenho de produtos e outras métricas. Esses sistemas de gerenciamento de estoque ajudam as empresas a identificar tendências, prever a demanda, estabelecer preços e otimizar níveis de estoque.

Inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML) podem ser usados para encontrar padrões complexos em grandes conjuntos de dados. O processo pode combinar dados históricos de vendas, tendências de mercado, padrões climáticos e dados econômicos para apresentar insights mais precisos. Isso permite que as empresas antecipem mudanças na demanda e ajustem seus níveis de estoque corretamente.

No contexto da otimização de estoques, dispositivos de IoT como etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) ou prateleiras inteligentes podem ajudar a rastrear os níveis de estoque em tempo real. Isso pode dar aos gerentes e planejadores um alerta antecipado sobre possíveis problemas de falta de estoque ou excesso de estoque. Também proporciona maior clareza e eficiência na cadeia de suprimentos .

As plataformas em nuvem oferecem ferramentas de otimização de estoques escaláveis e acessíveis. Elas podem melhorar a colaboração em tempo real e o compartilhamento de dados em toda a organização e sua cadeia de suprimentos. Muitas vezes são mais acessíveis do que as ferramentas locais, pois eliminam a necessidade de grandes investimentos iniciais em hardware e software.

Para medir a eficácia dos esforços de otimização de inventário, as empresas geralmente acompanham as seguintes métricas:

• Taxa de rotatividade de inventário, ou a rapidez com que o inventário é vendido e substituído em um determinado período

• Dias de inventário disponível, ou o número médio de dias necessários para vender o inventário

• Custo de armazenamento de inventário, incluindo armazenamento, seguro e custo de oportunidade

• Taxa de falta de estoque, ou a frequência de falta de estoque como uma porcentagem do total de pedidos

• Taxa de atendimento, ou a porcentagem de pedidos de clientes atendidos em relação ao estoque disponível

• Precisão da previsão, que compara previsões de demanda com vendas reais

A pandemia da COVID-19, tensões geopolíticas e outros eventos globais destacam a importância do planejamento informado da cadeia de suprimentos. A otimização de inventário ajuda a construir resiliência por meio de:

• Resposta mais rápida a interrupções
  
  
• Equilíbrio entre risco e eficiência no gerenciamento de inventário
  
  
• Melhor visibilidade em toda a cadeia de suprimentos
  
  
• Apoio a melhores tomadas de decisão durante eventos inesperados

Com software, estratégias e ferramentas de otimização de inventário, as empresas podem limitar melhor o impacto das interrupções na cadeia de suprimentos em seus resultados financeiros.