Transformação e estratégia de abastecimento digital

Adotando tecnologias digitais como sistemas de e-procurement, análise de dados e inteligência artificial (IA), as empresas podem otimizar operações, melhorar a eficiência e reduzir custos. Essa mudança está migrando as empresas de processos manuais e documentos baseados em papel para estratégias automatizadas, baseadas em dados, que proporcionam maior transparência e controle, melhorando, em última análise, as estratégias de sourcing e a seleção de fornecedores.

As plataformas de e-procurement centralizam as atividades de aquisição, reduzindo erros e garantindo conformidade. A automação e a IA em compras aprimoram ainda mais esses sistemas ao lidar com tarefas repetitivas, como processamento de faturas e avaliações de fornecedores, enquanto a análise de dados impulsionada por IA e o aprendizado de máquina oferecem insights sobre tendências de mercado e desempenho dos fornecedores. 

As ferramentas de gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM) melhoram a colaboração com os fornecedores, levando a melhores negociações e bens e serviços de maior qualidade. A análise preditiva de dados ajuda as empresas a prever a demanda com precisão, otimizando os níveis de inventário e evitando escassez ou excesso de estoque.

A tecnologia blockchain e os contratos inteligentes adicionam outra camada de eficiência e segurança de compras. O Blockchain garante que os registros de compras permaneçam invioláveis, reduzindo fraudes e erros, enquanto os contratos inteligentes automatizam a aplicação de acordos entre compradores e fornecedores. Essas habilidades ajudam a garantir que os termos contratuais sejam cumpridos sem a necessidade de intermediários. 

A aquisição digital não beneficia somente grandes empresas, mas também pequenas e médias empresas (PMEs), proporcionando-lhes melhor acesso a fornecedores, preços competitivos e melhor gestão do fluxo de caixa. Adotando novas tecnologias e estratégias de transformação digital, as organizações podem navegar efetivamente pelas complexidades da cadeia de suprimentos e permanecer competitivas.

A aquisição digital aumenta a eficiência, reduz os custos e proporciona maior visibilidade das operações de aquisição. Os processos tradicionais de aquisição geralmente dependem de tarefas manuais, documentação em papel e comunicação fragmentada, o que leva a ineficiências e erros. 

Ao usar fluxos de trabalho inteligentes baseados em análise de dados, IA e automação, as empresas podem otimizar esses processos e promover melhorias significativas. Isso é cada vez mais importante, pois um estudo da IBM descobriu que um terço dos diretores de cadeia de suprimentos começou a trabalhar com fornecedores em novos países ou regiões nos últimos três anos.² Remover o atrito dos processos ajuda as empresas a otimizar cadeias de suprimentos, reduzir os tempos de ciclo de aquisição e alcançar economia de custos e eficiência operacional.

Por exemplo, uma colaboração entre Dun & Bradstreet Ask Procurement™ e o IBM watsonx usa dados confiáveis e IA para apresentar avaliações abrangentes de fornecedores de risco de 360° e estima-se que reduza o tempo das tarefas de aquisição em 10-20%.⁴  Na Ásia-Pacífico, uma instituição financeira economizou US$ 20 milhões em custos operacionais com fluxos de trabalho inteligentes.³ E a IBM, com operações em mais de 170 países envolvendo mais de 13 mil fornecedores, transformou suas próprias operações de compras usando IA, automação e blockchain. Essa transformação permitiu que a equipe de compras integrasse fornecedores 10 vezes mais rápido e realizasse análises de preços em 10 minutos, em vez de dois dias.³

Além da economia e da eficiência, a compra digital é essencial no gerenciamento de riscos da cadeia de suprimentos e na garantia da agilidade. A análise de dados em tempo real e as previsões preditivas ajudam os diretores de compras (CPOs) a identificar interrupções, riscos de fornecedores ou mudanças de mercado, permitindo ajustes rápidos na estratégia. A sustentabilidade é apoiada pelo rastreamento da conformidade dos fornecedores com os padrões ambientais e éticos.

A aquisição digital também desempenha papel fundamental no aumento da satisfação do cliente. Muitas empresas B2B monitoram o Net Promoter Scores (NPS) para medir a satisfação do cliente. Com a otimização das compras, as empresas podem aprimorar a experiência do cliente, resultando em uma melhoria de 30 a 50% no NPS e ajudando a garantir a entrega pontual e de alta qualidade que supera as expectativas.³

A aquisição digital utiliza várias ferramentas e tecnologias para aprimorar e automatizar o processo de aquisição. Os exemplos de tecnologia de aquisição digital são: 

Tecnologia blockchain e contratos inteligentes: a blockchain garante transações de aquisição seguras e à prova de adulteração, criando um registro transparente e imutável de compras, contratos e pagamentos. Os contratos inteligentes automatizam o gerenciamento de contratos, garantindo que os termos sejam cumpridos sem a necessidade de intermediários, levando a transações mais rápidas e seguras.

Ferramentas de segurança cibernética e proteção de dados: essas tecnologias protegem dados de compras, informações de fornecedores e transações financeiras contra ameaças cibernéticas. Incluem criptografia, autenticação multifator e detecção de ameaças em tempo real para proteger processos de aquisição confidenciais e manter a conformidade regulatória.

Mercados digitais e redes de fornecedores: essas plataformas ampliam o acesso de uma empresa a uma gama mais ampla de fornecedores e produtos, promovendo a concorrência e a inovação. Simplificam o processo de aquisição por meio da fácil comparação de preços e ofertas, aumentando a transparência e reduzindo os tempos de ciclo de aquisição.

Plataformas de aquisição eletrônica: esses sistemas digitais, como Coupa e Procurify, gerenciam todo o ciclo de vida da fonte ao pagamento , da requisição ao pagamento. Eles automatizam os pedidos de compra, simplificando criação, acompanhamento e gerenciamento. Também garantem o cumprimento das políticas, reduzem erros manuais e aumentam a eficiência.

Soluções de aquisição móvel: essas aplicações permitem que o pessoal de aquisição gerencie os processos de onde estiverem, proporcionando acesso em tempo real a informações críticas e possibilitando a tomada de decisão mais rápida, incluindo aprovações em tempo real de solicitações de compra e contratos. Elas aumentam a flexibilidade e a capacidade de resposta e ajudam a garantir a continuidade das operações fora do escritório.

Análise preditiva de dados para forecasting de demanda: analisando dados históricos e utilizando algoritmos avançados, essas ferramentas preveem tendências futuras de demanda. Isso permite que as empresas otimizem os níveis de estoque, reduzam a falta de estoque e minimizem os custos excessivos de estoque, resultando em melhor gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Ferramentas de gerenciamento de riscos e conformidade: essas ferramentas ajudam as organizações a identificar, avaliar e mitigar os possíveis riscos na cadeia de suprimentos, ajudando a garantir a conformidade com os regulamentos e a reduzir as interrupções. Eles oferecem monitoramento e relatórios em tempo real, permitindo o gerenciamento proativo dos riscos e a adesão aos padrões do setor.

Ferramentas de análise de gastos: 59% dos CPOs acreditam que é importante aplicar IA generativa à análise preditiva de gastos e sourcing.¹ Essas ferramentas usam IA generativa e análise de dados e apresentam painéis que visualizam tendências de compras, padrões de gastos e desempenho de fornecedores. Esses insights acionáveis ajudam a identificar oportunidades de economia de custos, otimizar o gerenciamento de gastos e dar suporte ao sourcing estratégico. 

Ferramentas de gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM): as ferramentas de SRM concentram-se no gerenciamento e na otimização de interações com fornecedores. Disponibilizam funções para acompanhar o desempenho do fornecedor, facilitando a comunicação e promovendo a colaboração. Essas habilidades levam a negociações aprimoradas e melhor qualidade de bens e serviços.

A implementação de uma estratégia digital de compras oferece inúmeros benefícios que melhoram a eficiência operacional e o valor estratégico. Veja a seguir algumas das principais vantagens:

Eficiência aprimorada: o software de aquisição digital automatiza tarefas repetitivas, reduzindo erros manuais e acelerando ciclos de aquisição.

Custos mais baixos: a automação e a análise de dados identificam oportunidades de redução de custos, otimizam gastos e melhoram as negociações com fornecedores.

Melhores relacionamentos com fornecedores: as ferramentas de gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM) facilitam uma melhor comunicação e colaboração, levando a parcerias mais fortes e melhor qualidade de bens e serviços.

Mitigação de riscos : o monitoramento em tempo real e a análise preditiva ajudam a identificar e lidar com possíveis interrupções na cadeia de suprimentos, ajudando a garantir a continuidade dos negócios. Organizações que otimizaram a IA na compra para pagamento detectam 50% mais faturas fraudulentas.⁵

Maior transparência: as plataformas digitais centralizadas oferecem visibilidade clara das atividades de aquisição, aumentando a responsabilidade e a conformidade.

Escalabilidade: As soluções de compras digitais podem se adaptar facilmente ao crescimento dos negócios, acomodando volumes crescentes de compras sem um aumento proporcional de recursos.

Tomada de decisão baseada em dados: o acesso a dados e métricas abrangentes permite decisões estratégicas embasadas, melhorando os resultados das aquisições e a relação custo-benefício.

A implementação de uma estratégia de compras digitais pode melhorar consideravelmente a eficiência, a economia de custos e a transparência de uma organização. Para ajudar a garantir uma transição bem-sucedida, as organizações devem desenvolver um roteiro claro para a implementação de compras digitais que inclua estas melhores práticas: 

Muitas ineficiências de aquisição decorrem de sistemas fragmentados que exigem entrada manual de dados, levando a erros. Ao integrar uma stack unificada, uma organização de compras pode permitir um fluxo contínuo de informações e otimizar o uso de aplicativos existentes. A conexão de ferramentas de compras com sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) aumenta a coerência dos dados, melhora a automação do fluxo de trabalho e garante melhor visibilidade. Por exemplo, quando um sistema ERP é integrado ao software de e-procurement, as solicitações de compra, aprovações e faturamento podem ser sincronizados automaticamente. Essa integração reduz a duplicação e a necessidade de reconciliação manual.

A coerência nos fluxos de trabalho de aquisição minimiza os riscos, evita erros e melhora a eficiência. A definição de processos padronizados ajuda a garantir que as equipes de compras sigam as mesmas etapas estruturadas sempre, levando a resultados previsíveis e confiáveis. Isso é importante para atividades de aquisição de alto risco, onde a conformidade e a precisão são críticas. Por exemplo, um processo padronizado de integração de fornecedores que exige que cada novo fornecedor passe por avaliações de risco predeterminadas e aprovações de contratos ajudará a organização a reduzir erros e violações de conformidade.

As equipes de compras ágeis precisam de ferramentas de automação flexíveis para se adaptarem às interrupções nas cadeias de suprimentos e nos processos de negócios. No-code e automação com pouco código possibilitam que as equipes modifiquem os fluxos de trabalho e automatizem tarefas de rotina sem depender da TI para cada mudança. Isso capacita os profissionais de compras a responder rapidamente aos desafios, mantendo a supervisão de TI. Por exemplo, uma equipe de compras pode usar uma plataforma no-code para criar um fluxo de trabalho de aprovação automatizado que encaminha instantaneamente as solicitações de compra para os gerentes apropriados com base em fatores como termos do contrato ou desempenho.

73% dos CPOs concordam que a IA não substituirá as pessoas, mas as pessoas que usam IA substituirão as pessoas que não usam.¹ Mesmo com as melhores ferramentas digitais, o sucesso das compras depende da expertise da equipe que as gerencia. Informe a equipe sobre os novos sistemas e processos para facilitar a adoção e lidar com qualquer resistência à mudança. O investimento no desenvolvimento de talentos ajuda a garantir que as organizações maximizem o valor de suas iniciativas de compras digitais.

Os líderes de compras devem lidar com a complexidade com simplicidade. Embora muitos acreditem que a simplificação dos fluxos de trabalho elimina ineficiências, a verdadeira simplificação envolve o projeto de processos fáceis de entender e executar pelos os usuários. O verdadeiro avanço vem com a “simplicidade projetada” que leva a um aumento de 42% no sucesso da transformação. Seguindo os princípios de simplicidade projetada, as funções de aquisição têm 21% menos probabilidade de enfrentar complexidade adicional, contrastando com as abordagens convencionais que muitas vezes pioram as coisas.⁶