O que é planejamento e análise estendidas (xP&A)?

O xP&A conecta o planejamento financeiro com todas as outras funções de negócios dentro de uma organização como uma forma de otimizar equipes e derrubar silos de dados. A abordagem de xP&A conecta dados financeiros e não financeiros em uma única visão em tempo real, permitindo uma tomada de decisão mais direcionada tanto para planejamento estratégico quanto operacional. Alguns exemplos de outros domínios de planejamento empresarial para os quais o xP&A pode se estender incluem recursos humanos, vendas, cadeia de suprimentos e marketing.

Com soluções avançadas de FP&A que incorporam inteligência artificial (IA) e automação, as equipes financeiras podem ter uma visão abrangente de uma organização e reunir todas as funções em um só lugar.

O planejamento e a análise financeira (FP&A) é a função financeira fundamental, e o xP&A é uma evolução dessas funções básicas de FP&A.

Conceitualmente, o FP&A existe desde o final da década de 1980, enquanto o xP&A só recentemente foi introduzido como a última iteração do processo. O xP&A utiliza IA para fazer forecasting, orçamentos e visualizações de dados de forma avançada.

O termo foi popularizado pela Gartner no relatório 2020 Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions e, desde então, pegou.

O conceito de planejamento integrado é uma das três principais prioridades para as organizações, de acordo com o recente relatório da IDC: Planejamento integrado impulsionado por IA: velocidade, produtividade e confiança com planejamento escalável e flexível.

No entanto, a IDC também descobriu que apenas 40% das organizações sentiram que poderiam aplicar análise de dados avançada ao forecasting. A maioria das organizações concluiu apenas 30% da introdução da IA nos processos de negócios; então, essa é claramente uma área em que as organizações ainda estão encontrando o caminho mais adequado para elas.

O relatório da IDC sobre planejamento integrado impulsionado por IA conclui que o ambiente atual é um "equilíbrio delicado" entre agilidade e otimização. Há uma pressão crescente sobre as organizações e os diretores financeiros (CFOs) para sobrecarregarem os recursos e, ao mesmo tempo, serem mais eficientes em todos os processos.

Embora os processos e funcionalidades exatas do xP&A de uma Organização sejam diferentes dependendo de suas necessidades, há várias funcionalidades que uma Organização deve considerar ao procurar uma solução.

As equipes financeiras não deveriam ter que realizar a coleta manual de dados baseada em Excel ou análises demoradas de planilhas. Uma solução de xP&A deve automatizar a importação, consolidação e conciliação de dados, tornando os dados acessíveis e reduzindo o erro humano.

As soluções de xP&A devem ter dashboards de autoatendimento e visualizações integradas para que as equipes possam analisar os dados por conta própria e evitar depender do suporte de TI. A interface da solução de xP&A também deve ser simples, intuitiva e moderna para que todos os funcionários possam usar as novas ferramentas com o mínimo de treinamento necessário.

As condições de mercado podem mudar inesperadamente, e as organizações devem ter planos implementados para vários cenários.

Uma solução de xP&A deve oferecer uma modelagem dinâmica de cenários, que compara diferentes situações hipotéticas de negócios e pode realizar forecasting de forma contínua. A solução deve melhorar a precisão do forecasting e o planejamento da cadeia de suprimentos.

Além disso, o xP&A deve criar análises hipotéticas detalhadas para avaliar possíveis mudanças de custo, receita e investimento, para que a organização atue de forma proativa e mitigue as interrupções.

É importante rastrear a eficácia de uma equipe financeira em relação aos objetivos de negócios. As soluções de xP&A permitem que funcionários e gerentes realizem avaliações bem-sucedidas, extraindo dados de diferentes unidades de negócios. Essa visão multifuncional mostra como diferentes áreas afetam o desempenho geral e se a organização está alcançando alinhamento.

Com todos os dados, métricas e insights em um só lugar, as organizações podem tomar decisões estratégicas e ágeis para melhorar o desempenho dos negócios.

Uma solução moderna de xP&A terá recursos de IA e aprendizado de máquina (ML) que podem revolucionar a integração de dados e o planejamento de negócios. As soluções impulsionadas por IA devem ter funcionalidade de consultas de linguagem natural para solicitações simplificadas. Eles também devem ter detecção automatizada de anomalias para detecção preventiva de picos de despesas ou variações orçamentárias.

Separadamente, as soluções devem ter forecasting impulsionado por IA que está sendo continuamente refinado com base em entradas em tempo real e tendências históricas.

Uma solução de xP&A forte deve reunir todos os dados financeiros e operacionais de vários sistemas em uma única plataforma. Alguns exemplos de sistemas diferentes que podem ser integrados incluem planejamento de recursos empresariais (ERP), gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e gerenciamento de capital humano (HCM).

Isso ajuda a garantir que todos estejam vendo os mesmos dados e não passando por números conflitantes. A solução de xP&A também deve automatizar a sincronização de dados, eliminando a necessidade de conciliação manual.

À medida que as organizações evoluem, as soluções de xP&A devem evoluir com elas: a escalabilidade é essencial. Uma solução moderna de xP&A deve oferecer análise multidimensional, fornecendo insights profundos de todas as unidades de negócios.

A solução também deve poder crescer sem dificuldades à medida que a organização entra em novos mercados ou enfrenta reestruturações nas operações.

As organizações têm muito a considerar ao migrarem para o planejamento e análises estendidas (xP&A), e é importante reservar tempo para o planejamento e a execução estratégicos. Estas são sete etapas básicas que as organizações podem seguir ao considerar essa transformação.

1. Avalie a prontidão organizacional: a primeira etapa antes de implementar o xP&A é avaliar a situação atual em toda a organização. Todos os stakeholders envolvidos devem ter clareza sobre como os dados fluem atualmente de uma unidade de negócios para outra e quais sistemas estão em uso e são afetados pela solução.
2. Estabeleça uma equipe multifuncional: uma transformação desse tamanho requer duas coisas; adesão do nível executivo e uma equipe de pessoas de várias disciplinas. O suporte de alto nível é vital para o sucesso de uma solução xP&A, pois esses indivíduos decidem a alocação de recursos e impulsionam mudanças em toda a empresa. O processo de planejamento deve incluir membros da equipe de recursos humanos, a equipe de vendas, TI e outros departamentos-chave.
3. Forneça um escopo e uma visão: a implementação de uma solução de planejamento de xP&A mudará a forma como uma organização funciona em geral. É importante articular o que uma solução de xP&A significará para a organização e como isso melhorará os recursos tradicionais de FP&A já existentes. Trace metas para diferentes departamentos para entender como o processo de planejamento integrado funcionará.
4. Avalie a solução tecnológica: uma abordagem de xP&A requer uma tecnologia que apoie o planejamento conectado em toda a organização. A organização deve avaliar as soluções não com base nos preços, mas na flexibilidade e no quanto elas são escaláveis. Depois de escolher a tecnologia, a próxima etapa é decidir por onde começar dentro da organização e fornecer marcadores claros e indicadores-chave de desempenho (KPI) para medir o progresso.
5. Integre dados e implemente modelos de planejamento: se o departamento financeiro da organização estiver funcionando separadamente de outras equipes, ele precisará integrar seus dados com outras unidades de negócios. Nesta etapa da implementação do xP&A, talvez as equipes financeiras precisem fazer alguma limpeza de dados e analisar a disponibilidade dos dados. Novas políticas e iniciativas de gestão de dados também podem precisar ser implementadas. Após a integração dos dados, as organizações podem começar a implementar modelos de planejamento que reflitam a nova abordagem de planejamento interconectado. Esse processo pode começar apenas com um piloto da solução em um departamento e expandindo gradualmente.
6. Priorize a gestão de mudanças: uma nova solução de planejamento e análises estendidas pode significar novos processos e fluxos de trabalho. É importante treinar todos os stakeholders sobre as tecnologias e ser aberto sobre as mudanças que estão sendo feitas. Uma estratégia de gestão de mudanças será vital para o sucesso do xP&A e sua adoção geral.
7. Avalie o sucesso e melhore continuamente: as organizações devem revisitar os KPIs definidos durante a fase de planejamento do roteiro frequentemente como base para o sucesso. A transformação do xP&A requer monitoramento contínuo como um processo contínuo. As equipes devem receber feedback e fazer ajustes, tanto pequenos quanto importantes, dependendo dos problemas que identificarem. Quando as organizações alcançam resultados positivos, elas podem começar a escalar o xP&A em toda a empresa

O planejamento e análises estendidas (xP&A) oferece uma ampla gama de benefícios para uma organização que vai muito além da equipe financeira. Os processos de planejamento preenchem a lacuna entre o planejamento financeiro e o operacional, conectando líderes empresariais e impulsionando decisões baseadas em dados.

A Landmark Retail, um dos maiores varejistas omnicanal do Oriente Médio e Norte da África (MENA), Índia e Sudeste Asiático (SEA), buscou uma solução de planejamento e análise financeira após um crescimento expressivo. A empresa recorreu ao IBM Planning Analytics, que conseguiu realizar uma prova de conceito em apenas oito a 10 semanas.

"Os processos de orçamento e consolidação passaram por uma transformação notável, resultando em uma redução de 75% no tempo gasto pelos funcionários", de acordo com Gopal Chandak, líder de FP&A da Landmark [organização matriz da Landmark Retail]. "Eles melhoraram a governança e a transparência em diferentes marcas e países, permitindo um foco mais acentuado na análise estratégica de negócios para impulsionar o crescimento e a inovação."

Separadamente, para ajudar a garantir a adesão da empresa ao IBM Planning Analytics, a empresa usou iniciativas de gestão de mudanças e manteve a comunicação aberta durante todo o processo. Desde a implementação em 2013, a Landmark Retail expandiu significativamente para incluir áreas como orçamento central e orçamento de armazéns.

As organizações enfrentam condições de mercado imprevisíveis, como custos e inflação, mas podem se preparar para eventos fora de seu controle adotando estratégias de xP&A.

As soluções modernas de FP&A estão cada vez mais oferecendo tecnologia avançada integrada em seu software. Essas integrações estão se tornando a norma e estão aprimorando a precisão do forecasting e extraindo insights valiosos.

Uma estratégia de xP&A baseada na nuvem provavelmente será o próximo passo significativo, pois ela é altamente escalável e promove um ambiente colaborativo dentro de uma organização. Com uma fonte única da verdade para toda uma empresa, os líderes podem agir rapidamente e serem objetivos em sua tomada de decisão.

Outro avanço tecnológico que está se tornando mais popular em xP&A é a análise preditiva de dados. Essa ferramenta ajuda as organizações a ir além da análise de dados históricos e, em vez disso, ajuda a antecipar as tendências do mercado e o que pode acontecer em um cenário específico.

Há uma ênfase crescente em práticas de sustentabilidade e profissionais que utilizam métricas ambientais, sociais e de governança (ESG). As organizações estão enfrentando mais pressão para ter práticas financeiras socialmente responsáveis e a integração de métricas de ESG é uma maneira de rastrear se elas estão cumprindo suas metas ambientais.

O aumento do uso de dados está aumentando as preocupações com os dados nas organizações. Haverá uma maior ênfase nas políticas de privacidade de dados e nos requisitos regulatórios para proteger informações confidenciais. As plataformas de xP&A provavelmente também priorizarão funcionalidades e recursos de segurança e conformidade.